加強內部審計 開展內部控制

◎孟春艷

企業內部控制評價實質上就是檢查和評價企業用于確保生產經營目標得以實現的流程、規章制度的合理性以及流程、制度實際遵循的程度，為改進內部控制提供有價值的建議。內部審計通過評價企業內部控制的效果和效率，促進企業內部控制不斷完善，幫助企業實現保值增值目標。

湘鋼內部審計將本企業物資采購流程、制度作為重點長期關注，堅持定期對采購環節各關鍵控制點內部控制制度的健全性、有效性進行測試評價，并針對查找的控制弱點、盲點提出管理建議，促進采購環節管理水平不斷提高。

一、物資采購環節關鍵控制點

物資采購流程關鍵控制點主要包括：采購計劃與采購申滑的審批；組織機構設置、人員崗位責任分工和業務授權審批；物資采購招標、采購合同的簽訂、到貨驗收、應付款的確認及付款審批等。

（一）申報計劃依據的充分、適當性控制

生產部門及使用單位根據生產計劃、檢修計劃及采購周期準確申報計劃量，防止使用單位在成本考核指標寬松時多報考核指標緊張時少報或不報；采購部計劃室根據庫存量、在途量及全公司平衡庫存后進行認真審核審批，正確確定采購量，同時在申報計劃過程中，重點關注物料增、補編碼和緊急采購、獨家采購計劃申報、審批。要求物料增、補編碼嚴格執行《物料"增補編碼"審核管理辦法》，特別是對現有設備進行改造更新的新設備、備品備件、材料（替換原有物料）的增補編碼申請，由采購部初審，報市場部的技術標準委員會審查。要求緊急采購申請必須經公司領導批示或公司專題會議紀要（公司領導主持的會議）明確，要求獨家采購申請必須是設備、生產使用有特殊要求或無圖非標準備件及專利技術產品，并經相關職能部門審核后進獨家采購目錄，目錄外的獨家采購是否經過公司主管領導審批。采購計劃量要確保既不影響生產，又能保證合理庫存。

（二）不相容職務相互分離控制

1.請購與審批。采購計劃申請由各二級使用單位提出，采購部計劃室負責審批。

2.詢價與確定供應商。公司由市場部負責詢價，每年組織設備管理部、監察審計部、管理創新部、采購部、能源環保部、安全管理部對合格供應商進行評審，確定合格供應商名冊，采購部根據公司合格供應商名冊進行選擇，且采購金額在5萬元以上都經過招標中心進行招投標后，從中標單位采購，100萬元以上須經公司，總經理批準

3.采購合同的訂立與審訂。采購金額在5萬元以下的由采購部組織招議標后經部門主管審批，采購人員依據中標結果與供應商簽訂合同，線外采購由監察審計部對合同的價格、真實性及合規性進行審核、監督。

4.采購實施、驗收與相關會計記錄。采購部實施采購業務，財務部負責制定采購資金預算和使用規范，質檢部門負責對品種、規格、質量進行檢驗，出具檢驗計量報告，倉庫保管人員負責根據采購訂單、合同、檢驗報告單、發票進行入庫，財務部采購業務會計室負責對采購物料的成本記錄、驗收商品的歷史成本信息等采購經濟活動進行管理和會計核算。

5.付款審批與付款執行。付款流程先由采購人員填制供應商到期應付款申請單，采購部門主管進行審核，財務主管審批，出納進行付款，結算會計根據采購訂單、合同、發票、檢驗單、入庫單進行核對記賬，稽核會計不定期進行核查。100萬元以上的采購業務、預付賬款和訂金必須經公司總會計師審批

（三）計劃審批和授權控制

對計劃審批權限實行分級管理，逐級授權，并建立專人復核制度。使用單位提交物資采購計劃前，經過申報單位主管審核批準后才能從計劃中申請，采購部計劃室經過專門審核人認真審核后，匯總平衡確定請購計劃，系統內生成請購單，對專業性較強的采購由公司技術標準委員會審批緊急采購和獨家采購必須經過公司主管經理審批。

（四）組織招（議）標過程的控制

監控防范投標商惡意圍標、串標。公司招（議）標由管理創新部招標中心組織，邀請的投標商必須在合格供應商名冊內（否則，報公司主管經理批準），其經營范圍、能力符合本次招標要求，投標商有良好的商業信譽。參與評標的投標商應在同等檔次，且至少有3家以上。評標人員在招標前從專家信息庫隨機抽取，其人數應占評標小組2/3以上。對中標采購合同的履行情況監察審計部進行抽查跟蹤檢查，發現異常及時反查評標過程。

（五）合同簽訂過程中的內部控制

采購人員簽訂合同要依據中標通知書或議標結果通知書進行，且經相關部門和主管領導審核、批準。合同由法定代表人或由其授權委托的代理人簽訂。由委托代理人簽訂的合同，必須有"法定代表人授權委托"，嚴禁在沒有取得委托授權的情況下對外簽訂合同，以保證合同的主體合規。

合同的內容、金額應與中標通知書一致，并經公司法律顧問室審核，保證合同內容、要素齊全，合法合規。合同必須實行統一編號，合同資料應當在合同履行完畢后30日內系統整理裝訂歸檔。

（六）訂單執行率控制

主要是跟蹤材料、備件按期到貨率。要求材料到貨率不低于90%，備件到貨率不低于72%。主要由公司管理創新部進行日常控制。

（七）到廠物資數量和質量檢驗控制

原燃料由產銷系統自動接收，要求原燃料均衡到達，控制標準為：大類庫存量超合理庫存上限，且五日均衡到達系統超出1.2大類庫存低于合理庫存下限，且五日均衡到達系數低于0.8均不予接收；原燃料質量判定時限為全部檢驗結果錄入后--個工作日做判定，其標準為：煉焦煤灰分大于12.5%、噴吹煤灰分大于14.5%、外購焦灰分大于14.5%、精品礦品位低于60%均為異常，須進行分析并重新檢測，或通過質量仲裁進行扣款。材料備件要求檢驗員依據采購合同約定和技術協議，對送貨清單、產品質量合格證、裝箱單（磅單）等資料及數量的一致性進行驗證無誤后，對物料外觀品質、品牌進行確認。

（八）貨款結算與支付控制

原燃料采購除重點、戰略供應商在貨到驗收后付款外，其他供應商原則上在取得發票入賬后一個月安排付款，不得支付預付款。國內原燃料預付款發票核銷期不超過45天（核銷期錄入預付款發票到核銷預付款發票之間的期限）。100萬元以下的設備采購合同，不支付預付款；100萬元以上的設備采購合同，預付款不得超過合同總額的20%-30%，設備到廠驗收合格后支付到合同總額的60%，設備到廠安裝合格，取得供方開出的發票并入賬后安排付款，最多付合同總額的90%，余額10%為質量保證金，保質期滿后安排支付，特殊情況需經主管副總經理和總會計師雙簽字后方可支付。對外支出檢修費、勞務費，原則上滯后1個月。

二、對公司采購環節內部控制存在的問題

內部審計人員針對以上采購環節中主要關鍵控制點的規章制度及執行情況進行一系列查閱、評審，采用調查問卷法、流程圖法、穿行測試法等方法，從物流、信息流、資金流三條主線，了解其在實際運行階段是否得到有效執行。通過對采購環節內部控制制度進行符合性測試和實質性測試后，對采購內部控制運行情況評價

（一）從內部控制制度設計來看，采購環節內部控制制度比較健全

采購環節內部控制制度包括物資需求計劃預算管理制度、招（議）標管理制度、供方管理實施細則，供應商、經銷商和工程施工單位實行黑名單制度的暫行規定等20多個。從本次審計對內部控制制度調查結果來看，僅有少數疏漏需進一步完善，如：對系統外物資采購計劃申報資料如何管理，緊急采購、獨家采購紙質報告等資料的整理和保管沒有做具體規定；合同文本中沒有對供應商不按期交貨所造成的損失進行責任追究制度；個別文件制度條款的不具可操作性，沒有及時更新。

（二）企業內部控制還存在著管理不到位的情況

從內部控制制度執行情況來看，大部分內部控制制度執行得較好，特別是關鍵控制點上，大部分人員均能按照規章制度執行，做到了流程唯一、責任唯一工作認真負責，不相容的職務均實行了分離，公司正常采購流程是建立在信息平臺上的在線管理模式，系統內的日常監控由公司管理創新部負責，且監控比較到位每月根據發現的問題對責任單位進行考核；內部審計定期與不定期地對物資采購管理流程、合格供方評審、物資庫存以及超儲積壓物資等進行了離線審計。從內部審計對采購流程內部控制進行的符合性測試和實質性測試結果來看，公司內部控制制度執行上還存在管理不到位的情況，主要在如下幾點：

1.物資訂購數量有時控制不嚴。特別是在主體設備技術改造生產工藝調整機構人員變動、檢修計劃變更及對設備備件進行國產化期間，物資采購計劃預見性不強，未及時調整采購計劃，導致計劃量不精確，造成部分物資庫存積壓。

2.物資管理部門為了完成庫存控制指標，個別人員把已到貨驗收物資，人為控制在系統內不做入庫（尤其是在交貨期延遲的條件下），等使用單位領用時采取一進一出"的方式作弊。

3.非正常采購，未按規定履行相關手續。部分非正常采購（系統外進行的），都要求經相關部門和領導審批，計劃的申報、審批及招（議）標、合同的簽訂、物資驗收入庫等均有明確管理規定的情況下，有關人員執行制度的意識不強，存在執行不到位問題，內部控制制度執行力須要進。-。步加強。比如有的未按流程規定履行審批程序，沒有按文件規定及時辦理相關手續，導致緊急采購的物資早已使用，但相關計劃、入庫、出庫手續沒有按文件規定的時限內補辦手續。

4.不按合同規定交貨。部分采購合同的交貨期沒有履行，特別是備品備件。供應商不按合同約定的交貨期限交貨，直接影響到生產的連續性，一是存在"斷料停工"的風險；二是導致庫存積壓占用了資金；三是采購周期延長，導致使用單位提前申報計劃等惡性循環。

三、企業采購內部控制的對策措施

（一）加強計劃的預見性，進一步提高計劃的控制力度

要樹立全局觀念，增加部門及相關人員之間的溝通，充分利用價值分析工具進行功能分析，按照"流程唯一，責任唯一"的原則，努力提高流程運行效率。加強對各個環節及工作流程的細化管理，把細節做絕，保證采購流程規范、有序地形成良性的閉環管理，確保使用單位所報物資計劃的準確性

（二）加強企業內部審計、提高企業內部控制水平

在執行采購流程過程中，要不斷強化關鍵流程中責任人內部控制意識和控制職能，構建一個持續改進、不斷完善、控制有效、相互激勵、相互制約、相互監督、相互競爭的管理控制環境，發揚"不畏艱難，自強不息，不斷創新，爭創一流"的精神，為完善內部控制制度、提升管理水平創造條件。

（三）牢固樹立的責任意識

樹立危機意識，培養全體員工愛廠愛崗意識，增強工作責任心，使全體員工積極主動維護公司利益和有效地執行內部控制制度，強化內部控制制度的實施提供

（四）增強合同執行情況監督，做好供應商年度評審

供應商必須按合同條款履行責任，合同履行情況應作為供應商評定的依據，對交貨期延遲的供應商將其信用等級降低，調減下一年度合同量直至取消合格供應商資格，提高到貨及時率，推動精益求精、精細管理，不斷降低采購成本，節約資金成本，減少資金占用。

（五）加強內部控制審計工作，保證企業內部控制目標的實現

及時發現企業內部控制系統存在的薄弱環節，揭示潛在風險，提出可行的改進意見和合理的管理建議，加強內部控制審計，從而保障內部控制系統健康有效的運行，保證一夜的正常運營生產，確保生產經營目標的實現。

四、結束語

物資采購流程關鍵控制點主要包括：采購計劃與采購申滑的審批；組織機構設置、人員崗位責任分工和業務授權審批；物資采購招標、采購合同的簽訂、到貨驗收、應付款的確認及付款審批等。

細分為申報計劃依據的充分、適當性控制；不相容職務相互分離控制；計劃審批和授權控制；組織招（議）標過程的控制；合同簽訂過程中的內部控制；訂單執行率控制；到廠物資數量和質量檢驗控制；貨款結算與支付控制

對于公司采購環節內部控制存在的問題；內部審計人員針對以上采購環節中主要關鍵控制點的規章制度及執行情況進行一系列查閱、評審，采用調查問卷法、流程圖法、穿行測試法等方法，從物流、信息流、資金流三條主線，了解其在實際運行階段是否得到有效執行。通過對采購環節內部控制制度進行符合性測試和實質性測試后，對采購內部控制運行情況評價。

企業采購內部控制的對策措施：加強計劃的預見性，進一步提高計劃的控制力度；加強企業內部審計、提高企業內部控制水平；牢固樹立的責任意識；增強合同執行情況監督，做好供應商年度評審；加強內部控制審計工作，保證企業內部控制目標的實現。