機關單位辦公室行政管理工作研究

文/李夢恂（湖北省財政廳）

任何一個單位想要獲得發展，均離不開行政管理工作。然而行政管理工作是比較復雜的，其涉及各個部門、各類事務，需要借助完善的行政管理的制度，也要擁有綜合性、高質量的管理人才。隨著機關單位規模的不斷擴大，辦公室行政管理體制的滯后問題也日益突出，若不積極對其進行改善和優化，必然會加大內部管理的弊端，還會限制機關單位的發展。

一、機關單位辦公室行政管理的概述

（一）機關單位辦公室行政管理的概念以及內容

機關單位的辦公室行政管理工作指的是對機關內部的事務進行處理和管理的一種活動。隨著機關單位規模的不斷擴大，辦公室的行政管理工作也日益復雜，比如對內需要統籌好單位方方面面的工作，要明確職責，制定管理辦法，對外要積極宣傳，為機關單位樹立良好的形象。具體而言，機關單位辦公室行政管理工作一共分為四大內容。

第一，根據各部門的實際狀況，積極協助各部門的領導制定相應的規章制度[1]；第二，處理機關單位內部的公文電子政務，指導機關的相關工作；第三，要對機關內部的相關會議進行統籌、協調和安排；第四，做好內部突發事件的日常管理，加強監督和調查機關單位內部的重大事件。從機關單位辦公室行政管理的內容可以看出，行政管理人員處于機關單位內部非常重要的崗位，其能力、素養均會影響到內部的穩定性以及機關單位的高質量發展。

（二）機關單位辦公室行政管理工作的特點

辦公室行政管理工作看似簡單，實際上內容繁多，涉及面也比較廣。如辦公室行政管理工作包含很多的行政事務，如整理材料、收集信息、傳達上級命令，還涉及后勤的服務工作等。其次，對行政管理人員的要求較高。辦公室行政管理人員除了要處理好行政內部工作之外，還要執行上級的命令，在完成事務后要向上級匯報，要為各個部門制度的制定提供輔助等，如若行政管理人員沒有一定的專業知識、協調能力，便很難勝任這份工作。

二、機關單位辦公室行政管理工作的意義

（一）是傳遞信息的重要樞紐

從辦公室行政管理工作的內容可以看出，其是一個傳遞信息的重要樞紐。機關單位的上級部門會基于自身的考量，傳遞一些命令，下級需要根據這些命令、指示進行工作。而在這個過程中，辦公室行政管理人員就需要將上級所傳遞的命令傳達給下級。這種傳達需要行政管理人員對自身單位、各個部門有足夠的了解，可以給領導者起到一定的參謀作用，這樣才能夠使得命令下達后，下級部門能夠較好地完成工作。其次，行政管理還需要監督基層人員，在監督的過程中，將各部門存在的問題向上級部門反饋，繼而對問題進行解決。不可否認，在機關單位中，辦公室行政管理人員起到的是上傳下達、傳遞信息、落實命令的一個重要樞紐的作用[2]。

（二）有利于協調各部門之間的關系

一個組織想要正常地運行，辦公室的全面性、統籌性是必不可少的。辦公室行政管理人員需要做好上級和下級之間的有效溝通，需要協調好內部員工存在的矛盾，這樣才能夠保證各級各部門能夠高效地完成任務。在傳遞信息的過程中，要保證信息的重要性、及時性，要能夠化解大局和小局之間存在的沖突。要努力做好小工作，搞好全局。比如在機關單位內部，各個部門之間可能會出現一些工作上的沖突，有些部門會為了個人或者是自身的利益而作出決定。在這個過程中，機關行政單位就要從全局的角度去考慮，妥善地去解決。要想領導所想，做好超前的服務，解決好運行過程中存在的矛盾，保證各個部門之間的相互配合。

（三）有利于促進機關單位的高質量發展

機關單位，指的是從事國家管理以及行使國家權力的機關，這類單位的發展關乎人民的切身利益以及國家的名譽。通過研究機關單位辦公室行政管理工作，制定完善的行政管理制度，提升行政管理人員的素養，發揮出行政管理人員在機關單位中的協調組織、上傳下達、監督等作用，可以保證機關單位工作的有序開展，促進機關單位的高質量發展。

三、機關單位辦公室行政管理工作中存在的問題

（一）行政管理制度有待完善

行政管理工作涉及的內容繁多，事務處理復雜，為了能夠更好地發揮出管理的作用，就必須要制定完善的行政管理制度，為辦公室工作人員的工作提供依據和指引。但是從目前機關單位來看，規模在擴大，內部的各類問題開始顯現，原有的行政管理制度已經無法再滿足現有辦公室工作的需求，急需進一步的完善和改進。比如行政管理工作內容的不完善，就易出現內部各類人員推卸責任、工作拖拉、無人處理的情況。行政管理工作流程不規范，就會出現事務處理時的漏洞，甚至會內部賄賂現狀。行政管理工作缺乏有效的評價機制，也會造成辦公人員對自身工作不上心，被動參與工作。

（二）工作人員管理方式滯后

社會在快速地發展，機關單位辦公室行政管理工作內容也發生了巨大的變化。在此過程中，辦公室行政管理人員依舊毫無改變，比如仍然采用傳統的管理方法，如人工管理，忽略了信息技術在行政管理工作中的應用，這也使得日常管理中出現了工作效率低下等問題，無法滿足現有的辦公室行政管理工作的相關要求[3]。

（三）辦公室思想作風問題

一直以來，機關單位都是將辦公室作風建設作為戰略任務，也取得了一定的效果。但是隨著機關單位的不斷發展，辦公室工作人員在作風的建設方面還存在一些問題，比如生活作風、思想作風、學風等。如辦公人員不積極主動參與學習，思想過于保守，不愿意創新，工作時缺乏務實的精神，辦公室思想作風不正等問題，均會影響行政管理工作的開展。

（四）行政管理人員的綜合素養有待提升

行政管理人員的綜合素養以及辦公能力關乎機關單位內部的運行，從行政管理工作的內容來看，工作繁多，專業性要求較高，行政管理人員需要有統籌協調的意識，需要能夠有一定的組織能力，需要了解機關單位各個部門的發展，需要能夠建言獻策。然而事實情況是一些機關單位的辦公人員業務水平、管理能力等均有待提升，在工作中處理事務效率低下，工作不夠積極，不愿意主動參與學習等，均影響了辦公室工作的有效開展。

四、機關單位辦公室行政管理工作的策略

（一）提升對辦公室行政管理工作的重視度，合理定位

辦公室行政管理工作是機關單位中極其重要的一部分，其關乎機關單位職能水平的發揮以及服務的效益。首先要在機關單位內部，需要對該部門的工作進行重視，能夠基于機關單位的實際現狀，組建部門，配置足夠的人員。其次，合理定位。辦公室行政管理工作涉及的內容比較多，如機關單位的建設、經營和發展等，如若職能定位不明確，就會造成工作中的各類問題。因此機關單位的管理者應通過內部的規章制度，明確行政管理工作的權利和責任，突出其在單位中的重要作用，以保證各個部門的有效配合。

（二）建立完善的行政管理制度，明確劃分權、責、利

辦公室工作比較繁雜，員工在工作時會面臨巨大的工作壓力，如若在行政管理制度中并未明確地劃分好各自的權利、責任以及義務，就會出現工作中相互推諉的情況，形成管理上的混亂，因此必須要對現有的行政管理制度進行完善。（1）機關單位應從實際情況出發，了解當前辦公室行政管理中存在的問題和不足，能夠不斷地創新管理的內容和方法[4]。（2）融入精細化的行政管理，在制定行政內容以及相關規章制度時，應允許工作人員的直接參與，提出自身的意見，以此保證后期制度的落實。其次要細分行政管理部門人員的工作，可以根據機關單位的實際事務，將行政管理部門劃分為日常處理行政事務人員、上傳下達人員、監督人員等，明確好部門內部各類人員的職責，分工合作，保證各項工作有條不紊地進行。（3）引入標準化、流程化的理念。在機關單位辦公室行政管理工作中，引入流程化、規范化以及標準化的管理理念，可以保證各項工作朝著有序高效的方向發展，保證辦公室事務和其他部門之間的有序銜接。（3）融入獎懲機制。為了能夠更好地規范辦公室行政管理人員日常工作的行為，提升工作的效率，就需要在行政管理制度中制定相應的獎懲機制，明確行政管理人員績效考核的標準，每一個周期進行評測。評測結果優秀的人員，進行相應的獎勵，評測結果顯示工作效率低下的人員就要進行相應的懲罰。通過這樣的手段，更好地發揮出行政管理人員在工作中的積極性，落實好各自的職能。

（三）創新傳統行政管理工作模式

傳統行政管理工作是以人工處理為主，隨著機關單位內部規模的不斷擴大，外部形勢日益嚴峻，僅依靠人工處理行政事務是很難滿足機關單位運行的需求的，因此需要對傳統的辦公室行政管理工作進行創新。首先從思想上，要能夠主動迎接挑戰，積極地融入先進的技術和手段，為行政管理工作效率的提升提供可能。其次，應基于信息技術，實現互聯網+行政管理，建立信息化、系統化的管理體系。比如引入辦公自動化系統，系統中包含信息中心、人事考核、公文管理、會議管理、文檔管理各項內容，該系統和機關單位實際部門的情況是一致的，只要哪一部分有待處理的文件，該部門就會亮出紅燈，行政管理人員可以直接點入進行處理。建立這樣一個系統化的行政管理的平臺，便于辦公室人員了解機關單位各部門的狀況，也有利于提升行政管理工作的效率[5]。

（四）組織活動，提升機關單位各部門之間的凝聚力

通常情況下，機關單位辦公室的行政管理人員每個人都會有各自的工作，有些工作是獨立完成的，有些工作需要由多人合作完成的。因此，在辦公室行政管理工作內部，培養職員的團隊理念和精神是非常重要的。只有具備了團隊的觀念，才能夠不斷地提升行政管理的效率及質量，最大化地發揮出行政管理工作在機關單位中的作用。但是，由于辦公室日常處理的工作繁多，且比較枯燥，內部又缺乏一些組織活動，這也導致行政管理內部部門人員之間的關系不夠友好，甚至拉幫結派。因此，行政管理主管應該不定期地組織團隊內部的室內或者是室外的活動，讓部門人員能夠相互了解，建立深厚的友誼，也便于在工作中相互扶持，樹立全局的意識。其次，要提升其他部門對辦公室行政工作管理的正確認知。在實際管理過程中，機關單位內部的其他部門會出現對辦公室行政管理工作不配合的情況，這會阻礙辦公室行政管理工作的正常運行，以及機關單位的進一步發展。故在單位內部可以通過宣傳的方式，對辦公室工作進行重視，也可以通過舉辦開放日活動，拉近辦公室部門和群眾之間的關系，讓其他部門的群眾更了解辦公室行政人員和工作，促進行政管理工作更好地開展。

（五）提升辦公室行政管理人員服務的主動性以及綜合素養

辦公室工作人員必須要轉變傳統的官僚主義作風，能夠認識到自身工作的重要性，主動地參與到工作中，盡職盡責地完成工作。就機關單位而言，辦公室行政工作屬于形象窗口，可以直接地反映機關單位整體的服務程度。因此，作為辦公室人員，必須要具備求真務實的精神，能夠主動參與工作，將理論和實踐相結合，提升工作的實效性。其次要主動學習，提升自身的綜合素養。辦公室這種工作，其需要工作人員具備綜合管理的職責，如專業知識、處理公共關系的技巧和信息技術的能力等。作為行政管理人員，在空余時間就應積極地參與學習，提升自身素養，具體可以從以下幾點出發：（1）主動遵守機關單位的規章制度，按時按質地完成工作。對于日常事務的處理要認真、熱情、專業。（2）積極學習黨的理論、上級文件，掌握黨的方針路線，不斷提升自身的政治素養。（3）積極參與單位組織的培訓活動，掌握辦公自動化的處理方法和人際關系的協調方法等。（4）應走出辦公室，主動深入基層，了解基層的實際情況，向領導匯報。

五、結語

機關單位管理工作中，行政管理是必不可少的一項內容，其是單位服務運營和發展的樞紐。在社會經濟快速發展的背景之下，機關單位的各項職能也在發生轉變，行政管理工作必須進行改革和創新，具體體現在對行政管理工作的合理定位，行政管理制度的不斷完善，行政信息化技術在行政管理工作模式中的滲透。同時還要注重機關單位各個部門之間的團結力和凝聚力，提升行政管理人員綜合素養，才能夠發揮出行政管理部門在機關單位中的重要作用。