談施工企業(yè)物資設(shè)備的集中采購管理

□楊穎

施工企業(yè)的主營業(yè)務(wù)是承攬各類工程項目，并按合同要求組織實施后將建筑產(chǎn)品交付業(yè)主，從而獲得自身的利潤。工程項目按時履約并獲得預(yù)期收益，是保證企業(yè)持續(xù)良好發(fā)展的重要基礎(chǔ)。工程項目的施工成本主要是由人員、物資材料、機(jī)械設(shè)備組成，其中，物資設(shè)備所占份額一般都會超過50%，所以控制物資設(shè)備的采購成本對項目的良好實施具有舉足輕重的重要作用。有效降低采購成本，不僅能使工程項目順利完成，使企業(yè)獲得較好的利潤并保持良性發(fā)展，也可為企業(yè)在后續(xù)經(jīng)營中具備較好的競爭力。

一、集中采購的優(yōu)勢和必要性

過往傳統(tǒng)的分散采購模式，主要是企業(yè)在承攬到項目后，依托組建成立的項目部根據(jù)項目實施情況自行組織采購。因為是單一項目針對自身需求開展的采購，其弊端和問題也相對比較明顯。比如，由于沒有系統(tǒng)的采購策劃，導(dǎo)致采購次數(shù)多，同一類物資重復(fù)、頻繁采購；采購流程不規(guī)范，人為干預(yù)因素較多；采購主體層級不高，獲取的市場信息不足；采購數(shù)量不足，在市場上的談判議價能力較弱，且能爭取的售后服務(wù)保障不夠等。這些都會造成采購成本居高不下，進(jìn)而致使施工成本提高，企業(yè)獲得預(yù)期收益的風(fēng)險加大，甚至?xí)?dǎo)致施工質(zhì)量降低。另外，由于采購分散、規(guī)范化不足，也會存在違規(guī)違紀(jì)現(xiàn)象，使企業(yè)在經(jīng)濟(jì)和信譽(yù)上均受到一定的損失。

由于分散采購的弊端對施工企業(yè)的影響越來越明顯，近年來施工企業(yè)均開始采用更為科學(xué)和先進(jìn)的集中采購模式。這種采購模式可以有效地避免傳統(tǒng)分散采購所帶來的相關(guān)問題，能較為高效地控制采購成本，進(jìn)而提升施工企業(yè)的利潤和市場競爭力，促進(jìn)企業(yè)的良性發(fā)展，也能更好地整合整條供應(yīng)鏈產(chǎn)業(yè)，促進(jìn)市場的健康發(fā)展。

從當(dāng)前信息化高度發(fā)展和全球市場密切互動的角度來看，實施集中采購可以更為直接地匯總和整合市場優(yōu)質(zhì)資源，更為直接地促進(jìn)整條供應(yīng)鏈上下游的規(guī)模合作，從而獲得性價比更高的產(chǎn)品和服務(wù)，也是企業(yè)持續(xù)發(fā)展的有效保障。因此，集中采購模式已成為施工企業(yè)物資設(shè)備管理的必要模式。通過成立類似采購中心或供應(yīng)鏈管理部的集中采購部門，可以使采購計劃更為系統(tǒng)、采購策劃更為全面、采購行為更為集中、采購流程更為規(guī)范、采購過程更為透明，資源整合更為高效，合同風(fēng)險更為可控。因為站在更高層級的角度去統(tǒng)籌采購需求，使采購規(guī)模變大，也能獲得更好的供應(yīng)商資源以及更好的產(chǎn)品、質(zhì)量和服務(wù)。集中采購符合市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要，具備分散采購無法比擬的優(yōu)勢。

1.實現(xiàn)批量采購，有利于降低采購成本

集中采購顧名思義，就是把分散在各項目的需求集中起來進(jìn)行采購。正因如此，集中采購所展現(xiàn)出的大需求量，就能吸引更為優(yōu)質(zhì)的資源參與進(jìn)來，能夠更有利于進(jìn)行資源比較，從而獲取更能符合企業(yè)各方面要求的供應(yīng)商，取得較好的價格。同時，也可以促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部的資源利用，降低資金占用的成本，不但降低了采購成本，也在一定程度上提升了企業(yè)管理水平。

2.實現(xiàn)合作共贏，有利于建立與供應(yīng)商的長期戰(zhàn)略合作關(guān)系

由于集中采購部門屬于企業(yè)采購的最高層級部門，與市場接觸面較為廣泛和深入，掌握的供應(yīng)商資源更為豐富，所以就能建立相對完善的供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)。通過制定科學(xué)、合理、有效的供應(yīng)商準(zhǔn)入、評價和退出機(jī)制，自上而下系統(tǒng)性地對供應(yīng)商進(jìn)行篩選和考核，進(jìn)而可以與部分資質(zhì)高、實力強(qiáng)、規(guī)模大、履約好、配合度高的供應(yīng)商建立長期戰(zhàn)略合作關(guān)系。這樣既可以獲取較低的價格降低采購成本，也可以保證物資設(shè)備質(zhì)量，減少由于供應(yīng)商數(shù)量過多造成的管理混亂和質(zhì)量隱患；也可以在某些特殊需求上，進(jìn)行合作開發(fā)，促進(jìn)雙方的產(chǎn)業(yè)升級，實現(xiàn)合作共贏。

3.實現(xiàn)采購規(guī)范化，有利于提高采購效率

采用集中采購模式后，一方面，可使企業(yè)的采購辦法、流程進(jìn)行統(tǒng)一，通過整合需求計劃，規(guī)模化、區(qū)域化進(jìn)行采購，確定各類主要物資設(shè)備的年度、區(qū)域供應(yīng)商，可以減少各個項目分散、重復(fù)的采購活動，降低頻繁采購所引起的人力等成本，提高了采購效率；另一方面，在年度內(nèi)如有新開工的項目，也可以直接應(yīng)用集采結(jié)果，促進(jìn)項目的快速啟動和快速響應(yīng)。

二、集中采購的有效執(zhí)行

集中采購是目前較為先進(jìn)和合理的采購方式，但只有使集中采購得到有效的執(zhí)行，才能讓這種先進(jìn)的采購方式給企業(yè)帶來最大化的利益。

1.集中采購的制度建設(shè)

集中采購，首先要形成一套完善的制度體系，這是實施集采的基礎(chǔ)和原則。要制定出集中采購的綱領(lǐng)性文件，并配套制定不同物資設(shè)備的詳細(xì)操作流程、供應(yīng)商引入評價管理辦法以及合同履行、款項支付的有關(guān)實施辦法。在制度上，要明確集中采購的物資設(shè)備范疇，要明確常年需要的、頻繁使用的、通用性較強(qiáng)的集采物資設(shè)備目錄。要對采購計劃的編制、采購策劃的組織、招標(biāo)詢價、評標(biāo)辦法、開評標(biāo)及中標(biāo)人的授予、合同的簽訂履行等全采購過程制定出明晰的流程，也要制定出詳細(xì)考核辦法。有制度、流程和考核，才可以使采購業(yè)務(wù)高效流轉(zhuǎn)和運(yùn)作，也可以減少人為方面的干擾因素。完善的制度可以最大化地使集中采購做到有序、高效、透明、公開、公平、公正，也能使集采結(jié)果全面落地，確保達(dá)到降本增效的目的。

2.完善的信息化采購平臺

施工企業(yè)采購部門的核心業(yè)務(wù)就是采購，而充分發(fā)揮自身的信息優(yōu)勢、信譽(yù)優(yōu)勢、公共關(guān)系資源優(yōu)勢，就是采購方在市場中的核心競爭力，所以采購部門只有不斷提升服務(wù)水平，增強(qiáng)競爭力，才能在市場博弈中占有話語權(quán)。當(dāng)前，信息化和網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展已經(jīng)達(dá)到了一定的高度，結(jié)合自身企業(yè)的采購制度，搭建一套好的信息化采購平臺，使采購各個環(huán)節(jié)均可在信息平臺上進(jìn)行，可以確保每個采購環(huán)節(jié)的高速流轉(zhuǎn)。通過在信息平臺完成采購，可以使采購過程追根溯源、有據(jù)可查，也可以減少一些人為參與的環(huán)節(jié)，實現(xiàn)陽光采購。同時，利用信息平臺也可以不斷累積以往采購數(shù)據(jù)，形成采購價格的數(shù)據(jù)庫，一方面為后續(xù)的采購提供價格信息支撐；另一方面也可以摸索和探尋一些市場規(guī)律，為企業(yè)大宗物資設(shè)備的采購提供一定決策依據(jù)。因此，搭載信息化發(fā)展來支撐集中采購方式，可以規(guī)范采購業(yè)務(wù)流程、減少采購周期，有效降低采購管理的成本，使集中采購能有效執(zhí)行。

3.完善的供應(yīng)商管理

施工企業(yè)采購物資設(shè)備的渠道就是供應(yīng)商，與最優(yōu)秀且保障企業(yè)利益的供應(yīng)商保持良好的合作，對采購的結(jié)果影響至關(guān)重要。所以，加強(qiáng)供應(yīng)商管理，營造公平競爭、合作共贏的環(huán)境，也是集中采購管理的關(guān)鍵。采購中心，首先要制定嚴(yán)格的供應(yīng)商準(zhǔn)入制度，通過嚴(yán)格考察和篩選，建立優(yōu)質(zhì)的合格供應(yīng)商庫。其次，應(yīng)對供應(yīng)商庫進(jìn)行動態(tài)管理，通過掌握供應(yīng)商的自身發(fā)展情況、與企業(yè)過往的合作狀況、履約能力、服務(wù)能力、質(zhì)量保障能力、資金能力等，定期或不定期地綜合評價供應(yīng)商、去莠存良，使供應(yīng)商庫始終保持活力，確保庫中的供應(yīng)商都是真正能為企業(yè)提供優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品和服務(wù)的合作伙伴。第三，施工企業(yè)也需要定期組織一定規(guī)模的供應(yīng)商座談會，與供應(yīng)商保持良好的溝通，聽取他們的意見，互相改進(jìn)合作中出現(xiàn)的問題，以謀求合作共贏的良好關(guān)系，努力營造公平和諧的競爭環(huán)境。另外，有些供應(yīng)商也是工程施工產(chǎn)業(yè)鏈上的一個環(huán)節(jié)，作為施工企業(yè)也可在一定程度上利用他們了解和掌握的信息，拓寬自身承攬工程項目的廣度和深度。

三、對集中采購的思索與建議

集中采購只是一種采購方式，如何利用好這種采購方式為企業(yè)節(jié)省采購成本，還需要結(jié)合不同企業(yè)自身的特點來區(qū)別對待。筆者根據(jù)自身企業(yè)集中采購的實踐，提出了思考與建議。

1.提前做好采購預(yù)案

集中采購首先要保證有較大的采購量，這樣才可以吸引到規(guī)模大、實力強(qiáng)的供應(yīng)商參與競價，并且在實際談判中也能獲取最大的價格折扣和最好的售后服務(wù)。所以，企業(yè)內(nèi)各子公司、項目部對于集采物資設(shè)備的計劃編制就尤為重要，要求需求單位必須準(zhǔn)確、及時按要求上報計劃數(shù)量，采購中心才可以匯總數(shù)量、統(tǒng)籌規(guī)劃，確保實實在在的集中采購。而且，集中采購更應(yīng)該統(tǒng)簽合同，作為企業(yè)的集中采購部門，如果采購中心僅僅是完成了集中采購的交易，卻由各子公司分別簽訂合同，那么在合同履行中因為各子公司的制度、資金狀況不同，導(dǎo)致不能及時付款或嚴(yán)格履行合同，就會使企業(yè)信譽(yù)受到一定損害，在后續(xù)的集中采購過程中，供應(yīng)商也會適當(dāng)考慮這方面的成本，導(dǎo)致采購價格會相對增加。

2.集中全公司采購量

施工企業(yè)的一些物資設(shè)備受項目進(jìn)展的影響，會要求在短期內(nèi)就完成采購。如一個新開工的海外項目，一旦中標(biāo)，從提出需求計劃到組織運(yùn)輸?shù)绞┕に趪o采購部門留出的時間非常緊迫，實際上并不利于獲取好的采購結(jié)果。對于一些常規(guī)物資設(shè)備的集中采購也可以借鑒房地產(chǎn)行業(yè)、石化行業(yè)的一些做法，在每年初框定3家年度供應(yīng)單位，鎖定不同產(chǎn)品的價格有效期和主要合同條款，具體到每單采購時，即可直接與3家單位通過進(jìn)一步談判來確定最終的中標(biāo)產(chǎn)品和單位。同時可以約定如年度采購數(shù)量達(dá)到一定上限時，供應(yīng)商還需再給出適當(dāng)優(yōu)惠和回饋。如設(shè)備采購，可以在年初初步統(tǒng)計和預(yù)估今年需求總量的基礎(chǔ)上，通過招標(biāo)詢價的方式，讓每個品牌的供應(yīng)商均給出常規(guī)產(chǎn)品的價格、供貨周期、服務(wù)等內(nèi)容，經(jīng)評標(biāo)推薦出3家年度供貨商。一旦實際采購時，即可立即邀請3家單位進(jìn)行針對性的談判，根據(jù)前期已鎖定的相關(guān)條件，敲定最合適于此次采購的中標(biāo)產(chǎn)品和單位。這樣可以避免每次采購均需要進(jìn)行招標(biāo)詢價、開評標(biāo)的步驟，提高實際采購的效率，也可以確保一些緊急采購能符合需求時間；另外也約束了供應(yīng)商的履約和服務(wù)，因為一旦出現(xiàn)問題，那么供應(yīng)商可能會丟失這個企業(yè)一年的采購訂單。

四、結(jié)語

隨著市場競爭的日益激烈，采購作為能為企業(yè)帶來增值的環(huán)節(jié)，越來越引起企業(yè)管理者的重視。因此，提升企業(yè)集中采購的管理，真正做到“陽光采購”、“透明采購”就顯得尤為重要，因為集中采購不僅能夠有效地降低企業(yè)成本，增加企業(yè)的利潤空間，也會進(jìn)一步提升企業(yè)的核心競爭力。