新形勢下醫(yī)院檔案管理信息化建設的創(chuàng)新思路

劉輝 鄒平市中心醫(yī)院

醫(yī)院檔案管理信息化建設是一項復雜的課題，需要醫(yī)院管理人員從多個維度出發(fā)針對其現有的信息化建設水平探索適當的改進策略。新形勢下的醫(yī)院檔案管理信息化建設是實現醫(yī)院整體管理水平科學化的必經之路。醫(yī)院檔案管理信息化建設需要以科學的觀念和創(chuàng)新的思路為基礎，同時結合現代化信息技術構建一套完整有效的管理方案。

一、醫(yī)院檔案管理信息化建設過程中的問題

（一）重要性認識不足

醫(yī)院檔案管理信息化建設是一項充滿挑戰(zhàn)的任務，在建設的過程中必然會遇到各種各樣的困境，著重分析建設過程中的各類問題并針對問題對癥下藥是提高檔案管理信息化建設效率的重要對策。重要性認識不足是阻礙醫(yī)院檔案管理信息化建設不斷推進的重要問題之一。

許多醫(yī)院在建設管理的過程中對醫(yī)療服務的質量及水平會進行重點關注，醫(yī)院的發(fā)展也會以提高醫(yī)療水平為關鍵環(huán)境，由此產生的一個問題就是醫(yī)院對檔案管理及檔案管理信息化建設的關注和重視大幅降低。部分醫(yī)院的管理人員未能認識到檔案管理對醫(yī)院建設的重要性，同時也對引進現代化技術手段推進檔案管理信息化建設的重要性認識不足，從而導致醫(yī)院的檔案管理效率無法提升，整體的管理水平也停滯不前。

由于重要性認識不足，很多醫(yī)院并不會投入大量的資源為醫(yī)院引進相應的技術和人才，導致醫(yī)院的信息化基礎設施落后，信息化建設的工作也難以有任何實質性的推進。另外，重要性認識不足也會導致醫(yī)院的檔案管理制度長期處于落后且混亂的狀態(tài)，并進一步導致醫(yī)院的檔案整理、分類、保存等工作流程不規(guī)范且錯誤百出。檔案管理工作雜亂無序無疑會嚴重影響醫(yī)院日常管理工作的有序推進。綜上所述，醫(yī)院對檔案管理信息化建設的重要性認識不足會在無形中觸發(fā)各種管理隱患，這些隱患問題會在后續(xù)的醫(yī)院管理建設中持續(xù)性地影響其工作效率的提升，也會在積累到一定程度之后給醫(yī)院的日常運營帶來嚴重的損失。因此，提高對醫(yī)院檔案管理信息化建設重要性的認識已經成為醫(yī)院提高工作效率和運營水平的關鍵環(huán)節(jié)之一[1]。

（二）缺乏必要的基礎設施

醫(yī)院檔案管理信息化建設需要以必要的現代化信息技術為基礎，基礎設施的建設是保證信息化建設有序發(fā)展的重要前提。醫(yī)院的基礎設施建設目前還主要以購置醫(yī)療設備與引進醫(yī)療技術為重點而忽視了對信息化技術的利用。醫(yī)院在日常運營過程中產生的大量醫(yī)療檔案信息很多時候僅僅依靠人力并不能達到科學有序管理的效果，因此，引進現代化技術手段并建設信息化管理基礎設施就顯得至關重要。然而，目前很多醫(yī)院在信息化基礎設施建設方面還較為落后，不僅缺少必要的技術也缺乏將技術運用起來的人才。缺乏必要的信息化基礎設施導致醫(yī)院的醫(yī)療檔案信息難以得到規(guī)范化保存與分享，從而導致醫(yī)院各部門在信息溝通時出現各種困難與障礙，最終影響到醫(yī)院的整體工作效率與水平。

（三）信息化人才缺失

新形勢下醫(yī)院檔案管理信息化建設除了需要以先進科學的觀念為指導并以廣泛的基礎設施為前提之外，還需要以優(yōu)秀的信息化人才為重要支撐。信息化人才的缺失已逐漸成為醫(yī)院檔案管理信息化建設受到嚴重制約的關鍵因素之一。醫(yī)療信息尤其是醫(yī)院檔案信息的保存、管理及利用涉及廣泛的專業(yè)知識，需要專業(yè)的技術型信息化人才來主導完成。然而，目前部分醫(yī)院存在著檔案管理人員信息化水平較低及專業(yè)人才嚴重缺失的情況，這些情況導致醫(yī)院的檔案管理缺乏科學性，同時也使檔案管理信息化建設成為難以實現的巨大挑戰(zhàn)。

從成因上來看，信息化人才的缺失也是醫(yī)院管理建設人員對檔案管理信息化建設重要性認識不足所導致的。觀念的落后使得醫(yī)院在檔案管理信息化建設這一方面的投入嚴重不足，導致技術和人才都處于匱乏的狀態(tài)，繼而進一步導致信息化建設工作的開展面臨諸多困境。目前，一些醫(yī)院的檔案管理人員由于年齡偏大，在觀念的發(fā)展與對新技術的接受度方面較為落后，由這些人員為主導開展檔案管理信息化建設也是非常不現實的。因此，醫(yī)院應加大資源投入，在利用現代化信息技術開展信息化基礎設施建設的同時加大信息化人才的引進，保證新形勢下的醫(yī)院檔案管理信息化建設具備充足的人力物力支撐，從而使醫(yī)院走出檔案管理信息化建設的困境。

（四）檔案管理制度不健全

檔案管理工作只有具備健全且完善的制度支撐才能使檔案管理的責任落實到具體的部門，從而使檔案管理工作得到充分的監(jiān)督與管控，繼而使信息化建設工作的開展更為系統化、有序化及科學化。從檔案管理信息化建設的科學性角度來看，醫(yī)院檔案信息管理系統的完善除了需要技術與人才的支持，還必須以相應的制度建設為重要補充并以更宏觀的視野對檔案管理信息化建設進行全局性規(guī)劃，從而保證新形勢下的醫(yī)院檔案管理信息化建設工作向著更高水平的方向不斷發(fā)展。

然而檔案管理制度不健全及檔案管理工作缺乏必要的監(jiān)督已經越來越嚴重地影響著醫(yī)院檔案信息管理工作的推進，同時也使得檔案管理信息化建設的步伐愈加緩慢。這是目前新形勢下醫(yī)院管理建設人員所需要重點注意并應對的問題，相關人員應積極分析現狀并積極探討合適的解決方案。

二、新形勢下醫(yī)院檔案管理信息化建設的重要性

（一）保障檔案信息安全性

在時代高速發(fā)展的今天，信息泄露已逐漸成為一項受到廣泛關注的社會問題，而保障檔案信息的安全性與私密性也成了醫(yī)院檔案管理工作中需要重點考慮的問題。加強醫(yī)院檔案管理信息化建設是有效提高醫(yī)院檔案信息安全性并保障檔案信息在安全范圍得到最合理利用的有效措施。

醫(yī)院的檔案信息除了需要實時保存之外還需要在必要的時候進行共享和利用，因此，保障檔案信息的安全性是一項非常重要的工作。人為的信息分享在很多時候不可避免地會導致信息泄露情況的出現，而運用信息化技術實現云端共享和部分加密保存則可有效減少這類問題的發(fā)生，這也是醫(yī)院檔案管理信息化建設的重要表現之一。新形勢下的醫(yī)院檔案管理信息化建設幫助檔案管理人員更安全地存儲信息，同時也使相關人員更便捷地獲取和分享到有用的檔案信息，這是一種利用信息化技術手段加強檔案信息安全性的重要措施，也充分體現了醫(yī)院檔案管理信息化建設的意義與價值[2]。檔案管理信息化建設對于信息安全的重要性不言而喻，因此，醫(yī)院在進行日常運營與管理時應以保障醫(yī)院檔案信息安全為目標，加快檔案管理信息化建設的推進速度，促進檔案管理信息系統的建立，全方位提高檔案信息的隱私性和安全性，筑牢醫(yī)療信息安全保護網。

（二）提高醫(yī)院工作效率與水平

提高檔案管理工作效率毫無疑問也是醫(yī)院檔案管理信息化建設重要性的體現之一。醫(yī)院檔案管理人員合理運用現代化信息技術與完善的檔案管理信息系統收發(fā)檔案、查詢檔案并對檔案進行歸類保存，有效提升了檔案管理的整體工作效率，保障了檔案管理的高效性和科學性，這是新形勢下醫(yī)院管理工作水平不斷發(fā)展的要求之一。醫(yī)院是治病救人挽救生命的關鍵場所，因此，醫(yī)院工作效率的提升有著重要的現實意義和價值，而推進醫(yī)院檔案管理信息化建設則不僅對檔案管理工作的效率提升有著積極的促進作用，還可進一步保證醫(yī)院整體工作水平和效率的不斷提高，從而使病人的生命安全得到更深層次的保障。

（三）提高醫(yī)療行業(yè)信息化水平

推進醫(yī)院檔案管理信息化建設不僅能提高醫(yī)院的整體工作效率及水平，還能為醫(yī)療行業(yè)的信息化發(fā)展帶來新的啟示。醫(yī)院檔案信息化管理經驗不僅應在醫(yī)院內部廣泛采用，還可在醫(yī)療行業(yè)進行必要的推廣，從而使醫(yī)療檔案信息的價值得到最大化體現。包括病情及治療方案在內的部分檔案信息在合適的情況下可通過部分加密等信息化手段進行分享，從而為治療的推進搜集更多有意義的建議并提高治療方案的有效性。同時，這種以信息化建設為基礎的信息分享模式還可幫助醫(yī)療行業(yè)內的相關工作者接觸到更多的行業(yè)信息，為其工作的推進帶來更多的借鑒意義，這是提升醫(yī)療行業(yè)整體信息化水平與技術水平的重要方式。

三、新形勢下醫(yī)院檔案管理信息化建設的創(chuàng)新思路

（一）引進現代化信息技術

新形勢下醫(yī)院檔案管理信息化建設的創(chuàng)新思路主要包含三個方面的內容，其中最基礎的就是引進現代化信息系技術，這是保證后續(xù)建設計劃順利實施的關鍵前提。目前大部分醫(yī)院的檔案管理工作還未能達到完全數字化與信息化的水準，大多數情況下還必須依靠紙質文件完成相關的檔案管理工作。但紙質文件在達到一定數量之后會占據大量的存儲空間，同時紙質文件的保存還易受到溫濕度等多種因素的影響，在保存方面較為困難且耗時耗力。實施醫(yī)院檔案管理系信息化建設項目可有效解決上述問題，而醫(yī)院要實施信息化建設項目首先必須投入一定的資金為醫(yī)院引入必要的現代化信息技術，并以此為基礎構建醫(yī)院專屬的檔案管理信息系統，該系統需要涵蓋上傳存儲、科學分類、加密分享、資源統籌等功能。

引進現代化信息技術并構建檔案管理信息系統可充分提高檔案管理效率，檔案管理人員通過學習技術在系統平臺上完成檔案的上傳工作，隨后由系統自主完成相關檔案信息的分類及保存工作。后續(xù)相關人員若需要對檔案信息進行查詢及分享，也可通過系統平臺自主完成而無須檔案管理人員人為操作，這種形式可有效減少檔案信息的泄露風險，同時也可降低工作失誤率并極大地節(jié)約時間。醫(yī)院在構建檔案管理信息系統時可廣泛采用大數據、云存儲、區(qū)塊鏈等技術加強系統的穩(wěn)定性，提高系統的便捷性并保證數據的保密性。

（二）建立專業(yè)化人才隊伍

專業(yè)化的檔案管理信息系統需要專業(yè)化的人才進行操作與執(zhí)行，因此引進專業(yè)人才并加強在崗人員培訓已成為醫(yī)院檔案管理信息化建設的創(chuàng)新思路之一。加強在崗人員培訓要求強調檔案管理理念的轉變。醫(yī)院應鼓勵現有的檔案管理人員主動學習現代化信息技術并熟練掌握醫(yī)院檔案管理信息化操作平臺的運作模式，積極地參與到醫(yī)院檔案管理信息化建設的工作中。醫(yī)院可定期組織在職檔案管理人員培訓，為相關崗位的工作人員安排信息技術學習課程，從而幫助在崗人員加強自身信息化專業(yè)水平。轉變在崗人員檔案管理理念是提升醫(yī)院檔案管理信息化建設水平的重點要求之一，也是保證醫(yī)院檔案管理信息化建設朝著專業(yè)化、標準化、現代化方向不斷發(fā)展的科學策略。

建立專業(yè)化人才隊伍除了應強調提高在崗人員的信息化技術水平，還應加快引進專業(yè)技術人員。醫(yī)院可開辟專門的信息化專業(yè)技術人才引進通道，利用較可觀的薪資福利吸引優(yōu)秀人才。信息化專業(yè)人才的主要工作職責是幫助醫(yī)院建立檔案管理信息系統并為醫(yī)院現有人員進行信息化管理技能培訓。專業(yè)技術人員是醫(yī)院構建檔案信息化管理網絡的中堅力量，也是保證醫(yī)院檔案管理信息化建設工作不斷有序推進的必要因素。

醫(yī)院建立專業(yè)化人才隊伍是保障檔案信息化管理工作長期穩(wěn)定推進的前提，也是提高醫(yī)院整體人才質量水平的必然要求。新形勢下的醫(yī)院檔案管理信息化建設創(chuàng)新思路必須貫徹以人為本原則，以高質量人才帶動醫(yī)院的整體建設水平向著更高層次的方向不斷發(fā)展。

（三）完善檔案管理制度

新形勢下的醫(yī)院檔案管理信息化建設創(chuàng)新思路除了要以技術與人才為基石之外，還需要不斷完善檔案管理制度并合理運用制度為技術的引進與人才的培養(yǎng)添磚加瓦。醫(yī)院管理人員首先應針對現有的檔案管理模式進行利弊分析，將現有模式中落后的管理規(guī)定與管理方式及時剔除，同時聯合專業(yè)的檔案管理人員建立規(guī)范化、科學化的規(guī)章制度。新的檔案管理規(guī)章制度應著重強化信息化管理的相關內容，同時還可適時選用獎懲機制，對信息化管理優(yōu)秀人才進行獎勵，提高醫(yī)院內部人員參與檔案管理信息化建設的積極性。完善檔案管理制度并不意味著完全放棄舊制度，原有規(guī)章制度中合理科學的部分可繼續(xù)保留，但舊的規(guī)章制度必須與新的信息化管理模式及檔案管理信息系統平臺相適應。

另外，完善檔案管理制度還應做到部門權責分明、部門互聯互通、部門相互協作。目前的醫(yī)院檔案管理模式之所以存在諸多問題就是因為在信息化建設相對落后的情況下各部門之間互通性較差且信息滯后，導致部門間責任與權力的認定不清晰，具體的工作落實不到具體的人，同時部門間的信息共享能力較差，難以形成相互協作的局面。以上這些問題都是醫(yī)院在原有的檔案管理模式之下因信息化建設水平不達標所面臨的諸多困境。科學完善的檔案管理制度必須與信息化建設為重要前提與原則，同時強調醫(yī)院職能部門與技術部門間的相互協作，保證檔案信息在各部門間的有效流動及利用，提高醫(yī)院檔案科學管理水平[3]。

四、結語

文章主要從三個角度出發(fā)，對新形勢下醫(yī)院檔案管理信息化建設所面臨的困境、重要性及解決對策這三個主要方面的內容進行了探討。醫(yī)院管理人員在為醫(yī)院檔案管理信息化建設探索新思路時可以此為鑒，根據具體的發(fā)展現狀制定科學有效的解決方案，從而保證醫(yī)院檔案管理向著信息化、科學化、高效化的方向不斷邁進。