新時代背景下醫院檔案管理的難點與對策研究

宋明春 濱州市第二人民醫院

醫院檔案內容豐富，且檔案類型多樣，包括患者的診療檔案、行政管理文書檔案等，同時還牽涉醫院干部人事檔案、醫院財務檔案、醫院基建檔案等。由于醫院檔案內容豐富、類型繁多，從而在很大程度上增加了醫院檔案管理工作的難度。并且，受社會經濟快速發展的影響，使新時代背景下醫院檔案管理工作面臨著全新的機遇與挑戰。需在全面分析醫院檔案管理工作的難點問題的基礎上，采取切實可行的解決對策，進而達到提高醫院檔案管理質量成效的目標[1]。此外，醫院檔案可以對醫院既往演變發展歷程進行追溯，在充分做好醫院檔案管理工作的基礎上，不但符合時代發展的要求，而且還能為醫院日后工作提供系信息資料層面的客觀參考憑據。由此可見，文章針對“新時代背景下醫院檔案管理的難點與對策”展開分析研究具有重要的現實意義。

一、新時代背景下開展醫院檔案管理工作的作用概述

醫院檔案管理水平的高低，對醫院是否能夠得以長遠發展影響較大，即在改進、創新檔案管理工作模式，融入現代科技方法，實施信息化檔案管理模式的前提下，可促進醫院檔案管理能力及服務水平的提升。而在新時代背景下，開展醫院檔案管理工作的作用具體體現在以下方面：

1.為醫院文化建設提供有效的信息保障支持。在積極開展醫院檔案管理工作的基礎上，能為醫院文化建設提供強有力的信息保障支持。其中，醫院文化指醫院在建設發展及、提供醫療服務期間產生的物質層面與精神層面的文化內容，醫院以創造積極向上的文化內容為著手點，制定獲得全體職工認可，且具備執行力的精神指導、行為準則，并在長年累月、潛移默化中形成人文精神文化，能夠增強醫院職工對自身崗位的認同感，進一步有利于醫院文化的傳承及發展[2]。此外，醫院文化形成、展現期間，所具備的各種信息記錄，自然而然成為醫院極具價值的檔案內容資源與精神文化內涵，在豐富醫院文化信息內容的基礎上，能夠使醫院文化建設工作順利有序推進。

2.有助于醫院檔案信息服務質量水平的提高。在做好醫院檔案管理工作的基礎上，可以為醫院文化長遠發展提供附加支持力量。醫院檔案涉及的內容相對廣泛，不僅記錄醫患之間的故事，還能夠為其他醫療從業者提供有針對性的參照依據與借鑒榜樣，并詳細準確記錄醫院建設發展的歷程，從而在很大程度上豐富了醫院文化建設的內容[3]。并且，醫院檔案通常被視為疾病記錄的宣傳手冊，是向社會大眾宣傳醫院服務水平的有效途徑及重要工具，有助于集中展現醫院的醫療技術水平與服務能力水平，在保證醫院檔案完整性、真實性及可靠性的基礎上，能夠提升醫院檔案信息服務質量水平，進一步使醫院在社會中樹立良好的行業形象，帶動醫院醫療事業穩步、可持續發展。

二、新時代背景下醫院檔案管理工作的難點問題分析

如前所述，新時代背景下醫院檔案管理工作的作用顯著，但現狀下醫院檔案管理工作也面臨一些難點問題?？偨Y起來，涉及的難點問題主要如下：

（一）檔案管理意識有待強化

從目前來看，國內一些醫院對檔案管理工作重視程度尚且有待提升，工作重心僅停留在提升醫生薪資待遇、提升醫院自身醫療技術水平、改善醫療環境等方面，對檔案管理工作重要性的認知不夠全面、不夠科學，在此情況下，導致醫院檔案管理工作很難順利、有效開展，進而會在很大程度上影響檔案管理工作的成效[4]。與此同時，大多數醫院檔案管理工作仍沿用各科室分散管理模式，片面或錯誤認為將檔案資料歸納匯總存放在公共檔案室，不如直接存放在具體科室當中，這樣便于開展后期工作。但是，分散化的檔案管理模式難以滿足醫院檔案統一管理的要求，還易造成部分具備價值的檔案信息難以充分發揮出應有的作用，進而嚴重削弱檔案資源的利用價值。

（二）檔案管理流程不夠規范

當下，我國醫院檔案管理工作普遍存在管理工作機制在保障性規則方面較為缺失的問題，特別是其中具體的管理規則，內容相對較少，難以充分發揮其支撐作用。同時，受醫院檔案管理機制內容不全的影響，醫院檔案管理人員的管理意識不夠強烈，若醫院檔案的信息記錄逐步增多，則可能造成檔案管理工作逐漸偏離原有規范的工作軌道。與此同時，以往在醫療檔案管理期間，易出現被丟失或重復建立的問題，但是醫療檔案存在唯一性，出現丟失破損后，難以恢復到最初階段，比如病理切片影像檔案、醫療護理文書影像檔案、影像視頻檔案、會計資料檔案、相關實物資料檔案等。此外，針對其中的各類病歷檔案，經不同部門直接管理，易使檔案信息資源呈現管理混亂的情況。由此可見，規范檔案管理流程至關重要。

（三）檔案管理工作人員素質水平有待提高

基于現狀層面分析，國內醫院檔案管理工作人員的總體素質水平相對有限，尤其是從事檔案管理的工作人員，在檔案管理工作綜合素質能力水平方面仍存在較大的提升空間。具體而言，部分醫院檔案管理人員缺乏開展信息化管理的能力與意識，信息技術專業知識、經驗較為薄弱，難以快速掌握先進的檔案管理工作技巧方法，并且基于檔案管理工作操作流程上顯得缺乏規范性及合理性，進一步使醫院檔案管理工作的質量成效受到很大程度的影響[5-6]。此外，部分醫院檔案管理崗位存在人員流動過大的問題，比如檔案管理人員、技術人員難以長久持續在一線開展各項檔案相關工作，個別管理人員的創新意識較為薄弱，在此情況下，則使醫院檔案管理工作的綜合質量難以得到有效提升。

三、新時代下醫院檔案管理難點的相關解決對策分析

為解決醫院檔案管理工作存在的難點問題，則需要落實有效解決對策。結合實踐工作經驗可知，主要的解決對策包括：

（一）強化現代化檔案管理意識

在實際管理工作開展過程中，相關醫院需嚴格遵循實事求是的工作原則，以相關法律法規為依托，搭建完善的檔案管理模式，規范檔案管理、統籌、檢索、篩查、錄入等工作流程，保證檔案管理工作有序開展，消除影響檔案管理成效的相關風險因素。與此同時，檔案管理工作需注重劃分各內容類型，按照各科室、載體、技術、醫患等類別進行存儲與保管，定期更新檔案內容，及時完成備份處理。必要時，通過組織檔案知識宣教活動的方法，向全體職工宣傳開展檔案管理工作的重要意義，通過檔案管理工作人員檔案安全意識的強化，使全體職工廣泛參與檔案管理工作當中，進而為醫院文化建設提供有效參照憑據，最終為醫院檔案文化建設整體質量水平的提升起到有效保障作業。

（二）搭建完善的檔案管理機制

醫院檔案管理工作的有序開展，需要專業化制度的充分支持，即需搭建完整的檔案資料搜集機制，保證檔案資料有序搜集，并確保檔案資料搜集的完整性與準確性。與此同時，側重建設健全的檔案管理體系模式，涉及檔案管理、利用、銷毀、保密、鑒定、保存、接收等內容，并持續優化檔案管理的基礎設施建設，合理劃分“四室一庫”，即辦公室、值班室、資料室、活動室以及戰備物資器材庫。進一步采取有針對性、有目的性的防護措施，有效解決檔案受潮、霉變、火災、蟲蛀等相關問題[7-8]。此外，做好醫院檔案的搜集、整理、利用等方面的工作，集中反映醫院的演變發展情況，搭建各種類型的檔案統計臺賬，將檔案資料的服務性功能有效發揮出來，進一步為醫院檔案管理工作服務質量水平的提升奠定有效基礎。

（三）靈活運用現代化信息技術

醫院檔案信息的內容豐富，且類型多樣，為取得顯著的檔案管理成效，妥善保管各科室的文件資料，相關管理人員需持續革新檔案管理理念，靈活運用數字化與現代化管理方法，制定科學合理且切實可行的管理方案。與此同時，適當增設對檔案管理的資金投入力度，積極引進管理硬件，憑借先進科學的信息技術方法與相應的軟件程序，組建現代化醫院檔案管理信息化平臺，使過去傳統的紙質檔案逐步向電子檔案轉變，進一步提升檔案資源利用率，為醫院經營決策的出臺提供強有力的數據支持，充分發揮檔案管理工作應有的價值優勢。

具體而言，需在靈活運用信息技術的基礎上，將醫院原本的紙質文書檔案進行總結歸檔，編制相應的檔案目錄，再利用詳細全面的檔案目錄，上傳至醫院檔案管理系統，便于其他人員在后續檢索期間進行自動查找，以此提高查閱工具的便捷性。與此同時，需在醫院檔案管理系統中建設全文檢索數據庫，將檔案內容全文傳輸至數據庫當中，縮短檢索信息內容，提高查閱速度，便于查閱系列的數據信息，保證后期查閱工作有序開展，進一步促進檔案信息資源利用價值的提升。除此之外，一般查閱需求在檔案管理系統的支撐下，可滿足在線查閱的要求，以此使檔案信息資源的檢索查詢、瀏覽、下載利用的便利性得到有效提升，并使檔案管理工作人員的工作量減少、工作壓力減輕，進一步使醫院檔案管理服務質量水平得到有效提升。

（四）明確檔案操作規范要求

處于醫院檔案管理工作開展過程中，有必要對檔案管理工作的操作標準加以明確，以實操層面為著手點，落實現代化檔案管理模式。同時，現代化檔案管理模式應用期間，需以保管、存儲傳統紙質文檔為前提，新增設電子文檔保存功能，以此有效保存醫患具備追溯價值的診療記錄信息資源，確保在現代化檔案管理模式的應用下，有效規范醫院文檔的保存流程。比如，針對電子文檔保存名字、保存位置、留存形式等，需形成統一的操作規范，便于醫護人員后期查閱，進一步提高醫療工作的效率及質量。此外，醫院檔案記錄大量患者的個人隱私，在開展檔案管理期間，需注重保護患者的個人隱私權，明確要求相關管理工作人員需采取相應的系統安全保護技術方法，定時查殺電腦病毒，避免出現醫療文檔暴露的問題，還可結合醫院的軟件、硬件水平，對檔案管理實際操作采取規范化安排措施，在全面提升檔案操作規范性的基礎上，使醫院檔案管理工作的整體質量得到全面提升。

（五）優化檔案立卷裝訂作業

待檔案資料搜集完成以后，相關檔案管理人員需做好相應的檔案資料整理工作，將所有資料整理成卷后，再進行裝訂處理。同時，資料立卷裝訂也需具備相應的規則規定，保證各環節遵循相應的標準開展。然而，從目前我國醫院檔案管理工作情況來看，普遍尚未建立完整的檔案資料整理立卷裝訂機制，特別是大多數檔案長期存放于辦公室內，難以得到及時的整理、歸檔處理，個別資料經整理后，受缺乏系統性制度支持的影響，導致檔案管理工作規范性不足、資料查詢較難。對此，相關醫院需以保證檔案資料整理立卷裝訂機制內容全面性為前提，對檔案資料整理立卷裝訂操作流程加以規范，保證檔案查詢工作順利有序開展，進一步提高檔案信息資源查詢的便利性。

（六）規范檔案驗收移交流程

檔案資料經立卷裝訂后，則進入下一步的驗收環節，此環節需要相應管理機制的規范、約束，即通過判斷檔案資料的整理質量，評估質量是否符合具體要求，只有滿足質量要求的檔案資料，方可進行提交[9-10]。對此，相關醫院必須明確劃分相應的驗收移交標準，便于檔案管理人員結合相應的規定要求全方位驗收檔案資料，符合標準的資料給予通過，不符合標準的資料則及時返回相應的環節進行整理分析。此外，所有通過驗收的檔案資料，均需及時移交處理，未移交的資料在未能及時存放處理的情況下，可能會對這些檔案資料內容的完整性受到影響。對此，需對相關檔案資料及時移交，在此基礎上檔案管理部門需做好后續妥善保管工作，以此使醫院檔案管理工作質量水平能夠得到全面提升。

四、結語

綜上所述，新時代背景下，開展醫院檔案管理工作的作用顯著，能夠為醫院文化建設提供有效信息保障，提升醫院檔案信息服務質量水平。但同時，在醫院檔案管理工作開展期間，也存在一些較為明顯的難點問題。因此，為深化醫院檔案管理工作改革進程，醫院方面需嚴格貫徹“具體問題、具體分析”的基本工作原則，然后以檔案管理工作的難點問題為依據，提升檔案管理人員現代化檔案管理意識，搭建完善的檔案管理機制，靈活應用現代化信息技術，明確檔案操作規范，優化檔案立卷裝訂作業，規范檔案驗收移交流程等，從而使醫院檔案管理工作質量水平得到全面提升，進一步為醫院整體管理事業進步及發展奠定堅實的基礎。