信息技術在事業單位檔案管理中的應用分析

孫莉莉 煙臺市自然資源和不動產登記中心

一、事業單位檔案管理概述

現階段，隨著我國科學技術的不斷進步，信息化技術也得到了很大的發展。面對新的發展形勢，人們對事業單位的檔案管理水平提出更高要求。而事業單位檔案工作在社會經濟發展過程中發揮著重要的參考作用。隨著信息時代的到來，信息技術在社會各個方面得到廣泛應用，不僅提高了檔案管理工作效率，也創新了檔案管理工作模式，提高了檔案存儲質量和檔案利用效率。因此，在信息化背景下，事業單位應助推不動產登記檔案管理的優化與升級，達到不動產登記檔案管理的有效性模式。

二、信息技術在事業單位檔案管理中的應用意義

（一）信息技術的應用使檔案管理操作更加方便

現階段，在事業單位的不動產登記檔案管理工作中，要想改變傳統檔案管理方式，就必須應用信息技術，使檔案轉化成電子版本。在轉化的過程中，相關檔案管理人員，只要掌握一定的操作技巧，便可進行檔案電子化的轉換。這樣，在計算機中設置固定的程度，不動產檔案資料就可以自動歸納、記錄，彰顯信息技術的簡潔、便利性，例如：在搜索欄中，輸入關鍵詞搜索，計算機就會根據關鍵詞進入自動檢索頁面，檢索到想要的電子檔案，同時，實現網絡共享服務等。有效地應用信息技術后，不僅能夠提升事業單位的辦事效率，而且也可以大量節約人力、物力。

（二）調整事業單位結構

在傳統的檔案管理中，其不僅管理難度大，而且具有復雜性，主要表現在：傳統檔案管理需要的人員眾多，并且人員之間的構成也非常復雜，使得事業單位在檔案管理這一項的開支就非常高。而信息技術的應用，可以解放人力資源，計算機可以很快在煩瑣的檔案資源庫中找出要找的文件。同時，檔案的歸納、錄入及識錯等工作也非常便捷，應用信息技術實踐后，使得事業單位的檔案服務效率得到快速提升，也增加了人民群眾的滿意度。

（三）提高安全性

現階段，就一些檔案室的情況來看，檔案室的溫度只有在低溫干燥的情況下才可以維持檔案資料的良好狀態，并且還要做好相關的防蟲措施，才能確保紙質檔案不受潮、發霉、高溫自燃及蟲蛀的侵害。另外，很多檔案室會根據單位的變動進行搬遷，這樣，在搬遷過程中，很容易出現檔案資料的丟失，或者出現泄密事件。針對上述現象，信息技術的優勢就得到很好的體現，檔案完全電子化，不僅可以進行硬盤儲存、備份，而且也可以上傳至云端儲存，方便管理人員下載，確保不動產檔案的安全性。

三、當前事業單位檔案管理工作中存在的問題分析

（一）檔案管理軟硬件設施落后

檔案管理軟硬件設施落后也是當前事業單位檔案管理中的一個共性問題。其主要還是由于單位高層管理人員對檔案管理工作的重視度不夠，投入不足，在檔案管理軟硬件維護、更新乃至開發等方面都不夠關心，每年投入檔案管理部門的經費也是少之又少，這也使得不動產登記檔案管理軟硬件設施很難跟上單位檔案資料的增加速度，使得單位檔案管理部門工作越來越困難，甚至在基礎設施落后的情況下，也很難保證檔案資料的準確完整。

（二）檔案管理工作人員自身綜合能力有待提升

檔案管理工作是一項嚴謹、系統、細致且復雜的工作，其對實際從業人員的要求也較高[1]。在保證基本專業技能和良好的個人品德素質的基礎上，有一定的解決問題能力和管理經驗的人才能更好地做好單位檔案管理工作。但是當前大部分事業單位的檔案管理人員都難以達到這些基本的要求。由于事業單位對檔案管理工作的重視度不足，檔案管理人員的薪酬也較低，所招聘的人員綜合素質和能力也普遍較低，很難滿足單位檔案管理的實際需要。甚至有些單位招聘一些臨時工來進行相關檔案處理工作，也會對單位檔案資料造成一定的安全風險。例如不動產檔案資料的泄露、檔案資料的破損甚至缺失等，會嚴重影響事業單位檔案管理工作的質量，也會對事業單位的健康發展造成極大的負面影響。

（三）檔案管理工作的安全風險及隱患防控效力差

當前時代無疑是網絡信息化、智能化的時代，在信息化的時代背景下單位檔案管理也應該照著信息化和智能化方向發展。如今很多單位都將檔案管理工作系統化，并與網絡信息技術相結合構建了檔案管理信息化系統，在很大程度上提升了單位檔案管理工作的效率。但與此同時，由于缺乏必要的網絡風險防控手段，也加大了單位檔案資料泄露的風險；網絡信息化平臺本身就是一個開放性的平臺，很多單位在檔案管理革新中并沒有意識到網絡安全風險，在安全風險防控上不上心，導致數據泄露安全問題頻發。此外，還有人為原因的攻擊，主要為黑客攻擊、計算機病毒入侵。黑客攻擊是指黑客借助各種信息化手段來對檔案信息資源進行破壞，造成信息資源缺失或分離。比如，黑客借助其手段非法訪問檔案信息系統，會對原有標準、有序的信息進行竊取或篡改，使得信息無法查閱或信息丟失、泄露[2]。計算機病毒入侵是指人為植入病毒，將網絡平臺中的數據信息進行處理、竊取，造成數據丟失，或者將病毒內自帶的程序借助網絡平臺發送給用戶，容易出現信息資源越權查閱現象。

（四）檔案信息網絡管理制度缺失

國家信息網絡是電信網、廣電網和計算機網整合在一起的網絡，而國家信息化依托國家信息網絡發展，促進社會經濟的發展。具體表現在檔案工作中就是傳統紙質載體轉變為數字化媒體。這種方式也推動了檔案工作的發展，由傳統的信息收集、目錄抄寫、卷宗裝訂等操作，轉變為自動化編寫目錄、案卷歸檔等操作。電子化信息儲存能夠減少檔案的儲存面積，做到節約成本，提高工作效率。一些單位雖然已經建立了檔案信息化管理系統，但是現有的網絡安全管理制度不成熟，存在諸多問題，在對電子信息檔案進行保存、刪除轉移等操作時缺乏相關的制度，容易造成信息被他人獲取，出現信息泄露。

四、協調信息技術應用與事業單位檔案管理工作的舉措

（一）為降低安全風險需完善信息安全監管系統

1.采用信息加密技術。借助信息加密技術可以將普通信息進行編碼，對機密信息進行加密，轉變為亂碼信息，降低信息破解率，提高信息的安全性，從而保護數據信息。

2.數字簽名技術。傳統文件手寫簽名會出現模仿，易發生信息泄露。而數字簽名是對傳統文件手寫簽名的電子化轉變，可以對電子信息進行驗證，提高了信息的安全性。

3.防火墻技術。防火墻技術是指在網絡服務器上將計算機的各類軟件、硬件設備有序地組合在一起，在內部網絡和公共網絡之間搭建一個具有一定安全性的網管，從而保護網絡資源的安全性，避免出現信息資源盜用或者黑客入侵。

4.綜合技術。借助內核技術和各類安全技術將系統內存在的有可能引發信息泄露、盜用等問題剔除，提高系統的安全性。

5.入侵檢測技術。入侵檢測技術是指借助相應的軟件來對計算機和網絡信息資源的惡意行為進行分析、識別、處理的一個復雜過程。主要是可以幫助系統來對網絡惡意攻擊、入侵等進行處理，并且提高系統的完整性，從而保證數據信息的安全性。

（二）要創新和完善新型檔案管理體制

在事業單位檔案管理部門在檔案管理體制創新中，要加強信息技術的多方應用和全面融合，系統性地開展新型檔案管理體制設計和實施工作，確保檔案管理服務系統在良好環境中不斷完善，并不斷提高檔案管理運行效率。在信息技術背景下，檔案信息數據共享理念已經基本形成。因此，檔案管理部門要提升自身的檔案管理水平，必須根據用戶實際需求，基于檔案信息共享理念，建立檔案信息數據共享服務平臺，在確保事業單位檔案信息數據安全的前提下，與不同行業和不同地區的檔案管理部門共同合作，共同開發檔案管理系統，更好地滿足不同用戶的檔案信息需求。用戶在登錄檔案信息系統和查詢利用檔案信息的時候，需要通過信息化安全技術平臺的身份驗證，并對用戶采取分級授權、分級利用，確保事業單位檔案信息數據共享過程中的數據安全，最終建立一個互聯共享的新型檔案信息服務體系[3]。

（三）健全單位檔案管理體制機制

眾所周知，事業單位檔案管理工作本身就不是一朝一夕能做成的，不動產登記檔案管理也是一個長期的管控過程，而要想在這個長期的管控過程中保證檔案管理的質量和水平，就需要一個健全且可行的檔案管理體制機制來做好約束，并提升單位檔案管理的規范性。在實際健全單位檔案管理體制機制時，要重點做好以下三方面工作：1.要根據事業單位實際管理水平并參考優秀同行單位檔案管理經驗來構建科學可行的檔案管理制度，并在后續的檔案管理工作過程中嚴格且貫徹落實執行，遇到實際管理問題時也要對管理制度進行優化等；2.要在事業單位內部構建專門的檔案管理小組和保管部門，并設立對應的監督管理部門對其檔案管理行為進行監督管控，管理小組負責檔案的保管、更新和借用等工作，而監督小組則負責對管理人員的管理行為的規范性、合理性及合法性進行監督等；3.要對不動產登記檔案材料收集、檔案整理及檔案歸檔保存等工作進行細化的管控，在制度體系上也要細化到不動產檔案管理的各個方面、各個環節等。

（四）強化單位檔案管理工作的信息化建設工作

當前時代是信息化的時代，本身較為繁雜的檔案管理工作與高效率的信息化技術也有較好的相容性，通過專業的電子信息化設備工具來提高不動產登記檔案管理工作本身的效率，這也是時代發展的要求。不動產登記檔案管理的信息化系統可以使得事業單位檔案管理不受空間和時間的限制，也能實現對單位各項檔案資料的實時更新和資源共享。但是，上文也提到了，信息化系統本身就是一個較為開放的平臺和技術措施，而單位檔案管理中所涉及的大多數檔案資料都有一定的保密性，所以，還必須要做好信息化系統升級的安全風險管控工作。當前的事業單位檔案管理信息化網絡環境并不友好，由于信息化開放及行業競爭等因素影響，實現網絡信息化的檔案管理信息化平臺也更容易遭受到網絡病毒侵害，這也需要事業單位在進行檔案管理信息化革新的同時強化網絡安全風險管控，采用隔離模塊及防火墻等技術在檔案管理日常工作中規避和防范一些病毒，并對關鍵性和保密性檔案數據設置必要的閱讀和修改權限，也能防止員工在使用檔案資料時不當操作造成修改和誤刪除等，保障事業單位檔案數據資料的安全和高效使用[4]。

（五）做好檔案管理人員能力提升工作

由上文可知，事業檔案管理人員的實際能力對檔案管理工作有著直接且關鍵的影響，所以，單位要想做好檔案管理工作、提高檔案管理水平，還必須要做好檔案管理人員能力提升工作，并將檔案管理人才隊伍建設作為單位檔案管理優化的重點。在實際工作中，要著力做好以下四個方面工作：1.強化不動產登記檔案管理人員的準入管理，提高事業單位檔案管理人員招聘或引入的門檻，盡量選擇相關專業人員或有檔案管理經驗的人員來進行檔案管理工作，在此基礎上要做好待選人員的考察工作，主要包括責任心、工作態度以及思想理念等方面，選擇責任心強、思想意識創新性強、遵守制度及熟悉信息化操作的人員，另外還要關注其守密性等；2.要對不動產登記檔案管理人員的工作及管理行為進行更加細化的管理，包括單位檔案的收集、分類、保管及使用等四個方面，并貫徹到檔案管理的各個環節中，以規范其檔案管理行為，提升其規范意識等；3.要加強不動產登記檔案管理培訓教育投入支出。針對事業單位不動產登記檔案管理的實操及常見問題進行技能培訓等，以提升檔案管理人員的管理能力和應急能力，并強化檔案管理人員之間的溝通交流，互相交流分享檔案管理經驗等，更好地提升檔案管理水平；4.優化獎懲機制。將不動產登記檔案管理人員的工作效率和水平與績效工資掛鉤，并對優秀的檔案管理人員進行適當的獎勵激勵，以此來激發事業單位不動產檔案管理人員的工作積極性，并提升事業單位檔案管理效率。

（六）持續開發利用檔案管理工作，提高檔案利用效率

事業單位要想做好檔案管理工作，還必須要積極開發新的檔案管理方式方法，積極應用新的檔案管理技術，以不斷提高檔案利用及管理效率。實際上，無論什么類型的檔案其一般都有著不容忽視的價值，都能或多或少地為單位生產經營及內部管理工作提供一定的借鑒、依據及參考作用，甚至起到決定性或關鍵性的作用。所以，單位檔案管理人員要持續開發利用檔案管理工作來提高檔案的利用效率，著力做好單位各項檔案資料的維護工作，并通過科學可行的管理工作來將“死檔案”變為能為單位經濟發展服務的“活資料”，這樣也能真正發揮檔案管理的實際價值。在實際檔案管理工作中，要根據單位內部管理的實際情況和生產經營情況來開發或選擇適合自身的檔案管理方法和技術，不斷革新檔案管理思想理念，積極解決單位檔案保管劣勢條件，不斷規范化檔案管理裝備，積極向上級爭取檔案管理專款，以便更好地服務于事業單位檔案管理工作的革新與優化，推動事業單位管理工作向好的方面發展。

五、結語

綜上所述，在信息時代背景下，傳統檔案事業迎來了機遇和挑戰，其中也存在著諸多不確定性因素。傳統檔案事業向信息化發展過程中，借助互聯網技術，給檔案信息化建設帶來了很多的優勢，但是也存在著一些問題。因此，為了避免出現管理水平降低的情況，事業單位必需的合理應用信息技術，加快信息技術與檔案管理的融合，只有這樣，才可以打破傳統檔案管理帶來的束縛，才會讓事業單位不動產檔案管理工作更加順利、高效地開展。