地勘單位檔案鑒定與銷毀工作研究

李美玲 湖南省煤田地質局第三勘探隊

隨著地勘單位改革逐步推進，進入新發展階段的地勘行業同樣面臨新形勢新任務新發展。目前，對地勘單位已期滿的各類檔案進行鑒定銷毀，已迫在眉睫。尤其是那些重塑、功能再造的正式掛牌成立后的新單位，通過對各類檔案鑒定銷毀，既可優化事業單位檔案結構，合理整合配置各類資源，又可提高地勘單位檔案管理的工作效率。一直以來，地勘單位期滿的檔案鑒定與銷毀工作都是單位檔案管理工作的難點和困擾。作者所在的原單位始建于20世紀60年代，業務領域及范圍也極其廣泛，單位經歷了多次搬遷，經歷了事業單位的改革，形成了數量大，種類豐富，門類齊全的各類檔案。隨著時間的推移，單位保管的各類檔案正在逐年期滿，很多期滿檔案未能得到及時鑒定銷毀，長期堆放在檔案庫房，浪費了不少檔案管理經費，也嚴重影響了檔案室的規范化建設管理工作進一步開展。雖然，曾對本單位的檔案進行過鑒定和銷毀，也節省了一些資源，但就目前來說，原單位已被整合并入新單位中，如何在整裝再出發中檔案管理工作不落伍，不掉隊，此項工作的開展亟待加強。作者想結合實際，就檔案鑒定銷毀工作中面臨的難點和困難，提出自己的建議和期待。

一、檔案鑒定工作概述

檔案鑒定是檔案管理工作的一個重要環節，是鑒別判定檔案價值所在，決定檔案“保存”“銷毀”的一項專業性很強的檔案業務工作。這項工作主要內容就是對現存的檔案根據一定的原則、標準和方法，鑒定其價值，確定其保管期限。根據其價值進行分類分級，同時對無須保存的檔案進行剔除、銷毀處理。這項工作在歸檔整理、期滿檔案、備查檔案、重要檔案分級分類管理過程中發揮著關鍵性作用。由于檔案鑒定工作是檔案管理工作者對各類檔案價值認識和評價，進而鑒別判定的過程，它要受檔案管理工作者的政治素養、知識背景、業務工作能力、日常積累及工作經驗等方面因素影響，正因如此，檔案鑒定工作帶有較強主觀性和隨意性。為確保檔案鑒定工作的質量，檔案工作者在從事檔案鑒定工作時必須遵循全面、歷史、發展、效益的觀點，明確檔案價值鑒定的具體標準，達到提高檔案鑒定結論的可靠性、準確性、客觀性。

二、檔案鑒定工作中存在的難點和困難

（一）檔案鑒定的專業性強

地勘單位承擔國家地質事業，在從事野外地質工作中形成的原始地質資料、成果地質資料和巖礦芯、各類標本、光薄片、樣品等實物地質資料，具有很強的專業性、技術性。在那些成立較早地勘單位的檔案室庫房內，大部分都會發現自己的檔案庫房里擺放大量的透明圖紙（這些圖紙稱為底圖或二底圖是用人工或光學復照等方法，直接利用原圖描繪或翻印的透明圖紙，它的作用是用來藍曬或復印）、大量的寬幅的原始記錄本。由于這些大量的圖紙是以亞硫酸鹽木槳為原料，施以酸性填料的透明紙，這些檔案隨著時間的推移，會發黃變脆，一碰即碎，且不能遇水，紙張極易受損、變脆、紙張發黃、字跡變模糊、紙張厚薄不一等[1]。這些檔案存放在那里，利用率較低，長期放置需要為它們創造良好的保管環境；如果想讓它們發揮作用，又需通過傳統工藝進行處理，可現在能夠真正掌握傳統工藝的人也很少，需花費大量的人力物力財力；現在隨著計算機技術的迅猛發展，繪圖軟件種類多并已成為年青一代地質工作者們的必備工具，人們只要懂得操作這些軟件，任何種類的圖形定會躍然眼前，通過連接打印機，一張張完整美觀可用的圖紙就擺在面前，且可以根據實際情況在電腦里進行糾錯。因此，上面我們所說的底圖的存在有時會覺得它們就像雞肋一樣。更何況在底圖的存毀的取舍上，專家意見不一，可謂是仁者見仁，智者見智，有些專家認為可以將它們全部銷毀，而有的專家則認為它們是“珍寶”。

（二）檔案鑒定標準不一

再比如，在文書檔案中，我們還會發現有些檔案里描述的事件折射出那個時代特點，難以根據現實條件去判定其未來的長遠價值，正好印證了楊冬權提出的“四個有用，四個無用”中所說的“對當下無用的，對未來可能有用，表面看無用的，可能實際上有用”。偶爾還存在這種情況，如在文件歸檔前進行最初鑒定時，發現其確無保存價值，就未歸檔，可后來居然影響到現在某些工作的開展，這恰恰又證明了過去那份檔案價值極小可它卻在現在被需要了。不同時期不同年代形成的檔案標準也不相同，這就給文書檔案的鑒定增加了難度。此外，不同種類檔案所依據的標準也不一樣，針對不同的檔案必須采取不同的標準。

（三）鑒定數量多且過程復雜

雖然現在已邁入互聯網時代，但畢竟電子文件歸檔還未完全普及。以前各個單位形成的各類檔案紙質材料在檔案庫房里還是占據絕大部分面積，鑒定時則需逐卷逐件逐頁逐行逐字看、有的需拆卷、再重新組卷，這需耗費大量的人力物力及時間。尤其是文書檔案其所包含的內容極其廣泛，特別是20世紀中期，文件歸檔時注重上級文件而輕視本單位形成的內部文件且歸檔時也未考慮到質量問題直接導致存檔的文件數量很多，且一些重要的內部文件反而被劃為短期保管范圍，因此常常能在短期保管的文件里找到一些涉及單位職工切身利益的內容；文書檔案各個時間歸檔整理要求也不盡相同，以前的文書檔案是組卷歸檔的，那就意味著要重新拆卷，取下不需再留存的檔案重新再組卷，但如果取出的文件資料過多的話，就意味著此卷檔案的目錄須重新抄寫或打印，進而導致該年度的案卷目錄以及與此有關的專題目錄及相關的檢索工具又必須作出相應變更，重新編目。

三、地勘單位檔案鑒定改進建議

由于目前大部分地勘單位的檔案不需向檔案館移交，只是國土自然資源部門要求其將形成的地質資料定期匯交。因此，地勘單位以往年度形成的文書檔案、人事檔案、基建檔案、設備檔案、會計檔案、業務檔案等靜靜地立在檔案庫房[2]。

尤其是作者所在的單位已被整合并入新單位，如何在新單位中提升自身的檔案管理水平，做好對以往年度的檔案鑒定銷毀工作至關重要，但檔案的鑒定銷毀工作又是檔案管理工作中難度較大的一個環節。

（一）堅持科學規范的檔案鑒定價值標準

從社會的利用需求和利益去評價檔案價值，是檔案鑒定工作的核心。社會需求對檔案價值起著影響和調節作用。作為一名檔案鑒定工作者，他就必須站在社會需求的高度，把握好個人、機關，以及社會等各方面對檔案利用需求的愿望；同時他還要將檔案工作者、檔案利用者、檔案需求者三者的角度將需求很好地綜合，這三者他們對檔案的近期和遠期需求都顧及。這就是檔案鑒定中社會需求標準所提及的社會需求方向、社會需求面、社會需求時間。

通過相互比較來衡量檔案保存價值即相對價值標準，就是通過考察相關檔案的保管現狀、保管條件和費用等情況來確定檔案保存價值。

檔案屬性的標準則包括來源標準、內容標準、文件形成時間與時效標準、形式特征標準。這個屬性的標準主要是針對文件而言。

（二）把握好檔案鑒定銷毀工作過程中的要點

1.利用好現有的檔案目錄、案卷目錄等數據資料，做好檔案鑒定的前期準備工作。近年來，隨著信息技術的發展，檔案管理模式的轉變，再加之檔案工作發展目標“走向依法治理、走向開放、走向現代化”，檔案數據庫建設已然成為檔案管理工作者的主要方向和工作內容，在我們平時的工作中就已對檔案的目錄進行了認真細致錄入，在平時的檔案整理歸檔中也已對文件的責任者、文號、文件題名、形成時間等重要內容已全錄入，文件的保管期限、保管范圍都已標注，這些在文書檔案中尤其明顯。即便是在科技檔案中我們也能從目錄中去捕捉到相關的一些相關信息。根據這些目錄，我們可編制待鑒定銷毀檔案清單，為后續即將開展的檔案鑒定銷毀工作奠定基礎[3]。

2.成立鑒定銷毀工作小組，確保鑒定銷毀工作順利完成。由于檔案鑒定銷毀難度極大，必須要有一個專業性強的工作隊伍。如地勘單位的檔案它就涉及文書檔案、地質資料檔案、人事檔案、基建檔案、設備檔案、工程資料及業務檔案等，它們形成部門不同，所依據的規范要求及保管期限也完全不同。要想對這些檔案進行鑒定，就必須要與這些檔案的形成部門進行溝通相互聯系，通力合作，才能做好檔案的檔案銷毀工作。檔案鑒定銷毀工作小組一般都是由單位主管領導、檔案主管部門、檔案形成的業務部門、檔案室組成，有條件的話，還可聘請業務領域的專家做指導。只有擁有一支高素質的專業人才隊全才能將工作順利完成[4]。

由于檔案鑒定銷毀工作它需要鑒定人員必須具有敏銳的政治嗅覺和堅定的政策理念，熟知政策法規，同時還需廣泛的社會知識、歷史知識及相關領域的業務知識，才能更加準確地判斷檔案的現實價值和潛在價值。這就需要加強人員的培訓，通過多種渠道加大業務交流，相互學習，取長補短，不斷提升檔案從業者的鑒定能力，不斷提升檔案鑒定銷毀的工作水平。

3.制定檔案鑒定銷毀原則和制度，確保檔案鑒定銷毀工作有據可依。檔案的價值鑒定是每位檔案工作者所必須具備的基本技能，楊冬權認為，一名好的檔案工作者，除了能夠做好檔案的收集、整理、保管、利用、編研等，更要擁有識別檔案價值的眼光，能夠恰當地開展檔案價值鑒定，為黨和國家管好檔案、守住歷史。因此，作為一名檔案工作者在開展檔案鑒定和銷毀工作時，他的肩頭扛著沉甸甸的責任和擔子。

檔案經過鑒定，對那些保管期限屆滿的檔案根據其來源、反映的職能作用、利用價值等進行鑒別，判定后仍有繼續保存價值的部分予以繼續保存，對那些確實已經失去保存價值的檔案，就可著手進行銷毀工作。

對檔案的鑒定銷毀工作必須要以2020年新修訂的《檔案法》《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》《地質資料管理條例》《機關檔案管理規定》《機關檔案工作條例》等法律法規為依據，否則將違背法律要承擔相應法律責任。本單位一定要在法律法規規定的前提下，結合本單位的特點、工作實際以及所形成的檔案的第一價值和第二價值，從黨和國家利益出發，制定準確細致的檔案鑒定銷毀原則和制度。

4.制定切實可行的鑒定銷毀方案。熟悉單位現存的檔案的類別，然后根據國家及相關部門對此類檔案歸檔要求進行甄別，并準確進行劃分保管期限：已到保管期限的但還具有保存價值的檔案；無保存價值且已過保管期限的；從簡單至繁雜，從單件至多件，可將煩瑣的工作變成有序和高效。比如那些有多套備查的且無保存價值的檔案，則可按文件題名、案卷名稱或工程名稱、設備名稱來進行鑒定，并編制相應的檔案銷毀登記清冊。針對那些已到保管期限的，但仍有價值保存的檔案，則需要根據其檔案的類別及國家相關規定，鑒定時需要細心耐心并運用相關領域的專業知識及行業標準去判定。如文件歸檔判斷其價值時應“以我為主”，正如楊冬權提出的兩類檔案必須永久保存的檔案，一是與個人、社會組織及國家等不同主體的權益有關的檔案，二是與本單位的基本職能和主休業務相關的檔案。

再比如，作者在前面提到過的底圖如何進行鑒定，由于很多單位的檔案庫房不少的程度上存放著很多此類圖紙，對它們的保管無論是從措施、制度還是管理費用上都很滯后，應該說這是一個比較普遍的現象。由于底圖檔案是單位從事業務活動的歷史記錄，它不同于一般的信息資料，這是特定的形成者在當時當地直接使用的原始文件的轉化物，具有原始性特征。然而，底圖又因其特殊的材質，易發黃、變脆、起皺、卷邊、裂口等處理起來又需要一些傳統的工藝，就目前而言，作者認為最好的方法就是將底圖通過數字化形式輸入計算機，使用者就可直接利用計算機的數據而不再接觸這些底圖，就可以將這些“死檔案”變成“活資源”，進而也有利于底圖的保管[5]。

5.做好檔案鑒定銷毀的宣傳工作，在鑒定工作中作好相關的保密。通過宣傳，促使單位更多的專技人員加入鑒定工作隊伍，增強檔案開放鑒定意識，提升檔案鑒定重要性的認知，強化檔案鑒定銷毀人員對自身檔案鑒定能力的發展的重視程度，進而促進整體檔案鑒定銷毀水平的提升，減少檔案鑒定過程中呈現隨意性概率。地勘單位在檔案鑒定銷毀過程中，要嚴格依據《保密法實施條例》及相關領域的法規規定協調好保密與鑒定工作，確保鑒定銷毀工作順利開展。

四、結語

總之，地勘單位在檔案鑒定銷毀工作中承擔著更大的責任更多的風險，只有充分認識地質行業的重要地位，認識到檔案它承載著國家記憶，關乎地質事業的繁榮發展，在信息時代大數據推廣中，推進單位檔案信息化建設，加快對檔案資源數字化工作，尤其是提高地質資料信息化水平，充分發揮地質資料為社會及經濟發展服務水平。