銀行業干部檔案數字化管理發展探究

張哲 平頂山銀行股份有限公司

傳統人力資源管理認為干部檔案包含干部的個人信息、學習經歷、職業履歷、鑒定考察、黨團材料、工作獎懲和任免調動等重要信息，是組織識別、選拔和任用人才的重要參考依據。受限于時代局限和技術制約，干部檔案通常采用案卷的形式以紙質介質為主，在保存過程中易于被篡改、損毀和丟失，同時在管理和使用過程中也易于產生信息錯亂、學歷丟失、履歷缺失、材料紊亂等問題，不利于干部選拔、任用、培養和考評等全流程管理和干部隊伍體系建設，給銀行業的穩健發展帶來一定的影響。基于互聯網、大數據和人工智能技術的影響，人力資源管理迎來了數字化管理時代，那些簡單煩瑣、重復性和標準化的工作已逐漸被替代，干部檔案的數字化管理也面臨著巨大挑戰。近年來，隨著金融體制改革與數字化轉型不斷深化，對銀行業的要求也越來越高，銀行業干部人事檔案數字化轉型與無紙化管理有助于彌補傳統紙質檔案的不足，可以更好地保障干部人事檔案的真實性和準確性[1]，對人才梯隊建設和干部管理的體系搭建，起著重大推動作用，進而為銀行業的健康持續發展提供源源不斷的人才基礎與智力支持。

一、干部檔案數字化管理的重要性

（一）數字化管理有利于精準識別、選任干部

基于人才數據庫的干部檔案管理能有效識別干部信息，實現崗位調配與人崗匹配，為精準識別、選任干部奠定了基礎[2]。干部檔案記錄著干部的個人信息、工作履歷、技能水平、考核業績等信息，通過分析檔案數據要素，可以掌握干部的客觀經歷，初步了解干部的能力和特點，做出客觀的綜合評價，進而為選拔任用、調整交流等干部動議提供科學依據和合理建議。在干部檔案數字化管理中，可以充分發揮互聯網大數據分析的優勢，通過數字化管理系統自動分析生成準確的人事信息數據，為研判決策以及人才發展提供價值數據支持[3]，幫助銀行業全面了解干部情況，及時掌握干部異動信息，根據崗位需求精準識別人才，公正地選拔和任用干部，將數據分析和干部評價有機結合在一起，實現干部資源的優化配置，真正做到因需擇人，與崗匹配。數字化管理能為干部資源配置、領導班子建設、干部隊伍宏觀管理、組織人事工作規律研究等提供精準高效服務[4]，為優化干部隊伍提供客觀的數據支撐，從而建立健全干部管理機制，搭建干部管理數字化平臺，實現銀行業人力資源管理的透明化、流程化和標準化。

（二）數字化管理有利于分級、分類培養干部

做好干部檔案數字化管理是實施分級分類培養干部的關鍵，通過干部檔案信息的管理與分析，了解工作作風、性格特點、道德品行和歷史成績等特點，全方位、多角度、深層次地掌握干部特質，運用信息數據分析研究，客觀還原干部的綜合情況，對其主要不足和特長領域進行系統梳理、分類標記，完成干部“畫像”工作，根據特點和短板，確立職業發展的培養規劃、明確成長方向和培養目標，設計干部發展通道、創造職業發展的綠色生態系統，形成分級、分類的干部職業發展培養規劃和生涯成長路徑。

（三）數字化管理有利于全面監督考評干部

有序推進干部檔案數字化管理進程，有利于在日常工作中全面考察干部的綜合表現和業績情況。通過建立干部監督考評數據庫，實現銀行業監管平臺互聯，實時更新干部基本信息和監督考評結果，為銀行業全面掌握干部履職提供了參考依據。在數字化管理中，銀行業干部檔案管理通過資料整理、目錄建庫、數據入庫、質檢驗收、備份管理等既定流程和設定程序進行人機交換，在各個環節中可以實現原始數據的跟蹤和異動信息的查詢，通過數據平臺管理適時掌握干部的日常表現和工作業績及違規違紀等情況，有利于對干部的全面監督和考評。同時，銀行業和監管機構間的數字化管理平臺，可以實現平臺互聯和信息共享，有效彌補信息不對稱的缺陷，及時對干部的輪崗交流、離任審計、案件防控和處罰處理等變動或異常信息進行適時預警，提升干部風險管理和防控能力，提高干部隊伍的戰斗力和先進性，從根本上保障銀行業的健康穩定發展。

二、銀行業干部檔案數字化管理的瓶頸

相較于西方發達國家，我國銀行業數字化轉型發展相對滯后，轉型阻力較大[5]，銀行業人事檔案數字化管理工作仍然面臨重重困境，數字化之路依然漫長且充滿挑戰。

（一）數字化檔案管理系統的搭建

目前，很多銀行都提出了數字化轉型戰略，旨在利用新的金融科技對干部檔案進行數字化管理。但是，除了大型國有銀行和股份制銀行，很多中小銀行采用從眾式的跟隨策略，通過模仿先進銀行的轉型經驗，經過培訓學習或考察交流后將數字化檔案系統運用到本機構，但是在系統引進和日常管理中，這種模仿模式經常會“水土不服”，產生一系列問題。首先，數據庫是數字化管理的基礎，搭建數字化檔案管理系統離不開檔案數據庫建設，但是檔案的卷宗保存形式因歷史等原因導致部分紙質檔案不完整，甚至出現損毀丟失等問題，將會給檔案數字化管理平臺的上傳、錄入和整理等方面帶來困難，影響著干部檔案數據庫數字化管理系統搭建的進程和原始數據的準確性和有效性。其次，數字化管理平臺的搭建和運維需要大量的復合型人才，檔案管理工作人員需要具備互聯網理論知識、數據量化分析能力和人力資源管理等專業技能。但是，部分銀行業數字化轉型人才儲備不足，未有清晰的數字化人才發展配套策略，薪酬體系激勵機制不健全，并且受傳統型和地域性行業的影響，難以培養和吸引亟需的數字化復合型人才。最后，搭建數字化檔案管理系統需要先進的網絡技術與硬件設施以保證數字化管理系統的平穩運行。但是，有些銀行機構特別是中小商業銀行的數字化、網絡化管理技術還比較落后，相較于國有銀行和大型股份制銀行數十億的科技投資規模，對數據庫和平臺建設的投入規模已經拉大到幾個數量級，嚴重制約了數字化檔案管理系統的搭建和未來的競爭力水平。

（二）數字化管理系統的信息安全

從信息安全方面考慮，一方面干部檔案中的基本信息和雇傭旅程屬于個人隱私，需要進行保密，另一方面組織內部的選拔、任用、考察和獎懲等干部管理的各個環節資料，屬于內部機密文件，應該嚴格保密。與傳統紙質檔案管理相比，干部檔案數字化轉型雖具有明顯優勢，但電子檔案對計算機存儲設備和互聯網平臺的依賴性較強，很可能因為硬件損壞、系統宕機、技術漏洞、病毒感染、黑客攻擊等意外事件，導致系統平臺和數據庫存在信息丟失、泄露和破壞等安全風險。同時，數字化電子檔案的可復制性和透明度較高，數據信息一旦發生異常，將會在信息安全、業務連續性和管理風險等方面的矛盾更加突出。如何協助銀行業應對社會發展變革、預防和控制好信息風險是數字化轉型發展的重要任務。

（三）數字化管理系統的數據分析應用

在數字化人力資源管理時代，銀行業大數據應用與分析技術空前發展，在干部檔案數字化管理方面也得到廣泛應用，但有些銀行對數字化管理系統中的數據分析與量化管理運用程度不高、精度不夠，影響了干部檔案數字化管理的發展。一方面，部分銀行雖然在檔案管理系統中引入了數據分析，但是沒有前沿理論和專業技術的支撐，致使數據分析沒有在數字管理系統中發揮應有的作用，更沒有形成科學完整的信息化管理體系，導致數據分析、量化管理與結果運用浮于表面、流于形式。另一方面，銀行業各機構和監管部門之間平臺互聯較少、信息共享程度不高、檔案更新不及時、協同機制的缺乏也限制了銀行業干部檔案數字化轉型的進一步發展。

三、銀行業干部檔案數字化管理的發展路徑

（一）搭建干部檔案數字化管理平臺，完善數據庫建設

數字化管理系統是銀行干部檔案進行數字化轉型的主要載體，干部檔案管理工作中涉及的檔案信息錄入、存儲、查閱、更新等都需要依托數字化系統，因此，銀行必須高度重視數字化管理系統的設計、實現和完善系統功能，進一步完善干部檔案數據庫和管理信息平臺。通過設計干部檔案管理信息系統界面[6]，加強系統各模塊之間的聯動，搭建高效合理的數字化管理平臺，實現檔案目錄、檔案查借閱登記、檔案轉入轉出登記、檔案的在庫狀態統計等日常工作臺賬的自動處理，提高干部檔案管理成效。另外，銀行業還可以根據實際情況創建所需的數據存儲結構和檔案管理業務，以簡單、直觀的操作方式來管理檔案，降低干部檔案保管的工作強度，提高保管質量和管理水平，降低干部檔案數字化成本[7]，全面提高干部檔案信息的數字化管理工作的成效。同時，數據庫是數字化管理的基礎，只有建設好檔案數據庫才能實現干部檔案的信息化建設[8]，因此，銀行業要根據客觀實際情況與業務需要，為各級干部建立完整的電子檔案，實現一人一檔、多檔聯動，進一步完善干部檔案數據庫的搭建和系統化建設，實現干部檔案信息的數字化與智能化[9]。

（二）提供干部檔案數據信息安全保障，避免信息安全風險

干部檔案記載著組織和個人的各種信息，是干部選、用、育、留的重要依據，具有高度的機密性，因此，銀行業應當完善干部檔案數字化管理制度，增強電子信息的安全保障，避免各種形式的信息丟失、泄露、篡改和盜取。首先，銀行機構應選派政治立場堅定，有一定的思想覺悟和道德水平的人員參與組織的數字化轉型工作，并與之簽訂保密協議，從源頭上避免信息安全隱患。其次，銀行業應當完善數字化管理內部機制，設立專職管理人員，實行專人專崗，給不同層級的管理員開放不同的管理權限，在未經審批情況下禁止干部本人調閱檔案資料。再次，定期更新審核數字化檔案信息及異動記錄，防范檔案信息的泄露和篡改，加強防火墻、密鑰等網絡安全制度建設，不斷優化和升級信息數據庫系統，定期開展系統維護和平臺優化，通過用戶身份認證、瀏覽控制技術、區域控制技術和光盤加密等技術，有效保障干部數字檔案管理的安全[7]。最后，銀行機構應建立多個數據備份中心，做好檔案數據備份工作，應對系統故障等其他突發事故，降低檔案信息損毀丟失的風險和損失，最大限度地保障數字化檔案數據信息的安全。

（三）實現干部檔案信息動態管理，科學應用數據量化分析

加強干部檔案信息動態管理，強化數據分析和量化管理在干部檔案數字化管理工作中的重要作用，實現批量處理檔案數據信息和動態管理，全面推進智能化辦公水平。數據共享是數據分析和量化管理的前提和基礎，一方面，銀行業要加強各機構和部門之間的信息共享，及時更新干部人事檔案信息，完善數據庫建設，推進人力資源數字化管理轉型更迭。另一方面，銀行業也不能忽略數字化管理轉型中各系統和模塊之間的聯動功能，實現干部檔案信息的同步更新，推動內部與外部的數據共享，實現干部檔案信息的動態管理，使干部檔案管理工作更加科學有效。同時，銀行業也要改革傳統檔案管理機制，形成科學完善的數字化管理機制，充分發揮大數據在檔案管理數字化工作中的作用，輕松完成大規模數據的批量處理，既增加了數據的準確性，同時也對煩瑣的統計過程進行了優化[8]。另外，銀行機構要統一數字化轉型意識，形成從上至下，從內到外轉型驅動力，明確干部檔案數字化轉型是科技引領業務發展的重要方略，完善配套戰略組織體系建設以及激勵約束機制，加強數字化轉型人才培養，通過數據思維和場景構建，將科技能力作為信息化手段，加快人力資源數字化轉型進程，為銀行業的健康持續發展奠定堅實的基礎。

四、結語

采用傳統介質的紙質檔案，受限于時代和技術的制約，在具體的人力管理工作中存在諸多問題。隨著時代發展和科技的更迭，以大數據、區塊鏈、人工智能、5G等為代表的金融科技的快速發展，對干部檔案管理的發展產生了巨大影響，干部檔案數字化管理是時代所需、大勢所趨。銀行業干部檔案是組織人事調動、任免的重要依據，銀行業需要充分認識到干部檔案管理工作的重要性[10]，認識到數字化管理的優勢，積極完善干部檔案數字化管理平臺和數據庫建設，優化檔案管理業務流程，確保檔案信息真實性，提高檔案管理工作效率，保障干部檔案流動的安全性和便捷性，提高干部檔案開發和利用，推進人力資源管理數字化建設進程，實現銀行業的健康、可持續發展。