靈活就業人員的人事檔案管理問題

丁峰 魚臺縣公共就業和人才服務中心

隨著近年來鄉村振興工作的不斷推進和城鄉一體化建設發展，鄉鎮人口不斷向城市集中，經濟快速發展吸引了大量靈活就業人員在各領域發展，政府針對龐大的靈活就業群體應不斷改進和提高服務管理水平。傳統人事檔案管理制度已不適應當前靈活就業人員基數狀況，人事檔案管理存在現實問題急需改革，面對靈活就業人員養老保險問題及生活就業現狀，政府有關部門應創新服務理念，穩定社會和諧氛圍，妥善解決靈活就業人員就業、社保問題，完善靈活就業人員檔案管理制度，促進靈活就業人員檔案管理工作可持續發展。

一、靈活就業人員的人事檔案管理概述

（一）靈活就業人員人事檔案管理的含義

1.靈活就業

八十年末，我國部分下鄉返城人員未能安排到國有、集體單位工作，選擇了臨時性靈活性方式就業，隨著社會經濟體制的快速發展，國有企業體制改革，造成下崗失業工人大量涌現，受自身文化層次較低、技術能力單一影響，不能適應新的用工崗位要求，大部分人員選擇外出就業或自主創業，形成了靈活就業的初級表現形式。我國2001年頒布了有關靈活就業相關研究，明確界定了靈活就業包括的范圍及特征，從不同角度定義，將單位長期雇員以外的員工定義為靈活就業，一般主要集中在個體、民營企業。經濟體制改革過程中的下崗、失業人員，具有流動性大、勞動時間、收入標準不固定的從業人員都屬于靈活就業人員[1]。

2.人事檔案

人事檔案是組織管理過程中便于審查，可以直接反映個人經歷信息的記錄，檔案形式包括文字、音像等形式，一般體現在國家機構或者社會組織中，充分體現個人德才水平的原始記錄。靈活就業人員人事檔案管理是我國經濟體制、人事制度改革發展過程中的一項重要環節。我國農村與城鎮戶口界限感逐漸淡化，靈活就業人員逐漸取代了傳統農民工，文章所指的是各類經濟組織間或非正規組織間的靈活就業經組織認可歸檔的人事檔案。傳統的靈活就業法律制度不健全，歸檔不完整現象，隨著靈活就業群體的增加，只有通過科學化、規范化的管理，才能適應當前發展形勢。

（二）靈活就業人員人事檔案管理工作的內容

收集和整理檔案材料。靈活就業人員人事檔案材料不完整，甚至有些資料缺乏使用和保存價值，檔案管理人員應甄別材料信息真偽，收集整理歸檔，確保人事檔案的完整性。靈活就業人員檔案整理工作應形成科學規范的管理體系，以個人單位進行編碼排列，便于工作人員傳遞和查找，提高檔案信息利用效率，有助于保護人事檔案的整體性。第二，保管檔案材料。檔案一般以紙質版，文字、表格形式體現，受到物理環境影響，檔案字跡、材料會隨著濕度、溫度等變化受到影響，保管過程中，應注重保管設備、檔案包裝材質等是否符合專業要求，檔案庫房應維護環境恒定，避免檔案因環境因素受到影響，同時，靈活就業人員檔案管理應發揮安全性、便捷性功能，便于日常維護和安全防護。第三，人事檔案利用。人事檔案的收集管理是為人事工作的開展提供服務依據，也是確保靈活就業人員在人力資源社會保障事業發展的動力。人事檔案可以真實反映就業人員業務能力、學識、經歷等內容，為人力資源開發提供相關信息支撐，檔案管理便于靈活就業人員就業、轉崗、退休等環節的利用。第四，人事檔案轉遞工作。靈活就業人員工作單位發生變動，相關檔案工作也應有所變化，一般隨著工作單位變動，檔案也應調整至新單位，人員、社保、檔案關系與用人單位相統一。靈活就業人員人事檔案轉遞工作應確保及時、準確、真實、完整，便于工作單位及時了解聘用人員的基本信息、專業技術和工作經歷[2]。

（三）靈活就業人員人事檔案管理的特點

流轉速度快。靈活就業人員人事檔案一般保存在縣級及以上公共就業和人才服務部門，靈活就業人員社保繳費及調取檔案相關證明較為頻繁，由于工作流動性較強，檔案會隨著工作變動隨之流動。因此，靈活就業檔案相對穩定就業的企事業單位職工流轉速度快。第二，利用率高。由于新聘用單位需提前了解聘用人員的基本情況，靈活就業人員需要到人事檔案管理部門出具相關證明，同時在工作變動過程中，檔案作為“三齡一歷”和身份核實的重要依據，甚至可以依據人事檔案相關材料接續中斷的社會保險。作為參與社會活動的重要信息佐證，提高了人事檔案的利用率。第三，管理難度大。靈活就業人員工作不固定，崗位變化頻繁，人事檔案隨著工作變動流轉過程中，會因保存不當易出現遺失、損毀現象，難以實行集中統一、歸口管理，提高了人事檔案管理難度[3]。

二、靈活就業人員人事檔案管理存在的問題

（一）靈活就業人員人事檔案管理缺乏嚴肅性

人事檔案管理需要集約化管理，人力資源社會保障部門對靈活就業人員檔案進行管理，而職業介紹中心和人才交流中心因工作職能，服務靈活就業人員的類別不同，前者以靈活就業的失業人員和個體工商業者檔案為主，后者以靈活就業的大中專高校畢業生為主，未能保持密切互動互通，靈活就業人員檔案管理存在模糊地帶以及滯后性。靈活就業人員檔案管理缺乏統一的主體職責分工，未能構建信息化建設平臺，資源不能互融互通，影響檔案整體管理水平。一旦具備以上條件的靈活就業人員需要調取檔案信息，保存檔案的兩個機構不能及時溝通，導致靈活就業人員檔案拆分存放，提供的檔案內容不全面，缺乏嚴肅相，給靈活就業人員帶來較大不便。

（二）檔案管理手段落后缺乏規范的轉遞渠道

檔案質量無法保障。隨著近年來公共服務機構不斷提高服務水平，借助信息化技術，提高了檔案管理效率，但部分環節仍延續手工操作，在對靈活就業人員管理上僅提供流入、轉出及查詢服務，不能充分借助現代化信息技術手段，提高業務辦理工作效率，達到靈活就業人員滿意度，服務效率及檔案質量上仍存在一定提升空間。第二，轉遞渠道不規范。由于靈活就業人員缺乏固定工作，頻繁更換工作單位，用人單位很少關注靈活就業人員檔案問題，甚至一些中小企業缺乏建立人事檔案意識，即便實施檔案管理服務，但由于自身管理不嚴謹，在員工離職時，讓員工自行提檔離開。部分企業可以為員工作檔案轉遞工作，但檔案轉遞不及時，轉遞單填寫不及時、不規范，影響人事檔案發揮，制約了用人單位及靈活就業人員檔案使用需求[4]。

（三）缺乏對靈活就業人員勞動合同有效監管

勞動合同作是就業人員與用人單位的協約，因此，人事檔案材料中應包括建檔所需的介紹信和勞動合同。部分單位追求短期利益，盲目的控制成本支出，人事管理過程中不愿投入過多經費，甚至為了避免承擔過多風險不簽訂勞動合同，而靈活就業人員群體中，大部分缺乏法律意識，不能用法律武器保護自身權益，用人單位抓住靈活就業人員法律意識淡薄弱點，侵犯勞動者權利。部分靈活就業人員檔案中與用工單位簽訂合同不規范，有的甚至沒有合同簽訂日期，主要是靈活就業人員缺乏法律意識，用工單位為了規避用人風險。由于缺乏監管，導致合同簽訂不規范，影響靈活就業人員后續工作退休等業務辦理。

（四）管理機構缺乏專業檔案管理的人才

靈活就業人員檔案管理需要從業人員具備一定專業性，但目前人力資源及社會保障部門都存在人員短缺現象，檔案管理人員編制不足，目前在崗檔案管理人員大多數不具備相應的檔案管理專業技術，對檔案管理缺乏專業素養，各項工作細節不能按照規范標準高效完成。這種崗位缺編嚴重，兼職工作狀態，制約了人事檔案管理工作有序開展。

三、靈活就業人員人事檔案管理的對策

（一）改革靈活就業人員的人事檔案管理體制

打破部門間溝通壁壘。傳統靈活就業人員人事檔案管理工作主要由職介中心和人才中心負責，職介中心人事檔案主要是以失業職工、個體工商業者和雇員等靈活就業人員為主，而人才交流服務中心一般是高校畢業生，靈活就業人員就業需求存在一定差異，隨著公共就業和人才服務中心機構改革合并，將打破傳統人事檔案管理界限，差距逐漸縮小，并在靈活就業人員工作部署上加強了溝通頻率，管理結構實現互相協作，不斷完善人事檔案工作機制。第二，迎合改革發展制定新規程。靈活就業檔案管理工作寄存于職業介紹中心及人才交流服務中心，缺乏明確標準規定，尚不能滿足靈活就業人員檔案服務需求。目前人社部門機構改革，合并成立公共就業和人才服務中心，靈活就業人員人事檔案管理的堵點和難點將逐步疏通。第三，明確衡量標準。我國經濟近年來發展較快，但靈活就業人員人事檔案管理不能準確把握政策要求，亟待出臺相關管理標準。應開展調研及訪談，了解靈活就業人員檔案管理中存在的問題，并提出可行性策略，規范工作標準和人員配置，提高人事檔案管理工作時效性，解決目前靈活就業人員人事檔案管理工作中，缺乏統一標準，制約檔案管理工作中存在的問題。

（二）加強靈活就業人員人事檔案管理工作的基礎建設

加強對信息化設備的應用。靈活就業人員檔案室應配備專人管理，加強防火、防潮等措施保護，確保檔案室安全、便捷，滿足靈活就業人員及工作人員需求。根據國家及行業標準，加大對設備設施資金投入，提高檔案室硬件設施配置標準，確保檔案庫房存放環境符合“九防”要求，推動檔案管理工作實現科學化、規范化、安全化。第二，加強人事檔案轉遞流程規范性。由于靈活就業人員工作變動頻繁，人事檔案管理部門應根據人員變動及時轉遞新工作單位，確保人員信息和檔案關系統一。目前，檔案轉遞過程中除用人單位人力資源部工作人員提檔和機要發件外，仍存在以快遞方式、人員自帶等方式轉遞檔案，給檔案造成較大安全隱患，為了確保人事檔案轉遞的準確、安全、完整，應規范轉遞制度體系。第三，提高檔案內容保密性。隨著信息化信息資源共享的應用，應加強信息化系統數據的人為泄密，應在互聯網檔案傳輸過程中，增設安全密鑰，避免檔案材料出現丟失或人為篡改。檔案管理人員應提高保密性原則和信息化系統操作能力，進一步完善人事檔案管理法律法規[5]。

（三）加大宣傳力度

發揮輿論宣傳作用。人們缺乏對人事檔案管理的正確認識，對人事檔案管理工作存在一定誤解，因此，靈活就業人事檔案管理人員應利用業務大廳App或宣傳冊等形式，提高社會對人事檔案的科學化引導。第二，做好社區宣傳工作。國家相關政策應及時落實到社區，并做好相關要求的上傳下達，日常工作中，加大社區宣傳力度。靈活就業人事檔案管理部門應將人員的繼續教育、取得業績、獎懲等材料及時補充至人事檔案中，將零散材料及時歸檔，提高對靈活就業人員人事檔案的重視程度。第三，強化媒體宣傳引領。借助網絡、電視、報紙等途徑加大宣傳力度。我國互聯網覆蓋率逐年提高，自媒體發展不斷更新迭代，成為當代人們主要消解方式，靈活就業人員人事檔案管理工作應通過媒體，加大各維度宣傳范圍，提高社會對檔案管理工作的關注和重視，提高人事檔案信息的利用率，提高社會人才就業創業率，穩定社會和諧發展。

（四）提升檔案管理人員綜合素養

提高檔案管理人員創新和解決問題能力。由于目前從事人事檔案管理人員大多不是檔案管理專業技術人員，對檔案管理工作缺乏專業性，相關部門應定期開展業務培訓，提高檔案工作人員業務素養，提高職業道德水平。通過培訓完善自身業務不足，并熟練運用管理知識，不斷優化管理流程，解決制約檔案管理工作中的問題，提高檔案管理工作的服務效能。第二，對靈活就業檔案管理人員加強現代化管理培訓，順應社會發展趨勢，提高現代化信息技術的操作水平，提高對多媒體技術的學習和運用，促進檔案管理人員多元化發展，提高崗位勝任能力，滿足當前社會對復合型人才的需求。

四、結語

隨著各領域國際化進程的加快，傳統國有企業已經不適應當前發展需要，企業管理的變革催生了新的用人機制。靈活就業人員隨著人員基數的不斷拓展，社會相關部門應加強對靈活就業人員人事檔案管理的重視。目前，由于靈活就業人員勞動關系不固定，收入和工作時限都存在一定不確定性，人事檔案管理存在一定滯后性，難以滿足靈活就業人員服務需求，影響社會人才流動和就業發展。因此，政府應順應社會發展規律，完善靈活就業人員人事檔案管理機制，不斷創新科學化的管理體系，探索人事檔案管理科學發展方向，推動社會穩定、和諧。