在數(shù)字化改革中蝶變的紹興檔案事業(yè)

周國行/紹興市檔案館

2020年12月，中共浙江省委辦公廳、浙江省人民政府辦公廳印發(fā)《關于新時代全面推進檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的意見》（以下簡稱《意見》），《意見》對照習近平總書記賦予浙江“努力成為新時代全面展示中國特色社會主義制度優(yōu)越性的重要窗口”的新目標，以檔案工作“三個走向”為指引，以新修訂的檔案法為依據(jù)，聚焦黨建統(tǒng)領、整體智治，就檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型提出了明確目標和任務，為全省檔案工作現(xiàn)代化指明了方向。紹興市檔案館作為國家一級檔案館、全國第一家地市級示范數(shù)字檔案館，多年來一直致力于當好檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的先行者、探路者。早在20世紀90年代初期就啟動了檔案條目數(shù)字化工作，自2012年起，檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型全面加速，先后實現(xiàn)了館藏檔案全文數(shù)字化及系統(tǒng)化管理、館室一體數(shù)字化管理、館藏檔案智慧物聯(lián)管理、基于全市檔案館民生檔案的遠程異地實時出證、政務服務檔案電子化歸檔等。2017年始，又全面探索檔案數(shù)據(jù)化治理以及基于政務云的部門數(shù)據(jù)協(xié)同，上架支付寶、“浙里辦”App檔案便民服務，在檔案工作現(xiàn)代化的道路上孜孜不倦地探索，檔案工作現(xiàn)代化發(fā)展之路越走越寬。

檔案資源從數(shù)字化向“數(shù)據(jù)化”蝶變。在檔案工作邁向現(xiàn)代化的征程中，檔案資源信息化建設是基礎中的基礎，是檔案工作現(xiàn)代化的重要前提條件。多年來，紹興檔案人始終站在現(xiàn)代科技發(fā)展的前沿來審視檔案工作，連續(xù)幾屆領導班子堅持一任接著一任干，一張藍圖繪到底，在“十一五”和“十二五”期間，紹興市檔案館堅持以項目化帶動數(shù)字化，先后實施兩期“館室一體化和檔案安全管理項目”，投入3500余萬元，全面完成館室藏檔案的數(shù)字化，全面有效地推進了紹興市本級數(shù)字檔案資源的有效整合與合理利用，到“十四五”初期，館藏按卷保管的檔案110萬卷，按件保管的檔案62.68萬件，數(shù)字檔案館中共有條目 873.8萬條、原文 508.2萬件、4050萬頁，數(shù)字化率達到98.5%。近5年來，針對現(xiàn)代信息技術的快速發(fā)展和檔案信息深度利用的需要，市檔案館積極實施檔案數(shù)據(jù)化項目，以民生檔案為重點，根據(jù)百姓利用的頻次，率先對館藏婚姻檔案數(shù)據(jù)進行全面治理，與市社保、戶籍、出生、婚姻登記等多類民生部門數(shù)據(jù)進行數(shù)據(jù)碰撞、數(shù)據(jù)清洗，截至目前，完成篩選形成116萬條數(shù)據(jù)顆粒度詳盡的婚姻登記信息，并以此形成婚姻檔案電子憑證庫用于數(shù)據(jù)化出證。接下去還將對館藏學籍檔案、知青檔案、企業(yè)退休職工檔案等高頻度利用檔案實施全方位治理。

紹興市檔案智能化管理服務一體化平臺構想圖

檔案管理服務系統(tǒng)由單一分散向全域“一體化”覆蓋。自2008年紹興市檔案館搬入新館開始，就著手布局檔案管理和服務的各項系統(tǒng)平臺，依托局域網(wǎng)、政務網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)、專用網(wǎng)，部署了數(shù)字檔案現(xiàn)代化管理和服務利用的相關應用平臺。其中局域網(wǎng)部署了紹興市檔案館綜合業(yè)務管理系統(tǒng)，政務網(wǎng)部署了數(shù)字檔案室系統(tǒng)、電子檔案接收平臺、數(shù)字檔案共享服務平臺和政務服務事項電子化歸檔平臺；在互聯(lián)網(wǎng)部署了數(shù)字檔案開放共享服務平臺；專用網(wǎng)部署了各縣、市、區(qū)館際共建共享平臺。2017年，我們開發(fā)上線紹興檔案遠程利用系統(tǒng)，并分別部署至浙江政務服務App和全市所有鎮(zhèn)（街道）的便民服務點，查檔效率和便捷度大大提高，實現(xiàn)了全市居民“查檔不出門，出證不出鎮(zhèn)”的目標，掌上“一鍵查檔”應用無縫對接支付寶和“浙里辦”App，至2022年底，用戶數(shù)超6900萬。近年來，市檔案館在實現(xiàn)在全市所有鎮(zhèn)（街道）便民服務中心查閱點全覆蓋的基礎上，又向重點村（社區(qū)）延伸，打通群眾查檔“最后一公里”。積極參與省域檔案信息資源共享機制和長三角區(qū)域民生檔案異地查閱服務體系建設，市本級與援疆指揮部、駐京聯(lián)絡處、駐滬聯(lián)絡處和天津商會簽訂遠程查檔協(xié)議，開辟在外越商和人才便捷查檔服務通道。隨著全省檔案數(shù)字化改革的逐步推進，紹興市檔案館錨定新目標，全力推動檔案核心業(yè)務智能化整合，全面納入黨政機關整體智治綜合應用體系。2022年，紹興市檔案館圓滿完成全省“浙里數(shù)字檔案”“電子檔案四性檢測公共組件”重大應用開發(fā)建設試點任務，遠程利用系統(tǒng)完成與浙江省政務服務2.0平臺對接，其子應用上架“浙里辦”微信端。近5年，市本級各查檔窗口累計查閱利用超30萬人次，其中數(shù)字化利用占比達到90%以上。

基層檔案信息化由點到面全面躍升。紹興市檔案館自2012年全面完成館（室）藏3000余萬頁存量檔案數(shù)字化后，審時度勢，立即啟動機關部門、國有企事業(yè)單位、鎮(zhèn)（街道）檔案信息化試點工作，本著存量數(shù)字化、增量電子化的要求，選取部分單位對于2012年后產(chǎn)生的機關檔案數(shù)據(jù)先是嘗試離線接收，至2015年6月建立了在線式電子檔案接收平臺，實現(xiàn)在線接收功能，在取得經(jīng)驗的基礎上進行全市域復制推廣，至目前在線接收已成常態(tài)。集中開發(fā)市級數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)，并實現(xiàn)與OA系統(tǒng)有機對接。積極推動基層數(shù)字檔案室創(chuàng)建工作，全市縣級以上機關部門數(shù)字檔案室建設實現(xiàn)100%覆蓋。服務“最多跑一次”改革，同步推進政務服務事項電子化歸檔，截至目前電子化歸檔率已達90%以上。2022年，紹興市越城區(qū)“立檔單位庫房安全監(jiān)管應用”和“檔案數(shù)字化成果質(zhì)檢公共組件”、上虞區(qū)“檔案編研AI組件、開放審核AI組件、查檔直通車典型應用”、諸暨市“E檔通”、嵊州市“個人全生命周期檔案”綜合智治應用、新昌縣“縣級檔案工作指數(shù)評價”等項目都已列入“浙里數(shù)字檔案”重大應用試點，并取得可喜的成績，全市檔案領域的數(shù)字化改革同頻共振，協(xié)同推動，形成具有鮮明紹興特色的檔案數(shù)字化改革格局。

習近平總書記在黨的二十大報告中指出，“加快發(fā)展數(shù)字經(jīng)濟，促進數(shù)字經(jīng)濟和實體經(jīng)濟深度融合”。奮進在數(shù)字化改革大背景之下，紹興檔案工作要牢牢聚焦以數(shù)字化改革推動檔案現(xiàn)代化，加快推進數(shù)字檔案系統(tǒng)迭代升級、加快推進檔案資源數(shù)字化轉(zhuǎn)型、加快推進區(qū)域數(shù)字檔案資源共享利用，既要定目標也要定指標，唯實惟先，繼往開來，才能繼續(xù)勇立潮頭，走在前列。

扎實推進數(shù)字檔案系統(tǒng)迭代升級。按照業(yè)務數(shù)據(jù)化、數(shù)據(jù)業(yè)務化的要求，全面整合現(xiàn)有數(shù)字檔案業(yè)務系統(tǒng)，高標準建設區(qū)域數(shù)字檔案管理服務一體化平臺，實現(xiàn)省市縣三級任務貫通、指標貫通和業(yè)務協(xié)同。全力做好市本級和各區(qū)（縣、市）數(shù)字化改革試點場景應用的建設、升級、迭代和部署工作，推動應用組件在IRS平臺的上架、利用和宣傳工作，協(xié)助推進柯橋區(qū)典型場景應用建設，打造具有紹興全域辨識度的應用場景，協(xié)同助力“浙里數(shù)字檔案”實現(xiàn)大突破。

提升檔案核心業(yè)務數(shù)字化全覆蓋。在現(xiàn)有檔案核心業(yè)務數(shù)字化運行基礎上，繼續(xù)深化省市縣三個層級、局館室三個層面的檔案核心業(yè)務梳理，厘清業(yè)務邏輯，疏通工作脈絡，實現(xiàn)全市90%以上的檔案工作核心業(yè)務數(shù)字化運行。強化數(shù)字檔案室的基礎性作用，持續(xù)推進全市數(shù)字檔案室建設，實現(xiàn)全市各級機關、國有企事業(yè)單位100%建成省級規(guī)范化數(shù)字檔案室。

深化檔案資源共享利用。根據(jù)《檔案法》《國家檔案館檔案開放辦法》等文件精神，加快全市館藏到期檔案的開放審核，指導立檔單位檔案室同步做好室藏檔案開放審核工作。要持續(xù)深化檔案資源共享，全市100%建成“查檔直通車”，推進浙政釘查檔小程序部署，加快推動數(shù)字檔案資源在市域館際和部門間的共享利用，推動機關內(nèi)部“最多跑一次”。要提升檔案服務水平，推進“云協(xié)同零紙質(zhì)”檔案出證服務，優(yōu)化線上查檔操作流程，推動實現(xiàn)各區(qū)、縣（市）實現(xiàn)民生事項查檔“不出村”，不斷增強“掌上查檔”應用便捷度和適應性。加大互聯(lián)網(wǎng)檔案開放程度，充分利用紹興市檔案數(shù)字資源開放共享平臺，打造全市統(tǒng)一的民生檔案共享渠道。

深化檔案資源數(shù)字化轉(zhuǎn)型。推動館（室）藏傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、數(shù)據(jù)化工作，實現(xiàn)電子目錄全覆蓋，保管期限30年（長期）以上傳統(tǒng)載體檔案100%數(shù)字化、50%數(shù)據(jù)化，新增電子檔案占新增檔案數(shù)量的60%以上，進一步提升檔案資源數(shù)字化程度。深入開展機關業(yè)務系統(tǒng)電子文件歸檔與管理工作，充分利用電子化歸檔等公共組件，繼續(xù)完成自建系統(tǒng)與交換平臺的系統(tǒng)對接，確保政務服務事項電子化歸檔率達到90%以上，扎實做好政務服務事項電子化歸檔。優(yōu)化升級OA歸檔功能，持續(xù)做好電子公文單套制歸檔試點工作，全市各區(qū)、縣（市）培育3-5家電子公文全流程線上辦理單位。適時開展疫情防控、數(shù)字化改革、共同富裕、杭州亞運會、碳達峰碳中和等重大活動和突發(fā)事件檔案的歸集和專題數(shù)據(jù)庫建設，推進網(wǎng)頁信息、社交媒體、新聞報道等數(shù)字資源的收（采）集工作。指導試點單位全力抓好建設項目電子文件歸檔和電子檔案管理、電子發(fā)票電子化歸檔等試點任務，加快推進蕭山至磐安公路快速化改建工程、柯橋至諸暨高速公路工程電子文件歸檔和電子檔案管理試點以及浙江三花智控股份有限公司電子發(fā)票電子化報銷入賬歸檔試點工作。

推廣實施檔案行政智能監(jiān)管。持續(xù)深化檔案“互聯(lián)網(wǎng)+監(jiān)管”，著力構建以“雙隨機、一公開”抽查為基本手段，強化重點領域?qū)ｍ棛z查，全面應用掌上執(zhí)法。進一步梳理完善檔案行政核心業(yè)務，依托一體化平臺打造檔案行政智能監(jiān)管平臺，逐步實現(xiàn)全部立檔單位檔案監(jiān)管指數(shù)化，檔案工作閉環(huán)化，檔案成果可視化，實現(xiàn)檔案指令一鍵智達、一網(wǎng)受理。