數字化信息在醫院人事檔案管理中的應用價值研究

朱成蘭

摘要：在目前，醫院通過利用數字化信息能夠優化各項管理工作，尤其是在人事檔案管理工作過程當中運用數字化信息具有重要意義和價值，不僅能夠提高整體管理質量和管理水平，還能夠保障檔案管理的準確性和時效性。信息資源資料充分共享以及合理科學利用，將會對于促進醫院發展產生極大促進性作用。隨著國內市場環境的日益變化，醫院實際經營管理過程當中，更加需要通過加強數字化建設促使自身核心競爭能力得到提高，同時進一步提升自身經濟效益水平。本文主要是關于數字化信息在醫院人事檔案管理中的應用價值研究，以供相關專業人士進行參考和借鑒。

關鍵詞：數字化信息;醫院人事檔案管理;應用價值

在醫院發展過程當中，其管理模式也正在不斷的發生變化。為了與時俱進，這就需要醫院營造出舒適良好醫療環境，還要提高患者居住舒適性，這對于促進醫療產業發展以及衛生事業穩定建設都具有重要作用。醫院開展各項管理工作過程當中，要充分加強人事檔案資料合理管理，從而實現人員資源優化配置，提高醫院整體管理水平以及管理質量。其中，醫院經營發展過程當中，人才是根本性基礎，要通過對于人事檔案資料進行管理和重視，從而促使醫院工作質量以及管理成效得到進一步提高，進而使整體管理更加具有科學性和先進性。

一、提升人事檔案管理信息化程度的積極意義

在當前的時代背景之下，醫院管理者應當提升檔案管理的信息化程度，應當要求實現檔案資料的數字化管理，有助于提升檔案查找以及整理歸檔的速度，提升工作效率，同時還能夠提升資料利用效率以及保障檔案資料準確性。總體而言，其優勢主要體現在以下幾個方面：

（一）有助于提升人事檔案管理工作的效率

同傳統檔案管理模式相比，信息化人事檔案管理利用計算機技術所具備的運算快、精度高且存儲大等特點，能夠快速精準地找出所需的人事資料以及關鍵詞。在錄入檔案信息，統計以及查詢人事資料時，通過計算機技術，能夠有效解決因抄寫資料而導致信息錄入錯誤等問題，這也能大大減少檔案管理的工作量。另外，通過建立電子檔案，能夠隨時更新檔案資料，及時對存檔內容進行更改和補充，確保人事檔案的信息具備較高的有效性以及時效性，促進工作效率的提升[1]。

（二）有助于提升人事檔案信息的利用率

對于醫院而言，人事檔案對其發展有著極為重要的作用，信息化的檔案管理模式能夠快速精準地提供所需的人事信息，大大提高了人事檔案的利用率。傳統的紙質檔案比較容易丟失或者是發生破損，而電子檔案可以存儲在光盤等介質上，保留的時間比較長且完好無損，同時由于電子儲備的空間比較大，可以存儲醫院所有的人事檔案信息，使信息更加全面[2]。

（三）有助于提升檔案的準確性與真實性

使用紙質檔案時，閱讀比較麻煩，理解人事考核內容的人也比較少，通過建立電子檔案，使其更加透明化，考核工作也更加公正公平，能夠如實反映個人狀況，提升了人事檔案信息的真實性與準確性。

（四）有助于延長人事檔案材料的使用年限

利用計算機技術來管理人事檔案，能夠借助信息技術的相關功能來有效解決檔案保存的問題，減少檔案管理人員的工作量，同時也大大減少了檔案資料存儲所需的空間，延長了檔案資料的使用年限[3]。

二、數字化技術在人事檔案管理中的應用

在人事檔案管理的過程之中應當加強數字化技術的廣泛運用，其中，主要的應用體現在可以通過利用數字化技術構建電子化信息化的平臺、強化檔案管理的風險防控、以及規范檔案管理的操作流程等等。

（一）構建電子化信息化的平臺

通過建立電子化信息平臺能夠借助數字化技術實現對醫院的人事檔案資料以及其他各類信息等有效處理與管理。醫院通過加強相關的管理工作實現對人事檔案的全面整合，對其中的文字信息、圖片信息以及數字等進行統一規范的整理，推動分級分類管理工作的開展，這有助于優化配置醫院的各類人力資源，還可以更有效對人員進行合理安排。同時，還能夠有效實現醫院人事檔案信息的資源共享，有利于加強各部門間的了解與合作，從而顯著地避免信息孤島等不良現象的出現[4]。通過電子信息平臺的應用，醫院不同部門在開展人事資源工作的過程中所要花費的時間成本以及精力等也大大降低，有助于醫院各部門增加對臨床研究與疾病治療等工作的投入。在構建醫院人事檔案的電子信息平臺時，需要將其建設成為集多種功能為一體的信息平臺，將業務平臺、技術平臺、數據共享平臺以及應用平臺等綜合到一起，確保平臺之間能夠實現有效連接并能快速跳轉。通過電子信息平臺，醫院可以全面收集其人事檔案的數據信息，對其進行整合分析并能隨時調取。醫院的電子信息平臺建設應當遵循標準化以及科學化的原則，確保系統的統一性，保障各項功能的應用與管理順利進行。另外，醫院應當加快檔案模式的轉化速度，同時，還應當開展相關的培訓，幫助檔案管理人員更加全面的了解和掌握信息化平臺以及電子檔案的管理模式。此外，對于電子信息平臺，醫院還應當根據自身的實際情況，不斷對其進行優化和完善，使其能夠更好的滿足醫院的實際應用需求[5]。

（二）強化檔案管理的風險防控

人事檔案的建設是否合理同醫院能否實現人力資源的合理配置有著直接的聯系，也是直接關系醫院未來發展情況的基礎性力量。所以，醫院注重檔案管理的風險防控，盡可能提升其人事檔案管理的安全性，避免信息丟失、信息平臺或者數據庫遭受損壞等情況發生。通過將數字化信息技術應用到醫院的人事檔案管理工作中有助于工作難度的降低以及工作程序的簡化，有助于工作效率的提升，但同時由于網絡系統自身具備的開放性以及互通性的特征，在實際應用過程中必然會面臨各種風險因素。在實際應用中，各類網絡病毒、網絡黑客等都會對醫院的人事檔案管理產生一定的不良影響，因此就需要相關的管理人員加強對相關知識的學習和掌握，提升網絡安全意識以及防護意識，杜絕意外情況的發生。同時，還需要培養和提升相關工作人員的責任意識，提升其管理能力，通過培訓等活動來幫助其更加清楚的認識自身工作的重要性以及嚴謹性。另外，還應當完善相關的法律法規，對于在檔案管理過程中出現違規操作的工作人員，應當依法對其進行懲處。在利用信息技術進行人事檔案管理時，應當結合電子信息平臺的實際應用情況，安裝殺毒軟件，設置防火墻，提升系統防御能力，以抵抗網絡病毒或網絡黑客的攻擊等，最大程度確保醫院內部網絡的安全運行。同時還應當嚴格按照要求，設置人事檔案的管理權限，比如，可以采用密碼、指紋以及人臉識別等相結合的方式來提升數據庫的加密程度;還可以對所有數據進行隱秘處理，從而更加便捷快速地錄入信息數據，同時還能降低信息泄露或者信息被破壞的風險，確保信息處理的質量以及安全性[6]。

（三）規范檔案管理的操作流程

醫院還應當對人事檔案管理工作的具體操作要求以及流程等進行規范，避免檔案信息混亂的問題出現。在管理人事檔案時實行分類管理，有助于使檔案信息更加真實全面，其準確度以及時效性也明顯提升，便于各個崗位根據其實際的工作需求，選擇最適合的人員，從而確保各項工作的順利有效開展[7]。除此之外，在設計檔案信息的查找頁面時，應當結合醫院自身的特點以及對于崗位的實際工作需求，適當的進行調整和優化，提升檔案查閱的速度以及精準度。將數字化技術應用到檔案管理中，不僅有效降低了檔案的存儲空間，也提升了檔案存儲的質量，管理工作的質量也隨之提高。隨著我國各大醫院的發展，其規模與業務量在增加，人事變動也越來越多，所以，需要對相關的數據庫進行更新和完善，還需要結合階段性的工作要求，調整和優化對應的模塊，還應當定期對系統進行檢查，確認是否存在信息泄露或者遺漏等情況，及時采取處理措施，避免后期因檔案信息問題影響其他工作的順利開展[8]。

結語：

綜上所述，在當前，醫院人事檔案管理過程當中提高信息化程度具有重要價值和意義，有利于提高人事檔案管理工作效率以及工作質量，同時，可以促使人事檔案信息利用效率得到提高，還能夠保障檔案資料真實性和準確性，延長人事檔案材料的使用年限。其中，需要構建信息化平臺、強化檔案管理風險控制以及規范檔案管理流程。

參考文獻：

[1]孫一菁. 數字化信息在醫院人事檔案管理中應用的重要性探究[C]//勞動保障研究會議論文集（十）.[出版者不詳]，2021：60-61.

[2]李麗光子.試論數字化信息在醫院人事檔案管理中應用的重要性[J].中小企業管理與科技（中旬刊），2020（09）：13-14.

[3]葉肖鳳，周曉磊.醫院人事檔案管理中數字化信息的應用及其有效性分析[J].中國初級衛生保健，2019，33（06）：18-19+28.

[4]孫青.淺談數字化信息在醫院人事檔案管理中應用的重要性[J].經濟研究導刊，2019（10）：196-197.

[5]溫淑珍.數字化信息在醫院人事檔案管理中應用的重要性解讀[J].科技資訊，2018，16（16）：122-123.

[6]劉冷杉.數字化信息在醫院人事檔案管理中應用的重要性分析[J].辦公室業務，2018（03）：145.

[7]趙海龍.試論數字化信息在醫院人事檔案管理中應用的重要性[J].信息記錄材料，2018，19（02）：238-239.

[8]官瑞霞，李冬盎.淺議數字化信息應用在醫院人事檔案管理中的重要性[J].中國衛生產業，2017，14（19）：70-71.