加強供電企業辦公室行政管理改革優化工作的策略

廖澤龍

摘要：近年來，科學技術不斷發展，企業辦公室行政管理工作逐漸向綜合化方向發展，很多管理機構和管理職能也發生了巨大變化，行政管理的重要性逐漸突出。但是，因為各方面因素的影響，導致辦公室行政事務管理工作無法持續開展下去，阻礙組織機構行政發展水平的提升，同時影響企業的可持續發展。因此，作為辦公室行政事務管理工作者，應將辦公室行政事務管理的職能完全發揮出來，以促進企業的有序運作和可持續發展。

關鍵詞：供電企業;辦公室;行政管理優化;措施

引言

行政管理工作在企業辦公室內發揮著關鍵作用，是促進企業發展的基礎。在辦公室行政工作中包含非常多的工作內容，而且綜合性較高，涉及范圍較廣，行政管理工作對于企業上下級工作起到了橋梁作用，關系著企業的正常運營。對于電力企業而言，沒有良好的行政管理工作支撐，就不會有公司的長遠運營和發展，通過有效的組織與協調管理等工作，促使企業向預期方向前進[1]，從而達到長遠發展的目標。所以，電力企業行政管理人員需要探討行政工作中存在問題，及時探討問題的解決辦法，促進辦公室行政管理工作的科學開展。

1企業辦公室行政管理內容分析

1.1檔案管理

檔案管理作為辦公室的重要工作，有著十分重要的核心管理作用，需要對其他各個部門的檔案管理、績效考核等進行報關，并且還需對于檔案進行集中分類管理工作，需要保證檔案的時效性和分類的規劃性，主要有視頻、檔案袋、影音資料、視頻、策劃等資料。需要集中審查、集中保管，重點使用等。

1.2文書管理

文書管理作為辦公室的重點工作之一，需要對于各部門檔案和資料進行分類、儲存以及發布等。辦公室人員在文件的整理過程當中需要以不同部門、不同文件、不同分類的方式進行，因為各個部門的檔案存在誤區，因此需要不同的處理方式。再者，需要對于文檔進行高效高質量地整理和保存，需要對于文檔進行更加細致地劃分工作，采取不同的程序和人員分工，達到更高效、更優質的效果。

1.3會議管理

會議管理制度貫穿到公司上下的整個計劃和運營過程中，需要辦公室對各個部門的會議盡心統一計劃和安排，合理地安排時間，并且加強對于會議的審核工作和報備機制，針對到每個員工，并進行集中統計和分配，可以更好地開展行政工作[2]，同時對于怠職的員工還可以及時地進行剔除和糾正，可以更好地節約會議成本，達到管理的目的，提高工作效率。

2電力企業辦公室行政管理的特點

2.1服務性

企業辦公室行政工作具備著較強的服務性，主要體現在以下幾點：

（1）為領導服務。行政工作的主要職責是協助企業決策人員完成相應的工作內容，促進各項工作順利開展。

（2）為各職能部門服務。行政工作人員需要保持各部門之間的緊密溝通與聯系，做到各部門的相互配合，確保企業內部工作的高效開展。行政部門在企業內部發揮著關鍵作用，促進了企業內部管理的協調性，讓各項工作開展更具效率。

（3）為員工服務。結合企業內部工作人員日常工作內容，積極解決工作中的問題，充分調動每一位工作人員的積極性，為企業發展創造良好的管理環境，真正實現行政工作的落實與優化。

2.2復雜性

辦公室行政管理工作存在著極強的復雜性，在實際的企業運轉中，行政部門需要做到對企業內部各個事物的分析，雖然工作過程中遇到的都是小事，但是過多的小事堆疊在一起，造成了事物處理的繁雜性，一旦處理不當，不僅會影響到工作效率，還會給企業造成巨大的經濟損失。因此，在企業行政管理工作中，工作人員需要加大對行政工作的正確認知，做到對各細節的分析，無論事務大小都應該保持正確的工作態度[3]，做到以人為本的原則，注意問題解決的方式方法，確保企業各項工作的科學開展。

2.3困難性

首先，行政管理工作需要保持其時效性，針對工作復雜程度展開分析，對于一些需緊急完成的工作要做到馬上執行，不允許出現延誤。

其次，落實科學的溝通和交流。在企業發展中，行政工作人員需要協調好上下級部門之間的關系，注意企業內部關系的掌握。行政工作人員主要做到的工作內容是上傳下達，讓企業各部門凝聚力提升，塑造良好的企業形象。

最后，工作職責較大。在行政管理工作中包含為企業決策人員安排會議、對物品的采購和發放等，為確保各項工作的積極開展，行政工作人員需要做到對各領導層和員工的需求分析，認真落實工作職責。

3加強供電企業辦公室行政管理改革優化工作措施

3.1明確辦公室行政事務管理工作職能范圍

由于辦公室的行政事務管理工作是一項突發性強、范圍寬、不確定性高的工作，在實際的操作中需要按照對應的業務需求來進行職責與職能的調整和劃分。基于職責范圍事務的具體分析，就需要讓界定變得更加的明確，這樣就會對于工作人員進行直接的安排。為了高效發展辦公室工作，就需要做好統籌處理，將對應的責任管理體系加以完善，基于定責、定崗、定標準等要求來明確各項工作，這樣才可以確保辦公室整體工作效率的提升。定責，要求結合實際情況，將各個崗位的責任進一步明確，確保真正做到人崗匹配、分工明確、權責對等;定崗，需要基于單位的實際要求，設置好必不可少的工作崗位;定標準，要結合崗位的實際工作要求明確崗位工作實施細則，明確日常的工作管理規范[4]，這樣就能按照既定的工作流程和職能權限，確保各項工作的順利開展。

3.2構建完善辦公室行政管理體系和機制

企業須結合實際情況建立完善的辦公室行政管理體系和機制，從思想層面上強化辦公室行政管理人員的責任意識。科學調控單位各部門之間的合作關系，在正確的服務意識引導下嚴格按照上級下達的文件精神執行相關工作。對于下屬部門同樣需要開展規范化管理工作，以維護企業的合法權益為首要目標，避免經濟成本損耗的同時將現有人力、物力以及財力資源進行有效整合[5]。另外，企業還應及時改變傳統陳舊的管理方式，保證辦公室行政管理體系的科學性和有效性，督促相關管理人員明確自身職責和定位，通過以身作則的方式起到良好的示范帶頭作用，有效解決企業辦公室行政管理中存在的問題，同時結合企業發展現狀不斷優化行政管理模式，提高單位服務質量的同時，充分發揮行政管理部門的職能。

3.3加大信息管理系統建設的力度

隨著信息技術的不斷發展，辦公室的行政事務管理與網絡之間的聯系變得越來越密切，而現代化的行政事務管理雖然在效率方面有了一定的提升，但是依舊需要引入大量先進的設備與技術，這樣才能做到與時俱進。同時，基于辦公室行政事務管理的角度出發，需要對于具體的管理要求有充分的考慮。第一，構建相對應的信息化管理系統。第二，將技術加以落實，并且持續做好改進處理，這樣才可以讓企業的實際需求與行政事務管理直接匹配起來。同時，在具體構建行政事務管理系統的時候一定不要吝嗇資金與技術方面的投入，實現與網絡信息系統和計算機設備的相互融合，提供高程度的保障，服務于行政事務管理工作的有序開展。如，針對行政事務管理系統的設計，首先就需要針對其行政事務的具體內容加以分析，以明確行政事務各個系統的具體作用以及對應的功能組成。

3.4強化辦公室行政人員能力

一直以來，人力就是生產的原動力，針對企業的辦公室行政事務管理而言也是如此。隨著時代的進步和信息化的不斷發展，企業對于擁有對應職務能力的人才需求也逐漸擴大，行政管理人員作為公司的樞紐，需要發揮其主管領導作用，領導公司朝著更加全面的方向進發，因此對于人才的招聘和培養就顯得尤為重要。因此，企業就需要對工作人員的業務能力和業務水平進行不同階段和不同層級的逐一考核，企業對于人才進行統一培訓，進行必備的考核制度和激勵懲罰制度，通過對于行政管理人員的業務監督，達到職務與公司上下的發展相互匹配的作用，合理的獎懲制度也是對于員工的工作態度的一種督促，有利于提高工作效率和工作質量[6]。除此之外，還需要員工緊隨時代的步伐，不斷學習先進的管理方式和管理技能，發揮主觀能動作用，從而更加提升管理人員的行政管理水平，探索更科學的管理方法。

4結束語

綜上所述，電力企業辦公室行政管理工作十分重要，通過科學行政管理工作能夠推進企業綜合效益增長，保障企業更具競爭價值。因此，企業辦公室行政管理工作人員需要通過不斷總結優化辦公室工作內容，做到對工作職責的科學劃分，結合實際情況建立相應的管理制度與管理體系，促進行政管理工作的科學開展，更好地為企業服務。

參考文獻：

[1] 王輝.新時代辦公室行政事務管理策略研究[J].辦公室業務，2020（01）

[2] 彭偉樂.淺談做好企業辦公室行政事務管理的舉措[J].技術與市場，2019（11）

[3] 余和平.新時期做好辦公室行政事務管理措施[J].中外企業家，2019（25）

[4] 屠翠.企業辦公室行政管理中存在的問題及改進措施[J].企業改革與管理，2019（16）

[5] 李軍軍.淺談做好企業辦公室行政事務管理工作[J].辦公室業務，2019（04）

[6] 劉雪鋒.新形勢下加強企業辦公室行政管理的路徑選擇[J].企業改革與管理，2018（23）