關于地勘單位電子檔案管理工作中的風險與不安全因素分析及防范探討

吳秀霞

◆摘? 要：電子檔案管理作為一種新型的檔案管理方式，得到了很多單位的推廣和運用，取得了良好的成效。但因為電子檔案管理將計算機互聯(lián)網作為載體，在實際管理中也面臨著信息泄露、被盜等風險，所以必須要提升安全管理的重視度。當前我國地勘單位電子檔案管理工作中還面臨一些風險和不安因素，本文對此進行了總結，并結合地勘單位的現(xiàn)實情況提出一些防范措施，旨在推動地勘單位電子檔案管理水平的提升，維護檔案信息的穩(wěn)定。

◆關鍵詞：電子檔案管理;地勘單位;風險;不安因素;防范措施

地勘單位是我國地質類單位，其中的檔案信息通常都是與地質勘察有關的，這些信息不僅是單位發(fā)展歷程的見證，也是國家地質信息的“提供者”，對于國家長遠發(fā)展意義重大。但傳統(tǒng)模式下，采用紙質方式對檔案信息進行管理，往往面臨著遺漏、缺失或者查找利用難等問題，因此近年來我國很多地質勘查單位開始采用電子方式對檔案信息進行管理。雖然電子方式檔案管理提升了整體管理水平，但也出現(xiàn)了一些新的風險和不安因素，如何對這些風險和不安因素進行應對，使電子檔案管理取得更為良好的成效，成為了很多人員亟待探索的問題，這也是本文研究的主要問題。

一、地勘單位電子檔案管理的優(yōu)點分析

地勘單位中的檔案信息資料較多，且這些資料信息相對較為分散，對于檔案管理的要求較高。同時，由于地勘單位涉及地質勘查工作，而這一工作具有較高的復雜性，所以注定了其檔案信息管理要比其他單位檔案信息管理更為復雜。正是如此，其對電子檔案信息管理的要求更高。具體來看，地勘單位電子檔案管理的優(yōu)點如下：

1.提升檔案文件傳輸的速度與安全性

地勘單位在日常辦公過程中，采用的文件傳輸方式往往較為單一，通常是運用郵政系統(tǒng)進行傳輸，不僅傳輸的速度慢，而且傳播范圍會受到較大的限制，甚至會因為文件冗雜或者堆積而出現(xiàn)丟失的現(xiàn)象，導致檔案信息難以被及時歸檔，不便于相關人員的運用和查找。而通過運用計算機網絡系統(tǒng)，則在很大程度上對這種現(xiàn)象進行了改變，其能夠有效對網絡進行運用，直接傳輸文件，不僅能夠提升傳輸的速度和效率，而且還能夠提升傳輸的安全性，使檔案信息有效被保存和運用。

2.提升檔案文件保存的穩(wěn)定性

與傳統(tǒng)紙質保存方式相比，電子檔案具有更高的穩(wěn)定性，其能夠對文件資料進行長時間保存，且這些資料不會因為時間的消逝而出現(xiàn)化學或者物理變化，因而具有更高的穩(wěn)定性。同時，地勘單位電子檔案管理，還能夠運用計算機互聯(lián)網系統(tǒng)對各類檔案信息進行分類、整合等，根據檔案信息的實際情況對其進行細化梳理、保存，從而能夠為相關人員有效運用這些資料提供有力的指導。此外，通過運用互聯(lián)網手段，單位人員在運用檔案的過程中，只用輸入名稱在檔案系統(tǒng)中進行檢索即可快速找到對應的檔案信息，不用在花費較多的時間對檔案信息進行查找或者翻閱等，大大提升了檔案運用的效率，這對于檔案信息的穩(wěn)定保存也是極為有利的。

二、地勘單位電子檔案管理工作中的風險與不安全因素

1.安全風險

在地勘單位電子檔案管理工作中安全風險是一個十分突出的風險，其主要指的是電子檔案信息被盜取或者被遺漏的風險。很多人員在開展電子檔案信息管理過程中，都認為只要加強安全檢測或者建立防火墻即可，并不注重其他環(huán)節(jié)的安全管理，然而安全的電子檔案不僅要得到先進技術的支持，還需要得到科學管理體系的支持，如果僅僅依靠科學技術而不構建科學的管理體系，那么很容易導致安全管理流于形式。現(xiàn)實中就有一些地勘單位因為沒有構建科學的安全管理體系，而出現(xiàn)了各種各樣的安全問題，影響到了單位和長遠發(fā)展。還有一些地勘單位在開展檔案信息管理的過程中，較為重視外部安全，而忽視內部安全，例如不注重對崗位職責進行科學劃分，工作者存在業(yè)務操作權限配置混亂的問題，這也會導致電子檔案安全管理受到影響。

2.技術風險

技術風險也是地勘單位電子檔案管理所面臨的一個重要風險。電子檔案管理離不開科學的技術做支撐，但我國電子檔案管理的技術支撐體系較為薄弱，這導致很多電子文件管理面臨著漏洞，主要表現(xiàn)在如下幾點：第一，硬件質量不高、功能欠缺等導致系統(tǒng)難以有效發(fā)揮作用，很容易產生數據丟失的問題;第二，由于在設計過程中面臨漏洞或者使用不當等，導致軟件運行面臨很多差錯，甚至會出現(xiàn)系統(tǒng)崩盤的現(xiàn)象，在很大程度上影響了檔案管理的成效;第三，在電子檔案管理過程中很容易受到黑客或者病毒入侵，導致軟件運行面臨威脅，檔案數據被泄露，因而出現(xiàn)十分嚴重的后果;第四，存儲系統(tǒng)和服務器在運行中會對附近環(huán)境提出較高要求，如果難以對附近環(huán)境進行科學處理，也很容易導致計算機系統(tǒng)面臨損失。

3.人員風險

人員風險也是地勘單位電子檔案管理所面臨的風險，其主要指的是檔案管理者綜合素質不高而產生的風險。地勘單位電子檔案管理是一項尤為重要的工作，要想降低電子檔案管理的風險和威脅，不僅需要構建科學的檔案管理體系，加強技術創(chuàng)新，而且還需要檔案管理者有較高的綜合素質，能夠及時跟隨單位的發(fā)展變化對檔案信息進行科學管理。但當前我國很多地勘單位檔案管理者都面臨著綜合素質不高的問題，一方面缺乏風險意識，在實際工作中不注重風險管理，另一方面檔案管理技術的掌握不夠，檔案管理工作難以得到創(chuàng)新，影響了檔案信息價值的發(fā)揮，也無法為單位的長遠發(fā)展提供更為強大的推動力。

三、地勘單位電子檔案管理風險的防范措施

地勘單位電子檔案管理風險防范不僅僅能夠提升檔案管理的有效性，而且還能夠推動單位的穩(wěn)定運行，具有較大的現(xiàn)實性意義。因而，需要針對于當前電子檔案管理中所面臨的風險，制定科學的防范措施，以更好地提升電子檔案管理的效果。

1.提升電子檔案安全管理意識，并構建安全管理體系

地勘單位電子檔案管理必須要重視安全管理，這是確保電子檔案安全的前提和基礎，這就需要檔案管理者以及其他各位人員不斷提升安全意識，并在企業(yè)中構建科學的安全管理體系。第一，地勘單位領導要認識到安全管理的重要性，明白電子檔案所發(fā)揮的作用，分析采用何種措施提升安全管理的效果。需要就單位發(fā)展情況以及電子檔案信息的價值進行分析，并為企業(yè)其他員工宣傳電子檔案管理的重要性，提升員工的安全管理意識，自主依據規(guī)定開展檔案傳輸、管理等工作;第二，在單位內部構建科學的電子檔案安全管理體系。一方面要嚴格依據單位的實際發(fā)展情況構建電子檔案安全管理規(guī)范，使檔案管理者能夠有明確的依據來開展工作，切實降低安全隱患發(fā)生的概率;另一方面要做好崗位劃分，確保每一位檔案管理者都有明確的工作職責和工作內容，能夠實現(xiàn)各個崗位的有機制衡和監(jiān)督。此外，還要構建監(jiān)管措施，可以安排專門的小組開展監(jiān)管工作，定期對檔案管理者的工作情況進行分析，找出其中面臨的問題，分析有無嚴格依據制度開展工作，明確制度是否被有效落實，并督促改正。

2.加強技術創(chuàng)新，提升電子檔案管理的效果

電子檔案工作的開展依賴于信息技術，如果信息技術的運用不夠有效，那么就很容易導致電子檔案信息管理面臨問題，對此必須要加強技術創(chuàng)新，以更好地提升電子檔案管理的效果。第一，檔案管理者可以在現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)中添加管理監(jiān)視子系統(tǒng)，通過該系統(tǒng)監(jiān)視和管理電子檔案信息存取過程。在設計系統(tǒng)的過程中，可以將無線網絡、智能傳感器以及數據庫檢測等視為一個整體性的系統(tǒng)，借助于物聯(lián)網網絡進行連接，使系統(tǒng)24小時對電子檔案進行不間斷的監(jiān)管，一旦發(fā)現(xiàn)安全威脅，系統(tǒng)及時發(fā)出警報或者提示，相關人員對警報進行分析，并尋找安全隱患，及時進行消除。第二，地勘單位要重視電子檔案管理的有效性，在引入硬件系統(tǒng)的過程中，要做好全面性分析，盡量引進與單位發(fā)展相符合的硬件系統(tǒng)，且確保系統(tǒng)有較高的穩(wěn)定性，降低因為系統(tǒng)不匹配而產生的風險。第三，要在計算機系統(tǒng)運行中納入防火墻技術、安全檢測技術以及訪問控制技術等，從多方面多層次對安全問題進行解決。而在數據安全上，則要運用數字水印技術、數字簽名技術以及加密技術等，確保檔案數據信息具有較高的安全性。當然，這些技術的實現(xiàn)，離不開地勘單位資金的合理分配，單位要注重在電子檔案管理上分配資金，使新技術的運用和建設都能夠有足夠的資金支持。

3.有效提升電子檔案管理人員的綜合素質

地勘單位電子檔案管理改變了傳統(tǒng)紙質檔案管理的方式，提升了檔案管理的有效性，但是也對檔案管理者提出了更高的技能要求，這就需要電子檔案管理者加強學習和創(chuàng)新。第一，電子檔案管理者要提升自身的風險意識，時刻明白電子檔案管理的危險，并及時對檔案管理過程進行梳理，善于尋找缺陷、發(fā)現(xiàn)問題，并有效對問題進行解決，將風險消滅在搖籃中。第二，加強技術創(chuàng)新，不斷提升技術水平。地勘單位檔案管理者還要加強技術創(chuàng)新，多學習先進的技術，借助于新技術、新手段提升檔案管理的效果。比如，要多學習大數據技術、云計算技術、防火墻技術等，通過這些技術，一方面能夠對檔案信息進行科學化管理，提升整體管理的有效性，另一方面還可以充分分析單位各位人員的檔案運用需求，并及時為其推送對應的檔案信息，提升檔案信息的價值。此外，還可以更好地對檔案風險進行管理，促進整體管理水平的提升。

四、結語

地勘單位檔案管理的電子化發(fā)展已經成為大趨勢，對于單位長遠發(fā)展以及檔案價值發(fā)揮都具有十分有利的作用，但是因為電子檔案管理涉及系列電子技術的運用，所以也面臨著很多風險和不安因素，這就要求單位在開展電子檔案管理之前要做好全面性分析，構建科學的安全管理體系，提升安全管理意識，并加強技術創(chuàng)新。

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