信息時代下的檔案管理工作創新研究

魯大來

◆摘? 要：隨著信息技術不斷發展完善，社會進入信息時代。檔案管理工作受此影響要盡快調整創新，持續加強檔案管理工作質量，為社會建設提供堅實基礎。為實現這一目標，要完善相關工作人員創新意識、拓展檔案管理業務范圍，并且加快檔案管理創新服務腳步，推動檔案管理工作可以向信息化方向發展，為社會提供高質量檔案服務。基于此，文章立足于信息時代檔案管理工作創新重要性，詳細分析信息時代創新檔案管理工作策略。

◆關鍵詞：信息時代;檔案管理;工作模式創新

一、引言

受社會飛速發展影響，我國已進入信息時代，各行各業在檔案管理方面產生較大壓力。檔案管理直接影響著企業生產與行業發展。信息時代導致傳統檔案管理模式不能與社會發展相契合，并且會對企業與行業未來發展產生不利影響。為有效預防這一問題，要及時對檔案管理工作加以創新，加強檔案資料利用率，并持續提升檔案管理工作能力。

二、信息時代下檔案管理工作創新重要性

（一）利于完善信息化文書檔案管理

信息時代下，檔案管理可通過統一平臺開展，管理人員在相同平臺處理檔案管理工作，并對全部工作詳細記錄、存儲，防止工作中出現疏漏、重復等情況。同時，管理人員通過管理平臺進行工作時，一定要嚴格遵守規定程序實施操作，還要確保檔案管理工作標準性，避免工作出現失誤，有效加快工作效率。管理平臺還可以統計出工作中的修改記錄，對檔案管理期間出現的問題加以分析、整理，保證管理人員在未來工作中更加穩定、順利，防止類似情況出現，減少檔案管理工作時間。另外，檔案管理人員通過平臺搜集信息，在短時間內獲得有效數據，解決人工操作滯后性，確保信息化檔案管理工作完整性、實效性。

（二）利于加強檔案管理工作質量

在傳統檔案管理工作中，一般由工作人員進行人工整理，多數文件檔案由專人負責管理，并受制于傳統檔案管理思想，無法開展自主創新，普遍使用“代、傳、幫”的模式進行檔案管理。工作人員長時間處在復雜工作中漸漸消耗工作熱情，出現消極情緒，影響后續工作展開。在傳統檔案管理工作中，通常存在失誤率高、效率低下等情況，難以滿足信息時代現實發展需要，管理人員需要及時調整并創新，有效借助信息化檔案管理模式來應對現實難題。在應用信息技術時，管理人員可以將分析好的檔案上傳至“文件夾”中保存，進行電子歸檔。當工作人員需要進行查閱時只需要輸入關鍵詞即可獲得，充分加強信息查詢工作效率與質量，避免由于工作人員失誤而導致檔案管理混亂現象發生。

（三）利于推動資源共享

在辦公方面，每位工作人員每天都會產生一定信息量，并且會對一些信息進行收集，再將其進行分享，企業員工均能夠被視為信息生產者。在信息時代最主要特點就是資源共享，這改變了傳統媒介傳播方式，充分展現出信息技術優勢。信息時代下，檔案管理工作能夠借助網絡實時分享大量數據資源，不再需要專業檔案文件進行傳送，能夠節省大量運輸成本、時間成本，保證檔案管理工作隱秘性。為切實做到這一目標，管理部門要充分了解互聯網共享平臺重要作用，確保管理工作符合社會需求，真正實現資源互通共享。

三、信息化時代下檔案管理工作創新策略

（一）加強檔案管理信息化建設

檔案管理工作在信息時代下必須進行模式創新。立足于工作角度，開展多種文件資料搜索、分類檔案管理，設置檔案信息管理程序，落實檔案信息資源向數字化資源方向轉變等，是新時期檔案管理工作重點內容。檔案管理相關人員要加強自身信息化建設思想，積極調整傳統管理思維觀念，意識到信息化建設對檔案管理的重要作用，積極學習信息技術應用，熟悉新型軟件，在重視信息化發展基礎上優化檔案管理工作模式，利用先進技術落實有關信息自主分類與管理工作，實現信息資源共享，真正做到提升檔案管理工作質量。

（二）充分挖掘信息化建設資源

為有效開展檔案管理信息化建設必須獲得強有力資源支持，如設備資源、資金資源和人力資源。立足于社會知識傳播角度，檔案信息具有重要作用，當下我國多數企業檔案信息管理能力較低，和檔案管理信息化建設資源缺乏具有直接聯系。因此在信息時代下的檔案管理創新建設中，首先，要提供充足資源支持，管理機構要加大資金投入，確保各部門信息系統建設完善并順利購入相關設備;其次，要關注人才培養，對企業內部檔案工作人員進行統一、專業培訓，讓其學習專業信息技術、了解各類軟件應用，并加強自身綜合能力;最后，檔案信息化建設中，政府部門要加以政策引導，加強資金扶持，建設并規范檔案信息化機制，推動檔案信息化發展標準化、制度化。

（三）通過技術創新提升服務質量

在檔案管理信息化發展中，要主動引進計算機技術和互聯網技術等，結合企業實際情況搭建科學、健全的檔案管理信息系統。企業要提供相應資源實施技術創新，通過先進技術實現檔案管理系統與網絡系統有效連接，以此提升互聯網中檔案信息安全等級，并通過先進技術促進企業各部門間檔案信息共享與整合，加強信息資源利用率，為各部門提供高質量檔案服務。

四、結語

綜上所述，在信息時代下必須要盡快調整檔案管理工作人員思想意識轉變，深化先進技術應用。充分加強檔案信息收集能力，以此為檔案管理信息化發展奠定基礎，推動行業良好發展。

參考文獻

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