論數字化信息在醫院人事檔案管理中的應用研究

衡陽市第二精神病醫院 何琴

近年來，由于醫療領域的科技進步，醫院方面的人力資源管理還存在一些空白，傳統的檔案管理方法已經不符合現代的發展，并且迫切需要對醫院的人事檔案管理進行改革。目前隨著數字信息技術的發展，數字技術正在逐步融入人民生活，成為生活的重要組成部分。有關部門應特別注意醫院人事管理，對醫院人士檔案現代化提出切實可行的建議。

一、醫院人事檔案管理的現狀

目前，全國大多數醫院仍采用傳統的人事管理模式，大多數管理人員更喜歡以前的管理模式，一份完整的人事文件可以充分反映一個人的生活經歷、道德品質、工作能力等。人事檔案管理作為需要更有效的人員配置，不斷提高人事檔案管理的質量和水平是醫院人事檔案管理的核心內容。醫院管理層并沒有意識到創新管理模式的重要性，導致有關數據不具有共享性，導致工作效率低，工作質量不高，資源分配較低，對醫院的發展造成阻礙。

（一）檔案管理的意識薄弱

由于檔案管理并不能帶來即時的經濟效益，這樣使得很多人都會誤認為人事檔案管理是沒有什么價值的工作，導致檔案管理工作更加的形式化，最終造成檔案管理工作的松懈以及低效。

（二）檔案資料的使用不便造成工作效率過低

現在醫院人事檔案管理并沒有引入信息化管理模式，檔案管理工作需要大量人手完成紙質文件中的數據記錄。人事檔案管理不方便，同時不夠有效。如果需要找檔案，搜索、分析、編輯等都要手工進行，不僅費時，而且極不方便，大大降低了工作效率。

（三）檔案管理人員的素質比較低

目前，大多數醫院都不重視檔案管理，這意味著許多檔案管理人員對他們的工作沒有給予應有的重視，導致員工整體素質下降，無法跟上當今時代數字化變革，嚴重影響檔案管理的效率和質量。

二、醫院人事檔案實現數字化信息管理的重要性

在信息飛速發展的時代，人們的生活和工作都是通過數據和信息進行溝通的。此外，醫院應用數字信息網絡技術，不僅滿足了時代發展的要求，同時也符合醫院現代化建設的要求。醫院人事檔案管理中使用數字信息可以及時處理相關事務，促進醫院和醫療服務的發展。

（一）提高對檔案管理的重視程度

目前，一些醫院在處理個人事務時，非常重視人事管理和數字信息技術相結合的應用。對于醫院的發展，檔案管理不只是一項小任務，必須完善和更新傳統的檔案管理模式，選擇新的檔案管理模式。醫院要重視檔案管理人員的招聘，嚴格要求錄用人員，將其與員工的整體素質相結合。醫院在招聘檔案管理員時，應提高招聘門檻，選擇更多的數字信息專業人才。此外，嚴格的招聘是檔案管理重要性的又一個證明，對醫院整體發展有重大影響。

（二）提升檔案管理的效率

數字信息技術在人事檔案管理中的應用可以大大提高工作效率。同時，它可以更直觀地呈現數據內容，數字信息管理方法可以使檔案的輸入更加準確，減少檔案數據的出錯率。同時，透過搜尋關鍵詞，將數字信息科技應用于醫院人事檔案管理，能夠快速查找和審閱檔案中的相關內容，不僅大大提高了工作效率，還可以節省更多的人力物力。

（三）加強人事檔案的信息的安全性

傳統的人事檔案是通過紙質的形式進行記錄，因而很容易被別人進行修改，也有可能導致文件丟失，存在很大的風險。合理的利用數字信息化去進行管理，可以將人事檔案數據存儲到電腦當中，極大地提高了人事檔案的保密性，與此同時因為計算機有相當大的容量，可以進行信息的存儲，使得人事檔案得到了足夠的空間保障。

（四）延長檔案使用的時間

傳統的檔案管理系統是以紙張形式記錄的，如果保存時間過長，可能會導致紙張質量下降，或由于人為或災難性的原因，損害個人檔案的完整性，即使是檔案室的空間也可能不足以存放檔案材料，檔案的保存時間在一定程度上受到限制。數字信息技術的應用解決了這個問題，計算機內存可以大大提高檔案的使用壽命，可以通過加載云空間來獲取更多存儲空間。可以隨時隨地提取和使用存檔，消除了對時間和空間的限制，使其更方便和操作，并增加了檔案的存儲時間。

（五）保障醫院工作的有序開展

更好地管理醫院的人事檔案可以確保醫院事業的有序推進。這項工作與醫院的每一名員工都息息相關。為了最大限度地發揮人才的潛力，改進人事檔案管理模式，極大地促進了醫務人員的管理效率和醫院整體發展水平的提高。

三、數字化信息在醫院人事檔案管理應用中的注意事項分析

隨著醫療行業的發展和醫院數量的增加，人事管理越來越困難，有效改進人事管理，優化醫院人力資源配置，促進科學化、規范和現代化管理發展是醫院發展戰略的關鍵內容。

（一）加大對安全風險的防范和控制意識

在進行數字化人事檔案管理中，我們需要引導和提高對網絡安全隱患方面的重視和防范意識。例如系統遭到病毒攻擊、ip地址遭到劫持、軟件存在漏洞等情況時有發生。因此，我們就需要為保護用戶和計算機安全而進行軟件的完善維護,例如在網站上安裝一個殺毒軟件、設置一個防火墻、阻止電腦病毒和黑客的入侵。另外,還需要對重點的數據信息進行加密，例如在電腦中使用指紋技術,只有特定的管理者才可以通過這種手段查看和搜索信息。這樣可以提高醫院職員資料的準確性，確保個人檔案的可靠性和有效使用，進一步加快數字化管理醫院的進程。

（二）增加資金和人才的投入

在這方面，醫院要建立專用檔案和硬件設施，引進計算機、高速打印機等先進檔案管理設備與檔案管理系統籌，積極引進高素質人才，開展信息技術應用水平培訓，將數字信息引入人事檔案的日常管理，及時有效地推行醫院的人事檔案數字化過程。利用電子檔案，可不斷更新、修改和補充個人檔案的內容，保持檔案資料的及時性，提高工作效率。另外，紙質文件容易丟失或損壞，可利用光盤或U盤進行長期保存。當今社會數字信息快速發展，醫院員工的人事檔案已經完全可以通過數據的形式存儲到計算機當中，且符合綠色低碳的倡議，不需要通過紙張來進行記錄，與此同時，通過計算機記錄的數據將會更加全面。因為通過紙質進行存儲，在需要對人事檔案進行查看時，過程太過于復雜，需要大量的人力資源，但是數字化檔案管理將會更加的便利以及更加透明，能夠讓工作考核更加權威、公正，能夠更加真實的反應一個人的狀況。數字化管理給醫院的人事檔案管理帶來了極大的便利，能夠大幅度提高工作效率。

（三）提高人事檔案管理人員素質

維護醫院人事管理制度，這是提高人事管理效率的關鍵，因此，要組織召開信息化管理會議，加強醫院干部管理工作，增強人事檔案管理人員的政治敏感度和政治責任感，提高人事檔案的技術理論水平，不斷豐富和擴大他們的知識，提高人事檔案管理者的文字水平和分析能力，有效地將個人檔案與日常管理相結合。

四、結束語

針對新形勢，積極將數字信息納入人事檔案管理。以適應現代化的要求，在醫院檔案數字化的發展過程中，必須迅速完善個人檔案資料系統，推行數字信息科技的轉換及提升工作效率，并不斷跟上社會發展，提高人事管理效率，提高服務質量，確保所提供個人信息的完整性和準確性，為全面實施現代醫院管理體制奠定了基礎。