基于現代企業管理需求的會計檔案管理改進策略

竇 菲

（濟南市傳染病醫院，山東 濟南 250021）

一、企業會計檔案工作的范圍、特點

會計檔案主要包括會計憑證、會計賬簿、會計報表和其他會計資料，是人們在會計活動中直接形成的、作為歷史記錄保存下來的重要的經濟活動憑證。企業歷年的生產成本、職工報表、債權、債務、所有者權益等重要的原始憑證，都集中地反映在企業的會計檔案之中。會計檔案與其他企業檔案相比具有自己鮮明的特點。

1.具有很強的專業性和連續性

會計檔案是特有的會計專業術語，作為沒有一定會計工作實踐經驗和會計專業知識的人來講，很難正確理解的。從企業的成立發展到企業的破產總結，每年的歷史數據都要保持嚴格的平衡銜接關系。

2.業務范圍的廣泛性

凡是企業與資金收支、財務的發放、債權債務的增減有直接關系的活動，都要有會計記錄和原始憑證。因此，會計檔案觸動企業經濟活動的每根神經，與經濟活動緊密相連。

二、會計檔案的作用

企業的產品成本定額、工資定額、庫存水平、在產品周轉速度等會計檔案數據，都將成為制訂企業內部管理制度、各種產品消耗定額的直接參考依據，并為企業擴大產品銷售，合理定價提供重要的成本信息和歷史參考依據。比如，企業的歷年商品銷售單位成本、歷年的商品銷售數量變化趨勢等，成為企業合理確定銷售價格的重要憑據；企業會計檔案記載的單位應收款的賬務原始記錄、企業各種不良資產的盤點表等，都直接為企業管理部門提供了企業債權及資產的狀況，為及時收回企業債權，及早處理有問題資產，提供了直接的幫助。進行加工后的會計檔案，容易被職工理解的會計檔案，有利于職工了解企業的經營情況，激發工作熱情，增強主人意識。同時，在不影響企業技術秘密情況下，對外提供企業會計檔案分析資料，有利于債權人及權益人了解企業的經營情況，以吸引潛在的投資者追加投資，為企業的發展注入新的活力。此外，會計檔案也有利于財政、稅務等國家有關部門及時掌握企業的經濟活動動態，加強宏觀管理。

三、會計檔案工作存在的問題

目前，企業的會計檔案工作也逐步暴露出來一些不容忽視的問題，主要是管理技術落后、會計檔案人員缺乏、會計檔案利用率低等問題，會計檔案還只是處于簡單的保管性階段。

1.會計檔案管理手段落后，檔案保管設施陳舊

由于國際互聯網技術及應用的飛速發展，改變了我們的時空觀念，使我們能夠通過互聯網非常方便地進行數據傳輸與檔案的管理工作。但從目前的企業會計核算狀況看，大部分傳統國有或集體企業及絕大部分中小型企業的會計檔案的保管、利用等管理工作也一直沒有太多的改進。年復一年地重復著傳統的會計檔案生成、存檔、保管、利用、銷毀等過程，會計檔案保管還處于簡單的憑證保存階段。由于近年來企業面臨資金困難，使得會計檔案保管的工具陳舊、庫房多年缺乏維修，企業在計劃經濟時期留下的大量會計檔案，面臨著被毀損的危險。隨著企業的改制，原來企業的會計檔案基本處于無人管理狀態。會計檔案保管已捉襟見肘，會計檔案的開發利用更是無從談起。

2.會計檔案人員缺乏，業務素質有待提高

會計檔案人員必須具備熟練操作現代辦公自動化系統的能力和一定的外語水平。但從目前的實際來看，由于企業發展處于調整時期，包括會計人員大量的調離、轉崗，會計人員流失嚴重。完成會計核算工作已力不從心，專職會計檔案管理人員更是鳳毛麟角。據統計，某系統95%以上的單位只有兼職會計檔案管理人員。會計檔案人員不僅少，而且現代化知識缺乏，會計檔案的歸檔、編目、保管、移交、鑒定、銷毀等還不能嚴格按照《檔案法》及會計檔案管理辦法的要求行事。部分會計檔案管理人員還習慣于從會計角度管理會計檔案。雖然單位檔案室的專職人員具有檔案專業知識，但又由于會計知識的缺乏，也不能對會計檔案進行有效的管理。因此，如何解決會計人員與檔案人員結合的問題，成為企業今后會計檔案工作的重要任務。

3.會計檔案重保管輕利用，大量會計檔案被束之高閣

雖然會計檔案集中的原始材料比較齊全，但是由于會計檔案專業性強、難以理解等特點，所以對大部分企業會計檔案人員的工作而言，僅僅是提供會計檔案原件，也就是“你借我拿，你還我存”被動式的服務。企業會計檔案的利用主要是發揮憑據作用，為有關部門提供相關債權債務的原始數據，以及為企業的經濟訴訟提供證據等。目前，企業保管的歷史會計檔案，不但沒有很好地開發利用，反而越來越成為企業的包袱。主要原因是大量的會計檔案多年來沒有及時清理、鑒定，造成會計檔案良莠不齊，并占據了企業的庫房空間，浪費了部分人力物力。會計檔案不能充分利用的另一個原因，是會計人員思想觀念保守，重視會計核算，輕視會計的管理、控制、監督作用及如何很好地發揮會計的參謀作用。

4.會計檔案管理體制不能適應現代企業管理要求

企業會計檔案管理制度、管理方式沒有及時更新，使企業會計檔案管理工作，在一定程度上仍然存在著機制不全、制度不完善、工作脫節的現象。主要表現在會計檔案由于種種原因會計檔案交接不及時，會計檔案保管期限超期，單位改制、合并、清算等變化后會計檔案不能按規定辦理。具體的會計憑證、財務分析、會計報表等會計檔案，在會計部門與企業的檔案室之間，往往保管責任不明，造成不必要的扯皮現象。部分單位會計人員變動頻繁，新的會計人員難以在短時間內，熟悉會計檔案。加之會計交接手續不完善，影響了會計檔案管理的連續性和利用價值。會計死檔現象時有發生。

5.會計檔案難以長期保存

除會計檔案庫房、保管方法、利用次數等外在原因，會計檔案本身也是主要原因。會計檔案由于自有的特點，會計原始憑證來源非常廣泛。除自身的內部自制憑證外，還有大量的來自企業外的各種資料，且其大小不一、厚薄不均、材質千差萬別。因此，要使會計檔案長期保存，困難較大。只有按照會計檔案的要求接收、整理、傳遞、歸檔會計資料，才能盡可能地滿足會計檔案長期保管的要求。

6.會計電子檔案的保管問題已逐漸顯露

主要問題是目前企業會計電算化軟件千差萬別，格式很難統一，無法按照標準化儲存。并且各種會計電算化軟件相互兼容性較差，數據無法轉換。此外，當前很多企業根本不具備儲存會計電子檔案的基本條件。據調查企業現在會計電算化程序大部分是單機版，網絡版沒有普及，網上搜集會計電子檔案還為時過早。

四、加強會計檔案管理工作的應對措施

為了進一步加強企業會計檔案管理工作，針對上述問題，筆者認為應從以下幾個方面強化會計檔案工作：

1.加強宣傳力度，引起各級領導的重視

會計檔案的管理狀況，會計檔案的利用程度，反映著一個企業的管理水平和企業領導的能力。通過上級主管單位和檔案業務部門及企業廣大會計人員和檔案工作者的積極宣傳，讓企業上下都能認識到會計檔案的重要作用，以引起各級領導的重視，特別是基層企業領導的重視，讓企業領導學會怎樣利用會計檔案，指導企業的經濟工作，加強會計檔案工作力度，讓企業會計檔案工作上一個新的臺階。

2.充實專業會計檔案管理人員

由于會計檔案工作專業性比較強，要求會計檔案人員既要熟悉會計知識，又要熟悉檔案知識，同時隨著辦公現代化的深入，會計檔案人員還必須掌握現代辦公自動化和會計電算化的技能。因此，要盡快提高會計檔案人員的業務水平，加強隊伍建設，有計劃地充實會計檔案人員隊伍，讓那些有現代知識的年輕人才，進入會計檔案隊伍，保證會計檔案事業后繼有人。

3.創新改進服務方式

要發揮會計檔案的作用，更好地為上級決策和企業經營管理服務，變被動服務為主動服務。會計檔案專業性強，非會計人員難以理解，使會計檔案的利用工作、服務工作增加了一定的難度。因此，要發揮會計檔案的作用，首先要做好會計檔案的著錄標引工作。根據企業現代化管理的需要，對比較專業的會計檔案，按照一定的規則、形式進行重新排列、組合，成為企業管理直接利用的根據。企業會計檔案本身具有潛在的價值，只有經過編研加工，才能為企業管理部門提供更加系統、完善、精練、便于理解的信息資料，才能服務于企業的管理工作。其次，要主動拓寬服務領域。在不影響企業商業秘密的情況下，將有潛在價值的歷史銷售水平、生產成本、工資變動情況、費用水平、效益情況等經濟指標，編研后根據企業各部門的需要主動提供，并對企業各項管理活動提出建設性意見。

4.加快企業會計檔案的信息化數字化網絡化建設

企業要適應現代企業管理的需要，加快會計檔案的信息化步伐。首先，要加大資金投入，購置現代化辦公設備，建設符合電子會計檔案保存要求的電子檔案室。其次，要加強會計檔案的電子編目、檢索及自動查詢系統的研究，及時為企業管理活動提供檔案信息。再次，要利用網絡系統及時搜集會計檔案信息，確保會計檔案及時性、完整性、準確性。

5.建立健全企業內部會計檔案管理制度

通過建立完善會計檔案管理制度，進一步明確會計檔案人員的責任。要嚴格會計檔案內部傳遞、利用、移交手續，使會計檔案的搜集、歸檔、保管、銷毀等環節做到有章可循。要對會計檔案及有關人員進行法律、法規培訓，提高依法檔案的自覺性，確保會計檔案工作有條不紊、科學合理地開展。