大數據時代的企業檔案管理研究

中新天津生態城圖書檔案館 王彤

在大數據時代，數據統計主要依賴互聯網技術，隨著檔案數據的不斷增加，檔案的記錄和保存面臨挑戰，甚至出現“脹庫”現象。檔案存儲的增多，要求檔案提升數據服務質量，以滿足訪問速度的需要和信息輸出的需要。

一、大數據時代的企業檔案管理概述

大數據時代，各項科學技術可以根據數據信息的變化規律，總結事項的經營結果，預測事件的發展趨勢。企業檔案管理作為企業重要經營信息和原始資料的整理，充分利用大數據時代的數據整合能力，可使企業的檔案管理取得顯著成效。就我國企業檔案管理現狀來說，大數據時代下的企業信息資源得到了充分優化，跨區域經營的集團企業將不用考慮地域的限制，并依據企業內部的部門劃分建立了強大的信息網絡，使企業形成多元化的發展趨勢，借助科學技術的力量促進企業檔案管理的進步。

二、大數據時代企業檔案管理的優勢

（一）優化了企業的信息資源

企業的檔案資料不僅信息量較大，且數據較為復雜，包含了企業經營過程中各個部門、各個時期的數據信息，因此在檔案管理過程中具有數據多、難度大等特點，而大數據時代下的多項現代化技術為企業檔案管理帶來了技術優勢，使企業的信息資源不斷優化，原先無法分類和難以查找的檔案通過現代化管理技術可以實現精準劃分，并通過系統的自動整合作用，實現數據信息的快速查找，同時將重要的信息進行自動篩選，無用信息或重復信息將會自動刪除，從而實現企業信息資源的優化。

（二）彌補了跨區域管理的劣勢

對于規模較大、跨區域進行經營活動的企業來說，檔案空間管理難度較大是主要的問題之一，跨區域設置經營地點的集團企業，不僅擁有較多的分公司和獨立機構，每個獨立經營的主體具有多個部門，因此同類型部門檔案管理如何進行明確區分是企業管理的重要內容。對于集團企業的總部來說，各個機構的檔案管理應當是全面且詳細的，且不同機構的不同部門要分開整理檔案資料，由此形成全面的檔案信息。大數據時代的整合作用彌補了集團企業跨區域管理的劣勢，使各個獨立的經營機構實現單獨的數據管理。

（三）建立了強大的管理信息網

企業規模越大，建立的管理信息網絡就越強大，包含的數據信息也更為豐富，根據部門或指定詞匯劃分的信息類別也更為精確。這是因為規模越大的企業，部門劃分越為全面和精細，各個部門的信息資料包含的經營信息也會覆蓋企業生產活動的方方面面，雖然數據信息較多且較為復雜，但大數據時代的科學技術可以對數據信息進行精準劃分，并實現模塊化管理，使企業通過特定方法短時間內查找到需求信息，在區域管理的前提下形成強大的管理信息網。

（四）形成了多元化的發展趨勢

多元化發展指的是企業產品的多元化，企業產品多元化的發展要求企業要對每項產品的數據信息進行精確劃分，各項產品的銷售額和成本支出以及各項產品研發階段的投入資金等，這些數據信息最終都會形成企業的檔案資料，如何獲取不同產品的銷售信息是企業實施多元化發展的重要步驟，而大數據時代具備的各項技術優勢為企業發展提供了有利的經營條件。除產品多元化，大數據時代也為企業檔案管理提供了跨行業的發展優勢，企業可以運用大數據技術取得跨行業經營的有關資料。

三、大數據時代的企業檔案管理

（一）通過現代化手段提高檔案管理的安全保障

在大數據時代，企業能否運用現代化手段對數據進行傳輸、整理，設立的檔案管理安全保障也應當采用現代化防護手段。雖然企業處于大數據時代，可以通過大數據的整合作用實現對數據的高層次管理，但仍然存在無法轉化為電子數據的檔案資料，并只能通過紙質資料進行儲存，因此，企業在通過現代化手段提高檔案管理的安全保障時，應當區分電子檔案和紙質檔案，并分別采取不同的保障措施。

大數據時代的管理特征就是運用先進的互聯網技術，對數據信息實現快速整理、利用和傳遞，在這一過程中，如果出現網絡中斷、系統程序故障等問題，將會影響企業檔案信息的安全性，為此企業應當建立完善的防護措施，定期對企業的無限網和局域網進行檢修，并對系統程序進行定期維護，建立完善的互聯網防火墻體系，阻斷外界程序的惡意入侵。與此同時，企業所建立的安全保障也應當對企業職工的行為進行防范，防止不同部門之間的惡意競爭，這是因為對于部門檔案管理來說，本部門的檔案信息不應當被其他部門隨意查看或惡意盜取。

除電子數據檔案外，紙質檔案也應當利用現代化手段進行保護管理，部門檔案應集中存放在單獨的密閉空間內，企業可以在空間內安裝指紋識別系統，對進入檔案儲存室的職工進行權限管理。

（二）建立完善的檔案信息化建設管理制度

信息化建設是大數據時代的明顯特征，企業應當建立完善的信息化建設管理制度，以約束集團企業各部門的檔案管理工作。

首先，信息化建設的主要管理項目就是對檔案權限的明確劃分，公司類型的不同，檔案使用權限的劃分也不同。對于自然人獨資的私營企業來說，企業法人作為公司經營決策的唯一制定者，應當擁有查看內部檔案的所有權限。對于股份制企業來說，為保證股東的各項權益，股東應當按照持股比例合理分配檔案使用權限，但最終能否查看相關檔案資料應當根據實際需要由企業管理者決定。

其次，無論何種類型的企業，部門分類的不同可以查看檔案資料的權限也不同，原則上來說，部門只允許查看與本部門相關的檔案資料，除特殊經營事項外，不允許隨意查閱其他部門的檔案資料。若部門存在檔案資料的查閱需求，應當按照公司的規章制度填寫相關單據，由領導統一簽字后方可查看檔案資料。信息化建設具有明顯的職權特點，因此在部門管理中，檔案資料的使用也應當充分體現這一特點。

總體來看，信息化建設的主要目的是順應大數據時代的發展趨勢，通過科學技術手段明確各個部門的職權劃分，根據完善嚴格的管理制度優化企業檔案管理流程。

（三）建立可靠的檔案風險預警機制

檔案資料在管理過程中存在一定的風險，檔案丟失風險、盜取風險以及混亂風險是最為突出的管理風險，企業應當建立可靠的檔案風險預警機制，降低風險發生的可能性，從而避免給企業帶來經營損失。

紙質檔案和電子檔案都存在著丟失風險，檔案資料作為企業經營的重要信息，時常被各個部門借閱使用，在借閱過程中由于個人較弱的保管意識，增加了檔案丟失的風險，為此企業應當采用懲罰制度，提高職工保護檔案的意識，若各部門職工在歸還檔案或查閱過程中造成檔案資料的缺失，企業將采取嚴厲的懲罰制度，通過制度提高職工使用檔案的保護意識。

檔案盜取風險主要分為內部盜取風險和外部盜取風險。內部盜取風險主要存在于不同部門之間的惡意競爭中，以及企業職工為獲取個人利益而將盜取的企業檔案資料出售給其他企業，除明確劃分檔案管理權限外，企業可以通過計算機的加密技術提高系統程序的保密性，在檔案儲藏室安裝人臉識別系統。

混亂風險是指企業檔案資料在使用過程中無法恢復成原有狀態。企業職工在使用檔案的過程中，應當避免由于個人的錯誤操作給檔案管理帶來混亂風險，在多數情況下，檔案一旦混亂，恢復成初始狀態下的排列狀態將難上加難。

（四）提升各機構人員的專業素質

傳統的檔案管理方式已經不能適應數據時代發展需要，檔案管理人才要緊跟大數據潮流，檔案管理類型紛雜，軟硬件工程師、檔案服務人才和數據庫工程師均是大數據時代檔案管理的人才支撐，檔案管理人員要全面提升素質。檔案信息安全專管員、程序技術人員和系統管理員是負責企業檔案管理的主要人員，企業應當根據人員職責范圍的不同，組織不同的培訓活動，提高各機構人員的專業素質。

檔案信息安全專管員負責企業檔案的借閱、歸還和整理，一般是針對紙質檔案資料而言的。高水平的檔案資料管理不僅僅包括單純的檔案借閱和整理，還應當運用現代化的管理理念提高檔案管理效率，使其具有大數據時代的發展特點。為此，企業應當定期開展培訓活動，將其他大型集團企業或國際化的管理理念和管理方法傳輸給企業檔案信息安全專管員。

程序技術人員和系統管理員主要負責系統程序的定期維護和升級，對于應用軟件程序進行電子化管理的企業來說，定期維護和升級是降低檔案管理風險的重要措施。因此，程序技術人員和系統管理員所具備的技能也要進行提升，從而緊跟大數據時代的發展步伐，企業要定期聘請專業技術人員進行知識講授和操作講解，使其掌握更為專業的檔案管理技術。

四、結語

總之，大數據時代的企業檔案管理優化了企業的信息資源，彌補了跨區域管理的劣勢，建立了強大的管理信息網，形成了多元化的發展趨勢。為此，加強大數據時代的企業檔案管理，可以通過現代化手段提高檔案管理的安全保障，建立完善的檔案信息化建設管理制度，建立可靠的檔案風險預警機制，提升各機構人員的專業素質等。