新媒體環境下數字化檔案室的發展與應用

中新天津生態城圖書檔案館 吳麗君

隨著新媒體的發展，檔案管理數字化趨勢不斷增強，數字檔案管理是適應數字社會的必然趨勢。由于我國檔案管理數字技術起步較晚，管理尚不完善，模式有待成熟，為此，要加強對數字檔案管理的深度挖掘。

一、數字檔案室內涵

所謂數字檔案室，即通過現代化數字技術，比如電子計算機等對電子檔案資料進行整合、分析、處理、儲存、共享的一種先進管理模式。其不僅是單位構建信息化體系的重要組成部分，還是提升辦公自動化水平的有效手段。因此，各單位務必要將數字檔案室當作信息化建設體系中的一部分，并和辦公自動化進行有機結合，做到統一建設管理。該檔案室中包括先進科學的計算機設備、安全高效的網絡設備和相關材料，以及單一的檔案數據網。其中，檔案數據網較為特殊，對其保密性能有著嚴格要求，需要遵守國家相關涉密信息系統條例制度來劃分級別，確定安全域，并根據BMB17技術的實際需要予以建設。此外，要格外注意單位中的業務網、辦公網必須要和檔案數據網進行物理隔離，同時不得將其和因特網進行；連接。

二、新媒體環境與數字化檔案室的內在聯系

新媒體并不是指傳統意義上的社會傳播方式，而是在現代化的發展過程中形成的一種傳播形態，通過數字技術將信息數字化，利用計算機技術、互聯網技術、通訊技術等現代化科學技術的力量，實現數據信息的快速傳遞。新媒體環境簡單來說就是通過現代技術形成的一種傳播環境，而數字化檔案室就是在新媒體環境中所成立的，利用計算機技術獨有的二進制程序代碼將文字形式的信息資料轉化為以0和1組成的數據代碼，并實現在計算機程序中的長時間保存。總體來看，新媒體環境與數字化檔案室形成了相輔相成的發展關系，計算機技術為其提供了儲存環境，互聯網技術為其提供了傳播環境，使兩者在相互促進的前提下實現共同發展。

三、新媒體環境下數字化檔案室的發展特點

（一）科技水平較高

在新媒體環境下，數字化檔案室利用了多項科學技術和現代化科技產品，因此本身具有較高的科技含量。數字化檔案室的建立以數字轉化技術為基礎，而數字轉化技術是計算機技術的分支之一，通過二進制代碼程序將檔案資料轉化為數字模型，數字模型的分類越為詳細，經過轉化的檔案資料就越為精確。除此之外，互聯網技術和通訊技術為數字化檔案室提供了傳播條件和傳播技術。數字化檔案室中的資料信息全部儲存在計算程序中，而計算機程序是通過集成電路板運行的。因此從應用技術和應用設備來看，數字化檔案室的科技水平較高。

（二）個性化明顯

新媒體環境下的數字化檔案室的建立，為企業提供了多種選擇形式，即根據企業需要選擇不同的使用模塊。以現代軟件程序ERP系統為例，企業可以根據需求選擇不同的應用模塊，總體來說分為人事資源模塊、合同模塊、固定資產模塊、供應商模塊、客戶模塊等，企業在實際的檔案管理過程中，可以自行選擇應用模塊，或與軟件公司合作設計專業軟件。在檔案管理的各個模塊中，企業也可自行選擇功能，這種可以自由選擇的應用模塊和功能體現了數字化檔案室的個性特點。

（三）受眾選擇性增多

廣義上的受眾是指接受信息的群體，受眾選擇性增多也就是說接受信息的需求者可以自主選擇需要使用的信息，而不必受到各種外界因素的影響。受眾主體的對立面是信息發布者，也就是發布檔案資料的企業職工，受眾選擇性增多也同樣意味著發布的檔案信息量在逐步增多。從信息發布者角度看，在新媒體的作用下，數字化檔案室的成立可以將各種檔案資料轉化為數字形態進行儲存和傳播，與傳統紙質檔案資料相比，任何檔案資料都可以通過數字技術進行轉化，而不局限于信息量的阻礙，為此信息發布者可以任意上傳多種檔案信息，而受種者的選擇性也將進一步增多。

（四）表現形式多樣化

新媒體的傳播形式決定了信息可以通過多種形式進行傳遞和儲存，數字技術的存在使得檔案信息的儲存方式更為簡便，而兩者的結合使得檔案信息可以大量儲存在系統程序內，并根據需要的形態進行傳播。對于企業來說，形成檔案資料的信息可能是文字、照片、視頻、音頻等各種形式，儲存形式的不同意味著檔案信息的表現形式也不同。雖然現代技術可以將照片、視頻、音頻中的文字進行轉化，但將文字所敘述的內容轉化為其他表現形式的技術尚在研究過程中。就現有技術來說，新媒體的存在使數字檔案的表現形式呈現出多樣化的發展趨勢。

四、新媒體環境下數字化檔案室的應用策略

（一）建立完善的信息檢索系統

數字化檔案室是以數字技術為基礎建立的企業檔案儲存室，這種儲存室是沒有實物形態的虛擬儲存室，但企業依然可以根據需求查找相關信息，這就要求企業要在數字化檔案室的儲存空間內建立完善的信息檢索系統，通過計算機技術和網絡技術的融合，實現電子程序和網絡系統的共存，信息檢索系統也并不只是類似于百度搜索的引擎裝置，而是利用信息搜索技術建立的檔案信息優化系統，包括對檔案信息的自動分類和數據整合。

首先來說，信息檢索系統應當以企業部門為劃分基礎，將不同部門作為檢索系統的主要檢測點，也就是說當企業職工注冊專門的登錄賬號、填寫使用部門進入信息檢索系統后，數字程序將默認部門劃分，并以此為依據查找本部門的檔案信息。在企業檔案管理過程中，除領導授權外，本部門職工不允許查看其他部門的檔案信息，這也是遵循企業保密原則的重要事項之一。按照部門劃分檢索標準，將會使數字化檔案室的信息更為精確，而不會混淆企業的檔案信息。

其次，信息檢索系統應當具備自動過濾重復信息和刪除錯誤信息的功能。對于明顯人為錯誤所造成的信息錄入重復以及信息錄入錯誤，檢索系統將自動出現提示，從而防止人為錯誤的發生。

（二）加強檔案無紙化管理

紙質檔案作為企業經營過程中產生的信息，是企業重要的保密資料，例如各部門簽訂的各種經濟合同等，紙質檔案是無法被取代的，企業可以通過以下兩種方式加強檔案無紙化管理。

第一，通過數字技術將紙質檔案進行合理劃分，簡單來說就是對紙質檔案進行明確劃分，方便企業在持續經營過程中對紙質檔案進行電子化管理。企業重要檔案信息可以通過紙質資料進行保存，但在保存過程中需要將重要信息錄入數字系統內部，使數字化檔案室同時包括紙質檔案和電子檔案。將紙質檔案轉化為數字化檔案室的一部分，要通過人工記錄的形式將其主要信息進行完整登記。

第二，企業可以采用ERP系統對各種業務進行線上操作，包括各種業務操作流程的審批、重要經營信息的記錄等。企業在簽訂合同、業務掛賬、付款審批、保險費用時，一般通過紙質資料進行流程審批，在申請人填寫完基礎信息后，由各級領導進行審批，從而形成紙質檔案，但通過ERP系統進行線上流程審批后，重要的信息數據將保存在數字系統內，使檔案信息通過數字形式進行存放，避免了紙質檔案的留存，從根本上實現檔案的無紙化管理。

（三）通過建立檔案信息網強化信息數字化管理

企業可以通過建立檔案信息網，強化檔案信息的數字化管理。企業檔案信息網是通過互聯網技術進行傳遞的，并利用數字技術進行信息收集。

檔案信息網實際上是對各部門檔案信息的收集和整合，通過有效的信息整合將各部門的檔案信息形成相互聯系的網絡，使各個部門的信息具有串聯性，并可以通過一定的介質或載體相互傳遞和轉化。雖然保密原則的存在不允許各個部門相互查看檔案信息，但對于企業的高層管理者來說，不僅僅只需要某一個部門的檔案信息，而是企業所有部門的信息集合，而檔案信息網的存在使企業高層管理者可以快速獲取各個部門的檔案信息，且檔案信息可以通過關系網對各個部門的經營情況進行總結。

對信息進行數字化管理是檔案信息網建立過程中的重要決定因素，只有檔案信息通過二進制運算代碼進行儲存和整合，企業才可以通過信息網絡對其進行完整的網絡傳播。而數字化管理看似簡單，但對信息的有效性具有較高要求。因此企業在收集檔案信息時，要對檔案信息進行嚴格審核，避免錯誤信息的存在。

（四）通過新媒體技術實現檔案信息的快速轉換

新媒體技術的存在使檔案信息可以通過多種形式進行表現，但對于檔案信息的相互轉換功能仍然存在弊端，為此企業應當通過新媒體技術，加快檔案信息的轉換速度。

檔案信息的轉換是根據信息需求者的不同進行的，當信息需求者不同時，對于檔案信息的理解程度也不同，并根據所處部門的不同，對同一信息的需求也不同。以建筑公司為例，信息需求者處于預算部門，項目工程的費用要按照預算需求進行總結，并對上一年度的費用信息進行整合，但當信息需求者處于財務部門時，項目工程的費用要按照實際發生額進行統計，部門的不同意味著對于同一項檔案信息的獲取形式也不同。新媒體技術，可以有效加快檔案信息的轉換速度，企業應當有效利用新媒體技術。

五、結語

總之，新媒體環境下，數字化檔案室的發展呈現科技水平較高、個性化明顯、受眾選擇性增多、表現形式多樣化等特點，推動新媒體環境下數字化檔案室的應用，應建立完善的信息檢索系統，加強檔案無紙化管理，通過建立檔案信息網強化信息數字化管理，通過新媒體技術實現檔案信息的快速轉換等。