區塊鏈技術在企業檔案管理中的應用研究

中新天津生態城圖書檔案館 張悅

一、區塊鏈技術與企業檔案管理概述

從本質上講，區塊鏈是某一區域內的數據庫，而區塊鏈技術就是對數據庫中的數據進行計算的技術，按照時間順序，采用先進的數據結合技術，將某一區域內的數據固定存放在特定空間內，并采用現代程序代碼的運算技術，按照不同的區域和模塊對數據進行單獨運算，并通過數據鏈技術對運算后的數據進行整合處理。

將區塊鏈技術應用到企業檔案管理中，是近幾年產生的新型數據處理方式，區塊鏈技術獨有的特點可以提升企業檔案管理效率。區塊鏈技術的去中心化避免了檔案管理過程中的過度集權化，使檔案資料具有更強的客觀意識。不同類型的檔案信息分別儲存在不同模塊內，從而防止數據混亂的現象出現，每個模塊是通過數據鏈技術實現串聯的，特有的加密技術使每個模塊內的檔案信息不會被輕易盜取。區塊鏈技術與檔案管理的有效結合，可以使企業檔案管理效率大大提升。

二、區塊鏈技術在企業檔案管理中的應用優勢

（一）提高了檔案保密性

區塊鏈分為私有鏈和公有鏈，劃分類型的不同模塊內部的密碼運算方式也不同，相比來說，私有鏈在企業檔案管理中的應用范圍更加廣泛，這是由于私有鏈自身獨有的密碼技術所決定的。私有鏈在每個模塊內部都設有單獨的密碼結構，并針對不同的模塊設置了不同的訪問權限，有效防止了模塊內部的信息被私自改動。區塊鏈中的每一個模塊都具有單獨的數據節點，只有擁有50%以上的數據節點訪問權限時，才能對檔案信息進行修改和刪除，但對于企業的普通職工來說，權限比例僅限于部門內部，因此不具有修改和刪除檔案信息的可能性，從而提高了各個模塊內檔案信息的保密性。

（二）加快了信息處理效率

區塊鏈技術通過數據直接傳輸加快了檔案信息的處理效率，對于跨部門、跨地區、跨集團的各種檔案信息，可以通過數字鏈技術進行點對點的直接傳輸，傳輸過程也相對簡便，調取檔案信息的操作流程相對簡化，從而縮短了檔案信息的傳遞時間。在模塊內處理各項信息數據時，共識算法會將全部信息進行有效整合，而智能合約的出現使模塊內的信息數據自動進行程序化運算。在區塊鏈系統內，共識層和合約層作為數據運算的主要模塊，對加快信息處理效率具有重要作用。

（三）保證了檔案架構的合理性

檔案架構的合理性主要體現為信息的公開透明。在形成檔案架構時，區塊鏈主要應用的是時間戳的鏈式區塊結構。時間戳技術是根據數據形成的時間對其進行排列的一項技術，在檔案形成、整理、計算和使用時，都會有具體的時間進行標志，而檔案信息在不斷地運算過程中就是以時間標志進行整理的，某一時間內的檔案信息應當是固定的，是可以被具有相應權限的職工所使用的，信息的公開透明決定了企業職工可以根據需求查看檔案資料，但這是以檔案權限為基礎所確定的公開透明程度。

（四）強化了不同模塊之間的關聯性

在不同的模塊中，劃分標準的不同使各個模塊儲存的數據也是不同的，而區塊鏈獨有的鏈式技術可以將各個模塊更好地串聯在一起，并通過哈希值實現節點數據的有效關聯。哈希函數是哈希值的運算結果，運算依據是不同模塊內的關鍵數值，而這種關鍵數值是通過模塊內部的精確比較得出的，在比較過程中與串聯模塊內的數據形成高度一致性，從而強化不同模塊之間的關聯性。在出現數據沖突時，鏈接法可以更為精確地選擇關聯性較強的模塊數據，因此不需要考慮沒有共同特點的數據是否可以有效串聯。

三、區塊鏈技術在企業檔案管理中的優化策略

（一）提升企業對區塊鏈技術的控制能力

區塊鏈技術的應用并非是沒有缺點的，這種缺點主要體現為企業無法掌控區塊鏈技術。區塊鏈技術并非由企業自行開發而產生的技術，而是比特幣的應用理念所開發的一項技術，也就是說，區塊鏈技術是由科研人員事先開發的，且并不是針對企業檔案管理的特點所建立的，只是在區塊鏈技術問世后，企業檔案管理可以借助區塊鏈技術的優勢，但同樣要避免區塊鏈技術的應用劣勢，即企業對區塊鏈系統所蘊含的某些數字處理技術、模塊串聯技術等無法進行全面控制，導致企業無法根據需求調整應用技術。

對于上述區塊鏈技術的應用缺點，企業應當提升對區塊鏈技術的控制能力，這種控制并不是對相關技術進行改動，而是通過企業人為的力量，改動檔案資料的數據，從而實現控制。企業檔案管理的原則之一是不允許隨意修改檔案信息，但在區塊鏈技術的運算過程中，如果檔案資料的原始信息存在錯誤，在通過某些技術的運算后，得出的檔案信息同樣是錯誤的，因此企業要確保檔案資料的準確性，及時對錯誤的檔案信息進行修改，而區塊鏈技術保證了檔案架構的合理性，因此可以根據實際需求改動錯誤的檔案信息。

（二）加強檔案業務背景之間的關聯程度

企業各個部門的檔案資料是具有獨立性的，且部門不同，形成的檔案資料也不同，但不同的檔案資料卻有可能來源于同一項業務活動，而部門的獨立性使同一業務活動產生的檔案資料不具有較強的關聯性，因此在企業檔案管理過程中，應當加強檔案業務背景之間的關聯程度。

企業在簽訂銷售合同時，主要涉及發票流、資金流和貨物流三項內容，當銷售合同生效后，意味著銷售業務將會出現三項資料，且分別屬于銷售部門和財務部門，發票和付款回單屬于財務部門的檔案資料，貨物發出單屬于銷售部門的檔案資料，這兩項檔案資料隸屬于不同部門，當企業領導者查閱某一筆業務檔案時，需要對該項業務的所有檔案進行詳細查閱，但由于部門獨立性的存在，導致檔案業務背景之間的關聯程度較低。為此，企業應當針對同一項業務建立單獨的模塊，使業務模塊可以儲存與該項業務有關的所有檔案信息，利用區塊鏈的串聯技術加強業務檔案之間的關聯性。

（三）提高被寫入記憶模塊之前的檔案質量

區塊鏈的記憶模塊具有較強的記憶功能，檔案信息一旦計入區塊鏈系統內，是不允許隨意修改和刪除的，為此企業應當提高被寫入記憶模塊之前的檔案質量。

首先，企業應當建立檔案原則，規定各項數據信息在形成檔案后是不允許隨意修改和刪除的，經濟合同、原始單據、購銷發票等資料都應當具有原始性，即一旦形成不允許隨意修改，從而提高檔案質量。同時，各項業務的檔案資料應當確保完整、真實和準確。

其次，被寫入之前的檔案應當全面反映各項經濟業務的交易過程，從合同簽訂、收到貨款和發票再到貨物發出，檔案資料的形成應當全面反映該項業務活動的重點內容，由此證明業務活動的真實發生。除檔案資料真實全面外，檔案資料的可靠性也是提高檔案質量的重要內容，要求各部門在簽訂經濟合同時按照企業制度流程進行辦理，合同內容要填寫全面，合同簽訂日期、合同金額、雙方蓋章等都應當全面完成。

（四）建立參與式檔案管理模式

參與式檔案管理模式的建立目標是讓企業全體職工加入到檔案管理中，避免檔案形成和檔案管理過程中的制度集權化和過高的主觀意識，防止出現檔案資料的管理權集中在領導層，從而出現舞弊現象。

首先，私有鏈和公有鏈是根據加密方式的不同進行劃分，而不是根據模塊權限的私有或共有進行劃分。對于私有鏈來說，去中心化程度要小于公有鏈，但因為獨有的加密方式成為眾多企業的首選，而企業應當通過一定的措施提高私有鏈的去中心化程度，防止集權過于集中。在職工與職工之間、職工與部門之間、部門與部門之間形成有效的約束條件，并使得每一位職工都積極參與到檔案資料的形成與管理過程中，強化參與式檔案管理模式的形成。

其次，參與式檔案管理模式應當以信任機制為基礎，即職工在讀取檔案信息時，應當認為檔案資料的數據是完全準確的，不存在運算錯誤，雖然初期人為錄入錯誤無法避免，但可以通過人工方式進行校對，區塊鏈技術的存在也保證了檔案信息的運算過程是沒有任何披露的，這是因為區塊鏈技術的運算基礎是強大的計算機系統程序。

四、結語

區塊鏈技術應用于企業檔案管理中具有較多優勢，提高了檔案保密性，加快了信息處理效率，保證了檔案架構的合理性，強化了不同模塊之間的關聯性。區塊鏈技術在企業檔案管理中的應用可進一步優化，如提升企業對區塊鏈技術的控制能力，加強檔案業務背景之間的關聯程度，提高被寫入記憶模塊之前的檔案質量，建立參與式檔案管理模式等。

相關鏈接

區塊鏈是一個信息技術領域的術語。從本質上講，它是一個共享數據庫，存儲于其中的數據或信息，具有“不可偽造”“全程留痕”“可以追溯”“公開透明”“集體維護”等特征。基于這些特征，區塊鏈技術奠定了堅實的“信任”基礎，創造了可靠的“合作”機制，具有廣闊的運用前景。

2019年1月10日，國家互聯網信息辦公室發布《區塊鏈信息服務管理規定》 [1]。2019年10月24日，在中央政治局第十八次集體學習時，習近平總書記強調，“把區塊鏈作為核心技術自主創新的重要突破口”“加快推動區塊鏈技術和產業創新發展”。“區塊鏈”已走進大眾視野，成為社會的關注焦點。