電子發票在應用中的局限性及改進思路探 討

許麗娟

（中廣（紹興）有線信息網絡有限公司，浙江 紹興 312000）

電子發票是互聯網時代隨著電子商務、電子政務的不斷深入發展而產生的新興財務手段。人們在銷售貨物、取得勞務及從事其他應稅行為時開具或取得的收付款憑據，稱為發票。而電子發票則是在傳統的紙質發票的基礎上，隨著信息時代的發展而來到我們日常工作生活中的，具有時代進步意義的新事物。本文將以有線電視行業為例，結合筆者實際工作經歷，簡要分析電子發票在財務工作中的應用現狀。

有線電視行業，面對的是幾十萬的區域用戶，服務好所轄區域用戶是企業的根本目標。由于用戶數量較大、發票種類繁多、手續辦理復雜，傳統的開票模式費時費力，特別是在收費高峰階段，營業廳需要設專人開票，可能還會造成長時間的排隊，進而影響服務質量，使用戶不滿意。特別是在去年“新冠肺炎”期間，要盡可能減少業務的線下辦理。筆者所在企業對此也進行了一系列的探究，在用戶系統中加入開票軟件，在辦理業務的同時可以生成發票內容，并在聯機狀態下打印版式發票。2020年3月，財政部檔案局出臺了《關于規范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》，明確推廣電子發票。在當地稅務部門的扶持下，本單位于同年5月開始使用電子發票，這如同春風迎面，讓廣大的一線工作人員感受到了信息化所帶來的工作便利。

一、電子發票的優勢

（1）電子發票最直接的優勢是降低了發票的生產成本、縮短了傳遞時間、節省了儲存空間，最關鍵是為環保做出了很大貢獻。電子發票摒棄了紙質發票易破損、丟失、實物交接等的不便，特別是電商企業，開票地和發貨地往往不在一處，在需要郵寄貨物的同時還需要郵寄發票，由此造成運營成本的增加。對于有線電視運行行業來說，電子發票直接減少了每年幾十萬份的紙質發票成本，并且節約了財務檔案的存儲空間，優勢非常明顯。

（2）開具電子發票操作簡便，直接在電腦端進行，不存在手工開票的誤寫問題，在點擊提交之前都可以無限制地修改。還是以本單位為例，如果在稅務的開票系統和用戶系統之間做個接口，直接將用戶系統的操作導入稅務開票系統，然后提交發送，用戶手機或郵箱馬上會收到完整的電子發票。這樣的操作，不僅流程簡潔明了，工作效率高，而且讓開票人員從繁雜的手工開票中解放了出來，也改善了有線電視的用戶體驗。

（3）后臺數據統計方便快捷。發票開具數據實時查詢導出，業務部門可從繁重的手工記臺賬工作中解脫出來，按各自需要查詢客戶開票情況，信息完整，精準無誤。財務部門根據需要查詢，可按銷售類型、所屬期間、客戶類別等統計導出，分類入賬，為精準交納稅款提供保障。

（4）為稅務部門監控提供更為有力的保證。稅務部門與偷稅漏稅行為的“斗爭”一直沒有停歇，而如何有效防范，僅靠稅務人員的“火眼金睛”，雖然極大程度上避免了偷漏稅行為，但人工查驗難免存在局限。而電子發票實時與稅務系統對接，再加上申報時的權限設定，可以從源頭上抵制這種不法行為的發生。電子發票的上線是稅務系統征納稅款的一個重大創新舉措。

二、電子發票應用中存在的局限性

1.容易出現重復報銷、弄虛作假問題

對于這個問題有主觀意愿和客觀因素，但都嚴重影響了正常的生產經營，不僅給財務工作帶來諸多風險隱患，甚至會對社會造成不同程度的影響。對于那些有意利用圖片處理、黑客行為等高科技手段的違法行為，更需嚴加防范。此外，還存在由于財務人員疏忽導致的重復報銷入賬的問題，此類問題除了從流程上加以規范，還需從電子發票源頭上加以杜絕。

2.電子件歸檔有待強化

2020年，在《關于規范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》出臺之前，不少企業財務人員作為發票接收第一關，不明確發票入賬歸檔的重要性。《通知》明確，以電子會計憑證的紙質打印件作為報銷入賬歸檔依據的，必須同時保存該紙質件的電子會計憑證[1]。目前來看，很少有企業在保存電子檔案，相反絕大多數企業是把電子發票打印后報銷入賬，并沒有真正實行信息化、電子化。

3.應用范圍亟待擴大

自2013年第一張電子發票面世，到2015年逐步推廣試運行，再到《通知》出臺前，僅有少數企業使用開具電子發票，其中還是以電商為主。這在一定程度上給經辦人員和財務人員造成了壓力。工作中出現溝通困難，電子發票需要打印后仍按原來紙質發票一樣的模式走流程報銷入賬、歸檔。電子發票逐漸成為新形勢下的主流形式，越來越多的企業探尋快速開出電子發票的方法，以節省開發票時間和人工成本，從而提高工作效率[2]。因此，擴大電子發票覆蓋面已成為時代進步的必然。

4.信息安全意識有待提高

互聯網時代，在便捷的同時也容易忽略安全。因此，保證信息安全和電子發票歸檔保存是財務人員必須面對、認真執行的一項重要工作。

三、思考與探索

（1）針對本文提出的重復入賬、真偽甄別的問題，有些觀點認為，所有電子發票納入“征納勾選平臺”企業財務可以通過平臺查驗發票，但本文認為，這只能解決真偽問題。還有些企業在使用掃碼槍，對已報銷入賬的電子發票進行掃描，建立一個發票元數據庫，每次收到的發票先通過數據庫甄別后再報銷付款，但這需要大量的手工勞動，而且也只能解決重復入賬的問題。如何才能事半功倍，一個操作同時解決兩個問題呢？本文試圖在綜合上述兩種模式的基礎上，通過以下三步來解決這一問題。一是推行公務卡形式，可參照機關事業單位公務人員的報銷模式，使銀行刷卡和電子發票在時間、地點、金額上一一對應，通過公務卡銀行收支流水杜絕重復報銷的現象。二是開發系統接口，使開具方的發票元數據，經稅務系統甄別后能通過接口實時從稅務系統導入接受方的財務系統。通過公務卡報銷支付后的企業銀行流水能通過銀行企業端導入付款方的財務系統。三是財務人員把發票和流水核銷后填制成記賬憑證。這樣處理既杜絕了重復入賬，又使李鬼無處藏身。技術上可將電子發票與財務系統進行對接，方便財務人員直接看到其內部信息。例如：發票付款、金額品名等，并自行組成記賬憑證，不僅極大縮減了工作流程，還使該項財務工作變得更為有序、簡潔。

（2）歸檔儲存的問題。目前，國家層面還沒有系統的電子發票管理制度出臺。《通知》規定的電子發票必須以電子檔案形式歸檔。目前有極大部分企業尚在探索中，筆者認為，可以沒有紙質打印件，或者以統計表格的形式入賬，但不能沒有電子檔案。《通知》強調，已經以合法合規方式進行電子化歸檔的電子會計憑證，無須再歸檔其紙質打印件。針對這個問題的解決，本文在此提出一些個人看法，希望能拋磚引玉，達到共同的目的。首先我們可在第一個問題的基礎上加以拓展，上游企業開具發票后，通過稅務系統接收，再將信息傳遞至下游企業。然后下游企業可通過OA等辦公軟件接收，按規定權限完成電子簽章后導入企業財務系統。至此，電子發票的電子檔案可在OA系統由辦公室統一歸檔，又可在財務系統歸檔，形成雙保險，做到電子發票百分百以電子形式歸檔、儲存、保管。

（3）推廣深入的問題。電子發票的推廣范圍沒有往縱深推進的話，不但不能使發票成本降低，反而會造成多次打印，把原來的一次打印數聯變成現在的多次打印，而且紙張成本由原來的薄型聯次紙張變成現在的A4紙，使成本大大增加。《通知》出臺以來，已有絕大多數企業使用了電子發票。《通知》還對小規模企業、財務核算不齊全的單位在實行電子發票的工作中遇到的問題進行幫扶指導。本單位在去年5月上線試運行，接下來的幾個月里，隨著稅務部門的廣泛宣傳，財務人員的耐心引導，企業內部營銷模式的適時推進，用戶的接受程度成正比上升，電子發票的開具份數逐步趨向平穩。筆者對本單位2020年各類發票的使用情況按月做了全面的開具份數統計。從5月到11月，電子發票開具份數占全部發票的比重由0上升到85%以上。后期隨著增值稅電子專用發票使用范圍的擴大，電子發票將全面取代紙質發票，財務稅務將真正走向信息化時代。前面提到的方便、環保、降本增效將指日可待。

（4）網絡安全的問題。網絡時代，網絡安全先行。首先，企業可通過提高安保等級、設置防火墻、殺毒軟件等方式進行防控。另外開票電腦單獨聯網，定期備份數據等。其次，國家層面對開發維護電子發票的平臺運營商進行篩選，優勝劣汰，對好的、規范的企業進行扶持，從政府層面去統一規范運行維護。最后，作為財務人員要緊跟時代步伐，從單一的計賬核算中走出來，融入互聯網+的時代，對可能發生的風險有一定的預判能力。筆者認為，風險應對中有一個最有效的辦法，那就是通過風險控制來降低風險。通過財務人員的預判，把風險扼殺在萌芽狀態，從而更為有效地杜絕可能發生的損失。

電子發票是一項利國利民的偉大創舉。作為這個時代的財務人員，能即將從繁重的手工勞動中解脫出來，倍感幸福。同時，又深感面臨挑戰，相信通過國家對開票平臺的扶持，稅務部門的鼎力合作，電子發票模式定會走上一條成熟的、規范的業財稅融合的陽光大道。