數字時代企業電子文件檔案管理應用研究

馬 驪

（陜西延長石油鉆井工程有限公司，陜西 延安 716000）

網絡信息技術的飛速發展和廣泛應用，對企業的發展產生了極大的影響。在辦公的過程當中，從前采用的紙質文件檔案保存方式已經過時，電子文件形式開始被廣泛地運用。鑒于各種類型電子文件檔案的產生過程、存儲方法以及具體的途徑均存在著很大的差別，由此導致企業工作者進行辦公時產生了眾多的問題和不足，所以，做好電子文件檔案的歸類與儲存可謂十分關鍵，不但使辦公的效率得以有效提升，而且得到了良好的應用成效。鑒于此，系統思考和分析數字時代下企業電子文件檔案管理利用的有效策略顯得尤為必要，具有重要的研究意義與實踐價值。

一、企業電子文件檔案管理過程中的現存問題和不足

（一）受到雙套歸檔機制影響，導致電子文件歸檔不受重視

對于石油鉆井企業而言，相關文件的起草人員過于依靠從前紙質擬文和歸檔的方式，由于行文的時間非常短，妨礙到電子文件的運轉和歸檔。一些工作人員依然運用從前的檔案歸檔方式，更加偏向于實施紙質文件歸檔，由于紙質文件能夠體現出一定的憑證功效，其認為電子文件歸檔易于受到忽略[1]。并且，當前相關歸檔硬、軟件設備數量也嚴重不足，對有關管理機制的研究數量較少，在線歸檔不到位，存儲管理工作效果并不理想。有關檔案部門人員忽視了對電子文件的搜集、歸檔以及存儲，依然應用老舊的紙質文件處理方式，產生了大量資源浪費的問題。

（二）文檔分治制度致使檔案管理工作效率不高

石油鉆井企業中的行政機關進行文件和檔案管理的過程中，受到文檔分治制度的影響，致使檔案管理工作的效率不高。對于此項管理工作來說，將辦公室和秘書部門作為主要的監督對象，具體的管理職能是保證公文順利運轉的條件。在檔案管理工作方面，主要依靠有關檔案室管理者加以統一化管控，職能為針對同級和上級相關檔案實務管理工作的有效指導和監督[2]。得益于數字化技術、信息化技術不斷進步的影響，使得從前紙質檔案管理模式呈現出嚴重的滯后性。然而，進行紙質檔案管理的時候，文件、檔案工作之間的界限十分清晰，帶給有關管理人員很大的參考和幫助。從目前的情況來看，采用數字化管理模式可謂未來的發展趨勢，憑借眾多的電子文件，使文件管理的范圍包含了文件初始到產生發送等整個過程。一些檔案人員依然運用老舊的管理模式，進行電子文件和紙質文件管理的過程當中，所采用的相關管理系統大部分和辦公自動化管理系統存在著很大的差別，降低了管理工作的效率，沒有充分發揮出檔案管理信息系統的良好作用[3]。

（三）相關信息資源的共享能力較為薄弱

在文件檔案利用方面，石油鉆井企業檔案資料工作人員進行儲存的時候，受到政府部門信息公開化的影響，使得公眾獲知自己擁有了解信息資源的權利，所以，開展文件檔案管理工作的過程中，需要遵循開放存取的管理原則，處于相關法律規定允許的區間當中，為廣大民眾呈現出具體的電子檔案信息，達到相關信息資源共享的目的。然而，因為被老舊紙質檔案管理思想所束縛，使一些石油鉆井企業依然運用封閉式管理思想，造成對電子文件檔案信息資源的利用率嚴重下降[4]。

二、數字時代下加強企業電子文件檔案管理應用的有效策略

（一）制定電子文件和紙質文件相結合的歸檔機制

對石油鉆井企業而言，應該緊密聯系具體工作實際，制定出電子文件和紙質文件相結合的歸檔機制。從當前的情況來說，政務辦公OA系統得到了廣泛的推廣和應用，使大部分辦公事務均采用了電子文件的形式，依靠相關辦公系統加以運轉。在充分借鑒外國相關研究的情況之后，單套歸檔會成為未來的發展趨勢。為了實現這一目標，應該合理處理電子文件長期保存技術、信息安全以及原始性認定等相關難題，緊密結合具體情況，合理制定出電子文件和紙質文件相結合的歸檔機制，充分發揮出電子檔案的優勢和作用，并且凸顯出紙質檔案的補充功效。經過上文的分析不難看出，制定出電子文件和紙質文件相結合的歸檔機制十分關鍵。

（二）加快文檔一體化全程管理機制的構建速度

石油鉆井企業有關人員在草擬、傳輸以及歸檔相關電子文件的時候，需要保證各個環節工作均做到位，借助高效的網絡平臺予以實現。有關管理工作者應該對文件管理的實際步驟加以全面考慮，以便完成統一協調的任務。對于不同級別的文件和檔案管理崗位來說，需要實現統一化管理，可以依據有關電子文件的步驟依次落實電子文件的歸檔和管理工作。對于石油鉆井企業中的工作人員來說，需要接受與政府部門相關的業務指導工作，同時對有關工作者加以系統培訓和教育，在科學管理相關電子文件的基礎上，能夠體現出電子文件的保存價值，參考相關電子檔案管理的要求，完成管控和保存的任務。當有關條件允許的時候，應建立和信息管理工作者密切相關的信息檔案庫，使相關業務工作人員也融入相應的組織機構中。在不同級別、部門的檔案管理工作開展的時候，為采用統一化管理文件和檔案的方式，需要編制出和電子文件管理相關的制度及工作機制，使電子文件處于保存過程中能夠得到高效的管控。另外，還可以建立區域型的電子文件管理基地，并且與相關部門進行協同合作，依靠負責人實施相關研究和電子文件、檔案的保存與管理工作，有助于促進電子文件檔案管理工作的不斷發展。

（三）發揮互聯網平臺作用，增強電子檔案信息資源的共享能力

石油鉆井企業進行電子文件檔案管理和利用的過程當中，需要充分發揮出互聯網平臺的良好作用，以便增強電子檔案信息資源的共享能與電子檔案信息服務工作的質量。從當前的網絡發展情況來看，Web2.0時代已經來臨，廣大用戶逐漸變成了主體，自身不僅屬于信息的接受者，而且能夠制造與傳播信息，參與性和開放性的特征是非常顯著的。依靠新型的互聯網服務模式，可以增強網絡檔案信息服務工作的質量。對于石油鉆井企業來說，需要引入先進的管理思想，提高相應的服務意識，重視協同合作，實現企業信息的公開透明。同時，依靠檔案館與外界社會的聯系作用，積極進行檔案信息的編研和信息查詢服務工作。比如，可以在門戶網站中設定對應的渠道，對于那些尚未及時送到省檔案館的歸檔信息、廣大民眾的關注度很高以及能夠公開的檔案予以細致地審核和分析，同時應該得到省檔案局的批準許可，完成一部分或者全文的檢查工作。通過在官方的微信和微博欄目中設定相應的檔案宣傳條目，尤其是在檔案日的時候，需要做好檔案宣傳和推廣工作。同時，為相關檔案閱覽室、機要閱文室，增添相應的計算機設備，由檔案數據庫中及時導出相應數據信息，依靠有關業務處室進行自助查檔和打印處理。除此之外，可以在政務OA內網當中，合理設置相關資料庫項目，并且準確篩選存儲檔案當中那些有價值的公文。針對業務處室而言，能夠設置自選項，并且聯系和業務密切相關的電子檔案，構建小型的資料庫，使內部檔案的利用率得以提升。

三、結語

綜上所述，系統分析與思考數字時代下企業電子文件檔案管理利用的有效策略尤為必要，具有重要的研究意義和實施價值。希望本文的研究分析的內容和結果，能夠得到有關企業電子文件檔案管理工作人員的關注與重視，并且從中獲取到相應的啟發和幫助，以便增強數字時代下企業電子文件檔案管理利用的實際效果，進而促進我國企業電子文件檔案管理工作的不斷發展與進步。