企業(yè)檔案管理的現(xiàn)存問題及解決對(duì)策

孫 偉

（中華醫(yī)學(xué)會(huì)，北京 100710）

一、前言

檔案管理即對(duì)檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱。檔案管理工作的涉及面比較廣，具體包含檔案收集、檔案整理、檔案價(jià)值鑒定、檔案保管、檔案編目、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案利用等環(huán)節(jié)。科學(xué)規(guī)范的檔案管理不僅是國(guó)家檔案事業(yè)最基本的組成部分，而且成了一項(xiàng)提供檔案信息的服務(wù)性工作。而對(duì)企業(yè)而言，其具有面向市場(chǎng)需求和追求經(jīng)濟(jì)效益的屬性，所以與行政事業(yè)單位相比，企業(yè)檔案管理工作具備一定的特殊性，因此需要結(jié)合自身情況和經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)來開展相關(guān)工作，以便為檔案信息使用者提供參考資料。

二、企業(yè)檔案管理的原則

1.真實(shí)性原則

檔案管理可以為企業(yè)提供有效的信息，并有助于企業(yè)決策的正確性和可信性，因此必須保證企業(yè)檔案信息的真實(shí)性，防止由虛假信息造成的經(jīng)濟(jì)損失以及后續(xù)風(fēng)險(xiǎn)問題。具體而言，企業(yè)檔案信息并非自然形成，而是人為對(duì)相關(guān)信息和資料的一種記錄，這種人為記錄方式本身就具有一定的主觀性。因此，要保證企業(yè)檔案信息的真實(shí)性，就需要做到檔案形成過程的真實(shí)以及檔案內(nèi)容的真實(shí)，這兩個(gè)方面的要求。

2.系統(tǒng)性原則

企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的主要功能是能夠?qū)π畔ⅰ①Y料和檔案進(jìn)行分類，基于類別的管理模型不僅可以讓檔案管理成果系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化，還可以讓信息使用者通過檢索的方式第一時(shí)間獲得所需資料，顯著提高工作效率。另外，檔案信息作為一個(gè)整體系統(tǒng)，在具體的操作環(huán)節(jié)要保證各方的有機(jī)聯(lián)系，杜絕出現(xiàn)人為分散或者零散堆砌的情況，便于讓檔案信息創(chuàng)造更多的利用價(jià)格和經(jīng)濟(jì)價(jià)值。

3.全面性原則

在信息化時(shí)代，人們對(duì)信息的需求量大幅度提高，其中利用檔案來獲取相關(guān)信息，成為信息使用者的重要途徑。此時(shí)，檔案的全面性、完整性就顯得很重要。完整全面的檔案能夠真實(shí)地反映企業(yè)的客觀情況，反之，不完整的檔案信息不僅容易誤導(dǎo)信息使用者，而且不利于企業(yè)管理者實(shí)時(shí)掌控企業(yè)情況。

三、企業(yè)檔案管理存在的問題分析

1.重視程度不高

在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，企業(yè)為提高競(jìng)爭(zhēng)力，往往會(huì)把主要精力置于生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)上。檔案管理這類不能直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益的工作，則逐漸被邊緣化。無(wú)論是人力、物力還是財(cái)力，在檔案管理工作中都略顯不足，這就導(dǎo)致企業(yè)檔案管理工作難以得到高質(zhì)量地開展，檔案丟失、泄密、錯(cuò)誤等問題時(shí)有發(fā)生。究其原因，還在于檔案管理工作不受重視。

2.管理方法落后

為符合法律法規(guī)的要求，諸多企業(yè)指派專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，或者成立了檔案管理部門。但在落實(shí)環(huán)節(jié)，缺少詳細(xì)的制度和標(biāo)準(zhǔn)，這讓檔案管理人員無(wú)所適從。加上企業(yè)受到經(jīng)濟(jì)條件的限制，很多檔案資料并非集中統(tǒng)一管理的，檔案基本保存在業(yè)務(wù)部。顯然，業(yè)務(wù)部不具備保存檔案的條件，也不符合檔案管理“八項(xiàng)注意事項(xiàng)”的要求。管理方法落后容易給檔案管理工作帶來安全隱患。比如，歸檔目錄、檔案盒封面、檔案內(nèi)容設(shè)置不科學(xué)；項(xiàng)目填寫不規(guī)范、不完整；文件沒有蓋章；文件箱沒有參考表格；資料重復(fù)備案等，這些問題都會(huì)對(duì)檔案信息的查詢和使用產(chǎn)生負(fù)面影響。

3.職責(zé)劃分不明

根據(jù)筆者的調(diào)查發(fā)現(xiàn)，部分企業(yè)檔案管理人員存在“半路出家”的情況，即并非檔案管理專業(yè)出身，這種問題在中小微企業(yè)中較為常見。比如，企業(yè)為節(jié)約人工成本，往往會(huì)聘用極少數(shù)的檔案管理人員，并且這些檔案管理人員還身兼多職，既要完成日常的檔案管理工作，又要參與企業(yè)具體的業(yè)務(wù)活動(dòng)。在既定時(shí)間和精力的情況下，檔案管理人員自然分身乏術(shù)，以至于影響到了檔案管理工作的開展。

四、企業(yè)檔案管理問題的解決對(duì)策

基于上述幾個(gè)方面的問題，筆者認(rèn)為提高企業(yè)檔案管理質(zhì)量，單純依靠企業(yè)自身的力量還略顯不足，因?yàn)闄n案管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期的事業(yè)，該項(xiàng)工作的達(dá)成還需要外界力量的支持和幫助。為此，筆者主要基于內(nèi)外部環(huán)境角度提出解決對(duì)策。

1.內(nèi)部解決對(duì)策

內(nèi)部即企業(yè)從自己角度出發(fā)，對(duì)已經(jīng)存在或潛在的問題提出解決對(duì)策，達(dá)到提高企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量的效果。

（1）轉(zhuǎn)變思想觀念。隨著數(shù)字信息化技術(shù)的不斷完善，傳統(tǒng)的手工檔案管理和單機(jī)數(shù)據(jù)管理逐漸演變成了互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理模式。這一工作模式的轉(zhuǎn)變意味著企業(yè)檔案信息從之前的文字、數(shù)據(jù)、圖表等完全轉(zhuǎn)化為了機(jī)器可識(shí)別的電子檔案，優(yōu)勢(shì)也顯而易見，即利用計(jì)算機(jī)的高運(yùn)算速度替代傳統(tǒng)人工的單個(gè)統(tǒng)計(jì)和錄入，減少了檔案信息錯(cuò)誤的幾率。而且在檔案信息的共享、傳輸、查閱等方面，檔案信息化管理都體現(xiàn)出了明顯的優(yōu)勢(shì)。為此，企業(yè)要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的思想觀念，加大對(duì)檔案管理工作的經(jīng)費(fèi)投入，使檔案管理工作能及時(shí)與企業(yè)的管理、生存、發(fā)展有機(jī)地結(jié)合起來，促進(jìn)企業(yè)全面發(fā)展。

（2）強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)。作為從業(yè)人員，檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力將直接決定企業(yè)檔案管理工作的質(zhì)量，所以檔案管理人員能否具備良好的服務(wù)意識(shí)，成了其中的關(guān)鍵。在立足于企業(yè)發(fā)展這一大目標(biāo)下，檔案管理人員自身應(yīng)該意識(shí)到檔案信息化所提出的更高要求，以在平時(shí)加強(qiáng)對(duì)相關(guān)知識(shí)和技能的學(xué)習(xí)，從而適應(yīng)檔案信息化的發(fā)展要求。另外，企業(yè)還要有意識(shí)提高檔案管理人員的歸屬感，并且在檔案管理工作中適當(dāng)傾斜人財(cái)物，防止檔案管理工作邊緣化，進(jìn)一步提高檔案管理人員的積極性和主動(dòng)性，從而為企業(yè)的發(fā)展貢獻(xiàn)力量。

（3）完善檔案管理體系。科學(xué)合理的檔案管理不僅是法律法規(guī)提出的硬性要求，更是維護(hù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益，以及反映歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)工作。為此，企業(yè)要致力于完善檔案管理體系，不搞形式主義，將各項(xiàng)管理制度落到實(shí)處，切實(shí)保障檔案資料的連續(xù)性、完整性、保密性和安全性。除此之外，還需要做好檔案資料的價(jià)值分析，提高檔案資料的查詢效率和使用效率，為企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策提供幫助。

2.外部解決對(duì)策

外部即利用外部的約束條件，監(jiān)督企業(yè)科學(xué)合理開展檔案管理工作，從而給企業(yè)檔案管理提供更加有利的外部條件。

（1）完善法律法規(guī)。在現(xiàn)有法律法規(guī)體系下，《中華人民共和國(guó)檔案法》《企業(yè)檔案管理辦法》《歸檔文件整理規(guī)則》等法律法規(guī)雖然對(duì)企業(yè)檔案管理提出了要求，但其屬于綱領(lǐng)性文件范疇，而沒有對(duì)文件編制辦法進(jìn)行細(xì)化。為此，完善法律法規(guī)，就是要對(duì)企業(yè)檔案管理過程、結(jié)果以及相關(guān)責(zé)任進(jìn)行落實(shí)，確保檔案管理人員有明確的參考標(biāo)準(zhǔn)，從而更好地為企業(yè)提高經(jīng)濟(jì)效益服務(wù)。

（2）促進(jìn)檔案社會(huì)化發(fā)展。對(duì)企業(yè)而言，檔案社會(huì)化發(fā)展其實(shí)就是對(duì)檔案管理的托管，即將整個(gè)檔案管理工作委托給有資質(zhì)的檔案中介機(jī)構(gòu)，達(dá)到對(duì)檔案的代存、代管、代整理，以及檔案業(yè)務(wù)咨詢和檔案技術(shù)服務(wù)。該模式下，企業(yè)一方面可以通過檔案管理的外包形式降低運(yùn)營(yíng)成本，另一方面也可以將重心置于生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)上。但檔案社會(huì)化發(fā)展是一個(gè)循序漸進(jìn)的過程，企業(yè)與檔案中介機(jī)構(gòu)的合作也是基于雙方的信任以及良好的法治環(huán)境，如何保障檔案社會(huì)化發(fā)展，成為檔案事業(yè)未來的主要發(fā)展方向。

（3）接受檔案行政管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。根據(jù)法律法規(guī)要求，檔案行政管理部門對(duì)本行政區(qū)域內(nèi)的所有機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和組織的檔案工作負(fù)有監(jiān)督和指導(dǎo)的職責(zé)。為進(jìn)一步提高檔案管理質(zhì)量，企業(yè)要自覺接受檔案行政管理部門對(duì)檔案工作所進(jìn)行的監(jiān)督與指導(dǎo)，確保該項(xiàng)工作可以正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

五、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，從宏觀角度來看，國(guó)家檔案事業(yè)的發(fā)展得益于每個(gè)企業(yè)對(duì)檔案管理的重視度和完成情況，以便運(yùn)用法律法規(guī)和政策來維持市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的可持續(xù)發(fā)展。反觀企業(yè)自身，檔案管理工作的水平也與企業(yè)息息相關(guān)，只有正視當(dāng)前企業(yè)檔案管理工作存在的問題，并且持續(xù)有序地從內(nèi)外部環(huán)境入手，提出富有針對(duì)性的解決對(duì)策，才能實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的高效化和現(xiàn)代化發(fā)展。