新時期水利工程檔案信息化管理建設研究

任艷春

隨著信息技術的日益發展，互聯網、大數據等技術載體的運用，檔案管理步入到了信息化發展的新時期。鑒于檔案事業發展的新形勢，要充分運用信息技術載體，對檔案資源保護與發展并重，將信息化管理方式應用到檔案建設的各個環節中，實現檔案管理的提檔升級。以水利工程建設為例，水利工程檔案建設采用信息化管理的模式，對于推進水利工程建設具有重要作用。

一、水利工程檔案信息化管理的重要意義

（一）更加高效地指導水利工程的建設

檔案記錄了水利工程事業的發展歷程，對于當前水利工程建設與發展能夠起到重要的參考作用。傳統的管理方式使得檔案資料被“束之高閣”，工程人員想查閱水利檔案資料，需要經過較為繁瑣的程序，在無形中限制了水利工程檔案資料的利用。采用信息化的管理方式，使得工程人員隨時查閱檔案資料成為了可能。當水利工程建設的某一個環節急需要檔案資料時，就可以運用信息化的方式來調取相關的檔案資料，從而在水利工程建設中及時發揮作用。

（二）提升水利工程檔案的現代化管理水平

隨著檔案事業的發展，檔案管理方式得以不斷創新，無論采用哪一種管理方式，都離不開信息技術的支持。信息化管理能夠對水利工程檔案資源進行系統化、科學化的整理，節省人力資源，有效地保護檔案資源，實現了從人工管理到技術管理的飛躍。

（三）實現水利工程檔案信息的綜合利用與共享

水利工程檔案包含著珍貴的水利史料，如何利用這些寶貴的資源也是檔案管理的重要議題。信息化管理方式的提供，使得檔案資源的運用范圍更加廣泛，載體平臺也更加多樣化。同時其他水利部門的檔案也可以被參考借鑒，不同區域的水利部門運用信息技術平臺，圍繞檔案資源建設在“線上”進行溝通交流，促進資源優勢的共享與最大化利用。

二、當前水利工程檔案信息化管理存在的主要問題

（一）信息技術與檔案管理脫節

檔案信息化管理是以信息技術作為載體的，但是目前一些水利工程建設部門仍然采用傳統的管理方式，沒有注重運用信息技術，使得管理方式傳統且單一；有的水利工程建設部門雖然運用互聯網等技術，但是在具體應用上卻不切實際，硬件設施相對陳舊老化，軟件設施也沒有跟上檔案信息化管理的發展步伐，使得信息技術和檔案現代化管理之間存在較為嚴重的脫節。

（二）信息化管理存在安全隱患

信息化管理的應用，使得水利工程檔案資料能夠面向更多的受眾。但是由于一些檔案資料具有保密性，因此需要做好信息保密工作。有的水利工程建設部門缺乏保密意識，在推行檔案信息化管理過程中注重信息公開與共享，沒有對檔案資料的保密性進行科學的鑒別，產生了較大的安全隱患。

（三）缺乏專業化的檔案管理人才

檔案信息化管理能否有效實現，專業的人才隊伍建設是關鍵。盡管水利工程建設部門在檔案建設與管理方面加強人才隊伍建設，但是專業化人才的缺乏是制約檔案信息化管理建設的重要問題。有的水利工程建設部門在業務人員中臨時選派人員充當檔案管理人員，由于其缺乏專業的知識背景，加之對信息技術不夠熟練，無法進行科學化管理。

三、新時期水利工程檔案信息化管理建設的有效途徑

（一）建立完善檔案信息化管理的制度機制

水利工程建設部門要從制度機制的保障功能出發，建立完善相關的制度機制，使得檔案信息化管理有章可循、有據可依，并將其納入到科學管理的軌道上。在制度建設方面，要出臺檔案信息化管理的相關工作流程、保密制度、工作辦法、監督驗收制度等，將信息化體現在檔案管理的每個細節中。同時要及時地督導檢查制度的執行情況，確保檔案信息化管理的制度內容得以全面貫徹落實。在機制建設方面，要圍繞檔案信息化管理的內容，建立科學的工作機制，如軟硬件設施的應用機制、檔案管理人員績效考核評價機制等，使得信息化管理模式能夠高效運轉。

（二）建設檔案信息化管理的綜合信息服務平臺

1.水利工程檔案查詢版塊

該版塊建立檔案資源數據庫，通過設置不同的搜索方式，幫助水利工程人員查找到所需要的檔案資料，檔案資料的格式為PDF、CAJ 等等，在保護檔案資源完整性的同時，便于水利工程人員進行線上觀看；同時要注重保密性，實現保密與信息共享的結合。

2.水利工程檔案保護版塊

鑒于一些年代久遠的檔案資源存在遺失或者損壞的現象，該版塊致力于運用線上還原技術，通過云計算等技術的運用，對水利工程檔案內容進行“三維圖像”等立體式的呈現；或者將線下修復的成果進行線上呈現，最大限度地保護檔案資源。

3.水利工程檔案日常管理版塊

該版塊致力于給檔案管理人員提供一個無紙化的辦公管理空間，檔案管理人員的各項日常事務性工作可以在平臺中進行操作，進一步提升管理工作效率。

4.水利工程檔案服務版塊

該版塊要致力于為水利工程人員提供多樣化的檔案服務。例如搜索資料，觀看水利工程建設典型案例，查閱設計網絡平面圖等等，開展“一站式”的便利服務以及數據收集，使得檔案管理工作一直處于可控可管狀態，確保檔案安全。

（三）培養專業化的“水利工程業務+信息化”的檔案管理人才

首先，要把好人才“入口關”。水利工程建設部門要在人才的招聘上，設置人才標準，吸納具有檔案專業知識背景或工作經驗的人員，為檔案建設與管理充實人才力量。其次，要加強對檔案管理人員的培訓。水利工程建設部門要結合當前檔案信息化管理的新要求，加強多樣化的業務培訓，特別是圍繞水利工程建設業務、信息技術、檔案管理等內容進行重點培訓，促進檔案管理人員提升業務能力水平。第三，要注重對檔案管理人員的“線上+線下”考核。水利工程建設部門要轉變檔案管理效果的考核方式，采用“線上+線下”的考核方式，對考核標準進行量化，增強考核評價的針對性，幫助檔案管理人員不斷提升自己的業務能力。

四、結語

信息技術在水利工程檔案建設與管理中具有重要作用。水利工程建設部門要充分認識到檔案資源的重要性，特別是檔案信息化管理的重要性，將信息技術與檔案管理充分結合起來，推動檔案信息化管理的普遍推廣及應用。隨著檔案事業以及水利工程建設的深入發展，對檔案信息化管理將提出更多的要求，并且將涌現出更加多樣化的方式方法，因此要秉持創新思路，探索水利工程檔案信息化管理的有效實現途徑■