《水利工程建設(shè)項目檔案管理規(guī)定》要點分析和思考

屈建春 李振卿 張 靜 竇俊偉 賈 浩

檔案管理工作是水利工程建設(shè)項目管理工作的重要組成部分。2021年6月25日水利部印發(fā)了新修訂的《水利工程建設(shè)項目檔案管理規(guī)定》（以下簡稱新規(guī)定），為今后全面做好水利工程檔案管理工作明確了具體規(guī)定，提出了新的工作標(biāo)準(zhǔn)和要求。

一、檔案管理工作存在問題

（一）保障措施不足

水利工程建設(shè)項目各參建單位對檔案工作重視程度不足，在項目文件資料管理場地、設(shè)施配備、人才隊伍和工作經(jīng)費等方面保障措施落實不夠到位，影響了水利工程建設(shè)項目檔案管理工作的順利開展。

（二）職責(zé)落實不夠

有的參建單位、施工方和監(jiān)理單位認(rèn)為水利工程檔案管理是項目法人的事情，工程完工后把相關(guān)文件材料全部交項目法人；項目法人內(nèi)部的有關(guān)業(yè)務(wù)部門也普遍認(rèn)為檔案工作應(yīng)由檔案管理部門負(fù)責(zé)。這都在一定程度影響了檔案資料全面及時收集、整理、科學(xué)立卷和規(guī)范歸檔。

（三）工作標(biāo)準(zhǔn)不高

由于平時對檔案工作重視不夠，文件資料保管不妥善，工程臨近驗收時，突擊集中整理檔案，難以全部收集工程建設(shè)全過程的文件資料。從事檔案工作的人員，大多數(shù)是臨時抽調(diào)的兼職人員，檔案業(yè)務(wù)素質(zhì)不夠高，責(zé)任心也不夠強，致使水利工程文件資料歸檔不規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)不高。

（四）隱蔽工程檔案嚴(yán)重不足

水利工程建設(shè)過程中的隱蔽工程，需要及時做好聲像拍攝保存工作。但目前往往忽視這部分工作，導(dǎo)致隱蔽工程檔案不足，為以后工程運行管理及維修養(yǎng)護帶來了不便。

二、新規(guī)定明確了各相關(guān)單位部門的職責(zé)任務(wù)

（一）項目法人對工程檔案工作負(fù)總責(zé)

一是建立檔案管理組織或機構(gòu)。明確分管領(lǐng)導(dǎo)，與工程建設(shè)管理各相關(guān)部門、參建單位、施工單位等共同構(gòu)建權(quán)責(zé)清晰的項目檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)。二是建立健全檔案管理工作制度。包括檔案管理辦法、檔案整編細(xì)則、檔案分類大綱及方案、項目文件資料歸檔范圍和檔案保管期限等，同時加強監(jiān)督保障制度執(zhí)行。三是明確項目檔案管理的具體要求。在簽訂合同、協(xié)議時，應(yīng)設(shè)立專門章節(jié)或條款明確檔案管理責(zé)任，對檔案質(zhì)量的要求、整理標(biāo)準(zhǔn)、相關(guān)費用比例和違約責(zé)任等方面做出明確規(guī)定。監(jiān)理合同條款中，也應(yīng)明確監(jiān)理單位的檔案檢查和審查責(zé)任。四是建立項目檔案管理獎懲機制。對項目文件資料的形成、收集、整理與歸檔等情況依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)進行嚴(yán)格的考核，并對項目文件管理條款的履責(zé)情況做出客觀評價。五是做好檔案監(jiān)督檢查整改工作。定期組織開展檔案工作情況自查自糾活動，對檔案主管部門和上級主管部門在項目檔案監(jiān)督檢查工作中發(fā)現(xiàn)的問題要及時整改落實。六是建立健全檔案信息化系統(tǒng)。應(yīng)將項目檔案信息化建設(shè)納入工程建設(shè)之中，做到同規(guī)劃、同部署、同實施。

（二）項目法人檔案管理機構(gòu)是檔案管理的統(tǒng)籌部門和協(xié)調(diào)核心

一是嚴(yán)格落實項目檔案管理的各項制度。組織協(xié)調(diào)工程各個相關(guān)部門和參建單位落實好項目檔案管理的相關(guān)制度。二是制定項目檔案管理工作方案。制定切實可行的檔案工作方案，對各相關(guān)部門和參建單位形成的文件資料實行嚴(yán)格的項目文件資料管理和歸檔管理。三是做好項目檔案的督導(dǎo)工作。及時監(jiān)督、指導(dǎo)工程建設(shè)管理各相關(guān)部門、參建單位和施工方對項目文件資料的形成、收集、保管、整理、立卷和歸檔等各項工作，審查檔案的完整性、客觀性、規(guī)范性和系統(tǒng)性，并及時督促移交項目檔案。四是開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。對文件資料員和檔案管理員進行項目檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，定期到工地一線進行有針對性的具體工作指導(dǎo)。五是參加重要會議和關(guān)鍵節(jié)點活動。參加項目工程建設(shè)的重要會議、重大活動和重要設(shè)備的開箱驗收，不僅要組織參加檔案竣工驗收，還要參加單位工程、分部工程和單元工程的專項及階段性檢查與驗收。六是做好檔案的接收與保管工作。負(fù)責(zé)項目檔案的接收、統(tǒng)計、保管、編研和利用等各項工作，對不符合要求的檔案予以退回，并限期整改，限時移交。

（三）項目法人各相關(guān)部門履行的檔案工作職責(zé)任務(wù)

項目法人各相關(guān)部門負(fù)責(zé)對水利工程建設(shè)項目技術(shù)文件的規(guī)范性提出要求，對本部門形成的項目文件資料進行收發(fā)、登記、保管、收集、整理、立卷和歸檔；對勘察設(shè)計、環(huán)評、施工、監(jiān)理、總包、檢測等單位歸檔文件資料的完整性、客觀性、規(guī)范性和系統(tǒng)性進行嚴(yán)格的審查后統(tǒng)一保存。

（四）參建單位是工程檔案管理的主體

各參建單位是工程檔案收集整理歸檔的主體，應(yīng)主動建立健全檔案管理制度，并制定落實措施，報經(jīng)項目法人確認(rèn)后實施；及時做好所承擔(dān)項目文件資料的統(tǒng)計、收集、保管、整理、立卷和歸檔工作，接受項目法人的監(jiān)督和指導(dǎo)。

（五）監(jiān)理單位履行的檔案工作職責(zé)任務(wù)

監(jiān)理單位應(yīng)對所監(jiān)理項目歸檔文件資料的完整性、客觀性、規(guī)范性和系統(tǒng)性，依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)進行嚴(yán)格的審查，形成關(guān)于檔案工作的監(jiān)理審查報告。

三、新規(guī)定全面明確了水利工程建設(shè)項目歸檔要求

（一）強調(diào)照片、聲像等珍貴資料要及時收集整理歸檔

照片和音像視頻文件歸檔是工程檔案管理中的薄弱項，很多單位重視程度不夠，把歸檔文件狹隘地理解為紙質(zhì)文件，導(dǎo)致頻繁出現(xiàn)照片和音像視頻檔案收集不完整、整理不規(guī)范等現(xiàn)象。“新規(guī)定”特別強調(diào)，水利工程建設(shè)項目重要活動及事件、原始地形地貌、工程形象進度、隱蔽工程、關(guān)鍵節(jié)點工序、重要部位、地質(zhì)和施工及設(shè)備缺陷處理、工程質(zhì)量或安全事故、重要芯樣、工程驗收等，必須形成照片和音像視頻文件，并按照相關(guān)檔案管理規(guī)范妥善保存，及時整理歸檔。

（二）確定檔案的具體歸檔范圍和時限

“新規(guī)定”明確了水利工程建設(shè)項目文件資料的歸檔范圍和檔案保管期限，從前期工作、移民安置、征地補償?shù)介_工準(zhǔn)備、建設(shè)實施、試運行、竣工驗收等各個類別提出了167 個方面應(yīng)歸檔文件材料的范圍，并注明了保管期限；從十多個方面詳細(xì)規(guī)定了各類文件資料的具體歸檔時間和規(guī)范要求。

（三）明確要求建立檔案審查機制

項目法人與參建單位要建立水利工程建設(shè)項目檔案審查機制，按照職責(zé)分工，分別組織對文件資料歸檔進行質(zhì)量和規(guī)范審查。建立文件資料信息系統(tǒng)，形成完整的水利工程建設(shè)項目檔案閉環(huán)系統(tǒng)。

（四）提出建立檔案管理卷要求

“新規(guī)定”明確提出項目法人檔案管理機構(gòu)負(fù)責(zé)建立水利工程建設(shè)項目檔案管理卷，把水利工程建設(shè)項目過程中形成的包括項目概況、管理制度、歸檔范圍和保管期限、分部工程、標(biāo)段劃分、參建及施工各個單位檔案的歸檔情況、檔案收集整理情況、交接清冊等與項目檔案管理情況有關(guān)的文件資料組成專門案卷，并形成科學(xué)完整的系統(tǒng)體系。

另外“新規(guī)定”強調(diào)了“雙軌制”，要求切實做到紙質(zhì)文件資料和電子文件資料同時歸檔；并提出信息化和電子檔案管理新要求。

四、結(jié)語

“新規(guī)定”既明確了項目法人及項目檔案管理機構(gòu)、參建各方的檔案管理責(zé)任，也提出了具體的檔案工作要求，是適應(yīng)水利工程建設(shè)項目檔案工作新特點的制度規(guī)范，項目法人及參建各方必須嚴(yán)格執(zhí)行，全面提升水利工程建設(shè)項目檔案管理工作水平，為項目建設(shè)和運行管理提供強有力的檔案工作保障■