“互聯網+”時代對檔案工作的挑戰

中共萊陽市委黨史研究中心 李艷紅

在二十一世紀，信息化成為時代發展的主旋律，其所引起的滔天浪潮迅速波及了社會的方方面面，對社會的方方面面都造成了巨大沖擊。尤其是對于檔案工作來說，在傳統模式下，受限于信息傳遞速度，檔案傳遞和管理效率受到較大制約，而在“互聯網+”時代，依托于方便快捷的信息網絡，可以實現檔案信息的跨空間即時傳遞，促使檔案工作效率大幅度提高。但在“互聯網+”時代之中，挑戰與機遇并存，信息化固然是檔案工作的機遇所在，卻也帶來了全新的挑戰，還需要謹慎面對。

一、“互聯網+”對檔案工作的挑戰

（一）信息防護手段不足，存在信息泄露風險

在信息化浪潮的影響下，檔案工作也意識到信息化改革的重要意義，并積極引入先進的信息技術來武裝自身。但畢竟檔案工作立足于現實領域，與位于虛擬領域的信息技術如同兩條平行線，缺乏交叉點。在此情況下，檔案工作對于信息化改革缺乏明確的方向，僅僅局限于表層信息工具的應用，沒有對信息防護表達出足夠的重視程度，并由此衍生了巨大的信息泄露風險。檔案上面存在諸多人員信息，一旦泄露，必將對人民群眾造成極為嚴重的經濟損失[1]。

（二）“重軟件，輕硬件”的信息化困局

由于受到刻板認知的影響，部分檔案工作人員錯誤地認為信息化改革的重點應當放在軟件工作上，希望引入更先進的信息系統和網絡算法，從而全面提高檔案工作效率。但實際上，軟件與硬件相輔相成，任何一方存在弊端和瑕疵，都將形成嚴重的“木桶效應”，不僅會導致信息化成果大幅度下降，更是可能會對檔案工作造成難以想象的負面作用。例如，部分檔案機構的電腦過于陳舊，雖然能夠進行一般的檔案處理工作，但在邁入“互聯網+”時代之后，必然還會進行其他高強度的信息運算工作，而這是老舊電腦所無法承擔的。

（三）檔案工作人員缺乏信息素養

對于任何工作來說，高素質人才都是第一生產力，并且唯有人員能力與工作需求相匹配，才能夠在最大程度上發揮出人才能力，使得人才作出更大的貢獻。但是對于“互聯網+”時代的檔案工作來說，工作模式和工作需求產生了天翻地覆的變化，而工作人員固然都有著較高的能力素養，與工作需求之間的匹配度卻直線下降，不能夠高效完成工作任務。之所以出現這種狀況，是由于信息化改革推進速度過快，人員結構尚未進行有效調整。在過去的招聘活動中，招聘條件是根據當時的工作需求設立的，沒有對應聘人員的信息素養有太過嚴格的要求，這就導致檔案管理人員的信息能力約等于大眾平均水平，能夠熟練使用一些普遍的信息工具和互聯網工具，當工作內容涉及專業化信息工具時，又會存在力不能及之感。

（四）多元化的網絡渠道，單一的檔案信息收集方式

在過去的年代，因為信息傳遞速度較慢，并且信息采集渠道較少，檔案信息只能夠通過“面對面”的方式獲取，并且這一信息傳遞通道是“單方向”的，只能夠由人群自主將檔案信息填寫并傳遞給檔案管理機構。在此過程中，檔案管理機構位于“被動者”的位置，主動性不足，難以采納到更多的檔案信息。而在信息化時代來臨之后，互聯網作為一個開放性平臺，存在著四通八達的信息傳遞通道，并且人們也會在互聯網世界留下各種各樣的痕跡。在此基礎上，通過互聯網渠道，檔案管理機構被賦予了較強的“主動性”，能夠自發地采納更多人員信息，以此進一步豐富檔案內容，更加全面、立體化地描述出人員的能力素養。但遺憾的是，在檔案管理工作實際開展過程中，由于刻板工作思維的影響，導致部分員工還在按照傳統模式開展工作，沒有意識到互聯網時代對檔案工作造成的巨大變革。同時，在傳統模式下，檔案工作雖然也發揮著極為重要的作用，但其作用在大多數時候都隱藏在幕后，既沒有做好宣傳工作，也沒有與人群展開有效的互動交流，工作效果被局限在一個較低的層次，還有較大的潛力可供挖掘。

二、“互聯網+”時代背景下檔案工作優化改進的方法措施

（一）增強防護意識，豐富防護手段

首先，思想是一切行為活動的根本指導，唯有思想上高度重視，才具備將其落實到工作實際中的基礎前提，可以通過一系列宣傳方法，幫助工作人員樹立對信息化檔案的正確認知，并由此引起工作人員對信息安全防護的重視。其次，可以組織檔案工作人員前往其他機構參觀學習，站在一個客觀立場上，更加透徹地了解對方檔案安全防護工作中的優缺點，進而不斷吸納對方的長處，反思自己的短處[2]。最后，信息技術屬于前沿科技，信息防護網絡的建設更是屬于“高精尖”內容，非專業人員不可操刀，如果僅將視野局限在內部員工上，即便耗費大量的時間去培訓學習，也不可能掌握核心技術，更無法構建出健全的信息防護網絡，必須要尋求相關機構專業人員的指導和幫助。

（二）加大資金投入，做好硬件支持工作

在現代經濟社會，隨著經濟體系日漸完善，經濟市場導向力量的重要性更加突出，任何工作要想穩定推進，都離不開雄厚資金的經濟支持，檔案工作也不例外，尤其是硬件設施的采購，更需要投入大量的資金。在此情況下，必須要做好上層領導人員的思想工作，繼而獲得大量的人力、物力支持，進而及時做好硬件的更新換代工作[3]。同時，硬件建設資金投入較大，必須要慎重考慮所購買的硬件是否合理、是否存在更好的選擇，針對此，一方面可以組織員工去其他機構或前沿市場參觀考察，調研硬件的現實應用情況，并以書面的形式整理總結出來。另一方面，可以開展“試點”工作，先購買少量的硬件設施嘗試應用，待一段時間后，如果對檔案管理工作確實能夠產生較大的促進作用和積極影響，再在單位機構內部大范圍推廣應用。

（三）健全人才機制，提高員工信息素養

在二十一世紀，社會體系高度發達，各個行業的技術含量明顯提高，對于高素質人才的依賴性也顯著提高。在此情況下，高素質人才的重要性更加凸顯，不僅能夠憑借自身的遠見卓識，立足于大局角度，綜合考慮各方面因素，為工作制定出最正確的發展路徑，還能夠依靠自身強大的執行力，保障各項工作進程有條不紊地穩定推進。但是要想構建高素質的檔案管理團隊，并充分發揮員工的工作能力，還需要進一步健全人才機制。

首先，在招聘機制上，可以通過提高招聘待遇、提升招聘條件等方式，吸引更高水平的優秀人才前來應聘，從而在“源頭”上提高檔案團隊人員的整體信息素養，并且要做好招聘審核工作，確保應聘人員能力與簡介相符，最大限度地避免濫竽充數、魚目混珠現象的出現。其次，招募到優秀人才是工作順利開展的必要前提，但并不代表著全部，還需要通過健全的評價機制，充分發揮員工的內在潛能，借助獎勵機制，能夠將員工效益與企業效益相統一，進而調動起員工的工作熱情和工作積極性，促使工作效率不斷提高，借助于懲戒機制，能夠有效消除員工的懈怠情緒，避免員工消極應對工作任務。最后，還可以通過開設內部培訓計劃，有針對性地提高員工信息素養，并將培訓成果納入評價機制中，以此鼓勵員工積極參與培訓活動[4]。另外，對于高素質人才來說，相較于一時的薪資待遇，更加看重長遠的發展，良好的晉升通道是留住高素質人才的最佳途徑，唯有將晉升機制與評價機制相掛鉤，將評價結果當作人員晉升的重要依據，一方面可以讓有能力的員工步入更高的崗位，為工作發展作出更大的貢獻，另一方面也能夠有效增強高素質人員對單位機構的認同感和責任意識，在最大程度上避免人才流失問題。

（四）檔案工作應當具備更高的“主動性”，擴展信息獲取渠道

首先，檔案工作人員應當“主動出擊”，一方面要收集員工在機構活動中的表現狀況以及領導人員的相關評價，另一方面要立足于互聯網渠道，從中檢索出有價值的檔案信息，并且要考慮到網絡信息質量高低不一，在仔細斟酌審核、多渠道驗證真實性后，錄入檔案信息中。其次，文字作為一種語言工具，雖然能夠將人員能力大體描繪出來，但畢竟有著自身的局限性，無法將人員的方方面面立體化、形象化地展現出來，有著較大的主觀想象空間，只是傳統書面檔案模式下的選擇，而在邁入信息化時代后，可以在檔案中添加更多的圖片信息，甚至開創性地采納視頻信息。最后，應當加強對宣傳工作的重視程度，以此擴大檔案工作的社會影響力，吸引大眾的廣泛關注，在具體實施過程中，要意識到在當今時代，傳統媒體雖然權威性依舊，但影響力卻所有衰退，新媒體依托于互聯網渠道，與人們的日常生活聯系更加緊密，通過入駐新媒體平臺，做好新媒體宣傳布局工作，能夠進一步擴大工作成果、提高服務質量，使更多的人群了解檔案工作、人事檔案工作，可以在產生檔案需求的同時，第一時間找尋到檔案管理機構。

三、結語

總的來說，檔案工作信息化改革既是“互聯網+”時代的大勢所趨，也是工作質量提高的內在需求。唯有順應時代發展的脈絡，緊跟社會前進的腳步，才能夠在新時代煥發出新的光彩，始終保持旺盛的生命力和競爭力。與此同時，也要小心應對隨之而來的各項挑戰，并在此過程中不斷總結經驗教訓，從而優化工作理念，改進工作方法，重構工作體系，進而實現工作質量的飛躍式提高，更好地完成檔案保障工作。