檔案管理在新時代背景下的創新及應用

新疆維吾爾自治區疾病預防控制中心 王晶

進入大數據時代，數據呈現海量增長趨勢，資料大多表現出超大容量，無論是流程還是分析能力都遠遠超過傳統的數據，表現出多樣性、規模性、高速性以及價值性特點。

隨著大數據技術的不斷發展應用，已經有效解決了一直以來困擾檔案管理的資料存儲與應用的技術瓶頸問題，提升了信息管理的智能化水平。進入大數據時代，檔案管理工作應堅持創新原則，樹立創新理念，將其同大數據時代的特點與要求結合起來，不斷提升檔案管理的質量和水平。

一、新時代檔案管理創新的必要性

疾控中心檔案能夠真實反映單位的疾控活動、科研活動以及其他工作，對于疾控中心未來各項工作的開展具有重要的參考意義，而新時代大數據的概念最先出自互聯網企業，提出這一概念的目的在于解決互聯網時代涌現出的包括非結構化網頁數據的存儲、檢索與分析在內的海量數據問題。為了更好地實現對大量數據的存儲與處理需求，大數據技術通過服務器架構超大規模的集群，實現對海量數據的實時處理。需要注意的是，與傳統集群不一樣，大數據技術所構建的超大規模集群在數據擴展以及成本控制方面有明顯優勢。電子商務與云計算出現后，大數據技術得到進一步發展，在社會上引起廣泛關注。大數據所獨具的特點使其應用前景十分廣闊：一是數據總量巨大，目前全球數字信息量已經用ZB來計算，且隨著社會發展快速增加；二是數據種類繁多，涉及的內容包括定位、文字、圖片、視頻等多種類型，覆蓋經濟和社會生活的方方面面；三是大數據價值率不高，大數據雖有海量數據，總量很大，但是其中真正有價值的部分比較少，價值率不高；四是數據處理能力不斷增強，數據處理速度加快，分析結果更加精準。

做好疾控中心檔案管理與利用工作，能夠進一步節約檔案工作的整體成本，確保檔案工作提質增效，更好地推動疾病控制的長效性和高質量的、精準的防病工作的開展。近年來，隨著信息技術在人們生產生活中的應用越來越廣泛和深入，人們對數據信息價值的認識也越來越深刻，加上大數據技術自身的獨特優勢，進一步推動了新時代大數據技術的應用。檔案管理實際上就是對各種信息數據進行分析處理的過程，受大數據的影響更加直接。檔案數據規模不斷擴大的今天，需要配套多樣化的信息庫，數字化方向是發展的必然方向。與一般的數據相比，檔案數據信息價值更高，需要進行智能化分析，為有需要的人提供精準有用的信息。將大數據技術應用到檔案管理當中，能夠大大提升信息的分析能力，提高數據處理速度，讓信息的效能得到更充分地發揮。在知識經濟時代，積極樹立創新意識，充分運用大數據技術、云計算等新技術，不斷創新檔案管理工作，是時代發展的要求，更是社會發展的必然趨勢。

二、新時代大數據背景下檔案管理的創新及應用

（一）轉變檔案管理思維

在大數據技術時代，伴隨著技術的革新，在檔案管理方面也發生了極大的變化，最顯著的是檔案管理者的思維方式產生了較大的改變，而這一改變對于檔案管理工作將產生深遠的影響。在過去，檔案管理者主要采用傳統的管理思維，把檔案數據信息的范圍限定在文字珍藏方面，導致檔案資源被極大地浪費，嚴重阻礙了檔案價值的體現。當下，隨著各種檔案資源的增加，檔案的范圍越來越廣泛，并逐步朝著信息化趨勢發展。此外，隨著智能手機、個人電腦的普及，人們應用的軟件越來越多，從而誕生了大量的電子數據檔案。如果依舊沿用傳統的管理思維對檔案進行管理，就無法充分挖掘出檔案所蘊含的重大價值，致使一些價值較高的檔案信息被埋沒。

所以，在大數據技術應用背景下，檔案管理者一定要與時俱進，改變思維模式，對于檔案管理的發展態勢進行關注和了解，持續學習先進的檔案管理理念，從根本上轉變觀念，更好地從事檔案管理工作。具體而言，檔案管理者要擁有大檔案觀和大服務觀。所謂大檔案觀，指的是擴大檔案數據信息的種類，并拓展檔案數據信息的范疇，即把各種形式的信息、數據、文件等都視作檔案的一部分，再借助網絡技術和信息技術，建立檔案數據庫。對信息資源進行深入開發，能夠為各項工作提供相應的資料，提供科學依據，更好、更全面地提升工作的精準性和規范性，要做到這一點，檔案管理者就要轉變管理思維，充分借助各種全新的信息技術，使檔案系統日趨完整，從中挑選出有一定價值的信息，并對檔案數據更好地進行處理，從而使檔案管理日漸系統化。與此同時，在互聯網技術的影響下，對于原始數據進行全面收集，并在此基礎上進行計算以及更進一步地分析，充分挖掘其內在價值，從而為接下來的決策奠定基礎。

（二）做好頂層設計，推進管理平臺建設

當前科技設施較為方便，合理運用這些設施，可以將文本資料、圖片影像等轉為數字化內容，形成電子檔案，以此為基礎搭建完善的數據資料庫，資料庫中存儲電子信息逐步實現網絡化，也是檔案館檔案管理的未來走向。通過這種方式既可以有效利用人力資源，又能提高管理效率，簡化查詢步驟，進一步提升檔案利用效率。檔案館對于自身的檔案信息資源進行采集總結，可以形成自身的基礎數據庫，由衛生部門牽頭，還應該協調好不同檔案部門，積極建立數據協調機制，可以實現初期的數據交流目標，積極探索信息的共享機制。

另一方面，各個檔案館需要提升對計算機網絡人才的重視程度，通過積極邀請專家培訓的方式，掌握大數據應用的基本規律，充分發揮現代技術和現代人才的價值。在互聯網背景下，加快落實網上辦公平臺的建設已經成為一個必然趨勢。因此，在檔案信息資源工作開展的過程中，需要積極建設完善的數據平臺，從而快速實現認證登錄實名、辦事流程清晰、進度透明可查、責任定位準確的目標。比如，可以將相關通知請示內容的紙質簽閱改為網上審批，信息統計可以由傳統的人工操作轉變為網絡填報，通過這種處理方式，既能提升工作效率，還能提升數據的準確性，實現對信息數據的實時監管。構建數據管理體系需要嚴格遵守以下要求：標準化、制度化、體系化、應用化，同時需要滿足交互性、包容性等。獲取、整合、鑒定、存儲、統計等不同環節的意義就在于更好地為用戶提供查閱、拷貝、外借及展出等服務。整體上需要建立科學有效并且同實際要求相適應的管理方式，保證各個部分均能達到預期要求。要想對檔案管理模式進行改革，就要注重檔案數據的歸檔環節與存儲環節，對檔案數據進行科學、合理的分類，并對所有的檔案數據確認有效存儲的期限。具體而言，在對檔案數據信息進行管理時，要對其進行分類，并選用合適的方式予以保存。與此同時，要根據現實情況與不同需求，確定檔案保存的合理期限，根據具體的期限要求做好相應的存檔工作。除此之外，要采用電子存儲的方式將其進行保存。

（三）梯次實踐深化，做好數據挖掘分析

需要進一步加強對兼職檔案工作人員的管理，通過具體工作任務的分派和明確，在完善檔案匯報的基礎上，針對檔案管理工作中發現的問題以及管理缺陷進行及時完善，全面提升檔案館檔案管理水平。另外，加強資金建設投入，在日常工作中推行自動化辦公理念，全面加強系統軟硬件設施建設，提升檔案管理信息化水平。在市級檔案管理工作中，通過信息化技術的應用，為加強管理，可以將傳統立卷方式改為以“件”為單位，進一步加強檔案立卷、鑒定和接收工作的開展。為進一步發揮大數據在檔案信息資源工作中的重要性，需要按照以下幾個層次開展工作：第一，在初期人員、技術力量相對薄弱的基礎上，可以利用大數據進行重點篩查，從而開展針對性的教育工作，提升風險的防控水平。在完成基礎數據的整合之后，可以對崗位、環節、時間等要素進行深入分析，加強與相關機構的合作與共享，從而提升監控水平。最后，在工作方法成熟之后，可從個人有關事項的報告、領導廉政檔案入手，建立全域實施監督的模式。

工作人員之所以進行數據整合與分析，主要目的是就變化情況進行提前了解，方便人們根據預測結果開展生產活動。在此過程中，需要借助大數據解析技術對檢測到的數據進行整理和運算，挖掘其中的相互關系，從而進行更好地預測。而且借助大數據解析技術能夠幫助工作人員快速處理復雜的數據關系，借助數據分析原理，針對不同問題進行及時處理和解決，并按照一定標準對數據結構進行整理和挖掘。另外，由于系統在實際編制過程中會自動引入各種方程，而且大數據解析技術能夠根據這些方程內容，針對各數據間的聯系和規律進行自動合理的挖掘和整理，并在此基礎上，針對未來一段時間內的變化情況進行有效預測。

（四）構建新時代大數據檔案管理體系

大數據時代要求配備一整套檔案管理體系，為檔案管理工作的開展提供規范性指導。隨著社會的不斷發展，檔案管理工作在社會中的價值進一步得到彰顯，相應的需要開展的工作內容也越來越多，涉及的工作機制也越來越復雜，迫切需要建立完整的管理機制來規范管理工作的開展，實現檔案管理工作的規范化、標準化。

應結合實際需求建立檔案管理準入機制，適當提高檔案準入標準，劃定檔案管理服務對象，進一步提升檔案管理工作效率。檔案涉及非常多的智力勞動成果，需要進一步加強對檔案資料的知識產權保護工作，針對檔案管理建立相應的法律法規予以保護，營建完善的法律環境，為檔案管理工作以及檔案管理人員的維權行為提供法律依據。這都需要檔案管理部門有針對性地加強自身的法律法規及相關規章制度建設，對管理中存在的問題及時處理，有效解決大數據背景下呈現的新情況和新問題。

三、結語

綜上所述，在新時代大數據的背景下，要想更好地整合與共享檔案信息資源，既要利用現有網絡技術，還要充分發揮其優勢實現共享，這就需要從業者要綜合考慮各方面因素，制定合適的檔案信息資源管理方案，做好整理、分析及共享工作，提升國內檔案信息資源管理質量。