有關智慧檔案管理若干問題的思考

國網河北省電力有限公司 陳穎，趙洋

在當前互聯網技術水平快速提升背景下，信息的透明程度提升，并實現了更高的智能化水平。檔案管理工作的重要性也越發凸顯出來，智慧技術、智慧管理逐漸成為全新的發展趨勢。

一、新技術發展與數字檔案館的局限性

數字檔案館的產生解決了傳統檔案存儲存在的許多問題，存儲的數量限度、傳播的途徑、安全性等都得到了極大的提升。對于檔案管理工作帶來了革命性的改變。但是在數字檔案館建設和使用過程中，會受到多方面因素的限制，存在一定的局限性。從理念層面進行分析，數字檔案館僅僅是對外在條件進行了改變，在管理方面并沒有進行真正的改革，僅僅是以信息化作為依托，實現了檔案本身的變革，在管理檔案實體上并沒有實現革命性的進展。在技術層面，相比于傳統檔案館，數字檔案館實現了信息鏡像化，極大提升了大眾使用的便捷性，但是對于管理人員而言，在開展業務、信息篩選過程中并沒有享受到便利，難以將檔案信息用戶的思維作為依據開展相應的檔案管理工作。在資源方面，數字檔案館信息資源會受到一定限制，主要源自傳統檔案信息基礎方面。數字化的檔案信息是其主要的核心資源，同時還包括了原生態的電子檔案，對于傳統檔案館既有局限性難以作出突破。想要解決這個問題需要借助全新的思路，同時對新技術進行研發。對于檔案部門而言，不僅需要對數字檔案館進行鞏固，同時還需要對建設成果進行提升。運用云計算和物聯網等新技術對智慧檔案館進行建設，并討論如何實現檔案管理工作的智能化，從而推動我國檔案信息化建設工作邁向全新的階段。

二、檔案管理現代化是歷史發展的必然要求

所謂管理現代化，就是指將管理工作信息化、最優化。針對管理工作中存在的規律性問題，著重使用現代科學技術理論、方法、手段等進行研究和處理，逐步完善管理工作。

（一）要解決檔案工作發展中存在的突出問題，檔案管理現代化是必然出路

當前的檔案工作中存在著很多較為突出的問題，比如，檔案數量劇增、新型信息介質和記錄方式逐漸產生，如何有效保護檔案、如何適應利用檔案的社會需求變化等，這些對傳統手工管理手段、方法帶來了極大的沖擊。首先，因為管理能力、管理效率較低，難以適應當前檔案數量劇增、檔案數量范圍擴大等需求。其次，僅僅局限于傳統紙質檔案管理范圍，并沒有很好的方法管理新型檔案，難以適應實際需要。面對這種情況，自然就需要實施檔案管理現代化，這也成為解決檔案工作發展中突出問題的有效方法。

（二）檔案管理現代化是我國現代化建設工作中的必然要求

首先，檔案管理工作主要承擔著對我國歷史上各個時期形成的檔案進行收藏、保護的任務，這項工作直接關系著國家的寶貴文化財富，對于子孫后代的發展具有十分重要的作用。其次，這項工作也擔負著提供檔案的責任，并且直接服務于現代化建設工作。想要開展后續各項工作，檔案是重要的依據，也是必要的條件，需要將檔案充分利用起來，能夠實現經濟效益、社會效益等方面的顯著提升。“科學技術是第一生產力”這一科學論斷，對科技儲備形式的科技檔案進行妥善利用，可以極大地促進我國特色社會主義事業的建設工作。

（三）檔案管理現代化將提高檔案工作整體水平，推進全面建設

1.提高貯存、收藏能力

通過有效應用縮微技術和光盤技術等行動技術，可以對存貯密度進行很大程度的提升，也可以有效減少貯存空間。對于當前逐漸增多的檔案而言，為存儲和管理工作提出了有效的解決方法，從而提高了檔案部門的收藏能力進行，可以明顯增加貯存的信息量，真正成為社會貯存回溯性信息的基地。

2.提高信息處理能力

在檔案管理現代化工作中，電子計算機的應用是核心內容。電子計算機的工作效率、信息處理能力都非常強，可以用于組卷、編目、分類、鑒定等工作，從而開展各種統計分析。在開展這些業務期間，可以對一些人為操作進行代替，從而實現了檔案信息處理能力的提高，工作進度明顯加快，相應的工作效率、服務質量也可以得到提升。

3.提高檔案信息資源開發利用能力

對計算機技術應用最成功也是最主要的方面就是檔案編目、檢索、借閱管理等工作。計算機技術具有準確性高、速度快等特點，可以實現多樣化的檢索方式，能夠進行大批量地提供利用，從而滿足系統、專利等方面的利用需要。能夠實現多次重復利用和聯網檢索，借此實現對檔案資源的共享。通過運用現代信息處理技術手段對檔案信息資源進行開發，開發能力、效率可以得到顯著提高，從而針對檔案資源進行高效利用。

三、智慧檔案的服務方向

智慧檔案館是基于互聯網和云計算等新技術而構建的，屬于一個智能模塊，借助這個模塊，可以實現多元化的管理，豐富檔案資源，同時可以對檔案信息進行自動感知和處置，屬于提供檔案信息泛在服務的新型虛擬檔案館。借助智慧檔案館，可以基于數字檔案館將采集終端、各類有線和無線寬帶網絡技術等現代化技術利用起來，有效聯通物聯網、移動互聯網以及互聯網等網絡，針對檔案的環境信息、檔案變化動態信息進行實時采集。在信息提取方面，智慧檔案館有十分顯著的優勢，針對檔案資源可以隨時作出反饋，將智能服務提供給需求者。借助智慧檔案館可以將數字檔案的資源、傳播優勢充分發掘出來，基于數字檔案館信息化，將發達的通信技術、科技手段充分利用起來，分析并整合檔案資源，同時可以對動態的檔案信息進行感知。在實際收集和整理檔案資料的過程中，針對用戶的需求作出智能響應和智能支持，提供更為便捷、人性化的基礎條件。

四、智慧檔案管理的特點

構建智能化的智慧檔案館，需要基于數字檔案館開展技術革新工作，同時需要樹立智能管理理念，構建更加方便的管理模式，從而更為廣泛地使用檔案，讓檔案室具備更強的綜合處置能力，同時建立更為先進的檔案管理體系，借助一個綜合處理平臺妥善完成檔案處理工作。

（一）資源多元化

檔案作為智慧檔案館的基礎，直接決定著智慧檔案館的智能化水平，在各個媒體、網站中所傳播的信息，都可以成為智慧檔案館的信息資源。同時，資源多元化還體現在智慧檔案館的管理模式上，因此具有廣泛的資源面，針對不同的檔案，有時需要采用不同的管理方式，資源多元化相應地促進了檔案管理工作的多元化。

（二）感知更全面

感知屬于一種預測能力，同時也是對智慧管理的第一要求。在實際的智慧檔案管理工作中，需要將高科技手段利用起來，借此實現自動化管理，管理人員也需要具備高端的管理策略。在有效聯系互聯網和檔案實體的同時，針對檔案內容、檔案管理信息，還需要進行交互式的信息通訊、信息交換。借助對RFID技術的應用，可以實現感知檔案實體、檔案內容信息、檔案管理信息等方面的內容。在檔案內容的感知方面，通過對數據進行識別，對檔案資源信息進行整合，從而實現對檔案內容信息的抽取和挖掘。在檔案管理狀況的感知方面，主要依靠人為因素，借助管理人員所具備的管理能力和管理技巧，實現對檔案管理狀態的智能化檢測和評價。

（三）綜合處置能力更強

智慧檔案管理之所以先進，是因為該項技術具有成熟的處理應對和反饋機制。通過解析、識別檔案信息的需求特征，與相應管理策略進行對應，管理人員借助自身管理經驗來科學評價感知到的檔案信息，檔案信息保障機制、查全率可以得到有效提升。在實際應對和處置檔案管理業務工作的需求過程中，在檔案實體、管理信息等方面獲得綜合的分析。

五、檔案現代化管理中存在的問題及對策

（一）貫徹實用原則問題

實用就是指將本企業、本單位實際需要作為出發點，應用計算機技術能夠切實提高工作和管理效率。如果脫離了實用原則，計算機的應用也就是失去了意義，成為裝飾門面的累贅。部分企業的檔案管理部門為了應對檔案管理升級考核，計算機檢索科技檔案目錄系統建設十分草率。在進行升級以后，計算機并沒有得到應用而是閑置狀態，從而導致資源的浪費。我們需要以實際需要作為出發點，在避免功能不足的同時，還需要避免功能多余，如果成功研制出了應用系統，需要第一時間投入使用，避免閑置。

（二）軟件開發應用問題

當前我國各個地區的檔案部門已經建立看計算機檔案檢索系統，但是存在許多相似之處，其中存在著許多低水平的重復現象，這在一定程度上造成了浪費。一些單位中過于關注自己的成果，因此并不愿意應用其他單位研發的軟件。因此，在后續工作中相關檔案部門需要借鑒國外先進經驗，同時重點關注對通用軟件的開發和應用，通用軟件可以提供靈活擴充的功能，同時還可以提供自編程軟件接口。各個軟件之間相互學習、相互促進，充分融合各自的優勢，針對通用的各類應用軟件進行研制和優化。在當前信息時代發展背景下，電子檔案的發展和應用是一種必然趨勢。在電子檔案管理工作中，最為關鍵的問題就是電子檔案的數據保護，對此需要相關人員予以重視，解決這類問題以后，才能夠保證檔案部門電子化、數據化，使檔案管理工作得到穩定發展。

（三）計算機應用兩種知識的結合問題

在借助計算機進行開發試驗的過程中，曾經出現過兩種欠妥的做法。首先，研制工作需要完全依賴計算機專業技術人員，但是這些技術人員并不了解檔案管理業務，導致最終研制出的成果并不具備較強的實用性。其次，主要借助檔案工作者進行研制，最終的研制成果缺乏較強的功能性。針對檔案管理業務，只有進行深刻的了解，針對檔案業務在改進過程中具備科學的創想，才能夠科學地分析、設計并應用計算機檔案管理系統，在對計算機軟件知識予以重視的同時也需要關注檔案管理業務知識，這兩者都是不可缺少的。因此，今后為了擴大檔案管理工作中計算機的應用范圍，更加需要結合上述兩種知識，在檔案業務人員工作中具備主動進取的精神。

（四）檔案管理現代化對檔案工作人員的要求

1.增強現代化意識

所謂增強現代化意識，就是在檔案管理現代化、發展檔案事業等目標的實現過程中，相關檔案工作人員需要樹立與現代化建設目標、規模、方法等相互適應的思想觀念，充分適應當前社會的發展和進步。以管理科學理論作為指導，以實際情況作為出發點，對以往實踐工作經驗進行總結，并進行大膽的探索和改革，全面推進科學管理，不斷加強現代化管理意識。

2.調整知識結構，掌握多種技能

想要實現檔案管理現代化，要求工作人員調整自身知識結構，從而逐步形成一支具有較高知識化、專業化水平的工作隊伍。對多元化知識結構進行構建，對檔案專業知識進行全面、系統的掌握，同時對現代化科學技術知識、管理科學知識等方面的內容進行學習并掌握，特別是電子計算機等學科知識，借此實現對復合型專業人才的培養，有效提升檔案工作人員的素質，充分適應現代化需求。

六、結語

在對智慧檔案館進行建設的過程中，需要經歷一個長期的過程，同時這項工作也具有較高的復雜性。在技術方面、管理方面都會遇到很多問題。在對技術進行發展、推進的過程中，可以將一定的基礎保障提供給智慧檔案館建設工作，但是在政策、理論等方面仍然缺少足夠的支持，另外沒有形成完善的法律規范，相關標準、規范并沒有得到統一，很多方面都需要進一步完善。