高校收費管理內部控制建設研究

陳佳

（福建教育學院，福建 福州 350025）

一、引言

近年來，我國高等教育體制改革不斷推進，高校收費政策持續優化，政府對高校投入資金逐漸減少，尤其對省屬普通本科高校而言，政府扶持相對較弱［1］。隨著教育事業發展和高校規模的擴大，高校之間在資金、生源和辦學模式等多方面競爭激烈［2］，高校為自身發展需要，鼓勵部門創收，多渠道籌集資金。學費、課題創收、校企合作等收入渠道在拓寬，但收費的復雜化也使得收費管理難度加大，廉政風險增加。內部控制是防范舞弊和預防犯罪的第一道防線［3］，加強和完善收費管理內部控制，形成標準化和規范化的業務流程，制約、規范和監督權力運行是高校防范和化解收費風險的有效途徑。

二、高校收費管理現狀與存在的問題

（一）收費項目多

高校的收費項目大致可以分為三大類：學歷教育類、非學歷教育類以及其他。在學歷教育收費方面，隨著高校招生規模的擴大，在校生人數逐年增加，學費收費需求量大且多集中在學年初期；函授、自考等繼續教育收費分散在不同教學點，收費時間不一；在學分制收費模式下，不同專業的學生學費標準也不同；加上住宿費、四六級等考試考務費以及各類代辦費，往往需要耗費收費人員大量的時間和精力。而非學歷教育收費近年來也呈現出逐年增加的趨勢。各類短期培訓班和職業技能鑒定等收費面對的群體復雜多樣，收費標準和要求也不盡相同，往往需要根據不同的業務類型來區別對待。除了教育培訓收費以外，很多高校還會收取國有資產出租、出借收入，代收水電費、網絡費等，這些業務涉及的部門多、人員雜，加大了收費管理的難度。以福建省省屬某本科成人高校為例，收費項目按票種可以分為四大類，按開票項目可以分為28 小類，每一小類下還有2-4 個不等的細項，收費項目之多可見一斑。

（二）收費管理制度不夠健全

高校領導層和各部門認為收費工作只是財務部門的事情，和其他部門無關，對收費業務沒有引起足夠的重視，這導致相關的制度不健全，制度執行不到位和監管缺失。雖然大多數高校都會制定收費管理辦法，但是很多高校的收費管理辦法只是照搬國家和上級部門的相關政策，而沒有根據學校的實際情況來進行個性化的補充和完善，對于收費管理流程、不相容崗位設置以及部門之間的職責權限等沒有一一列明，導致流程隨意變動，職責邊界不清。此外，每年教育行政部門等要求的收費情況自查大多由財務部門自行開展，高校內審和紀檢監察部門很少介入，也很少開展專門的收費審計，這導致收費自查可能更多地流于形式，效率和效果大打折扣，監管力度不足。

（三）收費崗位設置不合理

高校財務人員數量并沒有隨著經費收入和業務量的增加而增加，因為編制數的限制，大部分高校都引進了收費管理系統來幫助收費人員提高工作效率。然而，收費系統的存在客觀上也導致了許多高校對收費業務人員投入不足，無法做到不相容崗位的分離和相互制約。收費系統管理、應收款設置、收費單據錄入、票據打印和保管等業務大多由同一個人來完成，收費人員的權限過大，沒有形成有效的監督機制。在業務量大、收費時間集中時容易出現錯誤和紕漏，而收費和記賬環節的分離，往往使得這些疏漏很難被發現。收費崗位的監督缺失，導致收費管理過程全靠收費人員的業務水平和思想自覺，容易引發廉政風險。

（四）代收費問題普遍存在

長期以來，各個高校在函授、自考等成人教育上普遍采用聯合辦學的模式，學費多由校外教學點代為收取，還有不少培訓費、報名費等由二級學院或其他部門代收。在信息化繳費還未實現之時，這樣做能極大減輕財務部門工作量，但也容易導致大量資金滯留在二級部門，形成“小金庫”。學費等收入不能及時納入學校賬戶統一管理，可能出現坐收坐支現象，甚至存入個別人員的銀行賬戶中，造成資金被隱瞞、截留、占用或挪用。2021 年11 月和2022 年4月，教育部先后出臺了針對普通高等學校舉辦的非學歷教育和學歷繼續教育的管理規定明確指出“高校不得授權或委托任何單位和個人代收費”，這從側面說明了高校代收費問題亟待解決，必須加強資金管控，避免學校收入流失。

（五）信息化程度不高

1.收費環節的各個子系統沒有實時對接

目前許多高校在繳費、開票、收費管理和記賬等方面都實現了一定程度的信息化，比如通過微信、支付寶、網銀等實現繳費，通過財政票據管理平臺和稅務軟件實現票據的管理和開具，通過收費管理系統實現學生基礎信息和應收款的管理，通過賬務處理系統實現記賬、往來款項沖銷等。然而這些系統雖然都是財務部門在使用，但大多相互獨立，無法實現信息的實時傳遞。在實踐中需要財務人員從一個系統中導出數據，經過相應整理后再導入另一個系統。在這一過程中人工干預過多，工作效率仍然不高。

2.代收費和服務性收費未納入收費系統

收費管理系統能夠方便地統計出學生的繳費情況和欠費信息，但是系統一般僅適用于學歷教育學生的收費管理，對于水電費等代收費和培訓費等服務性收費往往還需要人工統計和整理。由于缺乏相應的管理系統，無法對這些應收款進行準確統計和實時反饋，這就容易造成欠費催繳不及時，收費時間過長，需要學校預先墊付相關服務性開支等問題。

3.各部門間的信息孤島現象普遍

高校的信息化建設一直以來缺少統籌規劃和協調，每個部門根據自身業務需要購買和開發的信息系統往往沒有考慮與其他部門的信息共享。財務部門有各種類型的財務管理系統，其他部門還有教務、住宿、人事、科研、國有資產管理等系統。這些系統基于不同的管理目的，涉及的信息有交叉重疊的部分，也有不相關的部分，每個系統架構的邏輯存在一定差異，因而相互獨立，無法實時共享數據，由此造成信息孤島現象。收費業務沒有形成信息閉環，信息傳遞效率和效果大大減弱，會帶來應收未收的風險。

三、收費管理內部控制建設思路

制度是防范財經風險的重要手段，在高校收費管理中應優先依靠制度而不是個人覺悟來規避廉政風險。而要想讓制度發揮最大的效益，還要通過信息化建設落地，通過事前、事中和事后監管來不斷完善。高校領導層應高度重視收費管理工作，通過成立專門的收費內控工作小組，把控全局，梳理收費管理的風險點，做好頂層設計，建立相應的防控管理體系，將原來粗放型管理轉變為精細化管理，提高制度的約束力和執行力。

（一）分類管理，明確流程

高校應針對各類學歷教育收費、非學歷教育收費、服務性收費以及代收費的具體項目，結合學校實際，分類制定管理辦法，分項繪制收費內控流程圖，將收費流程中涉及的各個部門和關鍵管控點都納入其中，明確各個部門的職責和權限，分事行權，嚴格執行收費管理流程。收費內控工作小組應將上級部門以及學校出臺的各項收費制度、流程文件等匯編成冊并及時修訂，做到收費業務有章可循。與收費相關的合同訂立應歸口合同管理部門審核和簽章；業務部門應將涉及收費的事項、標準、依據等事先提供給財務部門審核后，方能開展相關業務；財務部門應歸口管理收費項目的立項、審批和費用收繳，確保各項收費都直接進入學校賬戶，加強資金管控，全面杜絕其他主體或個人代收費的現象，同時要將所有收費項目納入應收款管理，將應收未收責任落實到人，形成應收款定期催繳機制，確保學校收入應收盡收。

（二）合理設置崗位，定期輪崗

高校應分別設置收費業務的執行、管理和監督三個不同的組織層級，明確各個層級的職責權限，在各層級內部科學設置相應的崗位，形成協同高效又相互制衡的內控組織架構。以財務部門為例，收費業務應當設置系統管理崗位、收費崗位、票據管理崗位和復核崗位，各崗位之間相互監督、互相牽制。系統管理崗位負責收費系統基礎信息的維護和應收款的管理；收費崗位負責收費數據對賬、開票和記賬；票據管理崗位負責票據申領、保存和核銷；復核崗位負責對應收款和收費數據進行復核。系統管理和收費崗位屬于不相容崗位，收費和票據管理也不能由同一人擔任。高校除了要嚴格執行不相容崗位相互分離的內控要求外，還要通過定期輪崗來防范廉政風險。定期輪崗可以使人員流動起來，提升工作的新鮮感，從而激發學習和創新，有利于人才培養，也有利于發現工作流程等方面存在的問題，從而能保證學校資金安全，防范財務風險。

（三）定期自查，接受內外部監督

2015 年國家取消收費許可證制度，對高校加強收費管理、提升風險防控能力提出更高要求［4］。高校應落實好各類收費的自我管理責任，定期開展收費風險評估，篩查各個環節的風險點，建立風險預警體系。審計部門應該定期對收費情況進行審計，核查收費系統與賬務系統的一致性，對相關院系經濟活動進行監督和抽查，跟蹤驗證欠費情況，發現問題并及時糾正，促進收費管理制度的完善。此外，高校應嚴格落實收費公示制度，加強收費政策的宣傳力度，通過校園網、宣傳欄等渠道及時公示收費項目以及相應標準、依據、對象和收費年限，并公布監督舉報電話，做到所有收費都公開、透明，接受大眾監督。通過定期自查、實行陽光價費，接受內外部監督可以有效地防止亂收費，規避收費管理中的廉政風險。

（四）提升收費信息化水平，數據共享

信息化管理手段的融入是高校落實內部控制制度、提升風險防范能力的必要途徑。建立信息化的統一管理平臺，將繳費、開票、收費管理和記賬等業務都納入平臺之中，能夠有效地解決代收費、亂收費的問題，是高校加強內部控制的內在要求，更是做好收費管理的現實需要。高校應依托統一收費管理平臺完成所有收費的全流程管理，其建設思路大致如下：業務部門通過統一管理平臺發起收費項目，經財務人員審核后，生成應收款數據；學生等繳費主體能夠自主查詢欠費情況并通過現代化支付手段完成線上繳費；繳費完成后，平臺自動判斷應該開具的票據類型，直接完成開票，繳費人員能夠根據需要自主打印票據，相關業務人員能夠隨時查詢繳費情況和欠費數據，實現欠費統計和催繳；最后，財務人員能夠根據繳費平臺的信息自動完成記賬憑證的編制。信息化的統一收費管理平臺能夠減少人為的干預，改善繳費體驗，資金流向能夠被記錄和追溯，從而保障預算收入的準確及時，提升收費管理效率。

除了信息化統一收費管理平臺的建設以外，高校還應該通過建立數據中臺等方式，連接各部門之間的信息化管理系統，實現數據實時共享和即時交互。通過數據中臺，收費管理人員可以實時讀取學籍異動、住宿變化、選課、考試和培訓等信息數據，并根據這些信息更新應收款數據，實現動態管理。業務部門可以讀取繳費數據，落實欠費人員情況，完成學籍注冊、宿舍入住、開課、考試和培訓等工作。有效的數據共享可以避免因信息孤島的存在而使應收款游離在財務部門之外，也能減少業務人員因信息查詢而來回奔波，避免人工統計而導致信息失真，通過數據的全過程留痕，隨取隨用，提高各部門的工作效率。

四、結論

加強收費內部控制，提升收費工作效率和質量，防范財經風險是高校一項具體而復雜的系統工程，需要學校領導的高度重視和相關部門的密切配合。高校應健全和完善規章制度，加強內外部監督，引進和培養既懂管理又懂技術的復合型財務人才，不斷提升信息化水平，助推高校治理體系和治理能力現代化，保障高校事業健康發展。