財務共享模式下企業內部控制問題研究

李 玉

（南京審計大學政府審計學院，江蘇 南京 211815）

隨著經濟全球化以及“互聯網+”時代的到來，許多企業發展日益壯大，分公司遍布全國各地，甚至海外。然而傳統財務管理模式在大型集團中的效率十分低下，同時財務核算與公司管理分散并不利于集團管控，所以建立財務共享中心成了各大公司實現提高公司管理效率、降低企業成本、推動企業管理升級的最佳選擇。但是，它在幫助企業實現上述目標的同時，也對企業實施內部控制提出了更嚴格的管理要求。隨著財務共享中心模式的不斷更新與完善，其暴露出的內部控制問題和缺陷有待思考和研究[1]。

1 財務共享模式下企業內部控制現狀

隨著財務共享的興起，國內大型集團先后著手于財務共享服務中心的建設，但各個公司在建設方式、規模、管理手段上都有所不同。因此，本文選取多個案例，在整體上對財務共享模式下的內部控制現狀進行分析。

1.1 H公司

控制環境方面，H公司內部設有董事會、監事會與審計委員會，同時設立職能部門，形成多層內控架構，公司首席財務官對整個內部控制進行管理。風險評估方面，H公司在財務共享中心設有專門的內部控制風險管理部門來識別公司面臨的重大風險，并對風險加以管理和監控并同時預測風險，然后提出相應的解決方案。控制活動方面，H公司統一規劃業務流程，采用標準化的設計。信息與溝通方面，H公司建立有多種信息溝通渠道，可在第一時間采集需要的外部信息，并在公司內部建立有高效的信息傳遞渠道。內部監督方面，獨立的內部審計部門和外部注冊會計師共同對財務共享中心以及企業整體控制情況進行監督。

1.2 HE集團

風險評估方面，HE集團為財務共享中心建立了專門的風險評估程序來評估風險，并對相應風險帶來的影響進行評價，最后作出應對。控制活動方面，HE集團設立了全流程控制以提高財務共享中心內部控制的合規性和處理效率。集團還針對信息系統本身實施了相關控制活動，例如定期檢查信息系統。內部監督方面，HE集團財務共享中心由集團總部管理，通常由監事會和審計委員會負責。同時受內部審計部門的監督，以風險管理策略為指導，共同確保財務共享中心的正常運行。此外，財務共享中心內部實行自我監督，以現場管理和定期評測為主。同時，集團采用配套的財務核算、控制系統、影像系統等來確保企業內部信息溝通。

1.3 Z公司

內部環境方面，對Z公司的內部控制實施監督和審查的主體是該公司的審計委員會及其內部審計機構。同時，公司內控團隊負責管理公司整體內控制度，同時對已設立的制度進行完善。風險評估方面，Z公司建立了嚴格的風險管理體系，為確保內控活動的有效執行，公司將風險分成5類分別進行監督和評估，并采取合理手段進行管控。控制活動方面，公司將控制活動細分為26個子流程，財務共享中心基于此制定了100個控制點。內部監督方面，公司以內部審計為主，針對內部審計的結果定期對企業內部控制的執行效果作出自我評價，然后出具內部控制自我評價報告[2]。

2 財務共享模式下企業內部控制存在問題分析

根據多個公司財務共享模式下內部控制現狀，本文總結出它們在內部控制5個要素方面都存在普遍性問題，問題情況如下。

2.1 控制環境方面

良好的控制環境是企業有效實施內部控制的關鍵。研究發現，財務共享模式下企業內部控制環境方面存在的問題主要體現在員工發展受限和員工之間交流困難兩個方面。

2.1.1 員工離職率高且發展空間受限

財務共享中心顛覆了傳統財務業務處理方式，它把基礎的、重復性高的業務集中處理，原本的人工操作被計算機代替。因此，財務共享中心只需少數進行簡單操作的基礎工作人員，且財務共享流水式作業方式以及操作性工作晉升范圍小，導致員工離職率較高。員工的離職會影響財務共享中心的業務處理效率，同時企業還需要花費時間對新員工進行培訓。這在一定程度上會影響企業財務共享中心的財務核算效率，從而增加企業的財務風險。

2.1.2 員工之間交流困難

實施財務共享的企業很多都是跨國集團公司。一般在集團總部或者某地區設立一到兩個財務共享中心，財務共享中心覆蓋各個國家和地區。由于區域跨度較大，財務共享中心在運行過程中會產生一系列關于時差、語言、文化等方面的問題。以時差為例，不同國家地區員工上班時間有差異。因此當遇到特殊緊急情況時，會造成無法溝通、處理滯后等的情況發生，極大地影響了員工的業務處理效率。同時，基于成本效益原則，基礎工作人員學歷普遍不高。在跨地區交流過程中語言是一個很大障礙，員工之間溝通困難無疑會降低財務共享中心工作效率。

2.2 風險評估方面

風險評估是指企業通過識別和分析與內部控制目標相對應的風險，然后采取相應措施應對風險的過程。在公司實施財務共享中心過程中，風險評估方面的不足主要體現在風險評估機構設置和風險評估體系兩方面[3]。

2.2.1 風險評估機構設置不合理

財務共享中心作為組織機構的內部部門，有很大落實風險管理工作的責任。在風險管理部門的帶領下，共享中心相關人員應當制定、實施并完善和財務共享中心風險管理和內控相關的各項工作，幫助企業落實各項業務的風險管理。但實際上，有關風險的分析和規則制定等工作大都由內控建設項目組來完成，風險管理委員會并沒有發揮到實際的作用。由于內控建設項目組工作不穩定、內部組織容易產生混亂，極大程度上增加了財務共享風險評估的風險。

2.2.2 風險評估體系不成熟

雖然公司都針對其本身的狀況建立了相應的風險評估系統，設立了專業人員對流程進行風險評估，但是在財務共享模式下企業的風險評估體系仍然存在很多問題和不足，主要體現在：一是風險評估工作并沒有緊密結合財務共享中心，沒有發揮出財務系統相對應的優勢。企業風險管理控制主要集中于事中和事后，沒有通過財務共享對相關財務風險在事前進行控制。二是財務共享中心缺少對風險的反應能力，在外部環境發生變化的時候，不能及時根據公司自身情況進行調整，同時，財務共享中心業務繁雜，因此各個環節風險疊加可能會直接造成企業財務風險。

2.3 控制活動方面

控制活動是指企業實施的各種方法、程序和政策等，目的是確保管理層下達的命令都得到正確無誤的執行。企業財務共享實施過程中面臨的主要控制活動問題是財務審核不嚴格、落實不到位，憑證處理不及時。

2.3.1 財務審核不嚴格且落實不到位

建設財務共享中心的公司業務范圍都比較廣，下設眾多分公司。因其組織形式復雜，加上對成本財務的控制，各公司一般只在財務共享中心設置財務審核崗位，而非具體到各個業務單位。該模式在降低財務審核人工成本的同時，削弱了企業財務管理的控制作用。共享中心和業務單位距離較遠，財務共享中心審核人員對其審核業務了解不深，難以對業務發生的真實性進行檢驗[4]。

2.3.2 憑證處理不及時

企業建立財務共享中心的目的之一就是利用信息技術提高企業處理業務的效率。在實務單據處理方面，上傳影像后的原始憑證需要統一寄到財務共享中心。因為業務單位可能距離財務共享中心較遠，在寄送過程中，難免會出現實物單據無法按時送達、單據丟失或損害等不可抗力因素。原始憑證作為企業至關重要的會計資料，上述分析的不確定因素無疑給正常財務工作運行帶來一定困難。又因為原始單據種類繁多，寄送費用較高，單據的整合和保存對共享中心來說也是一筆巨大的支出。

2.4 信息與溝通方面

在企業內部，財務共享中心將集團各地區、各部門的會計核算業務集中處理，這樣雖然降低了企業成本、提升了財務部門工作效率，但是也在一定程度上降低了財務信息的安全性、時效性。財務共享中心直接由集團總部管理，共享中心工作人員負責財務工作，與業務分離，同業務部門沒有任何直接聯系。同時，其工作人員大都沒有與公司業務相關的工作經驗，導致其業務知識匱乏，形成與各業務部門之間溝通困難的局面。因此共享中心工作人員在對業務進行審查核算時，難免出現偏差引起財務風險。

2.5 內部監督方面

內部監督是確保企業內部控制可以正常實施和運行的關鍵因素。在內部監督方面，雖然大多數企業都設有內部審計部門，但內部審計部門與財務共享中心聯系較弱，不能對財務共享中心的財務數據實時監控。大多數審計方式還停留在事后審計層面，缺少對內控體系設計及其運行方面的監督和評價，很難對財務流程實施跟蹤審計，整體內部監督效率較低[5]。

3 財務共享模式下企業內部控制優化建議

3.1 提升財務人員素質以強化內部控制環境

目前企業共享中心工作人員方面存在的問題主要有：工作內容單一，工作人員離職率高，職業前景不明朗。因此，公司應該了解這類員工的需求，并提出解決問題的方案。首先，要加強企業文化的建設，植入企業十分關注員工發展的文化理念。同時，擴大和加深企業文化的影響，潛移默化地使中心工作人員接受企業觀念，認同企業文化，建立員工的歸屬感。其次，企業為共享中心員工作相應的職業發展規劃，建立不同的員工晉升渠道，提升員工對工作的期待程度，以此來刺激和提升員工的工作積極性。例如，將熟練掌握共享中心運營機制的工作人員作為運營儲備干部來培養。最后，定期對員工進行培訓，培訓內容既要包括員工當前的工作范圍，又要考慮提升員工的綜合能力，促進企業之間崗位流動，提升共享中心工作效率。

3.2 調整風險管理機構以完善風險評價體系

建立健全風險管理機構。通常情況下，董事會與監事會負責審查公司內部控制情況并提出建議。根據公司目前財務共享發展現狀以及其對財務風險管理的需要，企業可以在財務共享中心設立專門的風險控制部門，以達到優化共享中心的組織結構和清晰地界定各部門權利與責任的目的。

完善風險評價體系。企業在進行風險評估時，可以采用定量與定性分析相結合的方法，先分析風險產生的原因是什么，然后將各個原因相聯系，從風險產生的根源上選擇風險分析策略。例如，可以根據可能發生風險的程度以及風險真正發生時給企業帶來的危害程度對其進行分類，然后企業可以針對不同種類的風險采取相對應的風險應對策略[6]。

3.3 完善財務崗位以提高憑證處理速度

為了解決財務審核不到位問題，企業可以在分公司設立財務初審崗位。在分公司遞交財務信息之前，應當先由財務初審崗的工作人員對其進行初審，以避免由于程序不恰當或審批不嚴格引起的財務風險，還可以避免因共享中心工作人員不了解分公司業務無法對票據內容進行審核的困境。由財務初審崗審核發現的有問題的財務信息可直接提交給分公司的財務部門，由其對不合規的財務信息實施管理控制。

為提高憑證處理速度，一方面需要公司適當增加共享中心的人員，以避免因特殊情況造成的單據擠壓現象。同時，在對員工進行培訓時，可以對各個不同的業務小組進行交叉培訓，讓部門員工了解不同業務，這樣，共享中心人員不足時就可以從其他部門進行調配。另一方面，企業應積極提升會計無紙化進程。

3.4 完善內部信息溝通以建立標準化服務流程

在公司內部，一方面，企業應當大范圍普及基礎財務知識和觀念，減少因知識不對等產生的溝通不當現象。同時共享中心工作人員在處理業務時，盡量使用簡潔、明了、通俗的說法來替代專用財務術語，便于兩者溝通。另一方面，企業可以建立對全體員工可用的內部交流平臺，以加強共享中心工作人員與業務部門工作人員之間的溝通與互動，提升信息傳遞的準確性、真實性與及時性。

3.5 加強內部審計力度以改善監督管理措施

加強內部審計與財務共享中心之間的聯系，加強事前與事中審計，采取多種審計方式。內部審計部門應定期針對其審計發現的問題和監控的內部情況與財務共享中心進行溝通，并且針對財務共享建立日常監督機制。在審計人員發現內部控制設計或者執行存在重大缺陷時，應及時向董事會報告，并監督共享中心對相關問題的整改。同時，財務共享中心應當重視內部控制自我評價工作，本著透明、真實、公開的原則按照企業實際控制情況披露內部控制自我評價報告。

4 結束語

財務共享模式在促進企業發展、增強企業社會競爭力的同時，必然會給企業內部控制制度運行帶來一定的影響。本文基于COSO內部控制框架中的5個要素，通過分析目前財務共享模式下集團公司內部控制的管理現狀，找出了財務共享模式下其存在的相關問題，并針對問題提出了一些建議與意見。所得出的結論在一定程度上可以彌補財務共享模式下企業內部控制的不足，但是本文也只是對其存在的典型問題進行了分析，未作更加細致深入的研究。

（責任編輯 王 璐）