做好新時期辦公室行政管理工作的思考

廣西北投交通養護科技集團有限公司 黃海河

新時期企業想要快速發展，在行業競爭中擁有較高的核心競爭力，就必須要拓展企業業務，擴大企業生產。這就對企業行政管理能力提出了全新的要求，辦公室行政管理工作水平將會直接影響企業常規管理工作質量，對企業發展產生重要的影響。為了提高辦公室行政管理工作效率，則需要結合企業實際發展需求建設科學的管理體系，調度相關人力資源，建設更為科學合理的管理措施。打造更加高質量高效率的行政管理模式。

一、辦公室行政管理工作內容

辦公室行政管理工作是企業內部控制管理工作中的重要組成部分，在企業日常運轉過程中起到至關重要的作用。主要工作內容包括以下幾方面：

首先，辦公室行政需要管理好企業文件資料。所有紙質文件都需要由行政單位統一歸檔存放，做好文書的存放整理工作，以此來為未來的企業發展以及業務管理積累經驗。

其次，做好檔案管理工作。企業在生產經營過程中會產生大量的檔案資料，這些檔案資料對于企業管理以及排查風險具有重要的作用。所以企業檔案應當由辦公室做好統一的封存，同時對檔案進行歸類，并按照檔案內容進行整理分析，最終提供完善的檔案信息查詢服務。這樣，單位內所有資料獲得了共享，提高了企業的整體管理效率。

再次，辦公室行政管理工作需要對會議進行組織與記錄。大大小小的會議是總結規劃企業未來發展的重要日常企業管理工作內容，而作為辦公室行政工作，科學合理的安排會議做好會議規劃同時記錄會議內容，也是基本工作內容之一。對出席人員加以記錄，這樣可以保障所有部門都傳達會議精神，提高會議效果。并且在科學的管理體系下，也可以達到減少會議成本支出，合理利用管理費用，提高企業管理質量。

二、辦公室行政管理工作對于企業發展的影響

辦公室行政管理工作對于企業發展是必不可少的調節劑，也是促進企業加強內部控制的有效管理措施，特別是對于規模龐大，組織部門復雜的企業來說更是如此。對企業的發展影響主要包括以下幾方面：

（一）協調上下級關系

辦公室行政管理工作者是鏈接企業上下級的重要橋梁，承上啟下作用明顯，對于企業來說，管理者要站在員工角度思考問題，營造一個和諧環境，這樣才能夠建設科學的企業內部文化，提高企業所有員工向心力。在上級管理者發布工作項目時，辦公室人員要快速響應，及時傳達提高企業的管理效率和工作的反應力，這樣的企業會有更多的機會抓住市場中的機會，獲取更高的經濟收益，而辦公室行政管理工作者就擔任了傳達信息的作用。同時也作為企業內部的調節劑，發揮重要功能，企業在發展過程中會融入大量的不同工作人員，在工作過程中人與人之間定然會出現一些不愉快的矛盾問題，辦公室行政人員應當起到潤滑作用，保證企業內部人員和諧。最后辦公室行政作為基礎管理人員還需要做好工作的推動作用，能夠及時了解企業的發展動態以及基層工作人員的思想情況，結合現階段企業情況為管理者提供科學意見。也能夠幫助基層工作人員合理解讀企業各項制度政策，真正做好承上啟下的作用。

（二）為組織協調打好基礎

企業各職能部門在完成相關工作任務時，必須要通過辦公室行政。所以說辦公室行政管理工作與各部分工作內容擁有緊密聯系，所以除了完成內部協調以外，還需要更具業務需求為各部門提供服務與幫助。作為綜合性部門，要做好組織協調工作，保證在業務項目開展中提供支持。在目前信息技術快速發展的背景下，信息的傳遞效率是業務質量的基礎保證。這就要求行政管理單位建設網絡信息化管理平臺，做好信息的共享與協調提出意見反饋意見做到企業內部上下一體。同時行政管理也屬于企業的管理單位，由于行政管理會在企業中接觸所有職能部門以及領導和基層職員，所以對企業當前的發展情況以及業務進展情況有更加全面的認知，能夠掌握企業的第一手資料，發現潛在的風險隱患，基于此，辦公室還需要為企業的管理和未來發展提出建設性意見，防范風險的發生為企業的可持續發展保駕護航。

三、在新時期企業辦公室行政工作所存在的問題

隨著經濟的快速發展，社會競爭壓力越來越大，企業進入全新的發展時期，不能再利用原有企業管理方案來進行企業管理，必須要緊抱時代發展潮流做好管理措施的改進，這就導致企業行政管理問題越加明顯，無法科學輔助企業發展的基本職能。

（一）行政管理制度不完善

我國大部分企業辦公室行政管理人員只作為企業領導的助手，基本上領導讓干什么就干什么，如果沒有領導的吩咐，將沒有任何主動工作的欲望，也缺乏工作目標。行政管理缺少科學的制度政策。同時傳統辦公室行政管理思維不適用于當前快速發展的時代背景，管理效率低下，只能夠單純從上級向下傳達信息而沒有反饋信息的職能?；诖?，建設完善的行政管理制度是企業發展的必然方向，讓所有管理人員按照標準完成工作內容提高管理效率與質量。

（二）管理缺乏主動性

雖然辦公室行政屬于管理人員，但是傳統職能基本為秘書工作，所以工作人員招聘門檻較低，只需要完成信息的傳達即可。但目前對辦公室行政提出了新的管理要求，所以管理工作中所出現的問題正在逐漸突出。例如管理人員執行能力較差，再加上本身信息復雜多元化，需要信息層層申報，嚴重浪費了企業管理資源。而在傳統管理思維的影響下，管理工作者缺少工作積極性與主動性，但行政管理需要管理人員主動收集處理反饋信息，所以行政管理工作質量與效率難以保證。再加上管理經驗不足，無法處理上下級關系，很可能會激發矛盾，進一步弱化企業發展。

（三）辦公室行政管理作風散漫

在傳統工作思維中，辦公室行政是一項閑差。行政管理工作人員普遍缺少工作積極性，工作理念存在極大的問題。再加上部分工作人員缺少健康的職業道德，在工作中由于直接接觸所有部門領導，很有可能會出現利用個人職務之便為自己謀私的現象。同時部分辦公室管理人員思想認知不足，作風不良，辦事缺乏嚴謹性，按照個人工作經驗來處理問題，進一步提高了行政管理難度。

四、優化辦公室行政管理工作的有效策略

（一）結合企業發展實際情況建設合理的行政工作目標

很多管理人員缺少自身責任意識，沒有認識到行政管理工作的重要性，必須要根據企業發展建設行政工作目標才能夠明確職責，做好各部門之間的協調管理。辦公室作為企業綜合管理職能部門，應當將企業正常運轉為己任，做好組織職能部門之間的紐帶，承擔組織聯系活動。例如在傳達信息的時候管理人員必須要注重企業的管理形象，不能以高高在上的態度來傳遞信息，注重細節盡可能為基層工作者解釋好企業工作發展方向。獲得企業員工的認同感。其次在企業與其他企業進行業務交流時，應當維護企業公關形象，體現企業文化。所以企業行政管理工作中必須要擁有明確的工作目標，針對各項業務的展開建立科學的工作流程，維護企業形象建設企業文化，全面提升企業內部向心力，提高內部控制水平。

（二）明確職責規劃責任，建立相應的懲罰獎勵制度

辦公室行政管理工作目前沒有明確的責任劃分，所以大部分管理人員會出現不做事就不會犯錯的現象，工作積極性極差，所以就需要規劃職責，明確責任。利用硬性指標監督行政完成職能。主要職責包括做好上下級協調工作，不僅僅只是作為領導的傳話機器，要對企業發展擁有個人解讀意見。同時維護好上下級關系，企業內部難免出現矛盾糾紛，行政管理要做好潤滑劑功能，解決內部矛盾。做后對各部門工作情況展開嚴密的跟蹤調查，總結各職能部門的工作情況，給予部門管理意見，解決企業發展中的潛在風險。最后做好協調調度，企業資源有限，無法時刻保證所有員工擁有充沛的資源，此時就要求管理人員合理規劃工作內容，調度企業資源，保證資源利用最大化，降低企業管理成本。

為了提高工作人員積極性還需要建立懲罰獎勵制度，利用物質基礎激發工作人員積極性發，在發生風險時候也需要追求直接的行政管理人員，提高工作的謹慎性。

（三）構建多元化事務處理格局

辦公室是最直接接觸管理工作矛盾的管理部門，單一的問題處理方案無法滿足所有企業內部矛盾需求。所以建立多元化處理格局就成為必然需求。建立“重要緊急、緊急不重要、重要不緊急、不緊急不重要”的處理綜合方案，落實一切服務與企業發展大格局的原則。根據企業日常業務建立相應的業務辦理流程，提高行政管理工作的針對性。從宏觀層次出發，為企業的可持續發展打下良好基礎。在人才招聘與培養過程中還需要以思維靈活有能力情商高的工作人為主，提高管理團隊的建設。

五、結語

總而言之，企業發展與辦公室行政管理工作有著緊密地聯系，必須要突破傳統行政管理模式，建立辦公室行政管理標準，強化工作人員職業責任感以及職業目標，建立信息化管理制度，保證工作人員可以祝融融入企業管理中，不再是被動地聽從管理者的吩咐。真正讓辦公室行政管理成為促進企業發展的重要契機。