科研項目管理信息化及業務流程優化研究

上海電控研究所 陶沉雁

一、前言

隨著互聯網技術深入到各個領域，各行各業為了適應新的環境變化不得不實施改革，為我們日常生活帶來便捷的同時，也推進了社會信息化進程的不斷發展。科研人士借助信息化技術對科研項目管理流程進行了優化，為他們帶來了新的思考方式及改進方案。因此，科研管理信息化能夠充分解放人力，提高科研事務處理的效率及準確率。但如果在科研項目管理中僅僅做到信息化，而對業務流程沒有進行相應優化，無法形成系統化的管理工具，只能發揮出較為有限的作用。將科研項目管理信息化同業務流程相結合，使之形成系統化的管理方法和工具。但在科研項目管理信息化及業務流程優化的過程中也存在著許多問題，信息化的發展為各領域帶來了便捷、質的飛躍，但在個人隱私方面也存在漏洞，行業機密隨時面臨著泄露的威脅，且業務流程過于繁雜，也會提升出錯的概率。因此，以上問題需要專業人士進行分析、評估，對于出現的問題及潛藏問題給出合理的解決方案及預防措施，以積極的態度面對科研管理信息化遇到的機遇及挑戰，并隨著信息化的發展不斷優化業務流程，對于科研項目管理工作的推進及管理效率的提升具有深遠的意義。

二、科研項目管理信息化與業務流程的概念和作用

（一）科研管理信息化與業務流程優化的概念界定

推進并完善科研管理信息化，通過信息化的相關技術及管理手段讓科研項目的管理更加科學，這種信息化的處理方式有利于對科研項目信息進行整合，并可借助相關工具進行數據的分析，讓數據結果更能滿足企業、社會的需求。科研項目管理的過程需要在完整業務流程上進行，如針對光電傳輸類產品的項目成果的展示，就需要在一系列業務流程的要求下完成，在項目初期，需要經過項目課題申報，項目研究背景、意義及研究目的的分析，項目研究的可行性分析，研究方法探究及預期結果描述等過程，這一系列業務流程對于項目的整體性分析意義重大，且聯系緊密，對所探究的科研管理項目剖析深刻。因此，在進行科研項目管理時，要有一套專業化的業務流程，且需要在信息技術的支持下，簡單高效地實現科研項目管理的信息化。

（二）科研管理信息化與業務流程優化的作用

傳統的科研項目主要以人力的方式進行，而科研項目涉及多種業務，單靠人力的方式效率低下。科研項目信息涉及的內容及種類繁多，通過傳統的管理方式無法對其中的關鍵信息進行篩選及處理，對有效信息的利用率大大降低，同時，還要定期對管理人員進行培訓與整頓，需要付出大量的時間及人力。通過將科研管理信息化，對資源的管理可通過信息技術及互聯網技術進行，只需花費較少的人力就能解決，并能合理對人員的職能進行劃分，對重要科研信息的捕捉能力大大提升。同時，對業務流程的優化也是科研管理信息化的具體表現與構成內容，一個好的業務流程能有效應對眾多繁雜的業務信息，并能第一時間篩選掉無用信息，保留重要且可被利用的信息，有效提升科研水平及研發效率。

三、目前科研項目管理信息化與業務流程優化管理存在的主要問題

（一）科研數據難以進行有效的處理

對于科研管理來說，信息數據是支撐科研管理包括科技研發的重要基礎來源，它涵蓋了眾多的理論依據和數據整合，因此在整個科研項目管理中發揮著至關重要的作用。

1.不能有效分享和分析數據

從以往的實踐經驗及現今科研項目管理過程中發現，科研數據總是難以進行有效的處理，主要是因為一方面在科研項目內部，由于各研發部門以及管理部門使用的是不同的信息處理系統，數據整合人員、項目管理人員、信息采集人員、各部門負責人員以及采用信息、錄入信息的不同，導致最后的科研項目結果總是數據不吻合或是失敗，這都是由于前期沒有進行有效的密切聯系造成的后果，歸因于數據沒有得到有效共享和分析。

2.研究數據取舍難度增加

一項科研管理總是屬于多個企業或者公司擁有，眾多管理部門以及決策人員因為有各自的目的和利益，導致科研管理在某些數據的選擇上難以取舍和劃分，使得科研管理在信息化發展道路上難以全面、自如、快速發展，這也就使得相關重要數據失去了引用和研究的價值，這主要是因為科研管理的多元化導致數據難以進行取舍。

（二）對科研管理信息化發展缺少深入挖掘

信息化技術在科研項目管理中的應用，給科研項目的研發帶來了便利性和共享性，也為信息化改革的不斷深入打下了堅實的基礎，但在發展過程中也面臨著諸多問題和挑戰。首先，信息化的到來使我們獲取信息的能力大大增強，但由于缺乏對信息的深入挖掘，許多無用信息或是有害信息會摻雜進來，而在項目開展初期由于對信息的篩選能力不夠，會做很多無用功，科研效率大大降低，一些有害信息，還會使整個科研項目功虧一簣。其次，信息化技術帶來大量豐富信息，但也容易受到數量巨大的信息的干擾，科研人員如果對信息掌握程度不夠，或是不會使用這些信息，也會導致對信息的利用率大大降低。

四、科研項目管理信息化與業務流程優化策略

（一）轉變觀念、以人為本，深化科研管理體制改革

隨著社會發展以及信息技術的進步，科研項目不斷朝信息化管理的方向發展，在此背景下，對科研管理者的各項工作技能水平要求越來越高。在推動科研管理信息化的過程中，不僅需要管理者具備基礎科研管理知識，同時還要精通相關網絡信息知識，所以有必要對科研管理人員進行深入調查，根據實際調查結果針對性地加強培訓，進而豐富科研管理人員的知識儲備，遵循“科學”“全方位”的理念，培訓中要加強網絡信息方面的知識培訓，這決定了科研項目管理能否順利實現信息化。知識結構是任何管理者生產創新的必要前提，而科研項目管理人員的知識結構包含了多個方面，具體指的是系統分析能力、敏銳的嗅覺、能夠掌控科研項目基本規律、采集并分析不同領域發展前沿信息、對不同項目研究的組織協調能力等。當同時擁有這些能力的時候，在科研項目中就更有可能發揮主觀能動性，不斷創新生產管理方式，而每一次成功的經驗必將成為新的知識儲備，為往后新的科研項目管理創新奠定基礎。

（二）加強基礎數據庫建設，提高信息利用率

如果一個企業不具備管理基礎或者管理基礎十分弱，沒有系統的數據信息，其管理信息化道路必然十分坎坷。過時、混亂、錯誤的信息屬于無用信息，甚至會對企業發展造成不良影響。有人認為，開發并搭建自己的科研管理信息系統就一定會推動科研管理能力，而管理基礎可有可無，其實這種說法是錯誤的。即使掌握了準確、系統的實時數據，管理人員不能將其利用起來，那這些有效信息就失去其本來的價值。信息化的最終目標必然是為管理人員采集并最有效的信息。信息化管理之所以能夠帶來效益是因為人為利用，而不是系統本身創造的。因此，時刻謹記“信息的作用是服務于實踐”，實踐主體正是管理人員，不能忽視“人”的作用而把全部的事讓“信息化管理”來完成。信息系統是人開發和維護的，最終也是服務于人，管理一定要“以人為本”。

（三）統籌規劃，合理優化

掌握信息化管理以及相關業務流程優化的基本知識后，科研管理軟件包括其他相關系統研發必須考慮全局、整體規劃，科學分析科研業務各流程并做到合理優化。不同的流程管理系統應當充分考慮到與其存在關聯的部分，哪怕是拆分成多個步驟逐漸走向科研信息化管理，也不能截斷整個流程的信息集成，即便是其中一個部分。科研信息化管理和業務流程優化相輔相成，為科研科學管理奠定基礎。

五、結論

總而言之，科研管理最關鍵的兩個點在于信息化以及業務流程優化，不但提升了科研項目研發成功的概率，同時健全了科研管理的各項流程，增強內部聯系，使其變成一個有效的整體。需要注意的是，業務流程屬于科研管理的最終實踐內容，必須通過不斷創新和改進，為科研管理奠定科學、合理、系統的管理基礎。

相關鏈接

科研項目包括國家各級政府成立基金支撐的縱向科研項目（課題）、來自于企事業單位的橫向科研合作開發項目（課題）和學院自籌科研項目（課題）。

從高校角度看，科研項目可分為校外科研項目（項目研究經費來自校外）和校內科研 項目（項目研究經費來自校內）兩大類。校外科研項目又可分為縱向科研項目和橫向科研項目兩種。如廣東省縱向科研項目是指：科技部、國家自然科學基金委、國家社科規劃辦、教育部、廣東省科技廳、廣東省社科規劃辦、廣東省教育廳、湛江市（或廣東省其它市）科技局等政府科研主管部門批準立項的各類科學研究項目。

橫向科研項目是指由其他政府部門（含國家部委、省市部門）、企事業單位、公司、團體或個人委托我校教學科研單位或教師進行研究或協作研究的各類課題，包括國際間企業合作項目。