我國商業性檔案服務機構現狀分析

廣州市信息技術職業學校 李君平

一、商業性檔案服務機構的服務內容

收集整理、數字化處理、寄存分發、修復分類、信息咨詢以及檔案管理軟件開發和課題研究等，是現階段我國商務檔案服務的主要內容和發展方向。例如福建省檔案局網站2012年至今的檔案服務機構備案情況表就可清晰說明問題。

商業檔案的收集與整理具有其獨特性，主要表現在收集和整理過程的條理性，在具體操作中，需要根據規定將不同內容的檔案進行全面細致的分類與組合，再進一步地按照使用需要排列。為了后期調檔和查找還要進行合理編目，才能確保整體處理的系統化，幫助日后的科學管理與高效利用[1]。

檔案數字化，是指借助掃描儀、計算機和檔案管理軟件等工具，將紙質、平面的檔案文字與數據信息轉化為數字化電子信息，存儲在計算機軟件或網絡云端服務器中，以此實現檔案的數字化存儲和利用，并按要求嚴格進行備份，是防止數字化檔案信息受損或丟失的重要過程。

檔案寄存指檔案形成者即委托方將自身的檔案委托給檔案服務機構保管的檔案管理方式，并支付相應的報酬，通過一定的契約來保證自身檔案的物理安全和信息安全。對于一些企業，往往是由于檔案逐年增加，自身庫房面臨巨大壓力，許多企業為了減輕壓力，確保檔案信息更新整理歸檔的有序進行，一般會選擇與商業檔案服務公司合作，以此來購買獲得的檔案存放空間。

檔案修復工作，也是一項單獨且專業性很強的技術，所修復的對象主要是那些已經出現破損情況檔案文件，以及部分難以保證永久儲存的文件材料。通過專業修復技術，使其盡可能地恢復其原本形態，并通過特殊處理提高其在耐久性和抗氧化能力。檔案修復工作一定程度上借鑒了我國古籍文物的修復技術和現代刑偵技術。我國年代久遠且具有永久保存價值的檔案存量眾多，且受損嚴重，急需搶救。

檔案咨詢，商業性檔案服務機構提供的咨詢項目，主要以信息、法律和專業知識為主，通過一對一解答的方式，保證委托方第一時間獲得所詢問內容的準確信息以及相關數據，作為商業性質的檔案服務靈活性、及時性、效率性與專業性是其最大優勢，正因如此，這對服務機構的專業實力要求較高，甚至需要兼具檔案和其他領域的深厚專業背景。從現狀看，檔案咨詢業務更像是一種附加性業務，通常是商業性檔案服務機構在提供相關有形的檔案服務時，為了更好實現合同約定而進行的附加性業務。

檔案管理軟件，主要是針對電子檔案的系統化管理，掃描收集、入庫整理、建歸檔、查詢借閱都通過計算機軟件或設備處理，不僅如此，還能包括了對檔案信息數據的精細化處理與實時更新，軟件應用從一定程度上保證了傳輸的自動化效率水平和質量的規范化，是現階段檔案共享機制形成的重要技術保障。商業性質的檔案業務一般在涵蓋了知識信息咨詢服務的基礎上，還具備專門的檔案管理軟件開發隊伍，這是保證檔案服務保密性、高效性與綜合質量水平的重要保障，因此，在選擇商業檔案服務時要重點考察其軟件服務效能。

在課題研究方面，由于商務型檔案相關服務的出發點為企業營收和整體效益，所以一般情況下承接的檔案管理相關的課題內容研究較少，一般由檔案局或其他行業內主管部門發起，通過多方合作方式，分擔不同任務。具體而言是機關為主導，服務機構為主體，共同完成課題研究，獲得研究成果，促進檔案科研發展。檔案課題研究屬于檔案科研范疇，實施課題研究并取得成果需要一定周期，經濟效益并不是課題研究的主要目的。

二、商業性檔案服務機構的特點

檔案管理、產品服務和商業屬性是這一行業內各企業結構服務的主要內容。其特點可以從以下幾方面進一步概括。

保密性。檔案往往是國家機關、社會組織在社會活動中涉及重大或重要事件的原始記錄，內容包括該組織的保密會議記錄、科研成果、發明創造等。所以，商業性檔案服務機構應具有高度的保密意識，嚴守與委托方的保密協定，在提供服務的過程中充分保證委托方的檔案信息安全。在雙方簽訂的保密合同中，會涉及各項保密條款，保密條款決定了商業性服務的質量水平，這是商業性檔案服務機構的明顯特點。

高技術性。檔案服務業作為現代服務業的一支，科技含量高是其一大特點。商業性檔案服務機構提供的檔案服務，已不同于以前只針對紙質檔案進行簡單整序或編目，而是借助計算機技術及檔案軟件建立檔案數據庫，通過掃描上傳原始的紙質檔案文件，在信息的數字化處理后，可以更好地將信息保存在電子檔案庫中；不僅如此，在修復的過程中可需要各類先進技術和高科技設備的支持；檔案信息利用和檔案信息資源開發，也都依賴于計算機網絡技術等。

營利性。商業性檔案服務機構同其他自主經營、自負盈虧的經濟組織一致，其作為市場經濟的基本經濟單位，猶如有機體的細胞，作為企業在提供產品與服務的同時也要收取經濟報酬，才能保證長久穩定的運行，在資本經營管理下實現企業增值，為消費者提供更先進的服務的同時實現自身的全面發展。

獨立性。是其最大的特點之一，作為在法律和經濟上都相對獨立性的商業組織其，獨立承擔著民事義務與法律責任，具有完全的民事權利。在法律地位上完全平等與其他法人和自然人，不存在行政級別與隸屬關系。

競爭性。競爭性是市場經濟的基本特征，在此過程中，優勝劣汰。各個組織在參與市場競爭的過程中，不僅求生存，還需要在競爭中取勝，才能謀得自身的長足發展。

三、商業性檔案服務機構的分類

（一）按主營業務投入要素分類

作為勞動力密集型的商業性檔案服務機構，其主營業務主要可分為：整理、數字化處理和修復等。這些工作具體操作起來技術含量相對低，對人員的要求也不高，而是勞動力密集度相對高。目前此類商業性檔案服務機構最多，水平參差不齊。

資本密集型商業性檔案服務機構主要指以檔案寄存為主營業務的大規模檔案服務機構。前期投入大量資金建設滿足國家強制標準的大面積檔案庫房，并雇傭專門的人員管理庫房。不同于其他檔案服務機構，由于商業性和服務性較強，所以前期的硬件、軟件和隊伍建設的投資大，受檔案管理工作周期長的影響，其整體資金周轉慢，成本回收周期也相對更長，風險較大。

（二）按服務內容寬度分類

綜合性機構。商業檔案服務機構集檔案整理、數字化、修復、咨詢和軟件開發等多項業務于一身。現階段這一類機構雖然數量多，然而規模和質量效率水平卻有很大差距，業務的精細化和專業化也各有側重。就當前的商業性服務整體狀態來看，規模和業務水平都令人滿意的機構還比較稀缺。

專門型機構。只提供檔案業務的某一部分服務，深入挖掘此部分市場，不斷開拓市場渠道、拓寬市場范圍，同時不斷加強自身在此市場內的專業性，樹立口碑，打造權威品牌，獲得高市場份額。

四、商業性檔案服務機構的優勢和問題

內在優勢，商業性檔案服務機構大都采用有限責任制公司模式，按投資者的出資比列分攤收益和風險，此模式不僅能減少出資者的投資風險，也能防止某一個出資者的資本退出而導致機構無法正常運營。外在優勢，各地檔案局已開始重視商業性檔案服務機構的發展，且持支持態度，并制定相應的管理辦法來強化監督，保證科學指導，才能促進其高質量、規范化、現代化發展。相信在學術科研領域對其的關注度不斷提升下，會進一步為其標準化發展提供理論與實踐的有力支撐。應將高校的檔案專業人才開始輸入其中，能以獨特的專業視角為其發展進言獻策。雖然商業性檔案服務機構不斷增多并形成競爭環境，但仍屬于有序良性競爭，這樣既促進各機構隨時保持憂患意識，注重自身競爭力的提升，又增加了相互間的切磋交流，取長補短，競相提高服務水平，商業性檔案服務機構在此過程中不斷發展。

主觀問題，商業性檔案服務機構是以營利為目的的組織，傭金的多寡直接影響著其對委托方檔案業務的重視程度，在利益驅使下，整體積極性和效率水平也會受到波動和影響，這是因為大多數商業機構更注重檔案在形式上是否符合合同標準，而委托方更加關心的是檔案的內容，關心檔案利用是否更高效。

客觀問題，檔案服務質量的評估指標和費用計算等方面有待完善，許多業務運營上不及其他服務機構成熟，如會計事務所。檔案服務質量仍有待提高，檔案丟失、檔案平臺兼容性差等問題都亟需解決。不僅如此，人才隊伍參差不齊、人才流失嚴重，檔案從業者年齡、學歷及專業差異較大，許多從業者覺得工作枯燥和績效工資不合理紛紛跳槽。還有，委托方前期檔案管理混亂，如不設專崗，檔案收集不完整等問題，很大程度上，影響了整體服務效率水平和整體效果。

五、結語

檔案市場內的服務商分布格局在短期內不會發生大的變化，但長期來看，會向智力密集型和專門型傾斜。

政府立場上，要盡快落實相關法律法規和專門的管理制度，服務機構不僅需要在工商部門備案登記，還要進一步加強全面備案，以確保在業務上的科學監督和實踐指導。檔案主管部門應積極督促建立商業性檔案服務機構專業委員會，定期開展經驗交流活動，優化信息反饋機制，確保及時做出針對性調整和改進。可定期評估商業性檔案服務機構的業務質量、信用記錄，賞罰分明，鼓勵服務機構誠信經營，提供優質服務。