檔案信息化建設與管理探討

胡鈺玲

(湖南省平江縣檔案館 湖南岳陽 414500)

積極推進檔案信息化管理有一定的現實意義，能為檔案管理者提供一定的便利，可以使檔案管理者有效管理檔案信息。也能為檔案的使用者拓展空間，資源的獲取和利用途徑能夠得到大大提升，為使用者提供很大的方便。另外，能夠提升社會檔案意識。針對這些優勢，我們有必要加強落實檔案的信息化建設和管理，進一步擴大檔案的利用率，提升社會的檔案意識，讓大家充分認識到信息化的便利和社會檔案的重要性。

一、檔案資源信息化建設的基本要求

（一）明確檔案資源信息化建設的規劃

檔案資源信息化建設需要充分利用計算機網絡還有數據庫這些信息技術手段，對檔案進行數字化整理和分類，確保檔案的網絡化管理，需要借助辦公網絡對目前的檔案資源逐步落實數字化轉換。也需要借助文檔一體化這個軟件去完成電子文件歸檔的工作。檔案管理部門的人員需要及時對電子檔案的鑒定和歸檔工作做好監督和指導，避免出現有檔案不歸檔的情況，或者歸檔不全面和不及時的現象。

（二）提高檔案資源數字化技術要求

檔案管理中最基本的要求需要是要做到真實性和有效性，而且要做好保密工作和后期的保護和維護。這些原則肯定不能因為信息化建設而放棄，所以檔案信息化建設中對信息技術有更高的要求。首先，檔案的數字化處理一定要做到不可變更，也就是要實現固定化，保證頁面的真實性。其次就是安全問題。除了存檔過程中需要確保其安全性，另外就是在利用的時候也要保證安全性[1]。

（三）完善檔案資源信息化建設制度

檔案信息化管理必須具有一定的制度的維護和規范。在文檔一體化的情況下要能夠實現檔案數據庫的自動維護。建立比較成熟的行政立法方面的建議，推動相關配套的政策規范的制定和落實。

二、檔案信息化管理中應注意的問題

（一）系統問題

隨著網絡和經濟的發展，很多單位的局域網已經成立。但單位各個部門之間存在管理軟件接口困難的情況，導致一些檔案信息不能很好地實現共享。這樣就造成了很多同類的檔案在不同的部分都進行了統計工作，浪費了勞動力和時間。對此，單位檔案管理信息系統在管理時需要堅持兩個方面的原則[2]。一方面是要做到實用性和先進性的結合。在系統建設的過程中應該處理好技術的實用性和先進性之間的關系，我們應用的系統應該保證可操作性，同時要更好地進行管理和維護，不可以盲目追求先進的技術。同時要保證技術在一定的層次范圍內，避免還沒有使用多長的時間就面臨著淘汰。另外就是要堅持開放性和標準性結合的原則。同時，還要保證網絡的互聯和兼容性。

（二）信息資源問題

在落實檔案的信息化管理中還存在一個重要的問題——檔案館所存信息資源不夠豐富。為了解決這個問題，首先需要豐富館藏，結合實際情況，對檔案進行收集，光纜社會信息，融合電子、視頻等各類檔案，豐富檔案的門類。另外，在落實數字化建設時，對檔案信息進行一定的整合，結合一定的主題，把分散的檔案進行匯總，這樣可以集中性地反映某一個領域的情況。只有將二次加工的信息進行數字化的處理，才能有效拓展信息資源，提升資源的質量和利用率，發揮出檔案館信息資源豐富的優勢，達到信息化的最終目的。

（三）檔案信息管理人員素質問題

檔案信息化的管理人員是落實檔案信息化重要的力量。目前，各個檔案管理機構中的檔案管理者基本都是專業人員。但這些專業人員缺乏一定的信息素養，無法適應目前的信息化工作，缺乏計算機技術和通訊技術還有網絡技術的復合型人才。這些自然無法滿足檔案信息化管理和發展的需求，所以必須對人才進行不斷的優化。要及時調整專業格局，從課程內容教學方法和手段，讓教育變得更加豐富。另外，目前單一人員結構無法滿足檔案管理現代化的需求，所以需要注重多方面的人才引入，充實檔案人員隊伍，努力構建復合型人才隊伍，應對信息化的挑戰[3]。

三、結束語

總而言之，隨著社會的發展，目前的檔案管理工作面臨著嚴峻的挑戰，當然也擁有了一定的機遇，所以，相關工作人員目前需要做的就是把握好時機，選擇好發展的機遇，對檔案的信息化管理和建設進行全面分析，找到有效的管理辦法，注意在管理中各個方面的優化，爭取提升檔案管理工作的質量和效率，實現歷史性的飛躍。