以“國家地震烈度速報與預警工程-某省子項目”為例談基建檔案管理

龔自祿

(中國地震局地震大地測量重點實驗室，湖北 武漢 420071)

我國是全球地震高發區域之一，21世紀以來，我國大陸及周邊地區進入了地震相對活躍的時期。為有效應對我國地震頻發的震情形勢、減少大地震巨災造成的人員傷亡和財產損失、提升政府災情判斷和應急救援決策能力，提高政府公共服務能力，國務院于2015年批準設立“國家地震烈度速報與預警工程項目”(以下簡稱“預警工程”)，中國地震局于2015年8月20日正式宣布啟動建設。依據中國地震局的安排，某省地震局承擔了此項目某省區域內的建設任務。根據任務計劃安排，某省地震局需要在5年內建設地震臺站觀測系統753個，其中改造163個基準站，新建288個基本站、新建302個一般站，以及Ⅰ類省級數據處理中心1個、Ⅰ類技術支持與保障中心1個、服務終端201個。(為保密，此處數據是根據實際任務數據進行虛構的)。

基建工程建設過程中產生的文字、圖表、聲像等不同形式的資料記錄，經過整理，達到檔案專業要求，就成了基建檔案。基建檔案記錄著基建工程全過程的方方面面，較詳細地記錄著基建工程的發展歷程，內容十分廣泛復雜。由于基建檔案是基建項目整個過程的真實記錄，對后期維修、改造、擴建等具有十分重要的參考憑證作用，在某種程度上是建設單位的寶貴文獻資料。預警工程的檔案就屬于重大基建項目檔案，其重要性不言而喻。如何提高這個國家級基建項目的檔案質量，是預警工程所有參建單位和相關人員的重要職責。

1 基建檔案管理的現狀及問題

基建檔案由基建項目產生，同時也為基建工程服務。基建檔案涉及的內容豐富，相應的檔案管理不僅僅是檔案人員的事情，提高基建檔案質量是所有涉及單位和人員的共同責任。預警工程檔案材料的類型主要有項目立項報批等前期文件、招投標合同協議文件、勘察設計文件、科研項目文件、項目管理文件、施工文件等等，主要形式有普通紙張、大幅面設計圖紙、數碼照片、音像、設備產品實物、電子文件等多種形式。預警工程檔案管理工作要比一般基建檔案管理難度更大、要求更高、標準更嚴，在資料收集、整理、移交、歸檔中難免會出現各種問題，甚至出現檔案人員沒有遇到過的特殊問題。

1.1 管理制度不完善

基建檔案管理相關的規范性文件、國家標準、行業標準基本健全，但都是針對大多數基建檔案的普適性的規范標準。像預警工程這樣的國家級項目，相應的檔案管理制度是必須要具備的，而且要比普通基建檔案管理制度更加詳細、更加專業。然而在實際操作中發現，由于預警工程涉及的部門太多、產生的資料多樣，而相關檔案管理制度中分工不明確、操作流程不明晰、要求和標準不詳細等，這就導致檔案資料收集工作困難、質量不高，相互推諉。

1.2 檔案資料與工程建設不同步

基建檔案是其項目檔案管理的基本對象，應該全面反映基建工程各個環節的真實情況，包括延后施工、修改方案、項目范圍修訂等都應該記錄到檔案資料里面。然而實際工作中，承建單位在基建檔案更新維護上做得不夠及時，有些子項目的施工計劃、進度已經修改，而相應的檔案還記錄的是原計劃；有些招投標失敗的案例并沒有保存下來，只歸檔了招投標成功的案例資料；相關標準已經更新，而檔案記錄卻仍按舊標準執行。這些都使得基建檔案和項目建設實際情況出現不同程度的偏差。

1.3 檔案崗位人員工作無法持續

通常情況下，專職檔案人員往往身兼數職，同時管理著多個項目的檔案資料。這樣的情形對于小項目來說是很正常的，因為不可能為每個小項目都單獨配備一名檔案人員，而且項目總有結束之日，為避免造成人力資源浪費，檔案人員“身兼數職”是再正常不過的事情。然而像“預警工程”這樣的國家級大項目，仍然沿用這種“兼職”的做法明顯不妥。“預警工程”項目周期長、子項目眾多、情況復雜，所需專業檔案人員多，而且要求檔案管理經驗豐富。

2 基建檔案提質增效的一些有效方法

基建工程項目的輸出無外乎就是工程本身和基建檔案，基建檔案質量的重要性不亞于工程質量。“預警工程”項目檔案涉及項目管理、財務、建設、勘察、設計、施工、監理、審計、采購等各環節的工作人員，檔案資料必從這些環節中產生，資料是否完備、質量好壞的首要關鍵人就是這些各環節的資料產生人員。當然，檔案人員也應該做好指導、監督、服務的職能。

2.1 提高檔案主動管理意識，完善檔案職責分工制度

基建項目在策劃、設計、立項時就應該具有檔案主動收集意識，不可想當然地隨意丟棄或損毀資料。由于基建項目工作人員的檔案主動管理意識不夠，在檔案收集、移交時，才發現很多有價值的資料沒有保存下來或者殘缺不全；再者，由于項目工作人員的檔案知識不足，產生的資料不規范、內容隨意性大，直接導致移交的檔案質量不高。提高檔案相關人員的檔案知識儲備和主動管理意識是非常有必要的。①抓住“關鍵少數人”——“預警工程”各個子項目負責人，讓他們學習儲備一定量的檔案知識，著重提高他們的檔案責任意識，主動作為，重視檔案質量；②對于各個環節的檔案資料產生人員進行檔案知識培訓，并提出具體要求，明晰標準檔案的規范，同時提高他們的檔案意識，讓他們認識到檔案的重要性，積極主動產生高質量的檔案資料。

完善的職責分工制度，會有效促進檔案管理的高效運轉。詳細的檔案管理制度是指導檔案產生、收集、整理、驗收的最基本指導性制度，是檔案相關人員開展工作的重要依據。然而在基建項目實際建設中，往往由于項目建設的復雜性、特殊性，使檔案管理制度無法面面俱到、及時更新，造成管理制度與實際建設產生偏差、不協調的局面。構建完善的基建檔案管理制度，結合基建項目實際及時修訂和優化，以此來保證基建檔案收集、移交、整理等工作有序地開展。①要有檔案管理制度調研機制。檔案管理制度來源于檔案工作，且指導并服務于檔案工作，檔案管理制度合不合理關鍵要看是否與基建工程實際是否相適應。因此，建立檔案制度調研機制，在制度制定之前、實施中、修訂前都要充分調研，在調研分析的基礎之上，及時更新、完善、優化基建檔案管理制度。②要嚴格落實檔案管理制度，劃清相關部門和人員的責任，適時建立溝通協調機制。檔案管理不僅貫穿基建工程的全過程，而且覆蓋基建工程的方方面面，及時溝通協調，不僅能提高檔案的質量和真實性，還能有利于檔案管理與工程建設的同步。

2.2 組建高素質基建檔案管理團隊

國以才立，政以才治，業以才興。基建檔案的管理工作也需要檔案人才，特別是“預警工程”這樣的國家級大項目更需要素質高、經驗豐富的檔案管理人才，才能真正提高基建檔案的質量。所以，“預警工程”相關部門應該高度重視檔案管理工作，積極配合組建高素質檔案管理隊伍。①相關部門要抽調經驗豐富、業務素質高的，既懂檔案又熟悉項目的人員組成檔案管理團隊，或者委托具有檔案管理資質、信譽良好的第三方機構組建檔案管理團隊。②相關部門要保障檔案管理人員的穩定與持續，“預警工程”的檔案管理本身工作繁重，相關檔案人員不適宜“兼職”檔案工作，也不適宜頻繁更換檔案工作人員。

2.3 處理好基建檔案管理與工程建設同步的關系

基建檔案是基建工程輸出的核心資源，也是基建工程全過程的真實反映。如果基建檔案管理與基建工程建設不同步，基建檔案就有可能失去真實性。因此，確保檔案歸檔與基建工程各環節一致性是非常重要的。①在基建工程建設中，要始終同步開展基建檔案監控和管理，積極引導相關人員轉變觀念，動員所有參與人員積極參與基建資料的采集和收集歸檔工作。②對于大型基建項目，比如“預警工程”，可以建立信息化基建檔案管理系統，利用計算機信息技術滲透到基建項目各環節，實時收集整理基建資料。

3 結束語

基建檔案管理的質量直接反映檔案管理水平，更影響基建工程的開展和后期維護。像“預警工程”這樣的國家級大型基建項目，提高基建工程相關人員的檔案意識，構建完善的檔案管理制度，組建高素質檔案管理團隊，始終保持檔案管理與項目建設同步，將非常有利于提高基建檔案的質量。