高校圖書館中文圖書回溯建庫之探析
——以內蒙古工業大學圖書館為例

李 勇

(內蒙古工業大學 圖書館，內蒙古 呼和浩特 010050)

1 圖書回溯建庫的重要意義

回溯書目數據庫建設被簡稱回溯建庫，是指各大圖書館在購買圖書自動化管理軟件之后，需要將原本館藏信息(原有圖書用的是手工卡片目錄)轉換成電子數據信息錄入管理軟件的過程。

隨著現代化的發展，網絡的推廣和計算機性能的提升，高校圖書館也跟隨著時代的腳步，向智能化、網絡化發展。而書目數據必須要向數字化、自動化轉變才能實現圖書館的智能化，這是一切的基礎，因此，圖書的回溯建庫工作就成了重中之重，它是建立和實現文獻資源共享的前提。如何在最短期內，用高效科學的方法建立起高質量的回溯書目數據庫，是近些年來許多高校圖書館必須要面對的問題。

2 圖書回溯建庫的流程

進行回溯建庫之前應制定方案，根據藏書體系的特點，結合對原書目數據的審校工作，根據實際情況編制“回溯建庫編目細則”。形成書面性文件，使建庫數據標準、規范和每項編目工作有章可循、有據可依。

2.1 書籍整理

圖書要先進行整理，保證各類圖書集中放在一起，便于后續集中處理，可以有效地保證效率；每種圖書所有復本放在一起，有多個分冊的要連續排列。

2.2 添加磁條

圖書中常使用的磁條主要類型有永久磁條、可擦寫磁條等很多類型，可以根據圖書館的實際需求來選擇各種類型的磁條。每本圖書只需要貼一根磁條，磁條貼在書中指定的頁數中間。

2.3 加蓋館藏章

一般高校圖書館會在圖書上加蓋標準館藏章。通常蓋在圖書的扉頁上，蓋章應當位置標準，整齊清晰。

2.4 粘貼條碼號

圖書的條形碼作為財務登記號使用，也是圖書流通時掃描圖書信息的重要手段。條碼號保證連續而不重復。條形碼通常一本圖書會貼3個。一般書的題名頁貼一個，圖書中找指定頁貼一個，最后一頁貼一個，貼法依據圖書館的要求，標準會略有不同。粘貼后應覆蓋透明保護膜，防止使用時的磨損給掃描帶來不便。

2.5 編目

圖書編目就是對圖書進行分類，編制目錄，建立館藏目錄體系。編目要嚴格遵循GB2901《信息與文獻信息交換格式》以及ISO2709。通過嚴格執行國家書目控制的標準，實現建庫后嚴謹的書目數據的統一性、科學性和合理性要求，實現書目數據的標準化和規范化；滿足與其他圖書館進行數據交換時的可交換性；滿足網絡化時代數據共享性的要求。

2.6 粘貼索書號

打印圖書的索書號并粘貼，粘貼后應覆蓋透明保護膜。書標的作用是方便圖書管理人員根據索書號在書架上快速查找圖書。

2.7 圖書分類排序上架

上述工作完成后應把加工好的圖書按照索書號大類分別上架。排架后應將圖書擺放整齊并進行順架，保證圖書日后方便查找，并且整齊美觀。

3 圖書回溯建庫的具體方法

內蒙古工業大學圖書館回溯的圖書是中文保存本閱覽室的科圖法圖書，因一部分圖書年代久遠，所以，回溯時需要重新進行一些信息的補充和修改，也存在圖書修補的問題。圖書回溯前要做好前期的準備工作。

3.1 圖書回溯建庫前的準備工作

①硬件設備配置。即圖書回溯建庫時需要的計算機、打印機、掃描槍等硬件設備，并在書庫的內部建立專門的工作間，在回溯建庫前一定要落實到位。②配備組織參加圖書回溯建庫的相關人員，并在工作開始前進行簡單的人員培訓，由于圖書回溯工作不同于一般的分編工作，為了更好地完成中文保存本的回溯工作，本館派專業人員對參加回溯建庫的人員進行了崗前培訓。這是因為數據庫的質量高低，直接關系到圖書館系統在實際應用中的效果，所以人員培訓很重要。培訓中首先要在思想上樹立嚴謹認真的工作態度，提高自身對于回溯建庫工作重要性的認識，熟悉軟件的功能和計算機的操作技能。制訂完善合理的工作計劃，其中包括館藏分析、時間安排、建庫步驟、質量控制等。一般來講，回溯建庫的任務比較重，占用的時間比較長。因此，建庫前一定要根據館內圖書實際情況，合理安排，才能確保建庫工作的順利完成。

3.2 圖書回溯的方式及工作流程

第一步，將需要回溯的圖書按順序用書車下架，依次貼上條碼號，一本圖書一個號，每條碼號保證連續而不重復，根據本館的規定，一本圖書貼3個，分別在圖書扉頁出版社上方、中間頁10頁～20頁之間的任意頁上方、圖書最后一頁印有索書號的旁邊，方便掃描。

第二步，把貼上條碼的圖書運入操作間，本館圖書流通借閱和錄入使用的是“匯文系統”，所以在計算機中打開軟件，輸入索書號，添加副本，把新分配的條碼號輸入到信息里和財產號關聯起來。

第三步，將加工完的圖書重新按索書號排序，上到架位上并且順架。

4 圖書回溯建庫過程中存在的問題及解決方案

根據本館圖書回溯工作的實踐及工作流程，需要回溯的圖書為中文保存本閱覽室的圖書，已經按照類別好分類，但由于這部分圖書是早期館內的保存本，所以只是在系統中錄入了相應的信息。隨著現代化的發展，圖書的標識不僅僅是利用索書號來查找和識別，方便查找和流通又為圖書粘貼了條碼和磁條，為學生查找資料和流通借閱帶來了便捷，這是圖書的發展趨勢。這一部分代加工的圖書雖然有一部分比較古舊，但具有查閱的價值，很受學生的歡迎，本館根據實際需求對圖書進行再加工，使其更便捷地發揮作用，方便學生查閱。

在依據本館實際情況進行的圖書回溯加工過程中，依據CNMARC格式作為中國圖書館情報界的數目數據通信標準，所以，我國所有回溯圖書的錄入信息均依據此標準來規范，由于使用的系統軟件在不斷地升級更新中，對于錄入的信息要求更高、更為準確，復本添加再次保存時會遇到很多問題，由于之前信息錄入的不完整或錯誤導致無法保存，通過這次的回溯工作把信息補充的更加完善。常見的問題如下：①在打開“編目”程序以后進行圖書回溯時，發現有財產號沖突的情況，就是要加工的圖書上的財產號已經有書占用了，解決辦法：找出占用財產號的圖書，看是否是輸入錯誤，如果是，就改正，重新保存。如果不是，輸入財產號的圖書財產號和條碼號均統一錄入新粘貼的財產號。②添加復本后保存時，對于原有圖書錄入信息，在原則上是不做修改的，但由于系統更新換代得太快，對于書目信息要求逐步提高，所以，原有信息的細微錯誤和空缺，造成無法保存，必須按照提示修改原始信息并做完善才能夠保存信息。③如字段989標注：非MARC字段，錯誤描述為不存在該字段。所以，此字段因做刪除處理即可解決問題。④字段606字段名：學科名稱主題，原始數據很多沒有填寫，以前不填寫也可以保存，而系統升級后必須填寫不能為空，我們會根據圖書目錄和前言總結出合理的學科主題。⑤字段200字段名：題名與責任者說明，以前的一些年代久遠的圖書會存在題目中的個別字體，當時的輸入法無法打出的生僻文字，所以會用一些特殊符號代替，或直接用空格代替。我們會在編寫的過程中做出填補并加注拼音，把它補充完整。⑥字段215字段名：載體形態項，$a頁碼$b尺寸，原始數據會有缺少尺寸或者頁碼填寫的錯誤，我們會通過查看和測量把它補充完整。⑦在錄入時會碰到一冊圖書中含有幾個分冊，我們會將所有分冊都貼上一組條碼并備注到圖書的信息庫中，方便圖書館藏的管理和讀者使用。⑧字段701和711字段名：人名等同責任和團體等同責任，修改時發現存在錄入不全的問題，有的圖書會存在編著者為多個作者和團體，這樣我們會采用添加702和712字段，分別為人名次要和團體次要，把編著者補充完整。⑨圖書的載體類型不正確。圖書的載體類型主要有平裝和精裝，在回溯建庫時，當一本書為平裝或精裝，系統會默認此種類型，這時如果下一本書的類型與它不同，不仔細核對就容易出現的錯誤著錄。因此，下架一冊的書目應盡量挑選相同載體類型的圖書放在一起，這樣可以大大減少這種錯誤的發生。由于部分圖書年代久遠，索書號為油印或者手寫體，存在不太清晰的問題，所以分配索書號時有少數會有錯誤，發現此種錯誤，會把圖書單放出來統一送到專業部門修改，以免私自修改造成整體數據庫的混亂。

在這次圖書回溯的過程中總結出幾個方面的經驗，①在實際回溯工作中，由于處理圖書時會碰到很多問題，為了避免不同的工作人員對于同一問題發生不同的處理方式，必須及時溝通解決方法，并且把常見問題的處理方式記錄下來，以便今后處理問題更加規范化。②在工作中要求工作人員在錄入信息的同時，應該細心核對已錄入信息，并做到準確、無誤地調整、修改補充和完善數據信息，確保在今后的圖書查詢和借閱流通的過程更加順暢。③在校對圖書信息時一定要堅持文獻著作標準化原則，保證書目分類準確，發現問題及時解決，保證書目數據庫質量，回溯數據庫建成使用后，不代表已經完成了圖書館回溯建庫，應當加強后期的管理和維護。

5 結束語

圖書回溯建庫雖然是一項復雜繁瑣的工作，在完成的過程中需要館員有足夠的耐心和扎實的專業技術。同時，圖書回溯工作不是一個部門的事情，需要各部門的配合和支持，更需要 領導的鼓勵和關注才能順利進行。圖書館在部門同事的大力支持和幫助下，館內領導和部門領導的鼓勵和部署下順利而有序的完成此項工作，為今后到館內查閱資料的師生提供更便捷的查閱體驗，并對于完善和維護館藏書目數據具有重要的保障作用。