高校成人教育檔案管理的優(yōu)化策略探索

李文珠

(曲阜師范大學(xué) 檔案館，山東 曲阜 273165)

成人教育主要是對已經(jīng)走上各種生產(chǎn)或工作崗位的從業(yè)人員進(jìn)行的教育，能夠直接有效地提高勞動者和工作人員的素質(zhì)，從而可以直接提高經(jīng)濟(jì)效益和工作效率[1]。《國家中長期教育改革與發(fā)展規(guī)劃綱要》在“加快發(fā)展繼續(xù)教育”部分指出，“更新繼續(xù)教育觀念，加大投入力度，以加強(qiáng)人力資源能力建設(shè)為核心，大力發(fā)展非學(xué)歷繼續(xù)教育，穩(wěn)步發(fā)展學(xué)歷繼續(xù)教育，廣泛開展城鄉(xiāng)社區(qū)教育，加快各類學(xué)習(xí)型組織建設(shè)”[2]。高校是成人教育的主要承辦主體，高校成人教育檔案便是高校在成人教育的招生及培養(yǎng)活動中所形成的各種材料，它記錄了成人教育類別的學(xué)生整個(gè)在校培養(yǎng)的情況，是成人教育發(fā)展的重要構(gòu)成部分。高校成人教育檔案管理的實(shí)施成效如何直接關(guān)乎成人教育培養(yǎng)的全過程是否有跡可循，是否能夠做到可追溯、可查證，對于提高成人教育培養(yǎng)的規(guī)范性，杜絕學(xué)歷造假等問題具有重要的意義。

1 重視成人教育檔案材料收集、整理與歸檔工作

1.1 梳理總結(jié)成人教育檔案材料的種類

高校成人教育檔案種類繁多，涉及內(nèi)容廣泛。據(jù)了解，目前在高校檔案館現(xiàn)存的成人教育檔案材料主要有以下幾方面的內(nèi)容：①綜合文書材料，該類材料包括上級下達(dá)的有關(guān)教學(xué)工作的文件材料，教學(xué)改革、培養(yǎng)目標(biāo)、培養(yǎng)規(guī)格、學(xué)制等方面的指示、規(guī)定、辦法材料，非學(xué)歷教育的培訓(xùn)班、進(jìn)修班材料。②成人教育招生材料，此類材料包括每年的招生簡章、招生計(jì)劃、相關(guān)招生及錄取要求，新生錄取情況以及新生名單。③學(xué)籍管理材料，此類材料包括成人教育學(xué)生學(xué)籍卡片，成績總冊，學(xué)籍變更材料(升級、留級、休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué))，獎懲材料。④學(xué)位方面的材料，此類材料包括學(xué)位委員會授予各個(gè)層次的學(xué)位清冊。⑤畢業(yè)生材料，此類材料包括上級有關(guān)畢業(yè)分配的文件材料，畢業(yè)證書或者派遣證領(lǐng)取簽收冊。

1.2 建立及時(shí)收集、整理與歸檔的管理制度

在這些檔案材料收集的過程中，由于參加成人教育的學(xué)生大部分是社會人員，導(dǎo)致材料的收集往往無法做到及時(shí)、準(zhǔn)確地交由高校檔案館存檔保存，或者是容易與其他材料混雜在一起，造成歸檔困難。因此，健全檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)成人教育檔案的規(guī)范化管理非常有必要。建立健全成人檔案的收集整理、檢查核對、鑒別歸檔、保管保密、轉(zhuǎn)遞送交和管理職責(zé)等各項(xiàng)檔案管理規(guī)章制度，做到有章可循、有據(jù)可依、照章辦事[3]。比如，建立成人教育檔案需要?dú)w檔的目錄，并在目錄中按照招生、培養(yǎng)、畢業(yè)等次序進(jìn)行標(biāo)注，每個(gè)階段明確整理歸檔的日期，便于檔案管理人員及時(shí)對相關(guān)材料進(jìn)行收集、整理與歸檔，避免不必要的拖延以及在這一過程中所發(fā)生的材料遺漏。

2 加強(qiáng)專兼職成人教育檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

2.1 加強(qiáng)專兼職成人教育檔案管理隊(duì)伍建設(shè)的必要性

成人教育檔案管理是一項(xiàng)政策性強(qiáng)的嚴(yán)肅工作，也是基礎(chǔ)性、服務(wù)性的工作，又是業(yè)務(wù)性強(qiáng)、程序復(fù)雜、質(zhì)量要求高的工作[5]。同時(shí)，成人教育檔案的具體管理單位也比較復(fù)雜，有的高校主要由專門的成人教育學(xué)院或者繼續(xù)教育學(xué)院承擔(dān)成人教育的招生和培養(yǎng)工作并管理相關(guān)檔案，有的高校則由教育學(xué)院或者教師教育學(xué)院承擔(dān)此項(xiàng)工作，還有的高校根據(jù)招生專業(yè)的不同將相關(guān)工作劃歸到相關(guān)的學(xué)院進(jìn)行管理。這就導(dǎo)致成人教育檔案管理隊(duì)伍建設(shè)一直存在諸多問題。在新的時(shí)期，包括成人教育檔案在內(nèi)的檔案管理工作變得愈加重要，也愈加引起全社會的關(guān)注，為此，高校亟須建設(shè)一支政治思想端正、業(yè)務(wù)素質(zhì)過關(guān)、工作愛崗敬業(yè)、全心全意為人民服務(wù)的檔案管理隊(duì)伍，重視專、兼職檔案工作人員的培養(yǎng)。

2.2 加強(qiáng)專兼職成人教育檔案管理隊(duì)伍建設(shè)的主要措施

如今，如何造就一支政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)、知識素質(zhì)高的成人教育檔案管理隊(duì)伍，使其既能根據(jù)成人教育檔案管理的特點(diǎn)，管理和利用好成人教育檔案，又能站在時(shí)代的前沿，適應(yīng)成人教育檔案管理現(xiàn)代化和信息化的需要，成為當(dāng)前高校檔案管理部門必須要思考的問題[4]。①重視專兼職檔案管理人員的政治素質(zhì)和職業(yè)道德素質(zhì)，必須具有良好的事業(yè)心、責(zé)任感才能夠使檔案工作實(shí)現(xiàn)專人專職、責(zé)任到人。②加強(qiáng)對專兼職檔案管理人員的檔案學(xué)業(yè)務(wù)技能和計(jì)算機(jī)技能的專業(yè)培訓(xùn)，使其對成人教育檔案管理工作的認(rèn)識不斷提高，在實(shí)踐管理中能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案的規(guī)范化管理，做到科學(xué)立卷、合理歸檔、庫存有序、方便查找。③傳統(tǒng)的檔案服務(wù)處于被動地位，專兼職檔案管理人員需要轉(zhuǎn)變服務(wù)意識，變滯后被動為積極主動，充分認(rèn)識到及時(shí)收集、整理和歸檔檔案材料的重要意義，做到不遺漏任何一份檔案材料。

3 加快成人教育檔案信息化建設(shè)

隨著信息化社會的發(fā)展和辦公自動化的普及，成人教育的學(xué)生數(shù)量急劇增長，傳統(tǒng)的手工操作已經(jīng)不能滿足成人教育培養(yǎng)規(guī)模擴(kuò)大對檔案工作提出的新要求。據(jù)了解，大部分高校成人教育類學(xué)生的電子學(xué)籍檔案還沒有完全建立起來，成人教育方面的檔案大部分還是依靠文字資料。隨著電子技術(shù)的發(fā)展和管理軟件的更新，成人教育檔案的管理工作要從單一文字化向雙向化發(fā)展，以文字資料檔案為依托，分步驟建立檔案數(shù)據(jù)庫，早日實(shí)現(xiàn)成人教育檔案的數(shù)字化管理。由于接受成人教育的學(xué)員來自各行各業(yè)、各個(gè)地域，檔案的數(shù)字化與電子化還具有特殊的意義。可以利用電子網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)與各地區(qū)、各專業(yè)學(xué)員的溝通，方便檔案材料的收集和核對；也可以在核實(shí)學(xué)員的身份之后，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程的電子檔案查詢與利用。

高校要加強(qiáng)成人教育檔案的信息化建設(shè)，①既要重視檔案數(shù)字化平臺的建設(shè)，通過加大資金投入，借助本校軟件開發(fā)人員或者與相關(guān)技術(shù)公司合作，又要在購置相關(guān)硬件設(shè)備的基礎(chǔ)上，搭建功能齊全、分類清楚、查詢方便的檔案數(shù)字化應(yīng)用系統(tǒng)。②要組織全體專兼職檔案管理人員進(jìn)行信息化應(yīng)用能力方面的培訓(xùn)，尤其是對分布在各個(gè)相關(guān)院系的兼職檔案管理人員，要做到全員培訓(xùn)，不斷提高技術(shù)水平和數(shù)字化平臺的應(yīng)用成效。③加強(qiáng)成人教育檔案的材料鑒別與錄入工作，當(dāng)檔案數(shù)字化平臺建成之后，將檔案材料上傳至數(shù)字化平臺將成為長期的常規(guī)性工作，為了減少工作量，提高工作成效，就需要厘清哪些材料應(yīng)該上傳，哪些材料無須上傳，哪些材料可以開放查詢，哪些材料只能內(nèi)部查閱，從內(nèi)容層面提高成人教育檔案的信息化建設(shè)質(zhì)量。

4 結(jié)束語

成人教育檔案管理工作由于一直沒有得到足夠重視，在優(yōu)化管理的路徑探索上還有很多路要走，需要所有關(guān)注和參與成人教育檔案管理工作的人員共同努力。而且，在新的形勢下，社會上對成人教育學(xué)歷查詢、查證關(guān)注度越來越高，只有成人教育檔案管理工作注重嚴(yán)謹(jǐn)性和規(guī)范性，才能從招生和培養(yǎng)過程中杜絕相關(guān)問題的產(chǎn)生，促進(jìn)成人教育的健康發(fā)展。相信隨著教育現(xiàn)代化的持續(xù)推進(jìn)，高校成人教育檔案管理工作也會愈加完善，為高校教育的改革與發(fā)展做出新的貢獻(xiàn)。