指導文書檔案管理的標準與方法

袁文婭，鄭艷燕

(內蒙古電力科學研究院 電力技術情報所，內蒙古 呼和浩特 010020)

1 規范性引用文件

《電力工業企業檔案分類規則》(0～5大類)；《電力試驗研究所企業檔案分類表》(6～9大類)；DA/T 1-2000檔案工作基本術語；DA/T 22-2015歸檔文件整理規則；DA/T 42-2009企業檔案工作規范；檔發字〔2002〕5號企業檔案管理規定；檔發〔2004〕4號國有企業文件材料歸檔辦法。

2 術語和定義

2.1 檔案

在生產經營、基本建設和管理活動中直接形成的對國家、社會和本單位具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄材料。

2.2 企業檔案

企業在研發、生產、經營和管理活動中形成的有保存價值的各種形式的文件。

2.3 突發事件

由人為或自然因素引起的突發性危及或可能危及檔案安全和嚴重干擾檔案工作秩序，需要采取應急處置措施以應對的事件。自然因素是指自然現象引起，如：地震、雷電、洪水等災害；人為因素是指來自人為的失誤，如：漏雨、漏水、電線老化短路起火(包括蓄意縱火、爆炸等)事故。

2.4 文書檔案

反映行政管理、黨務等活動的檔案。

2.5 整理

按照一定的原則對檔案實體進行分類、組合(包括件、案卷兩種形式)、排列、編號和基本編目，使之有序化的過程。

2.6 電子文件

以數碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統閱讀、處理并可在通信網絡上傳輸的文件。

2.7 分類

按照選定的屬性(或特征)區分分類的對象，將具有某種共同屬性(或特征)的分類對象集合在一起的過程。

2.8 件

指從實體上將歸檔文件整理的基本單位以“件”為單位確定下來進行整理，即歸檔文件的整理單位。

2.9 案卷

指由互相聯系的若干文件組合而成放入卷夾、卷盒內加以順序排列，擬有案卷題名的文件組合體，簡稱“卷”。

2.10 組卷

將若干文件，按其形成規律和有機聯系組成案卷的過程。

3 文書檔案的類別設置

①設置了0-黨群工作、1-行政管理、2-經營管理、3-生產技術管理、4-財務審計、5-人事勞資，6個一級類目。根據每個一級類目的不同特點，視需要分設二級類目。②歸檔文件采用，年度-機構(問題)-保管期限，進行分類。③按年度分類：將文件按其形成年度分類。④按機構(問題)分類：將文件按其形成或承辦機構(問題)分類。⑤按保管期限分類：將文件按劃定的保管期限分類。

4 文書檔案的收集內容

①公司轉發的文件材料：公司轉發的屬本院主管業務并要貫徹執行或查考的文件資料。②公司召開的針對本院主管業務的會議紀要、報告、領導講話等文件材料。③反映本院生產、經營、管理、服務、研發等各項工作活動和基本歷史面貌的；對本院各項活動、國家建設、社會發展和歷史研究具有利用價值的文件材料。④本院召開的黨委、行政領導會議記錄、紀要、職代會議、工作會議、專業會議通知、指南、報告、決議、簡報等。⑤本院頒發的(包括轉發的以及與其他單位聯合頒發的)各種正式文件的發文稿紙、印制件。⑥本院的處理重要問題和管理工作中形成的請示、批復、工作計劃、規劃、總結、報告、統計報表，合同、協議、營業執照、許可證等法律憑證性材料。⑦本院設立、變更、解散過程中形成的文件材料。⑧本院在財務審計工作中形成的決算報告、批復、會計報表、憑證、賬簿、清產核資、稽查、產權變動及審計決定、結論等材料。⑨由本院處理的重要的來信來訪材料、領導批示及案件調查材料、處理結論等。本院關于出國考察等外事活動中形成的審批手續、考察報告、協議、協定、合同等文件材料。本院在各項活動中形成的對維護職工權益具有憑證價值的文件材料。如：本院辦理的職工錄用、轉正、聘任、定級、調資、職稱評定、退休、辭職、基本養老、基本醫療、工傷、企業年金、社會保險等審批材料，以及職工調動組織關系介紹信及存根、職工花名冊、勞資年度報表等。評選先進部門、先進工作者、勞動模范審批表及表彰決定。本院的大事記、組織沿革、史志、年鑒、匯編材料等。

5 文書檔案的分類類別、歸檔范圍、保管期限

依據《電力工業企業檔案分類規則》(0-5大類)；按照檔發〔2004〕4號國有企業文件材料歸檔辦法；DA/T 22-2015歸檔文件整理規則。

5.1 0大類-黨群工作

歸檔范圍：01黨群工作綜合；02黨務工作綜合；03組織工作；04紀檢工作；05宣傳、統戰工作；06工會工作；07共青團、青年工作；08協會、學會工作(政研會、電力工程學會、企協、科協、體協等)。

保管期限：永久、30年、10年(準確劃分)。

分類方法：年度-機構(問題)-保管期限，例如，2020-黨群工作-永久。

5.2 1大類-行政管理

歸檔范圍：11行政管理綜合；12行政事務；13武裝保衛；14監察；15醫療衛生；16后勤福利；17外事活動。

保管期限：永久、30年、10年。

分類方法：例如，2020-行政管理-30年。

5.3 2大類-經營管理

歸檔范圍：21經營管理綜合；22計劃統計；23物資管理；24營銷管理；27多種經營。

保管期限：永久、30年、10年

分類方法：例如，2020-經營管理-10年。

5.4 3大類-生產技術管理

歸檔范圍：31生產技術管理綜合；32規劃基建管理；33生產管理；34施工管理；35安全環保；36科技管理；37質量管理；38標準計量；39信息工作。

保管期限：永久、30年、10年。

分類方法：例如，2020-生產技術管理-永久。

5.5 4大類-財務審計

歸檔范圍：41財務審計綜合；42財務管理；43會計賬務；44審計工作。

保管期限：永久、30年、10年。

分類方法：例如，2020-財務審計-30年。

5.6 5大類-人事勞資

歸檔范圍：51人事勞資綜合；52機構編制；53人事管理；54勞動管理；55工資管理；56教育培訓。

保管期限：永久、30年、10年。

分類方法：年度-機構(問題)-保管期限，例如，2020-人事勞資-永久。

6 文書檔案的整理順序

鑒定→分類→編目→編頁號→確定保管期限→歸檔目錄的錄入→打印→案卷(件)裝訂→檔案盒脊背的錄入→打印→粘貼→填備考表→裝盒科學排架→編制檢索檔號、文件編號、主題詞等，相關部門的兼職文書人員檢查本部門歸檔文件材料的齊全、完整與準確情況，整理完畢后電子文件通過OA 系統歸檔，將紙質文件一并向電力技術情報所檔案室移交，同時填寫《檔案移交目錄清單》。

7 文書檔案的統計、保管與保密

7.1 檔案統計

①檔案統計工作要求準確、及時和連續性，為制訂工作方針、計劃、檢查、總結工作提供依據。②檔案管理員應按照規定填寫檔案收進和移出登記簿，每年一季度前根據登記情況，統計上一年度檔案庫存數量、借閱利用數量等數據，準確編制檔案工作情況統計年報，上報電力公司檔案館。③由檔案管理員編制各種統計簿冊和總賬，對保管狀況、利用情況及鑒定銷毀等一系列管理情況進行統計。④統計工作應做到進出賬目清楚、手續完備，清點仔細，沒有錯、漏，要目錄、案卷、數字對口。

7.2 檔案保管

①檔案裝具符合《歸檔文件整理規則》的規范要求，檔案存放科學、有序，方便日常查找，發生突發事件要及時、有效地保護檔案。②檔案管理員每年第四季度定期對檔案庫房進行全面檢查，并由電科院安全質量處隨時進行安全抽查，采用定期檢查與隨時抽查相結合的方式檢查檔案保管情況，不發生丟失文件現象，做到賬物相符。③檔案存放應依據檔案載體選擇檔案柜架，底圖不易折疊；磁性載體應選擇防磁設施；重要檔案應異地備份。

7.3 檔案保密

①檔案人員應嚴格遵守保密制度和紀律，需要批準借閱的檔案資料不得擅自借閱，不得隨意涂改檔案，未經批準銷毀的檔案，不得私自銷毀。②檔案人員要嚴肅工作態度，確保檔案機密，不得隨意失密，泄密或丟失，損毀檔案。

8 結束語

內蒙古電力科學研究院11個管理部門和19個專業部門專兼職檔案管理人員，對檔案收集、移交、分類、整理、歸檔等頻繁出現的問題，依據以上7項文書檔案管理的標準和方法，將本部門辦理完畢后的文件材料，第二年6月之前按時移交、整理及歸檔，對于內部機構變動和職工調動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料，及時歸檔。