企業檔案管理的問題、對策與歸檔整理新方法探討

湖南省邵陽市自來水公司 湖南 邵陽 422001

前言

當前，在各企業中，檔案管理工作已經受到了管理人員的高度重視，是確保日常工作各類報表、物資管理情況等內容能夠得到規范管理，全面提高企業運營的質量與水平，促使企業日常工作能夠順利進行的關鍵因素。由此可見，只有完善企業檔案管理工作，才能夠保障企業能夠朝著現代化、效率化的方向發展。

1 企業檔案管理存在的問題

1.1 不重視檔案管理

隨著時代的不斷發展，我國絕大多數的企業只是對工作人員專業素養以及道德素養展開培養，同時，對內部信息的強化建設、先進生產技術的引進等方面有所關注[1]。但是，針對企業日常的檔案管理工作而言，只是停留于簡單的信息錄入與記錄管理，并沒有對檔案管理工作的開展投入足夠的關注。一方面，主要因為企業檔案管理者大多沒有經過專業培訓，造成專業素養普遍較低，給檔案管理工作的高效開展造成一定制約。另一方面，主要因為企業沒有在檔案管理工作方面投入大量的硬軟件設施、資金，造成企業檔案管理效率的降低。

1.2 檔案管理缺乏規范性

現如今，我國各個企業在檔案管理工作方面，缺乏一定的規范性，造成眾多無用檔案的出現。例如：一些檔案在格式方面存在不兼容的現象，在查找該檔案時，會出現打不開的現象。一些檔案在收錄之時沒有及時做出編號，造成日后查詢該檔案時需要浪費大量的時間。還有一些檔案在存放方面沒有做出細分，造成該檔案很難迅速找到。由此可見，檔案管理工作規范性的缺乏，會造成工作流于表面、過于形式化，無法起到實質性的意義。

2 企業檔案管理對策

2.1 規范企業檔案管理流程

第一，必須要將規范的檔案資料歸檔制度確立，同企業內部各個部門的實際情況相結合，明確檔案管理工作中各個步驟的執行標準。在日常工作中，必須要嚴苛監管內部檔案的采集、分類、儲存、備份、維修設施、銷毀等工作，促使企業內部的檔案管理工作者能夠時刻提高警惕。

第二，針對設施的銷毀，必須要對涉密數據的設施格外注意，不可自行做出處理，企業的檔案管理工作者必須要清點登記報廢的設施，不可自行隨意解決，只有對企業檔案管理中的各個步驟做出嚴格把關，從而能夠將檔案管理工作者的專業性、穩定性提升。

第三，檔案管理工作者必須要對檔案資料的借閱、歸還等信息嚴格記錄，每一次借閱與歸還時，都必須要在記錄本上寫好姓名、借閱時間、歸還時間、借閱資料類型等信息，確保檔案資料缺失時，能夠直接找到借閱人、歸還人，實現檔案的高效管理。

2.2 運用現代化管理方式

首先，需要積極構建起企業局域網之中的檔案管理網絡，對于建立檔案電子資源庫工作而言，必須要著重開展，從而將管理轉型得以實現，從以往的人工記錄轉變為電子化管理形式。

其次，重點開發檔案網絡，促使其能夠同企業內部的信息平臺實現有效對接，并且將信息共享，隨后，通過平臺，能夠直接收集、整合、分析與篩選檔案。

最后，針對檔案管理中的一些重要文件、信息與項目，需要獨立建檔保存，例如：管理試點、科研立項等，在此基礎上開展所屬檔案各類分項的管理工作[2]。幫助部門將各種工作完成，例如：組卷、建立檔案、項目立項、資料整理等。

3 企業檔案管理中歸檔整理新方法

在企業的檔案管理中，針對歸檔整理的新方法而言，主要包含四個環節，即檔案資料文件的收集、分類排序文件、編制檔號與裝訂文件。

首先，在企業對檔案文件收集期間，必須要對這些資料、文件的完整性投入高度重視，在收集之時，必須要對企業人事變動、會議記錄、各種工作報表等文件的收集工作嚴格開展。

其次，在整理資料文件期間，可以采取“誰資料、誰整理”的方法來對資料文件整理做出約束，在分類的過程中，必須要將事由、時間作為依據來做出相應的分類。

另外，在開展編制檔號工作之時，資料檔案應該遵循相應的順序做出規范性排列，在編制的方法上，不存在特定的方法，相關的檔案管理者可以通過符號、字母、數字等形式做出編號。

最后，必須要將檔案資料的裝訂工作做好，需要將同類型的資料、檔案、文件一同裝訂，同時，需要格外注意的是裝訂的厚度，為了能夠方便查閱，必須要對文件、資料裝訂的厚度做出有效管控。

4 結束語

綜上所述，企業在日常展開檔案管理工作之時，通過創新管理方式，不僅可以大幅降低檔案管理者的工作強度，同時，能夠確保人力資源、經營資料、物資、各類報表等信息檔案的管理效率全面提高。由此可見，企業必須要探尋更為高效的檔案管理對策，才能夠保障檔案管理工作朝著現代化、效率化、便利化的方向發展，推動企業的長遠、穩健發展。