鐵路企業合同簽訂履行風險防控體系建設

霍 娜

(山西大秦物流有限公司，山西 太原 030013)

合同風險管理是企業安全風險管理的重要組成部分，是企業法律風險管理的重點之一，是經營風險管理的重要環節。合同管理中，合同的簽訂履行是最基礎、風險最集中的環節，因此圍繞合同簽訂履行建立一套行之有效的風險防控體系是十分必要的。本文對企業合同簽訂履行風險防控體系做簡要介紹，對當前鐵路企業合同簽訂履行風險防控體系建設的重要性和存在的問題進行分析，并對鐵路企業合同簽訂履行風險防控體系建設提出建議。

一、合同簽訂履行風險防控體系概念

合同管理風險防控體系，是指結合企業實際制定，實現對合同管理中的風險識別、分析、判斷、防范，促進安全交易的制度標準規范體系。鐵路企業作為重要的國有企業，合規管理、依法治企等理念已不斷深入到鐵路企業的基礎管理中，建立以合同簽訂履行風險防控為重點的合同管理風險防控體系，對鐵路企業防范經營風險、防止國有資產流失有重要作用。

合同管理的重心在合同的簽訂履行階段，合同簽訂履行風險防控體系即是圍繞合同簽訂履行這一核心建立的，實現對簽訂履行過程中風險識別、分析、判斷、防范的制度體系，涵蓋企業基礎管理制度、考核制度、工作標準和崗位流程。所謂識別，是指在簽訂履行合同過程中將合同主體、合同文本、合同簽訂、合同履行中出現的風險點查找出來；分析，是指對合同簽訂履行過程中每項風險點的來源和可能造成的后果進行評價和預估，并依此預想可能造成的損失；判斷，是指對該風險出現造成不良后果的概率做出判斷；防范是指針對危害后果較大的或出現概率較大的風險點制定防范措施。鐵路企業要重點通過上述四個環節建立合同簽訂履行風險防控體系，以規避經營風險。

二、鐵路企業建設合同簽訂履行風險防控體系的重要性

(一)降低經營安全風險

以2015年12月4日發布的“重慶重鐵物流有限公司訴巫山縣龍翔商貿有限責任公司、合江縣杉杉貿易有限公司買賣合同糾紛案”為例，巫山縣龍翔商貿有限責任公司、合江縣杉杉貿易有限公司實為同一人控制的公司，但在與重慶重鐵物流公司簽訂合同時，巫山縣龍翔商貿有限責任公司、合江縣杉杉貿易有限公司故意隱瞞了這一真實情況，并且通過偽造貨物運單、收貨證明，虛開增值稅發票等手段，虛構了本不存在的煤炭交易事實。所以，合同風險源于多方面，貫穿合同主體資格審查、合同簽訂、合同履行、合同管理各個環節，任何一點風險的爆發都會給企業造成損失，這種損失包括經濟上的，也包括聲譽上的。因此，建立涵蓋合同簽訂時的主體資格審查到合同履行全過程的合同管理風險防控體系，參與合同簽訂履行的人員認真執行管理制度，掌握合作方商務信用情況變化，結合合同履行環境，及時調整合同履行方式或解除合同，避免發生違約引起訴訟糾紛，則可以大幅度降低經營風險發生的概率。

(二)保障企業合法利益

企業的經營活動要健康發展，強化法制、規范經營是一個永恒的主題，其中能否認真規范地簽訂、履行合同是一個至關重要的環節。特別是鐵路企業，合作方類型復雜，合同文本種類繁多，部分業務流程較長，管理標準較嚴。在此背景下，合同履行簽訂風險防控對防止合同風險乃至鐵路企業經營利益尤為重要。合同的簽訂履行是企業基礎管理的重要組成部分，也是經營風險的主要來源，對外簽訂合同，和誰簽、怎么簽都需要合法依規防范風險。簽訂了一份內容齊備的合同并不代表萬事大吉、風險全無，在合同的實際履行中，對方有可能出現不履行合同、不完全履行合同和其他違反合同條款等情況，因此鐵路企業經營活動的開展首先就是要在簽訂、履行合同上堅持底線思維，盡可能重視并提高在合同簽訂和履行中的風險防范意識和風險識別能力，形成對簽訂履行過程中風險識別、分析、判斷、防范的制度體系，保障企業合法利益，體現經營工作的價值所在。

三、鐵路企業合同簽訂履行中存在的主要問題

(一)參與人員的法律意識和風險意識有待提高

當前，鐵路企業合同承辦人員、合同管理人員、合同審查人員、企業領導對合同簽訂履行風險認識程度參差不齊，一些人員對合同簽訂履行盲目樂觀，主觀認識有誤區，輕信合同對方，對合同中存在的法律風險不重視，造成聯簽審查合同不認真甚至流于形式，忽視合同簽訂履行潛在風險，導致合同簽訂履行風險防控措施不能有效執行。

(二)合同簽訂履行風險評估制度不完善

有些企業合同管理制度中缺乏合同簽訂履行風險評估制度，風險識別、研判、分析、卡控機制不健全，沒有形成一體，不能有效對合同簽訂履行風險進行全面、客觀地評估。

(三)合同簽訂履行風險管理權責不清

有些企業合同簽訂履行風險管理機制運行效率不高，存在各合同聯簽人之間信息交流不暢，參與合同管理的人員對自身在合同管理中的職權和責任不明的問題，容易導致簽訂履行過程中部分細節監管缺失。

四、鐵路企業建設合同簽訂履行風險防控體系的建議

(一)鐵路企業從業人員要建立法商思維

法商思維，即對法律的自覺信仰與敬畏。法商思維是一種積極作為的思維。它不僅要求從業人員從內心深處信仰敬畏法律，還要求我們自覺認知法律風險、遵循法律原則、管控法律風險。現在越來越多的企業、企業家開始關注合同風險，運用風險管理鎖住企業利潤逐漸變成一種共識，這種共識即體現了法商思維。從鐵路改革趨勢來看，鐵路企業市場化運作程度逐步提高，這就要求鐵路企業中從合同承辦人員、審查人員到企業領導都必須提高法律意識，建立法商思維，認識到依法治企、依法經營的重要性，從根本上重視合同簽訂履行風險，按照自身職責把規范簽訂履行合同作為己任，進而將風險的識別與防控能力轉變為自覺行為，才能按照合同簽訂履行風險防控體系認真執行各項制度，體系的標準才能落到實處。

(二)風險防控要覆蓋合同簽訂履行全過程

1.按照風險點細化防控制度

鐵路企業要以現有的合同管理制度為基礎，搭建一套覆蓋合同簽訂履行全過程的風險防控體系，確立合同簽訂、合同履行兩大制度框架，全面客觀地識別和分析每個環節存在的風險點，統籌制定風險防控措施，并根據措施要求建立完善的相關制度、流程。合同簽訂制度體系要涵蓋對合同的前期審查(包括資質審查、簽訂文件及談判資料審查、條款審查)、合同簽訂(包括用印、簽字)兩部分；合同履行制度體系要涵蓋合同約定的權利義務履行情況、履行監管、合同糾紛應對等制度。

2.防控重點：前期審查和履行證據固定

(1)加強合同對方資質審查和合同文本審查。一是加強合同對方資質審查。圍繞對方主體真實性、合法性進行調查，充分利用國家企業信用信息公示系統、法院執行網、裁判文書網，全方位了解對方經營狀態；加強現場走訪調查，全面了解合作方與相關聯公司的股權關系、出資是否到位、股權或知識產權是否存在權利擔保等；同時對對方專業資質嚴格審查，尤其是建設工程施工合同、知識產權等類型合同，在審查完資質后要出具意見，明確哪些資質缺失或失效、主體可能帶來哪些風險(例如沒有實繳注冊資本的合同主體)。二是加強合同文本審查，每個合同聯簽審查人員根據自身專業的審查原則細化合同文本審查標準。例如法律事務管理員的審查原則是合同合法性、完備性、可執行性，那么就要把每個原則細化成若干條有可操作性的標準。例如把合法性細化為：合同目的合法、合同主體適格、沒有虛假交易等掩藏行為、合同內容不違反法律法規且如實反映雙方交易內容。在審查合同時，充分與合同承辦人溝通，全面了解合同背景和合同目的，再對照審查標準審查，以此降低合同文本風險。

(2)建立合同履行檔案，注意合同履行過程中的證據收集與固定。一是加強己方履行證據和對方違約證據的收集與固定，往來的函件、簽認的記錄、交收貨或服務過程的記錄、溝通協商的記錄以及在履行過程中形成的各類資金往來憑證都要建立檔案，妥善保管，尤其是出現對方提供的貨物不合規、未按時付款、服務不達標等違約情形時，要及時拍照取樣，納入履行檔案。一旦合同在日后出現糾紛，調取履行檔案提供完備的證據。二是加強履行記錄，合同承辦人按照時間節點把合同履行義務拆解成表，分析每個時間節點要履行的義務和存在的風險，到固定的時間節點要記錄履行情況，存在哪些風險，有沒有應對措施等內容。

3.建立示范合同文本體系

目前，國鐵集團制定了一系列標準(示范)文本，各基層企業應根據自身業務實際，圈定常用文本，并制定本單位的合同參考示范文本，然后在企業內部建立示范合同文本體系，將國鐵集團和企業自身制定的合同示范文本納入其中，按類別形成體系，每份示范文本要配套使用范圍說明、重點條款說明、風險點提示和履行中應當注意的事項，形成體系管理。

4.防范人員風險，設置崗位流程圖和關鍵風險點

(1)建立合同管理責任制度，把參與合同管理的人員作為一個團隊，納入管理制度，劃清責任，加強上級領導的管控和下級部門的執行，加強各部門之間的配合，實現各部門、上下級互相防控機制，實現合同簽訂履行風險合力防控。

(2)設置崗位流程圖，列入合同簽訂履行風險防控體系。每個參與合同簽訂履行的人員都設立自己的合同管理崗位流程圖，結合自身工作專業，從本角色出發，識別風險點，制定防控措施，在合同管理中對照執行。例如在合同履行中，財務部門制定按照合同約定履行付款義務，那么在識別研判風險點的過程中，就要分別制定先付款后開發票、先開發票后付款兩種不同情形下的卡控措施，在履行合同過程中，嚴格按照制定的措施執行。

(3)加強員工培訓，確保全員對制度體系有所了解，尤其對于易發的風險和防控措施加強普及。例如合同對方發來要求對賬、要求簽認債權、要求確定貨物質量等函件時，員工應如何應對處理等，要使員工明確接收的后果，加強請示、研究、答復和拒絕接收等程序方面的培訓。

(三)研判新動向，建立動態風險庫

1.關注外部環境與合同對方的變化

在合同履行過程中要隨時關注市場環境、法律法規和相關政策的變化，及時研判新出現的風險，并制定有效的防控措施。同時，要時刻關注合同對方的經營狀況，制定應急預案制度，定期在國家企業信用信息公示系統和裁判文書網查看經營狀況和涉訴情況，一旦出現歇業、吊銷、查封等行政處罰、違法經營或重大訴訟糾紛，及時與合同對方協商要求提供擔保或解除合同。

2.關注內部業務調整

根據鐵路企業，特別是法人資格企業的業務變化建立動態風險庫，隨著合同簽訂履行進程把新發生的主體變化風險、文本風險、違約風險納入庫中，合同履行完畢后，對履行情況進行評價，看履行與約定是否存在偏差，并將此偏差給經營帶來風險的評價也納入風險庫，避免同類合同再次發生。

(四)建立風險應急預案和風險評級制度

1.建立風險應急預案

根據能夠合理預見、未來可能發生的合同履行風險，依據發生的概率和后果，設想履行過程中可能出現的對方資信和履行能力的變化，評估此項風險可能造成的最大損失，建立相應的應急預案，明確在風險發生后(例如因我方違約引起合同訴訟)的報告時限、報告程序、承辦責任人和具體應對措施，制定完整的預案流程。應急預案制度中還應明確規定風險事件發生后相關人員的職責、匯報路徑、處理措施及各項措施的執行順序，包括事件處理報告、經驗總結及改進建議。

2.建立風險評級制度

對合同簽訂履行風險預估評級，并根據不同的風險等級制定體現輕重緩急層次的對策，尤其是對大宗物資買賣、建設工程施工、投資、擔保等金額較大、履行周期較長或資金流通風險較大的合同，要根據合同簽訂履行風險發生的情形和造成的損害后果，細化合同簽訂履行風險等級：一是重大級風險，可能導致企業發生較大財產損失，社會聲譽受到嚴重影響，企業受到行政處罰甚至承擔刑事責任或承擔與企業全年利潤額相當金額的民事賠償，在很大程度上影響企業的市場地位、正常經營和人員穩定。二是一般級風險，可能導致企業發生財產損失，社會聲譽受到影響，企業自身因此承擔一定的民事賠償，遭受一定的經濟損失，對企業的市場占有有一定影響，但不影響企業的正常生產和人員穩定。三是輕微級風險，即可能造成企業發生少量經濟損失，承擔少量民事賠償，遭受較輕的經濟損失。要投入50%～60%精力放在重大級風險防控上，30%～40%的精力放在一般級風險防控。對重大級風險，要實行逐級上報程序，細化防控措施和應急預案，明確責任人，按照履行節點評估風險發生概率和后果，設定一個預警值，例如對方遲延付款超過多少天即視為重大級風險，一旦超過預警值直接啟動應急預案。同時針對此類風險，對合同的違約責任的條款要分層設計，細化違約情形，并加強履行監管；對一般級風險重點要加強合同履行監管，定期對風險評價；對輕微級風險，可以暫緩處置，關注發展情況。

(五)完善考核激勵與責任追究制度

建立完善與簽訂履行合同風險防控體系配套的考核激勵制度，對照崗位流程和工作標準，制定評價標準和考核激勵標準，定期對企業簽訂履行合同風險管理進行評價，對及時防控合同簽訂履行風險的人員進行獎勵，對完全達不到體系標準要求的人員落實考核，造成后果的要按照職責劃分和處分規則追究責任人的責任，確保體系中的各項制度得到有效落實。