數(shù)字檔案信息資源共享機(jī)制構(gòu)建研究

張 馳

伴隨網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快速發(fā)展，產(chǎn)生了繁雜龐大的信息數(shù)據(jù)，推動了信息時代的到來。在信息化時代，檔案信息的數(shù)量在增加，同樣人們對于檔案信息的質(zhì)量要求越來越高，傳統(tǒng)檔案信息利用方式，已經(jīng)無法滿足高效、便捷的查詢使用要求，必須要構(gòu)建全新的檔案信息系統(tǒng)。信息技術(shù)的快速發(fā)展，特別是大數(shù)據(jù)技術(shù)的出現(xiàn)，為數(shù)字檔案信息資源共享提供了良好契機(jī)。

一、數(shù)字檔案信息資源共享可行性和必要性分析

1.數(shù)字檔案信息資源共享的可行性分析。數(shù)字檔案信息資源共享，是建立在大數(shù)據(jù)技術(shù)快速發(fā)展基礎(chǔ)之上的。首先，大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展，奠定了數(shù)字檔案信息資源共享的平臺。數(shù)字檔案信息資源與傳統(tǒng)檔案資源相比，海量信息是其最大特點(diǎn)和優(yōu)勢，其數(shù)據(jù)存儲更是在大數(shù)據(jù)存儲技術(shù)的推動下，實(shí)現(xiàn)了從TB 量級向PB量級的跨越，其信息存儲空間大大提升。但在傳統(tǒng)檔案信息資源管理中，受制于有限的存儲空間，檔案資源共享無從談起[1]。但是大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，對于數(shù)據(jù)存儲容量有明顯提升，奠定了穩(wěn)定、高效的信息平臺。海量數(shù)據(jù)存儲與高效數(shù)據(jù)分析，是大數(shù)據(jù)技術(shù)最重要的價值。數(shù)字檔案信息資源共享，通過大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，大大降低了共享成本，同時也對數(shù)字檔案信息資源實(shí)現(xiàn)優(yōu)化配置。其次，數(shù)字檔案信息資源共享以大數(shù)據(jù)技術(shù)為支撐。大數(shù)據(jù)技術(shù)作為一種全新數(shù)據(jù)存儲技術(shù)，是建立在 “ 互聯(lián)網(wǎng)思維 ” 基礎(chǔ)之上，與傳統(tǒng)數(shù)字檔案的文本存儲方式不同的是，它能夠?qū)崿F(xiàn)不同類型數(shù)據(jù)的兼容和存儲，可以實(shí)現(xiàn)對結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)、半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)、非結(jié)構(gòu)化數(shù)字的存儲，同時也可以實(shí)現(xiàn)對圖片、視頻、音頻、文本等多種載體數(shù)據(jù)檔案信息資源的存儲，能夠集中對各種數(shù)字檔案信息資源進(jìn)行采集和處理。在數(shù)字檔案信息資源共享中，大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，可以實(shí)現(xiàn)對碎片化數(shù)據(jù)和信息的存儲，有效實(shí)現(xiàn)了對各類數(shù)字檔案信息資源的共享。最后，數(shù)字檔案信息資源共享以大數(shù)據(jù)技術(shù)為保障，特別是在實(shí)時處理數(shù)字檔案信息資源方面，可以實(shí)現(xiàn) “ 1 秒定律 ”[2]，即在1 秒鐘之內(nèi)可以基本完成數(shù)據(jù)處理全過程，不僅可以快速提取數(shù)字檔案信息資源，而且還能夠自動、快速、準(zhǔn)確完成信息整合，提高檔案信息輸出質(zhì)量，使檔案信息資源在共享中的傳輸問題得以解決。

2.數(shù)字檔案信息資源共享的必要性分析。檔案信息資源的本質(zhì)是服務(wù)。大數(shù)據(jù)時代的檔案信息資源，要擴(kuò)大服務(wù)空間、層次，為社會提供個性化檔案服務(wù)。因此，大數(shù)據(jù)時代的數(shù)字檔案信息資源共享，具有必然性：一方面，大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，對軟件資源應(yīng)用加以虛擬化，對硬件加以提升和管理，在檔案資源數(shù)據(jù)庫中可以整合不同類型的檔案資源，同時也可以滿足個性化需求，為用戶提供個性化的檔案信息資源，使檔案信息資源服務(wù)實(shí)現(xiàn)了動態(tài)下的延展性，彈性控制檔案用戶數(shù)據(jù)端口[3]。另一方面，大數(shù)據(jù)技術(shù)和數(shù)字檔案信息資源共享之間，存在天然的契合性，無論是數(shù)字檔案信息資源的加工還是存儲，以及數(shù)字檔案信息資源的管理類型和傳播渠道，都可以實(shí)現(xiàn)分類管理和集中管理，從而有利于用戶對于檔案信息資源的提取和應(yīng)用。最后，資源虛擬化的封裝和存儲，是大數(shù)據(jù)技術(shù)的最大優(yōu)勢，這與數(shù)字檔案信息資源共享的資源優(yōu)化配置和檔案遠(yuǎn)程服務(wù)要求是不謀而合的。大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，通過數(shù)據(jù)中心的建設(shè)，把海量數(shù)字檔案信息資源整合起來，并通過存儲節(jié)點(diǎn)上傳到云端，節(jié)約存儲資源，高效利用檔案信息資源，有效提升了數(shù)字檔案信息資源的服務(wù)效率。

二、數(shù)字檔案信息資源共享路徑和策略

大數(shù)據(jù)時代的數(shù)字檔案信息資源共享，就是要通過云計(jì)算技術(shù)的應(yīng)用，構(gòu)建數(shù)字檔案信息共享平臺，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案信息資源的高效存儲和利用。

1.創(chuàng)新檔案信息資源管理思想觀念。大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，推動了數(shù)字檔案信息資源共享。在推進(jìn)數(shù)字檔案信息資源共享工作中，其關(guān)鍵是要做好頂層設(shè)計(jì)，要在 “ 協(xié)同 ” 思想基礎(chǔ)上，對數(shù)字檔案信息資源的存儲、利用邊際進(jìn)行創(chuàng)新突破，推動 “ 邊界融合 ” ，實(shí)現(xiàn)對數(shù)字檔案信息資源共享整合體系的構(gòu)建[4]。協(xié)同數(shù)字檔案信息資源共享，就是要對原有的數(shù)字檔案信息資源壟斷勇敢突破，特別是對大數(shù)據(jù)技術(shù)積極引入和應(yīng)用，從而實(shí)現(xiàn)共享檔案信息資源，將其作為全社會共享的文化資源，以用戶需求為中心，共建和共享檔案信息資源。共享數(shù)字檔案信息資源攻堅(jiān)過程，特別是對非結(jié)構(gòu)存儲、云計(jì)算等工作統(tǒng)籌過程中，建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)檔案信息資源庫標(biāo)準(zhǔn)，在不同檔案館之間實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，構(gòu)建 “ 大檔案 ” 建設(shè)和服務(wù)思想意識。

2.統(tǒng)一數(shù)字檔案信息資源共享標(biāo)準(zhǔn)。首先，在檔案信息資源共享中主動應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，構(gòu)建共享標(biāo)準(zhǔn)體系，特別是在檔案信息資源的采集、管理、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、管理標(biāo)準(zhǔn)等方面加以協(xié)同，在各個不同檔案館中構(gòu)建數(shù)字檔案信息資源建設(shè)的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，協(xié)同推進(jìn)數(shù)字檔案信息資源共享工作，提高共享效率。其次，要在數(shù)字檔案信息資源共享模式上進(jìn)行合理選擇。在不同檔案館之間共享不同類型的數(shù)字檔案信息資源，并不意味著就可以各自為政，而是要應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，確保共享的數(shù)據(jù)檔案信息資源安全，重點(diǎn)是要建立一個標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的數(shù)據(jù)檔案信息資源管理中心。在共享數(shù)字檔案信息資源過程中，集中控制和管理數(shù)字檔案信息資源，特別是對于在不同檔案館中存儲的數(shù)字檔案信息資源，可以在不同檔案館之間建立對等網(wǎng)絡(luò)，確保每個用戶端不僅是數(shù)字檔案信息資源的使用端口，也是數(shù)字檔案信息資源的搜集端口，每個檔案館之間都可以進(jìn)行信息平等交換和共享。在其他社會文化機(jī)構(gòu)和數(shù)字檔案館之間，也可以通過大數(shù)據(jù)的集中分布與控制技術(shù)應(yīng)用，建立數(shù)字檔案信息資源的共享組織，為組織內(nèi)成員提供優(yōu)質(zhì)的在線檔案信息資源服務(wù)，最終構(gòu)建一個面向社會全體成員的 “ 數(shù)字檔案信息資源服務(wù)聯(lián)盟組織 ” 。

3.加強(qiáng)對各種類型數(shù)字檔案信息資源的整合。首先，在檔案館中開展數(shù)字檔案特色信息資源建設(shè)工作，重點(diǎn)是要發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)中的數(shù)據(jù)挖掘和數(shù)據(jù)分析技術(shù)特點(diǎn)和優(yōu)勢，整合各類數(shù)字檔案信息資源，對數(shù)字檔案信息資源的價值進(jìn)行凸顯，關(guān)鍵是要加強(qiáng)對各類已經(jīng)存在的碎片化檔案信息資源進(jìn)行自動加工與自動整合，在此基礎(chǔ)上可以建立專題性的數(shù)字檔案信息資源庫[5]。加強(qiáng)對已經(jīng)入庫的數(shù)字檔案信息資源的摘要和編目整理工作，建設(shè)全文數(shù)字檔案信息資源，在此基礎(chǔ)上建立完整的數(shù)字檔案信息資源庫。其次，開展特色數(shù)字檔案信息資源庫的共享建設(shè)工作，不僅能夠共享數(shù)字檔案信息資源的內(nèi)容，還可以對數(shù)字檔案信息資源庫的建設(shè)過程進(jìn)行共享，特別是在數(shù)字檔案信息資源內(nèi)容識別、分類編目和存儲利用等相關(guān)流程中，共享建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，主要是對數(shù)字檔案信息資源的搜集、整理完成過程的共享，從而更好地把分布于不同用戶和不同檔案館的各類檔案信息資源搜集起來，互補(bǔ)不同檔案館之間的資源，強(qiáng)調(diào)不同檔案館信息資源的特色性。同時，也要加強(qiáng)聚化、可視化、類化、數(shù)據(jù)融合和集成等不同技術(shù)在數(shù)字檔案信息資源庫建設(shè)中的應(yīng)用，更好地匹配用戶的個性化檔案信息資源需求和數(shù)字檔案信息資源共享內(nèi)容。

4.創(chuàng)新和協(xié)同數(shù)字檔案信息資源服務(wù)方式。推進(jìn)數(shù)字檔案信息資源的共享，其主要目的是為了更好地滿足大數(shù)據(jù)時代的檔案用戶個性化需求。因此，在數(shù)字檔案信息資源用戶服務(wù)上，必須要根據(jù)形勢發(fā)展要求，對服務(wù)方式和服務(wù)內(nèi)容進(jìn)行全面創(chuàng)新。首先，在檔案用戶的信息資源需求提前預(yù)測方面，可以通過大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，整合碎片化的檔案信息資源，構(gòu)建復(fù)合的完整檔案信息資源數(shù)據(jù)庫，特別是要通過大數(shù)據(jù)的關(guān)系數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的建設(shè)和應(yīng)用，對數(shù)字檔案信息資源未來發(fā)展趨勢進(jìn)行提前預(yù)測，準(zhǔn)確分析數(shù)字檔案信息資源用戶的使用數(shù)據(jù)，從而實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案信息資源用戶需求和資源共建共享方面的全面對接。其次，創(chuàng)新數(shù)字檔案信息資源的社會服務(wù)方式，重點(diǎn)是要能夠體現(xiàn)出數(shù)字檔案信息資源的個性資源特征和人性化服務(wù)等優(yōu)勢，要在數(shù)字檔案信息資源共建共享方面，對數(shù)字檔案信息資源的特色庫和個性服務(wù)功能進(jìn)行體現(xiàn)，而且還能夠?yàn)閿?shù)字檔案信息資源用戶提供檔案查閱服務(wù)和在線檔案信息資源的檢索功能，同時還可以為不同用戶提供相互交流和相互溝通的平臺，通過社交媒體建設(shè)移動平臺，為用戶提供移動式的數(shù)字檔案信息資源服務(wù)功能。再次，在共建共享數(shù)字檔案信息資源過程中，每個用戶不僅是檔案信息資源的使用者，同時也是檔案信息資源的提供者和推動者。加強(qiáng)大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用，能更好地滿足不同用戶利用數(shù)字檔案信息資源的需求，而且還可以通過大數(shù)據(jù)技術(shù)中的判斷識別技術(shù)、方差分析技術(shù)、仿真計(jì)算技術(shù)等應(yīng)用，對數(shù)字檔案信息資源用戶的意見表達(dá)權(quán)給予充分尊重和全面滿足，鼓勵其為數(shù)字檔案信息資源的服務(wù)建言獻(xiàn)策，進(jìn)一步完善數(shù)字檔案信息資源的服務(wù)方式和服務(wù)渠道，甚至可以為用戶提供訂單式、保姆式、一站式數(shù)字檔案信息資源服務(wù)，建立和完善數(shù)字檔案信息資源的共享平臺，對其服務(wù)功能和服務(wù)效率進(jìn)行全面提升。

5.強(qiáng)化數(shù)字檔案信息資源共享人才保障。任何一個檔案館，如果停滯不前，最終必然會被時代所淘汰。任何一個人，如果不思進(jìn)取，也必然會被時代所拋棄。因此，在開展數(shù)字檔案信息資源共享建設(shè)過程中，必須要激勵檔案館全體人員共同學(xué)習(xí)和共同參與的積極性，準(zhǔn)確掌握檔案館日常運(yùn)行數(shù)據(jù)，而且還要靈敏洞察市場變化。因此，要在開展數(shù)字檔案信息資源共享過程中，加強(qiáng)對檔案館工作人員的培訓(xùn)和激勵，為數(shù)字檔案信息資源共享提供人才支撐和保障。特別是在人才培訓(xùn)上，要加強(qiáng)對員工大數(shù)據(jù)技術(shù)素質(zhì)和應(yīng)用能力的培訓(xùn)，對員工的數(shù)字檔案信息資源共享思想意識和工作能力進(jìn)行全面提升，同時還要全面考量數(shù)字檔案信息資源共享工作推進(jìn)進(jìn)度，根據(jù)數(shù)字檔案信息資源共享的特殊性要求，重點(diǎn)加強(qiáng)和補(bǔ)充專業(yè)檔案管理人員和計(jì)算機(jī)人才，根據(jù)檔案館現(xiàn)有員工的年齡分布、能力素質(zhì)結(jié)構(gòu)、教育背景、工作性質(zhì)等不同，有針對性地開展不同內(nèi)容的培訓(xùn)，提升不同職能部門員工的 “ 協(xié)同 ” 推進(jìn)意識。

三、結(jié)語

大數(shù)據(jù)時代，開展數(shù)字檔案信息資源共享具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義，更是與檔案用戶的個性化檔案需求相匹配。因此，要加強(qiáng)數(shù)字檔案信息資源共享的協(xié)同推進(jìn)，強(qiáng)化大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用，建設(shè)數(shù)字檔案信息資源共享的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和統(tǒng)一流程，構(gòu)建數(shù)字檔案信息資源共享系統(tǒng)平臺。