新時代高校檔案管理體制研究

魏自鵬

高校檔案管理體制是高校管理檔案工作職能、機構與制度的總稱，是高校檔案工作可持續健康發展的基石，包括高校檔案工作機構的設置、權限劃分、運行機制、有關檔案管理的規章制度等。作為上層建筑范疇的高校檔案管理體制，其絕不是一成不變的，必然會受到社會生產力發展水平的影響，即不同的經濟和社會發展階段需要不同的高校管理體制與之相適應。隨著我國經濟的快速發展，計算機網絡新技術不斷進步，高校檔案管理體制也應與之相適應。

一、高校檔案管理體制現狀與不足

1.檔案機構設置較為合理。近年來，特別是2008年《高等學校檔案管理辦法》發布實施以來，高校檔案工作開始走上了快車道，檔案機構設置不斷完善。絕大部分高校建立了檔案館或綜合檔案室，多數高校建立了由校長負責、分管校長協助負責的檔案管理制度，不少高校還成立了高校檔案工作委員會。但也存在人事檔案室、學生檔案室、教學檔案室、會計檔案室等與學校檔案館（綜合檔案室）并存、 “ 條塊分割 ” 的現象。

2.檔案機構的內部設置多以直線職能制為主。目前，高校檔案館（室）的內部設置多為直線職能制，其主要特點是檔案負責人下設各職能科室，每個科室（人員）負責一項或多項任務，各司其職，相互之間較為獨立。這種設置雖然分工較為明確，有利于經驗的積累，但也存在一系列問題。首先，各個職能的銜接脫鉤，造成整個檔案工作機構不成系統，不利于發揮檔案機構的整體效應；其次，它混淆了檔案機構各個人員層次的工作，不利于工作人員能力的充分發揮；最后，這種設置沒有真正的以客戶為導向，不利于檔案機構對高校和社會服務功能的發揮[1]96。

3.檔案制度較為健全。多數高校建立了相對完善的檔案規章制度，總體能夠保證高校檔案工作的開展。但也有不少高校規章制度不健全，檔案制度制定的程序不恰當，制度更新不及時，照搬嫁接不切實際，制度難以推行和落實等。

4.檔案設備較為齊全，經費基本能夠得到保證。近年來，隨著國家對教育經費投入的不斷增加，高校檔案工作的經費基本能得到保障，也不斷添置檔案設備，但也存在檔案設備不健全、經費不夠用的高校，甚至有的高校檔案庫房和管理場所都難以得到保證。

總地來看，近年來，我國高校檔案工作得到快速發展，進步喜人，但也應清醒地看到高校間檔案工作發展極不平衡，差距較大。本科以上、發展較好、歷史較久并建有檔案館的高校，檔案工作普遍較好，而一些高職院校、建校歷史較短或新建的高校檔案工作水平往往不高。同時，普遍存在檔案機構設置不完善、專職人員較少、工作效率不高、收集不完整、設備不齊全、群體意識不高、資源有限、制度難以推行和落實等問題和不足。從泰羅的科學管理思想看，組織工作效率（勞動生產率）的提高，與其說是依賴于人的因素，不如說是依賴于管理體制。因此，造成上述現象的原因，除了有檔案工作人員自身和學校積累不夠等主客觀因素外，更與檔案管理體制不健全有關，加之新時代社會環境、科學技術、思維觀念等對傳統檔案工作模式的沖擊，現有檔案管理體制更加難以適應新的變化。

二、新時代高校檔案管理體制面臨的挑戰

1.檔案資源的變化給檔案管理體制帶來的挑戰。近年來，隨著智慧校園建設的不斷推進以及計算機網絡技術普遍應用，無紙化辦公越來越普及，隨之而來的是電子文件、電子數據資源大量生成，檔案工作的對象不斷由傳統的紙質檔案向電子檔案轉變，即在不久的將來，檔案工作的客體——檔案資源將主要轉為數字化、數據化。這一變化首先是對檔案工作場所的影響。一是使得檔案的整理、加工等技術用房不再顯得那么必要，電子檔案只需在計算機及網絡等設備上處理即可；二是除存量檔案和實物檔案外，檔案的庫房也不再是必需，電子檔案只需在光盤、硬盤或云計算平臺等設備存儲即可；三是檔案工作的利用服務也不必到現場來完成，只需借助網絡即可遠程實現。其次，檔案資源的所有權歸屬問題。目前，高校信息化建設、普及、升級往往由高校的計算機網絡信息部門來牽頭或負責，因此電子數據資源的流向也受其支配和操控，其最終歸屬已不受檔案部門的控制。檔案部門若要繼續對其進行分類、鑒定和歸檔保管需經學校層面統一協調處理。再次，異構數據資源的整合問題。由于各業務系統建設和實施數據管理系統的階段性、技術性以及其他經濟和人為等因素的影響，導致高校產生和積累了大量異構的檔案數據資源，迫切需要運用新的技術，包括升級和更新檔案管理系統，以實現對異構數據資源的管理。

2.技術和思維觀念的變化對檔案管理體制的影響。新的計算機網絡技術的廣泛應用，使人們的工作方式和思維理念都發生了巨大的變化。首先，電子資料的歸檔已不必再像紙質檔案一樣需現場指導、整理和收集，完全可以通過系統互聯互通后實現在線歸檔。其次，人們對檔案的利用、咨詢、交流等也越來越習慣于通過網絡來遠程或異地實現，除非萬不得已，一般不愿再去檔案館（室）現場。同時，由于社會整體工作節奏的加快，人們對檔案工作服務的效率和質量的要求也越來越高。這些都會倒逼檔案工作轉變模式，不斷提高服務效率、服務質量以及信息化、智慧化水平。

可見，檔案資源的變化、新技術的應用和人們思維觀念的改變等都在呼喚新的檔案工作模式和管理方式，迫切需要檔案工作盡快突破時空限制，緊跟時代步伐，變得更加方便、快捷。

三、新時代高校檔案管理體制的改革建議

1.成立檔案館。實踐表明，成立檔案館的高校，其檔案工作水平多數高于只建立綜合檔案室的高校。撇開積累和人員本身的因素，綜合檔案室多掛靠在校（黨）辦之下，屬于其二級機構，人財物多會受到限制，工作缺乏自主性，且很多時候還要身兼他職。其次，雖然綜合檔案室本身的行政級別多低于其他行政科室，但仍要履行《檔案法》規定的對學校各部門檔案工作的監督、指導職責。這是典型的低級別監督高級別的設置，明顯是責任大于權力，權責不相配，其結果是監督職責多數執行不到位，常見檔案歸檔不及時、收集困難等問題，經常不得已而請領導出面協調。同時，檔案工作是一項橫聯百業的工作，幾乎與學校的各個部門打交道，為此高校多建立了由檔案機構為主、各部門兼職檔案員為輔的組織架構。這種結構實質上是一種矩陣式的組織結構，看上去能將檔案工作覆蓋到學校的各個部門，優點固然存在，但缺點也很明顯。由于各部門兼職檔案員分屬于各個業務部門，他們主要對各自的業務主管部門負責，其與檔案機構的關系是松散的，越是松散的機構越需要強有力的監管；加之檔案工作本身枯燥、邊緣，對他們來說又是一項臨時性工作，如果監督權力再不夠，監管不到位，檔案的收集歸檔工作開展困難也便是自然的了。因此，只要條件允許，高校應盡快將檔案室升級為檔案館，以實現權責相等的管理原則，并將學校其他各類檔案分室及相近和相似機構統一納入進來，解決 “ 條塊分割 ” 的現象，真正實現全部檔案的集中統一管理。

2.建立檔案數據中心。一方面，隨著電子檔案單軌制管理的實施，學校信息化建設和存量檔案數字化的不斷推進，高校檔案將大部分變成數字（數據）資源，成立檔案數據中心實至名歸；另一方面，成立檔案數據中心可以名正言順地接收和管理智慧校園、云計算平臺等信息化設施中產生的電子數字（數據）資源，也可以理直氣壯地對信息化設施中的電子資源進行監管，更好地履行高校檔案機構對各部門檔案工作的監督和指導職責。因此，對于信息化建設較好的高校可以建立檔案數據中心，其形式可以分為兩種，一種是單獨建立檔案數據中心；另一種是聯合學校計算機信息部門、圖書館、資產管理處等成立學校大數據（資源）中心，檔案數據中心作為其下屬的一個科室。前者對于檔案資源較多、檔案工作人員能力尤其是計算機技術較強的高校更為合適；后者則更適用于本身檔案資源較少，檔案工作人員數量不多且計算機能力有限又無力引進計算機專業人員的高校，將其作為大數據中心之下的一個科室，可以共享各種設備和資源，處理各種歸檔數據，也可以借助數據（資源）中心中計算機人員的力量，減少檔案機構對計算機專業人員的依賴。

3.調整檔案機構內部設置。提供利用是檔案工作永恒的主題，檔案機構應以一種服務提供者的身份出現，可以按照以用戶為導向、以流程為主線的組織結構形式來設置。內部工作和人員可以分為三個部分：第一部分為服務中心，主要完成一些日常性的事務工作，如檔案查閱利用、檔案歸檔收集、檔案寄送傳遞、政策解答、物品采購、參觀接待等，因此對服務中心人員的素質要求較低；第二部分為業務中心，主要完成檔案工作的各種職能活動，如檔案鑒定、檔案分類整理、檔案修復、檔案保管、數字化加工、檔案培訓指導等，對業務中心人員的素質要求相對高一些；第三部分為專家中心，相當于檔案工作的發展規劃和研發中心，主要是出臺相關的制度政策，進行檔案編研、資源開發和發展規劃等，專家中心對人員素質要求較高，必須精通檔案管理的專業知識，應是該領域的專家。通過這種轉變，檔案機構的工作具有清晰的層次，業務中心和專家中心的人員可以擺脫日常性事務工作的纏繞，更能集中精力進行高附加值的工作，從而更好地發揮檔案機構的作用，提升檔案機構的地位。

4.再造歸檔流程。傳統的業務部門立卷歸檔的流程往往需要檔案機構對業務部門進行指導培訓、監督交流，甚至是 “ 祈求 ” ，且效率不高，結果不確定，檔案機構、業務部門均不樂見。因此，借用理查德·H·泰勒的 “ 行為助推 ” 理念，可以設計一套流程，使日常形成的檔案材料自動地歸入檔案機構，用客觀程序代替主觀意愿，減少人為不確定因素的影響，即將業務系統直接與檔案系統對接，將檔案的歸檔標準、范圍、要求等在設計時事先嵌入進去，使歸檔材料（主要是電子檔案）順利平滑地進入檔案系統，再由檔案工作人員統一進行鑒定、分類、整理和歸檔，最多再經業務部門人員核實確認，從而減少大量不必要的溝通、交流、培訓、指導、監督等工作，提高工作效率和準確性。

5.規范制定檔案規章制度。實際工作中，很多檔案規章制度難以推行和落實的原因主要有以下三個方面。一是制度不符合實際，照辦照抄，實操性不強。二是制度制定的程序不夠規范，如檔案機構經常 “ 私自 ” 制定一些全校性的檔案制度規范，而沒有經過校長辦公會、校黨委會等學校層面。須知， “ 制度是規則的集合 ” ， “ 規則的形成和行使是建立在特定的‘權利訴求’之上的 ” ， “ 規則根植于權力之中，失去了權力的支持，規則就將是一紙空文 ”[2]104。沒有全校權力的檔案機構卻強行 “ 私自 ” 制定面向全校的檔案規章制度，其結果自然難以推行和落實。三是缺乏與制度相符的獎懲體系。制度應同個人利益相聯系，執行制度沒有獎勵，違反制度得不到懲罰，制度也便失去了存在的可能。因此，檔案機構制定的規章制度應當更加符合既有的規程，更加符合學校發展的實際，不要盲目地照搬照抄，同時應建立相應的獎懲體系。

總之，檔案工作作為一項有獨特內容的管理活動，需要適宜的管理體制為其保駕護航，需要獲得管理活動所需的資源（人、財、物、權力、規則）和所管理的資源（檔案），需要使用恰當的方式方法，才能更好地開展。