主動作為 迎接檔案工作數(shù)字轉(zhuǎn)型的挑戰(zhàn)
——大連市省級數(shù)字檔案館建設(shè)成效顯著

大連市檔案局 宋雪梅 尹洪旭

近年來，大連市各級檔案部門始終以習近平總書記關(guān)于檔案工作 “ 走向依法管理、走向開放、走向現(xiàn)代化 ” 的重要論述為根本遵循，積極貫徹落實國家檔案局和省檔案局關(guān)于數(shù)字檔案館建設(shè)的各項要求，統(tǒng)籌規(guī)劃、科學管理，以創(chuàng)建省級數(shù)字檔案館為抓手，推動全市區(qū)市縣綜合檔案館建設(shè)以數(shù)字檔案資源為核心、以數(shù)據(jù)長久和安全保存為基礎(chǔ)、以網(wǎng)絡(luò)化利用服務(wù)為目的的數(shù)字檔案館。至2020年底，大連市共有5 家區(qū)市縣綜合檔案館創(chuàng)建為省級數(shù)字檔案館，其中，莊河市、甘井子區(qū)和金普新區(qū)檔案館是全省唯有的三個AAAA 級數(shù)字檔案館；長海縣、中山區(qū)檔案館創(chuàng)建成為省AAA 級數(shù)字檔案館。大連市區(qū)市縣數(shù)字檔案館建設(shè)工作走在了全省前列。

省級數(shù)字檔案館的創(chuàng)建工作極大促進了區(qū)市縣綜合檔案館服務(wù)能力和現(xiàn)代化管理水平的提升。截至 “ 十三五 ” 期末，大連市各數(shù)字檔案館在對外提供利用中檔案數(shù)字化成果替代原文的利用率達95%以上，為全市民生檔案異地跨館查詢工作的推進奠定了數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。特別是在疫情防控期間，各數(shù)字檔案館充分利用數(shù)字檔案館建設(shè)的成果，廣泛開展各種形式的網(wǎng)上利用服務(wù)，有效服務(wù)于中心工作、服務(wù)于民生。

一、領(lǐng)導(dǎo)重視，齊抓共管

大連市城市治理現(xiàn)代化的快速推進，對檔案信息化建設(shè)提出了新的要求。建設(shè)數(shù)字檔案館成為一項十分重要而又迫切的任務(wù)。

第一，市委市政府始終高度重視，給予了大力支持。2015年，大連市兩辦在《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的實施意見》（大委辦發(fā)〔2015〕74 號）中要求，各地區(qū)各部門各單位要把數(shù)字化檔案館（室）建設(shè)列入信息化建設(shè)整體規(guī)劃，各級各類檔案館要按照要求完善接收、保管電子檔案的軟硬件條件，達到遼寧省數(shù)字檔案館標準。2017年6月15日，大連市人大常委會視察組對大連市實施《中華人民共和國檔案法》和《遼寧省檔案條例》情況進行了視察，明確建議要提高檔案信息化水平，把檔案信息化建設(shè)納入國民經(jīng)濟社會發(fā)展規(guī)劃和 “ 智慧城市 ” 建設(shè)整體規(guī)劃，督促各區(qū)市縣政府和開放先導(dǎo)區(qū)管委會統(tǒng)籌安排推進數(shù)字檔案館和數(shù)字檔案室建設(shè)，加快推進信息技術(shù)與檔案工作深度融合，全面開展檔案信息化社會服務(wù)。分管檔案工作的市委常委、秘書長熊博力專門主持召開工作協(xié)調(diào)會，要求各區(qū)市縣將市人大常委會的建議落實整改到位；副市長溫雪瓊對各區(qū)市縣的整改情況進行了督促落實，極大推動了全市區(qū)市縣綜合檔案館信息化建設(shè)的進程。

第二，市檔案主管部門將數(shù)字檔案館建設(shè)納入全市檔案事業(yè)發(fā)展 “ 十三五 ” 規(guī)劃和全市縣級綜合檔案館業(yè)務(wù)建設(shè)評價體系。全市檔案事業(yè)發(fā)展 “ 十三五 ” 規(guī)劃明確要求，各區(qū)市縣及開放先導(dǎo)區(qū)檔案部門要全面啟動并完善數(shù)字檔案館（室）建設(shè)，提出不少于50%的區(qū)市縣綜合檔案館要達到AAA 級數(shù)字檔案館標準的任務(wù)指標。截至 “ 十三五 ” 期末，該任務(wù)指標圓滿完成，促進了全市檔案信息化建設(shè)水平的極大提升。市檔案局在進行全市區(qū)市縣綜合檔案館業(yè)務(wù)建設(shè)評價時，將數(shù)字檔案館建設(shè)列為重要評價指標，得到各區(qū)市縣的高度重視。2019年12月，大連市完成了2016—2018年縣級綜合檔案館業(yè)務(wù)建設(shè)評價，各區(qū)市縣檔案館因數(shù)字檔案館建設(shè)程度不一而直接拉開基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)的檔次。評價結(jié)果和整改意見直接向各區(qū)市縣黨委、政府進行了反饋，對加強數(shù)字檔案館建設(shè)提出了明確要求，成為各區(qū)市縣檔案館整改的重點內(nèi)容。

第三，各區(qū)市縣積極推動地方數(shù)字檔案館建設(shè)。大部分地區(qū)已將檔案工作納入地區(qū)績效考核體系，將數(shù)字檔案館建設(shè)寫入地區(qū)信息化規(guī)劃和政府工作報告。甘井子區(qū)政府2013年—2015年共下?lián)?40.5 萬元資金專門用于檔案信息化建設(shè)，之后每年撥付專款25 萬元用于檔案管控平臺維護和傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化，累計投入近千萬元；長海縣委、縣政府2015年—2018年累計投入資金180 余萬元；金普新區(qū) “ 十三五 ” 期間專門投入1130余萬元用于檔案信息化建設(shè)。各區(qū)市縣綜合檔案館的檔案信息化進程不斷加快，館藏檔案數(shù)字化比例不斷增長，電子文件歸檔工作穩(wěn)步推進。截至目前，全市各區(qū)市縣檔案館館藏永久檔案數(shù)字化比例已達到63.9%，其中，中山區(qū)、西崗區(qū)、甘井子區(qū)、莊河市檔案館已經(jīng)達到100%，金普新區(qū)、長海縣檔案館也達到了80%以上；各區(qū)市縣綜合檔案館接收進館的檔案數(shù)字化率達到58.8%以上。

二、統(tǒng)籌規(guī)劃，逐步推進

數(shù)字檔案館建設(shè)是大連市檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃的重要目標之一，從 “ 十一五 ” 期間的摸索嘗試，到 “ 十三五 ” 期間的推進落實，在保證檔案實體安全和信息安全的前提下，市檔案局一直著力于全市檔案信息化建設(shè)的謀篇布局，將數(shù)字檔案館建設(shè)作為檔案信息化建設(shè)的重要工作之一，有計劃、分期分批地統(tǒng)籌推進。

一是標準先行，目標明確。2006年率先出臺了《大連市文書檔案目錄數(shù)據(jù)交流標準（試行）》《大連市電子文件元數(shù)據(jù)管理標準（試行）》等7 個檔案信息化建設(shè)標準，做到標準先行，保證了全市檔案資料數(shù)字化操作的規(guī)范統(tǒng)一。2007年率先印發(fā)《關(guān)于加快全市以傳統(tǒng)載體保存的公文、檔案等信息資源數(shù)字化工作的意見》，提出要建成并完善大連市 “ 數(shù)字檔案館 ” ，推進全市機關(guān) “ 數(shù)字檔案室 ” 建設(shè)，要 “ 以全市各級檔案館為依托，逐步在全市建立起區(qū)域性、分布式、多層次、規(guī)范化的各級檔案數(shù)據(jù)庫群，并通過各類信息網(wǎng)絡(luò)平臺實現(xiàn)檔案信息資源共享 ” 。

二是先行先試，示范引領(lǐng)。為引導(dǎo)各區(qū)市縣檔案館加快推進數(shù)字檔案館建設(shè)，大連市檔案館依托互聯(lián)網(wǎng)和全市電子政務(wù)網(wǎng)絡(luò)平臺，于2005年開始正式實施數(shù)字檔案館建設(shè)項目，2008年全面完成。同時，拓展數(shù)字檔案室覆蓋面，爭取大連市信息化建設(shè)專項資金支持，為市直機關(guān)和部分事業(yè)單位統(tǒng)一安裝檔案管理軟件，大力推進數(shù)字檔案館、室一體化建設(shè)，為全市檔案信息交換的統(tǒng)一規(guī)范和檔案信息資源的共建、共享奠定基礎(chǔ)。

在市檔案館先行先試的示范引領(lǐng)下，按照《遼寧省數(shù)字檔案館等級評估辦法》，各區(qū)市縣檔案館全力推進數(shù)字檔案館建設(shè)進程。截至2020年，10 個區(qū)市縣檔案館的600 萬余條民生檔案信息已經(jīng)導(dǎo)入 “ 大連市數(shù)字檔案館 ” 檢索平臺，提高了各區(qū)市縣綜合檔案館的民生檔案利用率。大連市與杭州市開展重要檔案數(shù)據(jù)的異地備份工作，全市包括所有區(qū)市縣綜合檔案館的重要檔案異地備份數(shù)據(jù)總量達9000GB。

三是以點帶面，全面鋪開。莊河市、甘井子區(qū)檔案館率先完成 “ 省AAAA 級數(shù)字檔案館 ” 創(chuàng)建后，2018年6月，全省縣（市、區(qū)）數(shù)字檔案館建設(shè)現(xiàn)場會在我市召開，時任省檔案局局長許桂清在會上高度肯定了大連市開展數(shù)字檔案館建設(shè)的做法，與會代表現(xiàn)場觀摩了甘井子區(qū)數(shù)字檔案館的建設(shè)情況，展開了經(jīng)驗交流，增強了兄弟檔案館的創(chuàng)建信心，明確了工作目標和方向。之后，長海縣、中山區(qū)和金普新區(qū)檔案館先后通過遼寧省AAA 級和AAAA 級數(shù)字檔案館評估。

省級數(shù)字檔案館的建設(shè)，使得全市各區(qū)市縣綜合檔案館的數(shù)字檔案資源更加豐富、數(shù)據(jù)更加優(yōu)質(zhì)，建成了婚姻檔案、下鄉(xiāng)知青等專題檔案數(shù)據(jù)庫，形成了一批具有各地區(qū)特色的數(shù)字檔案資源。截至2020年底，全市10 個區(qū)市縣檔案館共完成館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化32.2 萬卷159.5 萬件，形成檔案數(shù)字化成果21302GB。在此基礎(chǔ)上，全市6 個縣級綜合檔案館簽訂跨館利用民生檔案協(xié)議。這既是數(shù)字檔案館創(chuàng)建成果的體現(xiàn)，也再次助推了全市各區(qū)市縣數(shù)字檔案館建設(shè)的進程。

三、主動作為，縱深發(fā)展

根據(jù)目前全市區(qū)市縣數(shù)字檔案館建設(shè)的實際情況，大連市檔案局牢固樹立以人民為中心的發(fā)展理念，將建設(shè)需求導(dǎo)向、利用為先的數(shù)字檔案館作為下一步工作的重點，在檔案利用服務(wù)功能的拓展和優(yōu)化上下功夫，大力提升數(shù)字檔案利用效率。

第一，抓時機，把數(shù)字檔案館建設(shè)融入智慧城區(qū)規(guī)劃。主動融入發(fā)展大局，緊緊抓住智慧城區(qū)規(guī)劃建設(shè)的有利時機，借力加快區(qū)市縣數(shù)字檔案館建設(shè)進程。甘井子區(qū)抓住智慧城區(qū)改造的有利時機，主動將數(shù)字檔案館建設(shè)融入全區(qū)信息化建設(shè)和智慧城區(qū)建設(shè)的大格局，目前該館的檔案管控平臺已納入甘井子區(qū)電子外網(wǎng)平臺管理。莊河市數(shù)字檔案館建設(shè)納入了 “ 智慧莊河 ” 建設(shè)的整體規(guī)劃。

第二，抓弱項，完善數(shù)字檔案館建設(shè)的短板。中山區(qū)檔案館的數(shù)字化工作在全市區(qū)市縣檔案館中起步最早，但由于客觀條件所限加上信息技術(shù)的快速發(fā)展，早期購置的設(shè)施設(shè)備已落后于數(shù)字檔案館建設(shè)標準的要求，也存在著檔案信息安全隱患和風險，市檔案局及時給予技術(shù)支持和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，和上級領(lǐng)導(dǎo)多次溝通協(xié)調(diào)，提高領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注和重視度，協(xié)助其完成設(shè)備更新和早期數(shù)據(jù)的規(guī)范統(tǒng)一，確保了館藏數(shù)字檔案資源的信息安全。

第三，抓突破，把數(shù)字檔案館功能向縱深發(fā)展。市檔案局不單單滿足于完成數(shù)字檔案館的創(chuàng)建任務(wù)，而是指導(dǎo)和鼓勵各區(qū)市縣走出去，向上海、杭州等檔案工作先進地區(qū)學習經(jīng)驗，向本地區(qū)先行先試單位學習，進一步完善數(shù)字檔案館功能。2020年，指導(dǎo)金普新區(qū)建設(shè)完善管委會OA 系統(tǒng)與區(qū)檔案館電子檔案接收系統(tǒng)之間的接口模塊，目前該模塊已進入功能調(diào)試階段。該模塊的建設(shè)，對下一步全市 “ 一網(wǎng)通辦 ” 電子檔案管理系統(tǒng)的接口模塊建設(shè)，乃至全市黨政機關(guān)電子公文的歸檔，具有十分重要的實踐意義。指導(dǎo)中山區(qū)依據(jù)金普模式，提出OA 預(yù)歸檔庫和接口模塊的功能建設(shè)需求，進一步完善電子原文在線接收功能，最終構(gòu)建全功能的數(shù)字檔案館。指導(dǎo)西崗區(qū)建設(shè) “ 互聯(lián)網(wǎng)+民生檔案利用 ” 共享平臺，從目前試運行的情況看，基本實現(xiàn)了檔案館與社區(qū)的聯(lián)動，查檔人員在社區(qū)即可提交檔案利用申請。在疫情防控期間，該平臺發(fā)揮了重要作用。該平臺的建設(shè)將會對下一步全市民生檔案共享利用平臺建設(shè)起到積極推動作用。

隨著大連市政務(wù)服務(wù)、 “ 一網(wǎng)通辦 ” 等平臺建設(shè)的不斷優(yōu)化，大連市最終將真正構(gòu)建起全域 “ 數(shù)字檔案館群 ” ，讓檔案工作在大數(shù)據(jù)時代煥發(fā)生機和活力，為 “ 數(shù)字大連 ” 建設(shè)貢獻檔案力量。