嚴格標準 系統實施做好鞍鋼退休人員人事檔案規范化管理工作

鞍鋼集團有限公司

2020年以來，鞍鋼集團黨委以習近平新時代中國特色社會主義思想為指導，堅決貫徹黨中央、國務院決策部署，將退休人員社會化管理工作列為集團2020年改革攻堅戰 “ 頭號 ” 工程，舉全集團之力推動，周密部署，精心組織，各項工作進展順利。用時8 個月完成23 萬卷（其中遼寧省14 萬）退休人員人事檔案整理和移交工作，2020年12月8日，順利通過遼寧省核驗。核驗工作組認為，鞍鋼退休人事檔案數量巨大（全省136 萬卷，約占1/10）,2020年各級黨組織高度重視，充分發揮黨建引領作用，組織有力、整理質量高、移交手續規范，予以充分肯定，是依靠自身力量自主完成的典型。

一、堅持黨建引領，做好頂層設計

1.精心組織推進。鞍鋼集團黨委高度重視退休人員社會化管理，啟動之初，就成立了以集團主要領導為組長、分管領導為副組長，部門負責人為成員的工作領導小組。工作領導小組下設檔案規范化整理組，具體負責檔案規范化整理和數字化工作的組織協調、工作推進、與省市政府溝通匯報，有力保障了工作進度。制定《鞍鋼集團退休人員社會化管理工作方案》的檔案配套文件《鞍鋼集團有限公司退休人員人事檔案移交指導意見》，明確時間節點和工作標的。同時，對保密、現場管理、時間、質量、交接、費用等提出明確要求，確保檔案整理、數字化及移交工作扎實有序推進。建立周總結、月調度工作機制，對照階段目標任務，先后召開8 次月調度會議，印發30 批次工作任務清單。建立監督保障機制，分階段、分重點在全集團范圍內開展3 次專項督查，對各單位工作進展情況和完成質量及時進行督查和動態監控。

2.層層壓實責任。鞍鋼集團成立總部、子企業、所屬單位三級工作體系，層層壓實工作責任。針對檔案數量大的實際，分別成立規范化整理和數字化兩個工作組，由各單位負責規范化整理，人力資源服務中心負責數字化工作。子企業及所屬單位成立規范化整理小組，明確分工及時間節點。子企業按周上報檔案整理、數字化、檔案移交完成情況，鞍鋼集團按周統計、匯總，監控進度情況。

3.堅持黨建引領。各單位、各工作小組抓黨建、強作風，充分發揮黨組織戰斗堡壘作用和黨員模范帶頭作用。基層單位黨組織開展勞動競賽、黨員工程、黨員奉獻日等活動，黨員干部做在先、搶在前，紛紛利用休息時間，加班加點，營造良好的 “ 比、學、趕、超 ” 工作氛圍，力保如期完成工作任務。鞍山鋼鐵集團有限公司托管中心實業托管辦公室需整理退休人事檔案7000 余卷，黨員干部當先鋒做模范，主動請戰，在完成本職工作的同時，每天加班加點，雙休日、節假日出勤，開展檔案整理攻關活動，在全體黨員同志的帶動下，2020年7月31日全部整理完成，8月31日，全部通過鞍鋼集團檔案整理質量驗收。

4.充分整合資源。為按期完成檔案移交，鞍鋼集團充分整合可以利用資源，不遺余力提供人力、物力、財力支持和保障。購置必要設備，安排辦公場地，抽調工作人員，開發檔案數字化系統軟件，及早啟動人事檔案整理及數字化工作。高峰期，鞍山區域抽調2500 多人負責檔案整理，集團總部28 人負責檔案整理質量驗收，600 多人負責現場集中進行數字化工作。對于個別檔案數量較多的單位，先后抽調150 人組建了15 個數字化服務隊，各基層單位同步抽調200 余人配合。征用鞍鋼教育培訓中心和礦業技工學校24 個辦公場地開展數字化加工，并按檔案 “ 八防 ” 標準裝修。在廣大職工的共同努力下，鞍鋼集團最終比計劃提前一個月完成紙質檔案整理任務，提前兩個月實現檔案數字化。

二、健全工作體系，保證工作質量

1.完善制度，明確標準。鞍鋼集團依據《中華人民共和國檔案法》《干部人事檔案工作條例》《企業職工檔案管理工作規定》《遼寧省國有企業退休人員人事檔案規范化整理和數字化工作實施細則》，結合檔案工作實際，制定下發了7 個指導性文件，包括《鞍鋼集團有限公司退休人員人事檔案移交指導意見》《明確鞍鋼集團退休人員人事檔案規范化整理有關事項的通知》《鞍山區域退休人員人事檔案分類表》《關于推進退休人員人事檔案整理及數字化工作的通知》《檔案檢查過程中發現的檔案整理存在問題及注意事項》《鞍山區域退休人員人事檔案規范化整理驗收要點》《鞍山地區退休人員人事檔案移交驗收工作流程》。其中，《鞍山區域退休人員人事檔案分類表》是人事檔案分類編號的重要依據，《鞍山區域退休人員人事檔案規范化整理驗收要點》覆蓋檔案外觀、技術加工、目錄、排序與編號、分類、鑒別等檔案整理的各個方面，使規范化整理工作標準更加明確。

2.規范流程，嚴格把關。檔案規范化整理和數字化工作是一項嚴謹、細致、費時的工作，為提高工作效率，保證整理及數字化工作質量，規范流程至關重要。（1）補充歸檔。規范化整理前，將保存在個人手中有保存價值的材料收集歸檔，以免滯后歸檔導致返工。（2）責任到人。嚴格執行檔案規范化整理及數字化責任制，按照 “ 誰處理誰負責 ” 的原則，規范操作，保證質量。各單位人事檔案員是檔案規范化整理質量負責人，對本單位的檔案整理質量進行整體把控。（3）嚴肅紀律。嚴肅工作紀律，做到不泄密、不遺失、不損壞。（4）層層把關。建立基層單位全面自查、二級公司普遍復查、鞍鋼集團集中抽查的三級質量保障體系，對檔案整理質量層層把關。驗收時，執行統一的《鞍山區域退休人員人事檔案分類表》和《人事檔案規范化整理驗收要點》，減少主觀因素影響，客觀公正，加快工作進度。（5）有序移交。為保證驗收和移交工作有序推進，鞍鋼集團規范檔案移交驗收手續，與鞍山市國資委和檔案局以及各縣（市）區接收單位協調，按周制定檔案驗收及移交工作安排，地企工作有序銜接。

3.強化培訓，提升技能。面對突如其來的疫情影響，鞍鋼集團采取自學、授課相結合，線上、線下相結合，集中培訓、個別指導相結合，走出去、請進來相結合，審核、培訓相結合等多種方式強化培訓效果。2020年1月，在遼寧省檔案局的協調下，鞍鋼集團先后到遼寧省建筑設計研究院、沈煤集團公司學習交流，明確了檔案整理標準、數字化圖片質量要求。隨后，到遼寧省檔案局錄制課件，參加遼寧省檔案局舉辦的退休人事檔案整理培訓班。4月23日，邀請鞍山市檔案局專家來鞍鋼培訓、檢查指導；5月8日，邀請遼寧省檔案局專家來鞍鋼檢查指導、現場審查。

鞍鋼集團舉辦4 次大規模培訓班，錄制解讀視頻，對100 多名檔案整理業務骨干、450 名數字化工作人員，分批分期進行輪訓，再由業務骨干在各小組內部組織培訓。此外，小規模有針對性地培訓8 批次63 個單位，并深入29 個基層單位審核檔案，現場解答問題。

經過培訓，檔案整理及數字化工作人員快速、精準地掌握了工作技能，為加快推進人事檔案規范化整理及數字化工作奠定了堅實基礎。

三、注重過程管控，提升工作效率

1.先行試點。為保證檔案規范化整理工作科學高效實施，2020年1月中旬，鞍鋼集團選擇歷史悠久的主體單位煉鋼總廠進行試點。試點檔案盡可能涵蓋干部和工人檔案的各種類型，干部檔案如領導干部、科級干部、技術干部、一般干部、大學畢業生、自考生、工人變干部、居家后退休等，工人檔案如特殊工種、糾偏、正常退休、有職稱、部隊轉業、知青回城等，以此找出歸檔材料范圍以及需要剔除材料的一般規律，并規范分類、編類號、編順序號、編頁碼、技術加工、裝訂、換盒等流程。試點成功后，2020年3月全面鋪開。

2.盯住節點。按照2020年10月末完成退休人員人事檔案移交的工作目標，各單位倒排時間節點，要求2020年8月末前完成規范化整理工作、10月末完成數字化工作，制定詳細的工作計劃，具體到每天整理多少卷。鞍鋼集團根據每周匯總工作完成情況統計表與各單位工作計劃進行比對，對完成不及時、質量不合格的，及時跟進，督促抓緊趕上或超過工作計劃。

3.有效激勵。鞍鋼集團采取定額包干、績效考核、下發通報等措施，推進檔案整理和數字化進度。一是建立績效考核激勵機制。通過計件的方式，對工作完成質量高、數量多的工作人員給予獎勵，以此鼓勵先進、鞭策后進。二是對單位進行評價通報。對整理質量好的單位進行表揚，對工作進展緩慢、工作不到位的單位及時通報，并限期整改。鞍鋼集團共下發檔案整理移交工作周通報20期，監控效果突出。

4.信息化助力。充分發揮鞍鋼集團技術優勢，抽調內部軟件工程師與業務人員共同組建研發組。按照數字化人事檔案接收標準，開發了《鞍鋼退休人員檔案數字化系統》《鞍鋼退休人員檔案數字化審核系統》，系統具備打印案卷目錄，整理、上傳、掛接、審核掃描圖片，自動劃分退休人員所在縣（市）區功能，助力完成檔案數字化工作。

同時，鞍鋼集團購買兩套沈陽康泰電子科技股份有限公司人事檔案管理系統質檢軟件，與省、市質檢軟件一致，對保質保量及時完成數字化工作起到了促進作用。

四、地企協同發力，助推檔案移交

1.積極對標交流。2020年5月，應鞍山市國資委的要求，礦業公司機關代表鞍鋼集團迎接鞍山市國資委組織的40 多家企業觀摩學習，并做經驗介紹。

2.主動聯絡協同。鞍鋼集團積極與省市檔案部門溝通，在檔案整理、數字化、驗收、移交過程中，取得地方的大力支持。同時，遼寧省、鞍山市也高度重視鞍鋼集團的檔案規范化整理工作，從檔案的規范化整理、數字化、實體檔案移交驗收等方面形成集成服務模式。在驗收標準不降低的前提下，簡化驗收手續，提高驗收效率。在人事檔案存放方面與地方互相配合，簽訂人事檔案代存服務協議。

在遼寧省、鞍山市檔案管理部門的全力支持和鞍鋼集團全體檔案管理人員的共同努力下，鞍鋼集團順利完成了退休人員人事檔案規范化整理和移交工作。鞍鋼集團將繼續努力，不斷提高檔案管理水平，為企業高質量發展提供檔案支撐。