企業采購成本控制與風險管控

付霸生 解亞婷 黃 強

（江西正合生態農業有限公司 江西 高安330000）

企業實際運營過程中， 因物資采購工作產生的費用被稱為采購成本，主要包括物流成本、庫存維持成本等多個方面，是企業成本管理工作中的重要組成部分， 各企業采購成本占比具備一定相似性，均介于30%～90%區間范圍內。 考慮到采購成本管理的重要性， 企業方在實際運營過程中必須推進采購環節趨向科學化與規范化管理，在產品質量這一關鍵前提下，盡可能地降低采購成本支出，為此，企業方應注意構建科學系統地采購成本管理體系，科學制定采購方案，實現通過降低成本支出，提升經濟效益的目的。 采購成本與企業利潤呈反比關系， 采購成本降低，企業利潤就會隨之上升，因此企業方在實際運營過程中應將成本管理相關工作作為企業管理核心關鍵工作， 通過嚴格把控采購成本實現增加公司利潤目的。

一、采購成本控制的措施

（一）管理措施

1.計劃管理

企業方面在實際運營過程中應注意采購計劃的重要性，通過綜合考慮企業在生產需求及庫存量制定原材料采購計劃，充分遵循“完整、準確、及時”原則制定相應采購計劃。 目前公司全面實行釘釘軟件辦公，所有的采購都需經過申請通過后采購。采購申請必須標明規格型號、 數量、 特別的材料配圖片等形式提供，確保采購的精準性。

2.采購管理

了解產品成本結構的基本要素， 以產品質量與企業收益作為中心環節，在實際開展采購業務時充分遵循四比、三公開、兩必須、一到底原則，對供應商進行全方位對比，切實保障供應商滿足企業實際生產所需物料的供應要求， 同時企業方無須付出額外采購成本。 非標產品及原廠配件跟合作廠商簽訂配件只算成本費用等協議。

3.應急采購

建立應急采購觸發機制， 確保生產急需材料供應充足。 為此， 企業方面在實際運營過程中應注意充分遵循規范、 效率原則，采取定點采購、協議供貨等方式建立快速采購體系，盡可能地壓縮采購業務流程，切實提升物料采購效率，滿足企業應急需求。此外，企業方在壓縮業務流程的同時應注意建立健全的應急采購內控機制，加強對相關信息數據的管理力度，在加強采購機制靈活的同時，加強對物料質量的管控力度。

4.價格審查管理

（1）書面規定采購相關人員的職責和權限

采購人員在實際工作過程中應加強對物料市場價格變動的關注度， 建立完善的物料采購檔案， 并在文件中標明最低市場價；采購人員應按照相關流程規范對新物料采購價格進行說明；采購部門負責人在實際工作過程中應注意加強對物料采購各環節進行嚴密審核， 上級部門負責人應在以此審核的基礎上進行復核，切實提升管理力度。通過實現對采購工作相關人員權限進行界定可以有效推動企業采購效率不斷提升。

（2）書面規定審查流程

詢價，每種物料原則上要有3 家及以上供應商參與報價，生產輔料至少2 家以上供應商參與報價， 定做的物料和獨家供應的物料要提供至少5 次以上采購價格記錄表， 審批時須把相關供應商報價資料附上一同呈報審批；比價，對各供應商的報價，采購員須對其各項物料成本充分溝通和分析。 并將溝通的相關信息記錄， 做最終價格資料的確認， 在審批時這些資料附上呈報；議價，對較符合的供應商進行價格談判，小訂單采購由采購員直接談判即可， 大宗物料的價格談判時應由采購經理陪同采購員與供應商談判，采購經理對價格進行審核后，采購總監進行復核和批準，大金額訂單由總經理審批。

5.合同管理

企業方在實際運營過程中應注意建立完善的合同管理體系，切實加強對簽訂、審批流程的管理力度，尤其是針對大額合同，應組織專業律師完善確認后再簽訂。企業在合同執行期間應注意加強對規定事項進行實時跟蹤與管理， 切實加強對合同變更情況的控制力度。同時企業方還應注意總結合同執行效果，為后續采購決策提供信息依據。

6.貨物驗收制度

物料采購完成后必須經過嚴格的質量檢驗后才可進入生產場地。企業方在建立物資驗收體系過程中應充分落實責任制度，將責任細化至每個工作人員身上，確保員工端正工作態度，在采購過程中嚴格把控物料質量， 杜絕因物料質量問題導致的產品質量問題發生。 建立采購反饋群搭配回訪制度， 收到貨及時反饋，質量、外觀、規格型號、數量等是否符合要求，好及時跟蹤廠家反饋問題，及時處理出現的問題。合格產品把所有銘牌和說明書等資料收集好，以備維修保養查看。

（二）采購組織建設

1.采購需求的聯動機制

企業方面在實際運營過程中應注意加強各部門之間的協作力度，建立完善的采購需求聯動機制。涉及采購成本管理的部門主要包括生產、財務、庫管、采購等，通過建立完善的聯動機制可以有效提升采購成本管理工作質量。 生產部門編制的生產計劃是物料采購計劃制定的重要依據， 因此采購部門在實際工作過程中應注意加強對各生產要素的權衡力度， 在綜合考慮生產相關各個環節的基礎上提出需求，為采購計劃制定提供有利條件。倉管部門在實際工作過程中應注意平衡倉儲成本與庫存之間的關系，確保物料儲量滿足企業實際生產需求，也可以推動采購計劃制定趨向科學化發展。 財務部門應依據現金流情況對企業健康程度進行科學分析，并依此決定采購環節資金預算。采購部門在實際工作過程中應注意綜合考量企業生產、 庫存水平及資金流情況制定科學系統的采購方案，最大程度地降低采購成本，提升企業經濟收益。

2.采購部門內部運行機制建立

采購部門內部在實際發展過程中應注意科學分工， 確保采購部門內部在實際運作過程中可以形成聯系緊密又相互制約的關系。嚴格落實崗位責任制度，明確部門內部職責分化，將采購、驗收、結算等不同環節劃歸不同部門負責，建立涵蓋決策、管理、現場管理等層級明確的管理體系， 切實加強采購部門內部聯系性與協調能力。建立以采購人員、部門負責人及高層領導組成的集體討論決策制，切實推動企業采購計劃決策公開化、透明化，杜絕負責人以權謀私等情況發生。

3.采購監督、評價與服務制度

企業方在實際運營過程中應注意建立完善的監督評價體系，該體系中應整合財務、法律審計等多個部門共同組成監察小組，對采購工作整個流程進行監督評價，具體工作內容包括監察采購相關制度落實情況、采購過程中是否存在違法違規行為等，同時對采購部門工作進行評價， 推動企業采購管理工作質量不斷提升，為推動企業平穩快速發展提供有利條件。

（三）采購方式選擇

企業獲取生產所需物料、服務等的途徑與方式被統稱為采購方式，該方式直接決定企業采購成本管理戰略能否順利實現。 傳統定點采購、委托采購等方式已經無法滿足新時代背景下，企業物料采購環節實際需求，因此，現代化采購方式應運而生。通過利用信息技術與互聯網技術優勢，現代采購方式有效打破了時間與空間的制約，在提升物料采購效率的同時實現降低成本目的。

1.定量訂貨法采購

企業在實際運營過程中根據庫存情況制定采購計劃， 明確庫存補充點與訂單批量。當庫存下降至補充點時發出訂貨需求，訂單量按照預先制定的批量決定。

2.定期訂貨法采購

企業方根據自身生產實際制定科學的訂貨周期與最高庫存標準，隨后采購部門按照訂貨周期進行采購工作，訂單批量主要依據實際庫存量與最高庫存量差額決定。

3.物料需求計劃采購

本方法主要利用MRP 軟件， 依據企業主產業生產計劃、產品結構清單及庫存量等因素對實際生產計劃與物料采購計劃進行計算，采購部門按照軟件計算所得計劃開展相關業務。該方式的優勢在于計劃細致、市場反應靈敏、采購效率高。

4.準時化采購（JIT）

本方式主要依據企業生產實際需求制定采購計劃， 需求方在對自身生產所需進行科學計算后，發出訂單，供應商則按照需求方提出的要求進行配送。 本方式的優勢在于基于企業生產實際需求，在滿足市場反應靈敏的前提下，降低企業方倉儲成本。

5.供應鏈采購

本方式主要依托于供應鏈機制， 采購環節主導者由需求方轉向供應方， 實現這一模式主要依托于供應商管理用戶庫（VMI），需求方只需與供應方達成過幾次合作，系統會自動整合企業需求信息，并對相關業務進行預測，供應方可以根據預測確定相關物資生產與運輸計劃， 主動以小批量多頻次等方式為需求方補充庫存，此時需求方庫存量的決定在供應方手中，而供應方應在確保物料庫存滿足企業實際生產所需的基礎上， 降低其倉儲成本。

（四）采購價格檔案和評價

企業在實際運營過程中應注意建立完善的物資采購價格檔案，在每次獲取物資采購報價后應首先與檔案價格進行對比，分析產生價格差異的主要原因，原則上如無特殊情況，物料采購價格不應超出歸檔價格，如果出現價格上漲的情況，采購部門應注意提供詳細說明。針對企業生產所需的關鍵材料價格，應建立完善的價格評價體系，有企業方面組織能夠專業人員專門負責，定期收集整合市場價格變動資訊， 判斷是否需要對歸檔價格進行修正。 該工作應根據實際情況，以季度或年為周期進行。

二、采購風險現狀及因素

采購過程由明確需求、供應市場分析，供應戰略制定、供應商評價與選擇、合同簽訂與管理等一系列活動組成，任何一個環節都有可能出現問題，從而影響采購供應的效果，進而影響到企業的整體利益。 采購風險主要包括采購過程中因人為、經濟、自然等因素導致的意外情況， 比如因生產部門申請材料表述不清導致規格型號錯誤， 導致采購部門難以根據企業生產實際需求制定采購計劃或是計劃采購金額嚴重超出預算、 供應商方面因經濟原因集體出現產能下滑情況導致物料供給延遲等情況，采購風險會大幅提升采購環節工作難度，降低企業采購效率，嚴重情況下甚至會導致企業生產停滯， 因此企業方應注意制定有力措施予以規避來減少損失。

三、采購風險管控措施

應建立完善的企業內部控制體系， 切實強化員工職業道德培養力度，提升員工專業素質，尤其是加強對員工法律意識的培養力度，切實保障員工在實際開展采購業務過程中依法辦事，確保企業采購管理工作順利開展。同時加強采購方式選擇科學性，有效提升企業方應對采購風險能力。

進一步提升對物資采購環節與合同管理環節的重視程度，通過建立完善的監管體系對采購環節各方面進行全面監督，在企業方面應首先加強對采購流程的監督力度，確保采購門中不存在以權謀私、以次充好的情況發生。 在供應商層面，企業監管部門應注意加強對供應商提供的物資品質、價格、服務、合同執行等情況進行綜合評定，充分落實末位淘汰制度，并將評分結果反饋給供應商，促使供應商方面改進自身服務水平。企業方在實際運營過程中應注意采取動態管理，確保采購環境符合企業發展實際需求。 在合同管理方面，企業方應注意組織專業律師團隊加強對合同的審核力度，確保合同條款符合法律法規，同時確定規定條款是夠齊全、相關權利義務詮釋是否準確等，從根源杜絕合同欺詐問題發生。 建立一套科學系統且立體化的采購過程監督體系，對企業采購環節涉及的計劃、審批、詢價等各個環節進行全面監督。 該體系在實際運作過程中應注意將監管重點放在采購計劃編制、合同簽訂、質量驗收及付款四個環節，確保關鍵流程在實際運作過程中不會出現采購人員以權謀私等問題。 同時體現在運作過程中還應注意從內控審計、財務審計及制度考核三個方面入手對采購流程進行全方位監管，進一步提升企業采購環節管理工作質量。