淺談如何開展城建檔案業務指導工作

摘要：隨著我國社會經濟的快速發展，城市建設項目不斷增多以及各個城市設施的更新建設，這些都要求城市檔案有一定的規范、完善的系統進行配合城市建設。本文結合本身工作經驗，對城建檔案的業務指導工作的重要性及如何做好業務指導工作的三個方面進行探索。

關鍵詞：城建檔案;業務指導

1、城建檔案業務指導工作的重要性

近幾年來，隨著湛江市城市建設項目的增多，對于城建檔案越來越多的高要求，這在一方面可以顯現出城市檔案對于城市建設的重要性。城建檔案屬于一個城市全局性的工作，對城市建設中的一磚一瓦進行見證，是城市建設的真實寫照。但目前在整個城建檔案工作過程中總會存在一些這樣那樣的問題，比如：一個項目竣工時間很長時間了，還沒見這個項目的檔案移交過來;還有一些就是所移交的資料不完整，時間、內容及實際情況有出入。這些問題的存在，直接影響到后續工程建設中的檔案管理利用造成了很大的影響。因此，做好城建檔案業務指導工作刻不容緩。其目的是通過業務指導人員對基層資料員的督促、檢查、指導，使檔案的收集、編制、移交等一系列工作符合相關要求，保證城建檔案工作規范、有序、有效的展開。城建檔案業務指導主要是對建設過程中出現的問題進行技術性咨詢和指導，對施工中檔案資料進行監督、檢查，以保證資料能夠被按期完整地接收進館。由此看來，城建檔案業務指導工作具有重要的意義。

（1）業務指導工作是提高城建檔案工作水平的有效手段。做好城建檔案業務指導工作，可以了解各單位的檔案工作情況，促進各單位業務工作的交流。通過一系列的方式方法進行指導，從而達到事半功倍的效果，使檔案工作有條不紊地展開，提高城建檔案工作水平，推動城建檔案工作更上一個臺階。

（2）業務指導工作是城建檔案工作的重要內容。城建檔案業務指導工作是檔案行政管理部門的重要職能，也是檔案行政管理的一個重要手段和必不可少的環節。它對推動檔案事業向標準化和現代化發展，具有重要作用。它是《檔案法》賦予具有行政管理職能的檔案部門的一項重要職責。離開業務指導工作，城建檔案工作勢必陷于各行其是的無序狀態，這對城建檔案工作的健康發展顯然是不利的。

2、做好城建檔案業務指導工作應把握的三方面

2.1強化業務指導工作的人員素質

一要做好城建檔案業務指導工作，首先業務指導人員要提高認識，增強業務指導工作的責任感。

二要加強學習城建檔案工作各項規章制度，明確業務指導的知識結構，對城建檔案工作一套完整的流程及業務知識了如指掌，提高業務能力。

三要強化服務意識，營造指導者與被指導者良好的氛圍關系。這就要求城建檔案業務指導人員態度誠懇，平等待人;滿腔熱忱，悉心指導;講究方法，加強針對性。

2.2把握業務指導工作的不同時段

2.2.1前期業務指導。

城建檔案業務指導工作在某種程度上具有前沿性。把城建檔案業務指導工作前置，增強其主動性。業務指導人員在建設項目開工前對其進行簡要的業務指導，告知簽訂《責任書》等其它要求。這樣可以避免城市建設項目竣工后一些不必要的麻煩發生。

2.2.2中期業務指導。

在城市建設項目施工過程中，業務指導人員可以積極主動深入施工現場進行業務指導，對其施工技術資料和工程建設進度是否同步、資料收集是否齊全規范、收集的資料是否真實等進行監督檢查。如有問題，立即提出整改意見，保證施工技術資料準確規范。

2.2.3后期業務指導。

建設項目竣工后，城建檔案館在正式接收工程資料前，對其進行驗收，驗收不合格的不得接收。業務指導人員在驗收工程檔案材料時，應根據工程的具體情況，按照相關規定的要求，進行工程檔案的驗收工作，對不符合規范的工程檔案按要求讓相關單位整改，對檔案材料沒有完整報送的要督促相關單位補充完整。整改完成后，根據整改要求再仔細認真核對，確保入庫檔案資料符合規范要求及工程竣工檔案的質量。

2.3找準業務指導工作的方法途徑

2.3.1現場指導與電話指導

面對大工程、大項目，比如大型企業廠房、住宅小區等重點項目，城建檔案業務指導工作人員可以采取現場指導的方法，深入施工場地進行業務指導。對施工、監理、勘察、設計等單位產生的文件及施工圖紙進行查閱指導。

面對小工程、小項目，業務指導人員可以采取電話指導的方法。這樣既可以解答被指導者的疑惑，節省業務指導工作人員的時間，也可以達到城建檔案業務指導的目的。

2.3.2集中指導與個別指導

集中指導，顧名思義就是把不同單位的有關人員都集中起來進行指導。城建檔案館可以舉辦“城建檔案業務培訓班”，將一些新開工的建設單位、施工單位和監理單位的資料員集中在一起，對資料員進行培訓，使其了解城建檔案的編制、收集、報送等環節的要求。這種方法適用于大范圍情況下采用，省時、省力，又有效。

個別指導是指針對個別資料員在工程資料收集整理中遇到的問題單獨進行業務指導。這種方法范圍小，針對性強，解決問題比較透徹。

2.3.3網上信息與工作手冊

隨著信息技術的高速發展和互聯網的廣泛應用，越來越多的人會從網上找尋解決問題的答案。城建檔案部門可以建立網站，在網上發布一些常見的檔案業務指導內容，發布城建檔案工作動態，讓有需要的人利用網上信息來解決城建檔案業務上的困難。

城建檔案業務指導工作是一項長期性、反復性的工作。為切實加強建設工程檔案管理工作，確保建設工程檔案完整、準確、系統，城建檔案部門可以編制《工作手冊》來達到業務指導的目的。以宣傳法律法規，明確建設工程檔案歸檔與移交內容、質量要求及報送期限;明確建設、施工、勘察設計、監理等單位在工程檔案編制中的業務工作職責以及介紹檔案管理職能部門的業務指導及服務內容。編制完成后，《工作手冊》可以發放給各建設、施工等單位，為城建檔案業務指導工作提供便利。

3、結束語

城建檔案工作是已成為服務于民服務于社會的一項重要工作，城建檔案部門結合實際情況，采取各種不同的業務指導措施必將受到社會的重視和歡迎。加強城建檔案人員隊伍建設，進一步提高城建檔案從業人員的業務水平，使各單位檔案人員更加清楚地認識到城建檔案工作的重要性及意義，了解建設工程檔案工作的基本流程及移交檔案的基本規范要求等內容，保證建設工程資料移交的及時、完整、準確、系統，為進一步做好城建檔案工作奠定基礎。