企業(yè)檔案綜合管理優(yōu)化對策研究

許叢叢

摘要：新時期下，企業(yè)檔案管理工作機遇與挑戰(zhàn)并存。企業(yè)必須要正視檔案管理發(fā)展過程中的困難和挑戰(zhàn)，積極采取有效措施，改變檔案管理的類型和方法，以此緩解檔案管理的壓力，提高檔案管理的效率。除此之外，檔案管理人員在檔案管理的過程中可以有效應用信息技術，借助檔案管理系統為檔案管理提供技術支持。同時，企業(yè)的檔案管理部門要加大人才招聘力度，實現檔案綜合化管理，提高企業(yè)檔案管理人員的道德素質和工作能力水平，推進新形勢下企業(yè)的檔案管理事業(yè)獲得更高大的進步。就企業(yè)發(fā)展現狀來看，檔案管理工作依舊存在諸多問題，如果這些問題不能得到有效解決，就會嚴重影響企業(yè)的發(fā)展，進而不利于我國經濟社會的進步。

關鍵詞：企業(yè)檔案;綜合管理;優(yōu)化

引言

企業(yè)檔案作為企業(yè)信息存儲的主要方式，記錄了企業(yè)運營發(fā)展的全過程，能夠為企業(yè)決策提供具有可行性的數據分析，對企業(yè)的發(fā)展具有重要的推動作用。企業(yè)開展檔案管理工作的意義在于利用檔案為企業(yè)的發(fā)展提供服務。企業(yè)管理包含多個環(huán)節(jié)，其中重要的一環(huán)就是檔案管理。因此，提高企業(yè)檔案管理人員的素質，有助于推動企業(yè)實現可持續(xù)發(fā)展。

1新時期企業(yè)檔案管理信息化建設的意義

1）降低企業(yè)成本支出開展企業(yè)檔案管理信息化建設，可以提升信息資源開發(fā)利用率，拓寬開發(fā)利用范圍，提升企業(yè)當前各項資源的利用效率，縮減產品開發(fā)費用，進而實現企業(yè)成本支出費用的降低，為企業(yè)的穩(wěn)定、和諧發(fā)展創(chuàng)造良好條件。2）查詢搜索更加便捷在傳統的企業(yè)檔案管理工作中，關于有關搜索信息工作方面，檔案管理人員花費的時間與精力比較多。通過企業(yè)檔案管理信息化建設工作的發(fā)展，可以確保查詢工作的高效完成，面對多樣化的查詢形式，還可以選用最優(yōu)化的方式。在短時間內將所需的檔案信息檢索出來，不僅減少了檔案管理人員的工作量，而且節(jié)約了寶貴的時間。

2企業(yè)檔案綜合管理優(yōu)化對策研究

2.1緊抓檔案信息化建設，實現檔案智慧化管理

在企業(yè)檔案工作中，最終的目的是實現檔案智慧化管理。基于此，企業(yè)需要考慮兩個重點問題：第一，要不斷地挖掘企業(yè)檔案工作是如何與標準規(guī)范、法規(guī)政策等方面進行對接的;第二，如何統籌將企業(yè)檔案管理工作的全過程融入企業(yè)管理、服務、數字化設計等因素。伴隨著智慧企業(yè)建設的深入推進，企業(yè)要借助新技術加快推進企業(yè)檔案工作的轉型升級，通過創(chuàng)新檔案管理手段、內容和方法，實現檔案管理從手工操向信息化智能化操作轉化，從保管紙質檔案向保管電子檔案轉變，從檔案資源分散利用向聯網在線共享轉變，分層地實現檔案智慧化管理。

2.2建立企業(yè)檔案管理信息化系統

信息化環(huán)境下企業(yè)檔案管理與服務模式創(chuàng)新需要企業(yè)建立檔案信息管理系統，隨著信息化普及程度的逐漸提高，檔案管理部門只有與信息產業(yè)相結合，才能更好地利用現代科技成果服務于檔案管理工作，從而減少檔案管理中重復無效的工作，更好地實現檔案的價值，檔案管理部門應該對傳統的紙質檔案資料進行數據化處理，對于原有的電子檔案進行歸類和資源整合，從而建立起檔案信息數據庫系統，檔案信息數據庫系統應該對檔案資源的使用權限進行一定的設置，防止企業(yè)機密泄露，對于有權限訪問檔案信息管理系統的人員給相應的賬號和密碼。同時，可以根據訪問日志了解哪些賬號在哪些時間段查閱過哪些檔案，信息化檔案不允許工作用途以外的人進行下載和復制，如有需要可在檔案系統發(fā)起檔案查（借）閱流程，經檔案管理人員授權后，加水印進行下載、打印，這樣可有效防止檔案機密泄漏，保證檔案安全。同時對于企業(yè)的核心機密檔案，應該進一步加強信息化監(jiān)管，企業(yè)的信息管理部門應該定期或者不定期對檔案信息化管理系統進行升級和維護，防止黑客入侵，同時也為檔案信息化管理系統的正常使用提供有力的安全保障。

2.3實現信息化檔案管理

近年來，隨著互聯網的飛速發(fā)展，檔案管理信息化管理模式已經成為檔案管理的必然趨勢，為了更好地促進企業(yè)檔案管理獲得平穩(wěn)的發(fā)展，就必須對企業(yè)的檔案管理融入信息化管理方式，促進企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新。同時，在企業(yè)檔案管理過程中，檔案管理工作部門必須要建立檔案管理制度，使企業(yè)檔案管理工作朝著規(guī)范化和制度化的方向發(fā)展，在企業(yè)檔案管理工作出現差錯時，要及時追究檔案管理人員的責任。檔案管理工作制度務必要從分層責任制度的角度出發(fā)，將工作進行細化處理，實現檔案管理責任落實到每一個崗位，規(guī)避檔案管理的風險，嚴禁出現信息泄露等一系列的風險問題。同時，企業(yè)檔案管理人員還必須定期接受檔案培訓教育，增強自身的道德素質、職業(yè)素質，提升信息化檔案管理水平。

2.4增強工作人員對檔案的重視度

要想有效加強管理人員對檔案管理的重視程度，應該先要改變領導的觀念與認知，以此轉變工作人員的工作態(tài)度。領導需要對檔案管理工作的具體內容和詳細情況進行系統地掌握與了解，清楚檔案管理工作在企業(yè)管理與運行中的重要作用。如果發(fā)生工作文件丟失或者過期現象，通過查找檔案信息就能夠找到原文件，減少了一定工作壓力，也提高了工作效率。所以，領導應該認識到檔案管理的重要性，并向工作人員明確傳達，使得檔案管理工作人員增強工作態(tài)度和工作意識。檔案管理部門領導應該要制定詳細的工作規(guī)范守則，并對工作人員進行定期考核與培訓，使得檔案管理工作人員在端正工作態(tài)度的基礎上，明確工作內容，進而提升檔案管理工作效率。此外，工作人員需要提升自身的綜合素養(yǎng)與專業(yè)能力，明確檔案管理工作的主要任務，對工作進行妥善安排，確定工作目標。在保障檔案管理工作順利運行的基礎上，兼顧企業(yè)實際運行狀況，以此保證檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。

結語

在企業(yè)的管理活動中，檔案管理屬于其中重要的內容之一。新時期為了提升企業(yè)檔案管理工作的科學性與有效性，各個企業(yè)正在大力開展企業(yè)檔案管理信息化建設活動。在具體工作中，企業(yè)也遇到了不少問題，對檔案管理工作造成了影響。這就要求企業(yè)針對檔案管理信息化建設的具體情況，認真開展相關的研究與分析，對檔案管理信息化制度和措施進行改進與優(yōu)化，以此提升企業(yè)檔案管理信息化工作的合理性與高效性，加快推動檔案管理信息化工作的順利開展。

參考文獻

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