淺談電子計(jì)算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用分析

謝晉津

摘要：隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的使用和互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)的建立，體力勞動(dòng)在一定程度上被取代，勞動(dòng)效率提高，實(shí)現(xiàn)了資源和信息的共享。計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公室檔案中的應(yīng)用，給人民群眾帶來了巨大的利益。現(xiàn)代檔案管理模式立足于追趕科技浪潮，去除傳統(tǒng)流水線模式的弊端，使檔案管理朝著智能化、現(xiàn)代化、系統(tǒng)化的方向發(fā)展。檔案管理的現(xiàn)代化，是指管理者運(yùn)用先進(jìn)的管理理念、科學(xué)技術(shù)，充分發(fā)揮自身能力，改革傳統(tǒng)檔案管理模式。

關(guān)鍵詞：電子機(jī)器;檔案管理;應(yīng)用分析

1特點(diǎn)、組成和計(jì)算機(jī)技術(shù)要求

1.1特點(diǎn)

檔案信息數(shù)據(jù)庫是檔案管理過程中利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)大型檔案進(jìn)行存儲(chǔ)和分類的數(shù)據(jù)庫。其自身特點(diǎn)：一是計(jì)算機(jī)技術(shù)的出現(xiàn)，使信息文件可以轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲(chǔ)，并以計(jì)算機(jī)電子數(shù)據(jù)流的形式傳送到計(jì)算機(jī)信息平臺(tái)，從而保證了文件信息的存儲(chǔ)和交換。的信息。其次，計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)技術(shù)通過多媒體信息化可以存儲(chǔ)圖形、文字、聲音等包羅萬象的信息，體現(xiàn)了現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)的數(shù)字化特征。三是利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行文件管理。計(jì)算機(jī)技術(shù)在信息化、自動(dòng)化、媒體化等方面的應(yīng)用，以及計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，改變了以往檔案管理的形式，體現(xiàn)了現(xiàn)代檔案管理系統(tǒng)的計(jì)算機(jī)化特點(diǎn)。第四，將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理，不僅可以對(duì)檔案進(jìn)行有效的管理，而且檔案還可以以圖、文、聲等綜合媒體的形式存儲(chǔ)檔案信息，體現(xiàn)了計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)技術(shù)的多樣性。

1.2構(gòu)成框架

檔案信息數(shù)據(jù)庫可分為最終用戶部分、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫錯(cuò)誤檢測(cè)系統(tǒng)和通信系統(tǒng)。各部分的主要作用是使檔案信息庫中不同部門的檔案管理流程更加清晰易懂，完善檔案信息庫系統(tǒng)，使人們能夠方便、方便地獲取所需信息并通過網(wǎng)絡(luò)通信系統(tǒng)交換數(shù)據(jù)。

1.3要求

在文件管理過程中使用計(jì)算機(jī)技術(shù)的原因是計(jì)算機(jī)技術(shù)能夠準(zhǔn)確、高效地輸入、查看、修改和操作文件，這也是文件管理的基本要求和基本保證。因此，計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用必須滿足以下要求：首先，檔案管理中的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)必須保證其硬件滿足相應(yīng)的條件和質(zhì)量，軟件管理必須保證檔案信息和數(shù)據(jù)庫的技術(shù)水平。其次，計(jì)算機(jī)技術(shù)檔案的管理也需要科學(xué)的規(guī)劃，這對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)管理人員的工作提出了更高的要求，以確保進(jìn)入大量信息檔案的過程不會(huì)因操作人員而導(dǎo)致信息錯(cuò)誤或不完整。

2提高效率

在新時(shí)代的發(fā)展中，擴(kuò)大電子計(jì)算機(jī)在檔案管理領(lǐng)域的應(yīng)用具有現(xiàn)實(shí)意義。為此，有關(guān)部門要高度重視檔案保管工作，擴(kuò)大檔案管理信息化服務(wù)范圍，加大檔案信息化相關(guān)人員培訓(xùn)投入，全面監(jiān)測(cè)和推進(jìn)檔案管理全過程，提高檔案管理信息化水平。檔案意識(shí)、安全措施和優(yōu)化檔案，互動(dòng)促進(jìn)信息共享，最終提升檔案管理的整體水平，提升專項(xiàng)服務(wù)質(zhì)量。

2.1重要性和投資增加

文件存儲(chǔ)庫中的文件為便于電子計(jì)算機(jī)在檔案管理中的使用，應(yīng)注意檔案信息的保存。檔案資料的收集、分類、整理，應(yīng)是實(shí)施智能化管理、自動(dòng)化辦公、自主服務(wù)的出發(fā)點(diǎn)。堅(jiān)持“與時(shí)俱進(jìn)”的基本原則，緊跟互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的潮流，優(yōu)化硬件配置，確保圖形計(jì)算、系統(tǒng)兼容性、存儲(chǔ)空間等與系統(tǒng)性能要求相匹配。同時(shí)，促進(jìn)軟件研發(fā)部門與檔案管理部門的協(xié)調(diào)配合，保持檔案管理工作有序進(jìn)行。

2.2擴(kuò)大范圍

要了解檔案資源的價(jià)值，首先要改變檔案服務(wù)及其用途，擴(kuò)大檔案資料的內(nèi)容，擴(kuò)大服務(wù)范圍。此外，要不斷完善檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)服務(wù)內(nèi)容，優(yōu)化檔案服務(wù)模式，不斷豐富檔案內(nèi)容，調(diào)整檔案結(jié)構(gòu)，依托網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，擴(kuò)大檔案服務(wù)范圍，增加網(wǎng)頁瀏覽、在線評(píng)論、遠(yuǎn)程指導(dǎo)等基礎(chǔ)信息。同時(shí)，為擴(kuò)大歸檔數(shù)據(jù)服務(wù)范圍，需要對(duì)存儲(chǔ)系統(tǒng)中的各種歸檔數(shù)據(jù)進(jìn)行采集，改變服務(wù)方式，保證歸檔數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性。此外，要與地方高職院校、科研院所建立良好的合作關(guān)系，創(chuàng)新管理模式。然后，依托網(wǎng)絡(luò)的整體效益，提高公眾對(duì)電子檔案管理的認(rèn)識(shí)，打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2.3加強(qiáng)培訓(xùn)

僅僅依靠文件管理機(jī)構(gòu)是不足以實(shí)現(xiàn)共享文件數(shù)據(jù)的目標(biāo)的。需要建立可靠的內(nèi)部協(xié)調(diào)機(jī)制。長期以來，大多數(shù)企事業(yè)單位檔案管理部門都采用分散管理的模式。在經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益方面，不同文件類型的有機(jī)融合可以提高效率。為此，有關(guān)企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)初級(jí)業(yè)務(wù)人員的培訓(xùn)和專業(yè)教育，優(yōu)先招聘計(jì)算機(jī)技能和專業(yè)知識(shí)較高的人員，提高電子計(jì)算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用水平。此外，通過專業(yè)培訓(xùn)，可以改變檔案管理人員的觀念，提高員工的專業(yè)水平，提高他們的專業(yè)水平，培訓(xùn)他們使用相應(yīng)的管理軟件。

2.4全面掌控環(huán)節(jié)

文件管理的目標(biāo)是提高文件請(qǐng)求的效率，提高服務(wù)質(zhì)量。優(yōu)化檔案管理水平，適當(dāng)人員必須建立完善的檔案管理制度，限制和規(guī)范管理行為，確保管理工作共享化、規(guī)范化。此外，按照法律法規(guī)實(shí)施的前提，制定并實(shí)施《共同時(shí)代檔案管理政策》，優(yōu)化檔案管理質(zhì)量，滿足用戶多樣化需求。

2.5提高管理意識(shí)

在檔案資料的開發(fā)和使用中，需要提高版權(quán)意識(shí)、出版版權(quán)意識(shí)、出版版權(quán)意識(shí)、網(wǎng)絡(luò)權(quán)利意識(shí)和公民隱私意識(shí)。在編譯檔案數(shù)據(jù)庫時(shí)，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)版權(quán)問題。為此，有必要在保護(hù)作者基本權(quán)益的基礎(chǔ)上，擴(kuò)大信息服務(wù)數(shù)量，提高信息交互效率。此外，還出現(xiàn)了檔案使用問題及相關(guān)的各種信息安全問題，相關(guān)管理人員應(yīng)更加重視檔案的保密工作。涉及國防安全、商業(yè)秘密和保密的文件可以是整卷、整卷，甚至是一行。我們必須避免向外界開放此類敏感文件，并使用數(shù)字技術(shù)來控制和防止盜竊;另外還要保證操作系統(tǒng)的正常運(yùn)行并維護(hù)數(shù)據(jù)庫的安全。優(yōu)先使用高安全操作系統(tǒng)，定期和遠(yuǎn)程進(jìn)行數(shù)據(jù)庫備份，創(chuàng)建日常數(shù)據(jù)庫事務(wù)日志，然后設(shè)置用戶訪問權(quán)限，避免系統(tǒng)崩潰或惡意破壞導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失，最大限度保護(hù)關(guān)鍵用戶。

結(jié)束語

總之，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)蓬勃發(fā)展的今天，傳統(tǒng)文件管理模式存在的問題越來越明顯。尤其是在共享經(jīng)濟(jì)時(shí)代，如何實(shí)現(xiàn)文件共享、融合、自治成為各界關(guān)注的焦點(diǎn)。未來的發(fā)展需要充分利用電子計(jì)算機(jī)的優(yōu)勢(shì)，并將其擴(kuò)展到文件管理的各個(gè)方面，以實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的最大化。

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