數字化時代高校檔案管理信息化建設策略探討

馬文青 林 峰

（山東醫學高等專科學校，山東 濟南250002）

0 引言

高校檔案管理是教育教學工作的重點內容，在數字化時代背景下，社會各個領域都與信息化密切接軌，高校檔案信息化也成為大勢所趨。所謂檔案信息化，指在高校檔案管理工作中實現信息技術的普及應用，通過信息化手段實現檔案資源的開發、管理、服務等，是將傳統的實體檔案管理模式向數字信息化迭新的一個過程，幫助高校擺脫傳統檔案管理的老舊模式和觀念，提升檔案管理的效能，助力高校實現全面信息化教育建設的進程，為高校進一步完善發展夯實理論基礎[1]。

1 數字化時代高校檔案管理信息化建設的重要意義

1.1 有利于高校實現檔案管理的長久發展

在數字化時代背景下，高校實施檔案管理信息化將各類重要的檔案資源進行全面化管理，通過現代信息化技術將高校所有分散性檔案資源予以集合匯總，從而形成龐大的檔案信息資源庫，它還具備與傳統檔案管理無法比擬的便捷性、全面性、豐富性以及服務性，以此為高校開展相應的教學科研、評估、就業指導等提供更為完善、有效的信息數據支持，便于更多使用者進行檔案資料的查詢閱覽，幫助高校檔案管理工作實現長久性發展。

1.2 有效拓寬了高校檔案管理的服務功能

在數字化背景下，社會各個行業要想跟上時代的步伐，取得持續性發展，就必須要及時轉變觀念主動進行革新，積極與數字信息化靠攏，只有這樣才能在激烈的社會競爭中爭得一席之地，否則最終只會被這個快速發展的時代所淘汰。如今，在檔案管理領域越來越多的管理軟件仍在推陳出新，給檔案管理工作提供了相應的技術服務支持，促進高校檔案管理工作越來越先進化、便捷化、完善化。比如，在對高校人才資源進行搜集時，檔案管理系統可直接進行信息化處理，自動進行人才搜集并擇優推薦契合程度高的相關人才。

1.3 有利于提升高校檔案管理工作效率

通常在傳統化實體檔案管理的過程中，檔案管理受到場地、硬件、人工等因素的影響具有很大的制約性。盡管有些高校檔案管理工作正逐步邁入信息化，然而因其信息化建設經驗不足、水平較低，也使得檔案管理工作并未全面實現信息化普及。如檔案整理、歸檔、登記、編錄等工作仍需人工操作尚可完成，這也給檔案管理者加大了工作量，導致工作效率不足、質量欠缺；同時，檔案資料遺失、信息失真問題也不可避免。此外，由于紙張檔案的保存年數畢竟有限，在自然環境下極易受潮發霉、泛黃陳舊，很難長久性發揮其應用功能，也使得眾多檔案資料長期存在重藏輕用的問題。而在數字化時代，通過信息化技術在檔案管理中的科學合理應用，將幫助高校實現實體檔案、電子檔案的雙重高效管理，借助相應的軟件功能便可實現檔案資料的收發傳送，進入檔案管理平臺就可進行信息錄入、檔案規整、目錄編制等相關工作，極大地方便了檔案管理者的工作、減少了檔案建成的周期，提升了檔案應用的效率[2]。

2 高校檔案管理信息化建設的基本原則

2.1 優先性原則

高校檔案管理實施信息化要遵循優先性原則，盡管將所有館藏檔案進行信息化處理更有利于長久性保存文化資源，但是大部分高校檔案鑒定工作的不及時，導致大量的檔案資源未能及時獲得鑒定，若要將其全部信息化處理，無疑要加大后續維護管理的壓力，造成管理資源的浪費。鑒于此，高校檔案管理信息化要結合實際需求而定，對當前檔案資源進行科學篩選，將需要信息化的檔案進行歸整，一些館藏價值、院校特色等利用頻率高的檔案應優先進行信息化處理。

2.2 可行性原則

在高校實體檔案向信息化轉變或是新開發信息化檔案時，高校要結合辦學目標、應用需求而確定信息化檔案建設的目標，確立所需投入的各項人力、物力及財力等，積極做好可行性分析，保障在自身辦學所能承受的范圍內展開檔案信息化建設工作，盡可能全面地分析預期的檔案館構建規模，檔案信息資源的完備程度，保障檔案管理信息化技術水平以及資金的有效投入等。

2.3 安全性原則

高校檔案管理信息化之后加快了傳播的途徑和方式，也因此存在安全保密性問題，因此，高校數字化檔案尤其是網絡公開的檔案資源一定要做好必備的安全工作，保障這些檔案資源不被泄密、丟失或遭到外部侵襲。高校要實施有效的安全使用措施，做好網絡數據的加密、設立應用權限、建立數據備份等，從而最大化地保障高校檔案信息資源的安全性。

2.4 服務為主原則

高校檔案管理信息化的最終目標是為最大化地滿足用戶的使用需求，提供社會性服務。所以，在建設檔案信息化的過程中，高校應本著服務為主的原則向更多用戶提供需求，要以此為出發點來建設信息化檔案，著重分析在數字化時代下各類用戶應用檔案的心理特征、實際需要，以此決定哪些檔案資源要優先信息化。

3 當前高校檔案管理信息化建設存在的問題

3.1 缺乏檔案管理認知意識

在社會各個行業中，檔案管理工作都極為重要，它是現代經濟化社會發展進程的一項基礎需求，良好的檔案管理可促進信息資源的有效合理利用，推動自身的成長發展。高校在多年的教學科研中會累積形成大量豐富性的檔案資源，這將是高校未來辦學發展的有力基礎。然而，由于高校的檔案管理者缺乏檔案管理認知意識，對檔案管理工作不夠重視，還在沿用傳統實體檔案模式，缺乏現代信息化的管理觀念和能力，這在很大程度上制約了高校檔案管理工作的開展，降低了檔案管理的水平。再者，有些高校對檔案信息化建設僅做了短期規劃，并未考慮到長遠性發展，這也不利于檔案管理的進一步發展迭新。

3.2 信息化軟硬件不足

在數字化時代下，信息技術被各個領域廣泛應用，在檔案管理工作中，原先傳統化檔案管理模式繼而陸續會被數字化取而代之，高校檔案管理實現信息化普及才是發展之需。但是，當前一些高校在實施檔案信息化建設的過程中，其硬件設施設備缺失、軟件應用基礎較低，導致實際的檔案信息化管理水平和經驗嚴重不足。

3.3 管理制度不夠完善

要切實做好高校檔案信息化管理工作，務必要制定完善全面的檔案管理制度，以制度作為檔案信息化管理工作的標準，保障高校檔案管理信息化水平的提升。然而，當前有些高校檔案信息化建設工作仍停留在初期階段，一些基本的檔案信息化工作不夠明確，致使高校各類檔案信息較為混亂、未能進行科學的搜集、歸整，這顯然不利于信息化檔案的建成及使用。

4 數字化時代高校檔案管理信息化建設的具體策略

4.1 建設完善化的檔案管理體系

為提升高校檔案管理水平、促進教學進一步發展，高校自身必須要以遠瞻性看待檔案管理信息化建設工作。作為高校的領導及管理者，必須要帶頭轉變傳統檔案管理的理念，重視檔案信息化建設，給予相應的資金支持，為檔案管理部門配置完善的設施設備、主動引進專業的信息化檔案管理人才，將高校檔案管理工作作為重點考核項，針對檔案管理者的工作表現給予獎懲措施，激勵管理者不斷學習、敢于創新，促進高校檔案管理不斷完善化。

4.2 構建完備的專題數據庫

在高校檔案信息資源建設的過程中，專題數據庫是其主要的建設內容。通常，高校的檔案資源更傾向于教學科研方面，且不同專業和學科的研究方向均有所不同，因此，構建完備性的專題數據庫極為重要，且必須結合用戶需求將其劃分為檔案內容數據庫、學術論文數據庫、科研成果數據庫、科研專利數據庫等，從而為高校教學科研工作奠定堅實的理論基礎[3]。

4.3 增強信息化檔案的安全管理

高校實現信息化檔案管理工作之后，將給更多使用者帶來巨大的便捷，實現高效服務，然而同時檔案數字化之后也面臨著網絡的不安全因素。所以，高校檔案管理者必須要強化網絡檔案安全意識，通過采用信息加密處理、防火墻技術等對這些檔案資源進行保護處理，所有使用者必須經過身份驗證之后才可安全登錄檔案管理信息化系統，以此進行檔案查閱瀏覽以及下載應用。

4.4 構建完善的檔案管理制度

完善的檔案管理制度是保障檔案信息資源豐富、規范及安全的前提基礎。作為高校檔案管理者，必須要積極響應用戶需求、結合教學情況及進度構建完善的檔案管理制度，強化管理軟件的設計及應用，制定詳細的操作流程和標準，規范檔案信息數據的錄入工作，一些紙質檔案需經掃描后錄入系統，以此確保檔案的準確性與真實性，同時，要將檔案類目名稱、內容、保管期限、歸檔職能等信息明確化。比如，在新學期前，教務部應結合高校教學工作安排、各專業教學需求，做出相應的檔案搜集、歸整計劃，而各專業教師也要積極配合檔案管理部門主動提供教學信息資料，將這些檔案進行規范的整理、記錄及歸檔存放、形成信息化檔案資料。在此過程中，檔案管理者及教師都需各司其職，做好責任分工處理，確保整個搜集整理檔案資源的環節規范有序，所有重要教學資料均能及時獲得信息化保存。

4.5 提升管理者及使用者的檔案素養

在高校檔案管理工作中，檔案管理者及使用者作為檔案建設的主體和客體，關乎高校檔案管理信息化的發展，他們所具備的檔案素養是檔案管理實現信息化建設的堅實基礎。然而就目前現狀了解，高校檔案管理部門人員長期緊缺，尤其是專業的檔案管理者更是寥寥無幾，他們缺乏檔案信息化管理經驗和能力、不具備相應的檔案管理意識和素養，很大程度上局限了高校檔案信息化建設的步伐。因此，高校必須針對此問題進行改革，通過開展專業培訓提升檔案管理者的信息化技術、職業素養。此外，高校還需借助各類平臺提高檔案使用者的檔案使用安全意識和素養，從而全面提升高校的檔案管理水平和應用能力。