檔案數(shù)字化建設與數(shù)字化檔案信息的利用研究

陳亞利

摘要：隨著社會信息技術的不斷發(fā)展，檔案工作也逐漸步入了信息化的階段。為了進一步規(guī)范、保存、實現(xiàn)檔案信息的共享共通，檔案系列工作的開展也受到了社會重視。目前，檔案數(shù)字化建設與檔案信息的利用工作還處在一個發(fā)展的階段，檔案綜合信息量也就相對較少。但是，隨著檔案數(shù)字化建設工作的不斷成熟和完善，檔案信息量便隨之增加，對應的檔案數(shù)字化建設工作瓶頸也就會隨之增加。本文以此為背景，簡要概述了檔案數(shù)字化建設和數(shù)字化檔案信息利用的價值，解析了檔案數(shù)字化建設與數(shù)字化檔案信息利用存在的問題，并提出了相應的利用舉措，以推進檔案數(shù)字化建設與信息利用相關工作。

關鍵詞：檔案;數(shù)字化建設;數(shù)字化檔案信息;利用;研究

引言

隨著現(xiàn)代科技信息技術的不斷發(fā)展，檔案數(shù)字化建設與數(shù)字化檔案信息的利用得到了很大的提升。相對于傳統(tǒng)的檔案工作而言，數(shù)字化形式的檔案建設和信息利用具備明顯的優(yōu)勢和發(fā)展前景。那么，在這樣的背景下，如何將數(shù)字化的檔案建設進行信息化利用，并進行科學、合理的管理，怎樣才能提升檔案各項工作的綜合質效成為了當下檔案管理員不得不思考的問題。因此，在信息化的時代下，數(shù)字化檔案的建設和信息利用必須與時俱進，結合社會的發(fā)展需求進行合理改善才能充分發(fā)揮檔案價值，實現(xiàn)檔案工作的規(guī)范化、合理化，從而實現(xiàn)檔案數(shù)字化的規(guī)范建設和數(shù)字化檔案信息的共享運用。

一、檔案數(shù)字化建設與數(shù)字化檔案信息的作用

（一）有利于檔案資源的信息化管理

在大數(shù)據(jù)飛速發(fā)展的背景下，檔案的數(shù)字化建設與數(shù)字化檔案信息的利用工作是檔案工作與時代結合發(fā)展的必然產物。檔案的數(shù)字化建設是利用大數(shù)據(jù)的手段對檔案進行管理，建立數(shù)字類型的檔案，并運用數(shù)字化的方式將檔案存起來的形式。在進行檔案的數(shù)字化建設時，檔案人員可憑借計算機、硬盤、掃描儀等媒介來對傳統(tǒng)的紙質檔案進行轉化[1]。一般而言，檔案數(shù)字化建設含括紙質檔案資料信息、視聽檔案信息及兩者的數(shù)字化信息整合，這一檔案形式的建設不僅推動了傳統(tǒng)檔案的信息化、數(shù)字化建設，還優(yōu)化了其呈現(xiàn)方式，從一定程度上助推了檔案綜合管理工作的發(fā)展。

（二）有利于檔案信資源材料的共享運用

檔案數(shù)字化建設與數(shù)字化檔案信息利用工作相對較為復雜，具備明顯的多元化和技術化特征。一般情況下，傳統(tǒng)紙質檔案在檔案數(shù)字化的建設和數(shù)字化檔案信息的利用上流程相對復雜，而信息技術的發(fā)展則有效緩解了這一流程的復雜性，對檔案工作進行了一定的創(chuàng)新和優(yōu)化。另外，在利用信息技術的手段對檔案進行數(shù)字化的建設和信息化利用時，可統(tǒng)籌管理信息化的資源材料，創(chuàng)建相應的資源信息平臺來推動數(shù)字化檔案的系統(tǒng)建設和利用。這樣不僅能夠更加規(guī)范的推進數(shù)字化檔案的建設，還能有效推進數(shù)字化檔案資料的日常查詢、瀏覽和借用等，極大提高了檔案工作的便捷性。

（三）有利于檔案資料的保存

在傳統(tǒng)紙質檔案的保存工作中，人們常會遇到文件損壞、遺失等各種常見的問題。這些問題的出現(xiàn)，有些是由頻繁的檔案查詢、利用檔案信息時的文件磨損、丟失、損壞等原因導致的，有些則是由于保存環(huán)境不適應導致的。在信息化時代背景下，數(shù)字化檔案的建設和利用就較好的化解了以上這些問題。通過數(shù)字化的檔案不僅能夠避免檔案在查詢、利用中遭到人為損壞，還能夠實現(xiàn)檔案保存質量的提升，優(yōu)化檔案的保存方式，確保檔案材料的安全性和真實性[2]。同時，檔案保存工作是一項復雜且繁瑣的工作。在檔案數(shù)字化建設與數(shù)字化檔案信息利用工作中，檔案系統(tǒng)的構架和檔案信息的保存都是重要方面，日常各類工作在開展中對檔案信息的利用率也相對較頻繁。所以，對于信息化發(fā)達的當下社會，為了進一步提升檔案的數(shù)字化建設和數(shù)字化檔案信息利用，更好對檔案資料進行保存，就要推進檔案的數(shù)字化、自動化轉化，構建數(shù)字化、信息化的檔案系統(tǒng)，更加科學化、規(guī)范化保存各類檔案資料。

二、檔案數(shù)字化建設與數(shù)字化檔案信息利用存在的問題

檔案數(shù)字化建設與數(shù)字化檔案信息利用工作是以多媒體設施為主要載體，以互聯(lián)網絡為基礎，對傳統(tǒng)的檔案進行數(shù)字化和信息化的處理、存儲與共享是當下一種全新的檔案管理方式。在之后的檔案工作開展中，檔案數(shù)字化建設與數(shù)字化檔案信息利用是大勢所趨，同時也是社會發(fā)展對檔案工作提出的要求。但是，由于檔案工作在實際的信息化、數(shù)字化推進中仍然存在一定的困難，所以檔案的數(shù)字化建設與數(shù)字化檔案信息利用在踐行中同樣也存在一定的問題。

（一）檔案數(shù)字化建設與數(shù)字化檔案信息利用觀念滯后

在檔案數(shù)字化建設和信息利用工作中，我們不難發(fā)現(xiàn)大部分企業(yè)、單位或者是有關部門對于檔案工作的重視程度還有待提高。有些人認為檔案工作在日常工作中所起作用不大，沒有必要對其進行專業(yè)化的規(guī)范和形成系統(tǒng);還有些人認為檔案數(shù)字化建設沒有必要性，紙質檔案的利用已經可以滿足其工作需求，沒有必要在花更多的經費來對檔案進行建設和維護。從這些表現(xiàn)我們就能清楚看到檔案建設工作在推進中的嚴重問題——重視不夠，觀念滯后。這也導致了檔案工作人員對于檔案工作的日常建設缺乏動力，無論是在管理知識上還是檔案建設和信息利用的創(chuàng)新上都沒有積極性，只是安于傳統(tǒng)的檔案形式，不善于結合時代發(fā)展進行檔案數(shù)字化建設的探尋和信息化利用的研究，這就對檔案數(shù)字化建設和數(shù)字化檔案信息利用工作造成了很大影響。

（二）檔案數(shù)字化建設與數(shù)字化檔案信息利用相關機制不全

當前大數(shù)據(jù)發(fā)展社會背景下，檔案數(shù)字化的建設和數(shù)字化檔案信息利用雖然是必然趨勢，但是在這一工作的開展中卻仍然存在著明顯的機制欠缺現(xiàn)象。檔案數(shù)字化建設和數(shù)字化檔案信息利用工作的開展無相關機制監(jiān)管和支撐，無疑是對檔案標準和檔案規(guī)范要求的放松。沒有成熟的檔案監(jiān)管和執(zhí)行機制，容易造成紙質檔案資料收集不齊全、混亂、存檔不及時、借用遺失、亂涂亂畫、數(shù)字化檔案存儲介質損壞、數(shù)字化檔案被篡改、刪除等系列問題[3]，這些問題不僅影響紙質檔案向數(shù)字化檔案的轉化，讓檔案缺失真實性和原始性，還影響了數(shù)字化檔案信息利用的體驗感和檔案數(shù)字化建設的綜合品質，直接阻礙了檔案數(shù)字化建設和數(shù)字化檔案信息利用工作的開展。

（三）檔案數(shù)字化建設和數(shù)字化檔案信息利用人員綜合素質管不高

近幾年由于信息化時代的不斷發(fā)展，各行各業(yè)對人才的要求都越來越高。對于檔案數(shù)字化建設與數(shù)字化檔案信息利用工作而言同樣如此。在檔案的數(shù)字化建設與數(shù)字化檔案信息利用中，常會發(fā)現(xiàn)兩個問題：一是進行檔案數(shù)字化建設的專業(yè)人才十分匱乏，大多檔案人員都是在商業(yè)化的基礎上淺嘗輒止，缺乏對檔案數(shù)字化建設工作的探索性。他們在開展檔案工作時多停留于表面，對于檔案數(shù)字化建設工作沒有更深一步的考慮和思索，使得檔案數(shù)字化建設無法深入“要害處”，無法抓住關鍵面。二是在數(shù)字化檔案信息利用方面，許多人員對于信息技術掌握不足，在開展數(shù)字化檔案信息利用相關工作時倍感吃力，不僅無法對數(shù)字化檔案進行信息化的利用和管理，還有可能“陰差陽錯”讓數(shù)字化檔案信息出現(xiàn)沾染病毒

等現(xiàn)象。

三、檔案數(shù)字化建設與數(shù)字化檔案信息的利用舉措

（一）創(chuàng)新檔案數(shù)字化建設與數(shù)字化檔案信息利用觀念，與時俱進

與時俱進的觀念是指導檔案工作的良好標準。在檔案數(shù)字化建設和數(shù)字化檔案信息利用工作中，無論是檔案部門還是檔案人員都要創(chuàng)新思想，將檔案整套工作與當下社會環(huán)境聯(lián)系起來，與時俱進，構建新的觀念體系。如在當下大數(shù)據(jù)社會環(huán)境中，檔案部門和檔案人員就要充分運用大數(shù)據(jù)的手段進行檔案的數(shù)字化建設和數(shù)字化檔案的利用工作，用信息化的觀念來推動檔案數(shù)字化的建設和信息化利用，這樣不僅能夠讓更多的人接觸檔案，認識檔案，重視檔案，才能夠從根本上推動檔案數(shù)字化體系的建設及數(shù)字化檔案信息利用率的提升。所以，在開展檔案工作時，要跳出傳統(tǒng)的“模式區(qū)”，跳出對檔案數(shù)字化的“誤區(qū)”，積極運用時代的“雕刻刀”雕出檔案數(shù)字化建設與信息利用的美好

“藍圖”[4]。

（二）健全檔案數(shù)字化建設與信息利用機制，以規(guī)促效

“不以規(guī)矩不能成方圓”。檔案工作機制作為檔案數(shù)字化建設與數(shù)字化檔案信息利用的有效保障，對檔案數(shù)字化建設工作和數(shù)字化檔案信息利用工作有著重要作用。制定檔案數(shù)字化建設工作規(guī)范、管理機制，建立數(shù)字化檔案信息利用機制、保存機制等，都能從一定程度上對檔案各項工作進行規(guī)范，提升檔案建設的綜合質量。例如：在開展檔案數(shù)字化建設工作中，對應的機制能夠較好的指導人們去進行資料的收集、分類、整理;能夠給檔案的數(shù)字化建設工作一個標準，讓其在數(shù)字化的過程中不出現(xiàn)文件雜亂無章、數(shù)字化成果不符合標準等情況。其次，健全的數(shù)字化檔案信息工作機制能夠更加規(guī)范的指導人們進行檔案的查閱和使用，也能更好的提高檔案的利用率，促進檔案數(shù)字化的建設與信息利用成效。

（三）加強檔案數(shù)字化建設與數(shù)字化檔案信息利用人員素質，以能促建

檔案數(shù)字化建設人員與信息利用人員的素質是相關工作高效開展的重要標尺。加強檔案數(shù)字化建設人員的綜合素質不僅要從其對社會的敏感度入手，還要從其對檔案工作的熱愛入手。只有兩者兼?zhèn)涞娜瞬旁谏鐣袌鲋忻鞯綑n案發(fā)展的數(shù)字化新方向，才會自主的學習信息化、大數(shù)據(jù)、檔案等相關知識，從而提升自己檔案相關能力以適應社會發(fā)展，更好推進檔案數(shù)字化的建設，讓數(shù)字化的檔案信息能夠更好的服務于日常工作，推進日常工作有序開展。

四、結束語

總之，在社會發(fā)展迅速的背景下檔案數(shù)字化建設與數(shù)字化檔案信息利用是必然的，其不僅可以提升檔案工作質效，推動檔案工作現(xiàn)代化，還能查缺補漏，優(yōu)化檔案管理。

參考文獻：

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[4]孔令煒.淺談如何做好檔案信息數(shù)字化管理[J].黑龍江科技信息，2016 （17）：160-160.