中小企業庫存管理中存在的問題及改進

朱愛永

摘要：近年來，黨中央、國務院高度重視中小企業、個體工商戶的發展，出臺了一系列的支持政策，促進了中小企業和個體工商戶的發展，中小企業和個體工商戶已成為我國繁榮經濟、擴大就業、改善民生的重要力量。但是隨著中小企業和個體工商戶發展，這些企業出現了一些問題亟待解決，尤其是在存貨管理方面，嚴重影響了企業的發展。因為中小企業、個體工商戶一般人員較少、素質參差不齊、多以商業為主，商品存貨在商業企業營業資金中占比很大，是企業的重要組成部分。庫存管理的好與壞直接影響著企業的生產經營好壞，在企業的正常生產經營中有著舉足輕重的地位，管理不好會給企業經濟利益帶來不小的影響。本文主要是以商業企業為例，對近年來在新的經濟環境下，商業企業在庫存管理中出現的一些普遍的問題進行研究，從管理制度、庫管用人、存貨采購、庫存管理等方面進行討論，并提出來解決方法及建議，使企業能夠通過改進庫存管理，來減少在庫存上的資金占用，降低企業庫存的過期毀損，提高企業的存貨周轉率，提高企業經濟收益，讓企業能適應新的競爭環境，在市場上有一席之地，并促進企業的健康發展。

關鍵詞：中小企業;庫存管理;近效期;盤點

近年來，“雙創”持續向更大范圍、更高層次、更深程度推進，國家推出的稅費優惠政策措施達到102項，給中小企業和個體工商戶的發展提供了政策保障，給中小企業及民營企業的發展指明了方向，促進了中小企業及民營企業的全面的發展。

在企業的生產經營過程中，無論是生產制造企業，還是商品流通企業，存貨都是企業重要的組成部分。根據企業的存貨的用途，一般可分為三種類型的存貨：一種是用以出售的庫存商品，這類庫存是正常經營過程中，不需要額外加工、處于待銷狀態的各種商品，如商品流通企業的庫存;一種為需要企業進一步加工，處于生產過程中的存貨，如工業企業的在產品、自制半成品以及委托加工物品都屬于這類;一種是隨商品銷售的存貨，這種存貨是銷售商品的附屬品，提供服務以備消耗的存貨;指企業為生產產品或提供勞務耗用而儲備的各種原材料、燃料、包裝物、低值易耗品等。我們這里主要談一下存儲以備出售的存貨。但由于中小民營企業一般規模小，人員素質普遍不高，管理不平有限，對存貨管理中出現這樣或那樣的問題不知如何解決，造成存貨積壓或毀損。占用企業大量資金，出現資金運轉困難等情況。

一、企業庫貨管理的現狀

（一）存貨管理制度不健全或不完善

目前，許多中小民營企業只關心銷售情況，重視銷售部門，認為銷售能給企業帶來利潤，放在第一位，而認為庫貨管理也就是管理一下貨，沒什么重要的，任何人都能干，所以對庫存管理重視程度不夠，也未形成一套完整有效的制度，只停留進出庫管理工作，對采購管理、驗收入庫、庫存管理、盤點管理出庫管理等方面都沒有嚴格有效的流程和規范，存貨管理無法可依、無章可循，出現問題也不知道出在哪個環節，應該由哪個部門以及誰負責。這樣就難以實現對存貨的有效的管理，造成存貨管理混亂。

（二）領導對采購及庫存管理人員相當“重視”，用人唯親

現在一般中小型民營企業，多半是家族式企業，企業成立之初多為親屬等共同創立共同經營，但到了企業發展人手不足的時候，領導也多把采購及庫存管理等重要崗位多是由親屬或朋友擔任領導，認為親屬朋友是信得過，不會騙他，以為這樣可以放心。但殊不知這些親屬多半都無庫存管理經驗和勝任能力，有的甚至于對采購及庫存管理一竅不通，這樣就造成瞎指揮、亂彈琴。往往這些庫管領導又不重視自身能力的培養，也不重視底下員工的相關能力培訓，造成管理混亂，貨物亂堆亂放，造成賬賬或賬實不相符，出現大量近效期、過期貨物擠壓的情況，嚴重影響了企業的生產經營。

（三）采購流程不合理，造成進貨成本偏高或存貨過多、存貨不足

采購人員只機械地按銷售部門提供的要貨計劃采購，未結合實際情況，造成采購貨品過多或過少，造成貨存積壓或斷貨，未合理調整要貨量造成存貨成本偏高。例如：有個藥店的采購人員只是每周一要求銷售人員統計一下本周的要貨計劃，他匯總一下，就根據匯總數就直接向商業要貨。未根據實際已有的庫存情況和每周的該種的商品銷售情況以及最低庫存量調整要貨計劃，致使有的產品還沒到下周采購時間就沒貨了，還得臨時采購，不僅影響了銷售，還增加采購成本;有的藥品賣得不好，但庫存很大，不僅增加了資金的占用量，還增加了庫存管理成本，如不能及時銷售出去就有可能到近效期、甚至于過期，增加了報損成本。

（四）采購人員與供應商、存貨生產企業信息溝通不暢

采購人員與供應商、存貨生產企業的生產信息及生產企業的庫存量信息溝通有問題，在采購人員向供應商、生產企業請購貨物采購時，供應商、生產企業庫存沒有貨，造成銷售部門銷售斷貨，影響企業的銷售，如果斷貨時間比較長，影響就大了。例如：有個醫藥流通企業，有某種藥品在他的市場上銷售一直很好，銷售量很穩定，采購人員也就按平時的采購規律采購，誰知這個藥品的生產企業因該藥品的生產線改造，也通知采購人員要備貨，但采購人員未給予足夠的重視，造成該種商品斷貨兩個多月，這不僅給企業造成了不小的損失。還因該種商品長期斷貨，市場被其他的同類的商品所替代，即便企業后來恢復生產，重新恢復市場又耗費了不少資金費用。

（五）存貨管理不到位，賬面與實際不符、近效期或到期產品過多

首先，企業對貴重的貨物價未做到單獨特殊保庫管理，企業倉庫進出人員管理也不嚴，領貨人員能夠進倉庫取貨，其他人可隨意進出倉庫，這樣易造成貨物丟失、毀損等情況;其次，商品到貨后隨意放置，未放置在其固定貨位上，還有同一貨物放在不同貨位上的現象，這樣造成雖然知道庫房里有貨，但找不到貨放在哪里，知道有庫存但找時又發現庫存不夠;再次，庫管人員在出庫時，未完全按實際貨位所出的商品、批號等進行出庫，造成盤點時，實際的貨位上的庫存貨物數量與賬上貨位庫存數量不相符，批號、效期與實際貨物也不相符，這樣在庫存盤點起來就會造成差異，由于未按批號出庫，致使實際庫存的效期和賬面效期不一致，造成ERP系統里的近效期管理就會不準確而失效，無法通過系統進行效期管理，長期不改正，就會造成大量的貨物到近效期，近效期再不促銷處理很快就會變成過期產品，企業只能將這些過期商品報損處理，效期管理不好會給企業帶來嚴重的損失;最后，有的單位不進行定期庫存盤點，一年只盤點一次，有的甚至于沒有盤點過，對單位的庫存有多少貨都不清楚，有的單位雖然進行了盤點，對盤點出的差異也不查找原因進行處理，有的盤點了也盤不清，造成實物與賬不相符。

二、加強企業存貨管理的對策和建議

（一）規范庫存管理，完善庫存管理制度

為了保證生產經營的順利進行，企業領導要改變企業經營的思想觀念，在重視銷售部門的同時也要重視存貨的管理。企業要根據本單位的實際情況，對庫存管理的各環節進行重新梳理，找出各環節上的關鍵控制點，再設計一套與關鍵控制點相適合存貨管理制度，對存貨管理各崗位職責分工和權限進行詳細的說明，形成采購、驗收、入庫、庫存管理、出庫等關鍵環節都有嚴格有效的流程和規范，使各個部門能形成相互制約、相互監督的有效機制。同時也能使采購和庫管人員在工作時有法可依、有章可循，為規范庫存管理提供制度保障。同時企業也要在制度實際執行中發現制度設計不合理的地方，再根據實際情況進行修訂，不斷完善庫存管理制度。

（二）加強庫管人員培訓、提高人員管理素質

要想管理好庫存，企業領導還要轉變用人的思想觀念，從“唯親是舉”轉向“唯才是舉”。企業必須重視庫存管理人員的素質建設，不用人唯親。要培養一支有能力，懂管理，有技術的人才隊伍。注重人才的引進，以德為先，選聘的存貨管理人員首先注重人員素質，對有德有才之人要重用，有德無才可培養量使用，對有才無德品行不好的堅決不用;重視新入職人員的基礎培訓工作，新入職人員都要進行存貨的產品知識、庫存管理、業務流程、存貨管理制度培訓，并進行上崗前的培訓考核，考試合格后才能上崗。上崗后還要以“老帶新”的方式讓新入職的員工盡快理解并掌握庫存管理的知識，盡快適應新的工作崗位。如遇到新產品上市，企業僅要對銷售部門進行培訓，還要對庫存管理人員進行新的產品培訓，使庫管人員對新的產品有了解，為銷售部門做好新產品的銷售的后勤工作。企業還要定期進行培訓再教育，使庫管認識到庫存管理的重要性、從而更加努力做好本職工作，提升了存貨的管理水平。

（三）優化采購流程，利用采用ERP管理系統，降低采購成本

根據企業的實際情況，采用ERP管理軟件系統，使采購管理、庫存管理、銷售管理信息共享。方便庫存管理。首先，在ERP系統中，把每種商品都錄入系統中，包括商品規格、生產廠家、供應商等資料，使企業銷售的每個種商品都囊括進去，不會遺漏某種商品，做到了全面管理;其次，在ERP系統中設置每個商品庫存最低下限和最高上限，當某種商品達到最高采購線數量或最低采購線數量時，系統能夠及時給出提醒。采購員通過系統能夠實時查看到每種商品的銷售情況和庫存情況，可以根據庫存銷售情況制定適合實際銷售的要貨計劃，避免了由于采購過大造成的存貨積壓，也最大限度地保證了銷售供應，降低了庫存管理成本、臨時采購的成本;再次，使用ERP系統，加強了銷售分析，采購員可以根據上期銷售情況和去年同期銷售情況預估下月的銷售情況，提前做好采購計劃，避免了由于庫存不足引起的缺貨風險;最后，企業還應把庫貨分為暢銷售商品、一般商品和其他商品，要保證暢銷售商品的庫存，兼顧一般商品和其他商品庫存，把缺貨風險降到企業能接受的水平。

（四）加強供應商的信息溝通

企業要與供應商保持良好的溝通關系，供應商對貨的供應直接影響著企業的銷售，公司領導應關注加強企業采購人員與商品生產企業、供應商的信息溝通，不僅要關注本單位的庫存情況，還要關注生產企業和供應商的庫存情況，如供應商遇有生產特殊情況預計不能及時供應時，公司要積極采取措施，提前做好庫存儲備，做到特殊事情特殊處理。

（五）規范庫存管理工作

公司領導要重視在庫存管理方面的工作，例如，非庫管人員不能隨意進入庫房，要求庫管人員對一種貨物放置在同一貨位上，如有特殊情況不能放在同一貨位上的要在電腦上記錄，每個貨位都有多少數量，不能隨意堆放，不做任何記錄。同時，做到賬物相符，對貴細品種要有單獨貨柜保存，必要時上鎖，規范盤點管理。在盤點前，先把各個貨位的貨物整理好，對非本公司的貨物單獨擺放。盤點過的貨物做上盤點標識，以防重復盤點。在盤點過程中關注查看貨物的質量和效期，對有破損、近效期、過期的商品單獨記錄。并采取定期盤點與不定期盤點相結合的方法，通過盤點，對存貨的數量差異要及時查找原因做出分析，因庫管人員責任造成近效期過期破損等造成的盤虧毀損的要進行相應的賠償，因銷售人員過多要貨而造成的近效期等損失也要有相應的處罰措施，這樣就保證存貨的安全完整，做到賬賬、賬實、賬表相符，使財務數據更加準確。

三、結束語

綜上所述，在中小企業、民營企業蓬勃發展的今天，企業間的競爭日益激烈，每天都有很多新的企業注冊，也有很多企業注銷，要想企業使在競爭中站穩腳跟，有一席之地，企業必須注重存貨的管理。認識到存貨管理在中小型民營企業中重要地位并不比銷售部差，它也是做好銷售的基礎。存貨管理的好壞直接影響占用企業資金占用量、影響著企業的銷售業務、影響公司的利潤，關系著企業的經營生存發展。企業要重視存貨管理，存貨管理不僅要求企業領導管理者參與并重視起來，還需要各部門全員參與協調進來。降低成本、增加效益，企業才能以較小的庫存滿足更大的銷售，獲得更大的利潤，才能使企業經濟效益最大化，完成企業的經營目標。在激烈的市場競爭中，庫存管理好的企業能獲得最得更大的優勢，增強企業的核心競爭力，使企業能夠長期、穩定、健康發展。

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